Política de Privacidad

INFORMACIÓN QUE RECOPILAMOS

Recibimos o recopilamos información para operar, proporcionar, mejorar, entender, personalizar, respaldar y promocionar nuestros servicios. El tipo de información que recibimos y recopilamos depende de cómo usas nuestros servicios. Requerimos cierta información para proporcionar nuestros servicios y, si no la recopilamos, no podremos proveerlos. Por ejemplo, debes proporcionar tu correo electrónico y otros datos para crear una cuenta en la plataforma de gestión inmobiliaria y notificaciones electrónicas, que tiene su propia cuenta y su propio acceso. Algunas funcionalidades opcionales requerirán información adicional, de la cual te notificaremos en su momento.

Esas finalidades son las nuestras y se refieren a la información respecto de la cual somos Responsables del Tratamiento, entre ella la de la plataforma de gestión inmobiliaria y notificaciones electrónicas y la del tránsito de las funciones que requieren procesamiento en servidor en las aplicaciones de uso propio. La información que tratamos por cuenta de una empresa cliente solo la usamos para prestarle el servicio que nos encarga, siguiendo sus instrucciones, y nunca para mejorar, personalizar ni promocionar nuestros propios servicios. Del contenido que únicamente atraviesa nuestro servidor para ejecutar una función que requiere procesamiento en servidor no guardamos copia, así que no lo empleamos para ninguna de estas finalidades. Todo ello conforme a los tres niveles del papel de Faacil sobre la información.

• Información que proporcionas

  • Información de tu cuenta: La plataforma de gestión inmobiliaria y notificaciones electrónicas (faacil.com, app.faacil.com y las aplicaciones móviles de Faacil) tiene su propia cuenta y su propio acceso, a diferencia de las demás aplicaciones de Faacil. Para crearla debes proporcionar tu nombre, apellido, correo electrónico, número de teléfono móvil y los demás datos básicos que la plataforma requiere, incluidos los de la empresa. Si no nos proporcionas esa información, no podrás crear la cuenta ni usar la plataforma. Las demás aplicaciones de Faacil, entre ellas las que descargas de la App Store y de Google Play, se usan sin registrarse: no crean cuentas de usuario y no te pedimos esos datos.
  • Datos de pagos y transacciones: Las compras y las suscripciones que adquieres dentro de nuestras aplicaciones móviles las procesan Apple, mediante In-App Purchase, o Google, mediante Google Play Billing, según la tienda desde la que instalaste la aplicación. Conforme a las condiciones de cada tienda, Apple y Google actúan en la mayoría de territorios como vendedor de registro (merchant of record) de esas operaciones, de modo que son ellos quienes tratan los datos de tu medio de pago y quienes atienden el cobro, la facturación, la renovación automática y los reembolsos de esas compras conforme a sus políticas, sin perjuicio de los derechos que la normativa de protección al consumidor te reconozca. Los pagos que realizas fuera de las tiendas, como el checkout web del software Faacil, los procesa la pasarela Mercado Pago, que puede admitir carteras digitales como Apple Pay o Google Pay; las solicitudes de cancelación o reembolso de esos pagos se dirigen a asistencia@faacil.com. En todos los casos recibimos la confirmación de la transacción, no los datos completos de tu medio de pago.
  • Contenido y archivos que aportas: Documentos escaneados, imágenes y fotografías, archivos PDF, grabaciones de audio y texto dictado o escrito que entregas a una función para que la ejecute. Solo lo recibimos cuando usas esa función. Si la función requiere procesamiento en servidor —sea una función de inteligencia artificial u otra, como convertir o comprimir un archivo—, ese contenido atraviesa un servidor de Faacil que ejecuta la operación o la reenvía al proveedor correspondiente y te devuelve el resultado: es un tránsito técnico sin conservación, del que no guardamos copia y cuyo contenido no se escribe en registros de actividad. Lo tratamos como se describe en Archivos y contenido que tú aportas y, cuando intervienen funciones asistidas por IA, en Uso de inteligencia artificial. Cuando la función se ejecuta íntegramente en el dispositivo —como el OCR y la lectura del chip NFC del Escáner de Documentos— no recibimos ese contenido.
  • Soporte técnico y otros tipos de comunicación: Cuando nos contactas por soporte técnico o te comunicas con nosotros de otro modo, es posible que nos proporciones tus datos de contacto, la aplicación que usas y, si tienes cuenta en la plataforma de gestión inmobiliaria, la información de esa cuenta.

• Información recopilada automáticamente

  • Información sobre uso y registros: Recopilamos información sobre tu actividad en nuestros servicios, el diagnóstico y el rendimiento.
  • Información sobre el dispositivo y la conexión: Cuando instalas o usas nuestros servicios, recopilamos información relacionada con el dispositivo y la conexión de internet.
  • Ubicación aproximada: Deducimos el país o la ciudad estimados a partir de tu dirección IP y, en las aplicaciones que lo requieren para una función concreta, obtenemos la ubicación del dispositivo únicamente si concedes el permiso del sistema operativo, que puedes revocar en cualquier momento desde los ajustes del dispositivo.
  • Cookies y analítica: Podemos usar cookies propias y tecnologías similares para operar y proporcionar nuestros servicios, y podemos usar herramientas de analítica de terceros como Google Analytics para entender el uso agregado de nuestras aplicaciones y servicios. A la fecha de esta versión, el sitio web faacil.com no fija cookies de medición ni carga analítica de terceros, como se detalla en Etiqueta de privacidad y servicios de terceros.

INFORMACIÓN DE TERCEROS

Podemos trabajar con proveedores de servicios como los sistemas de pago de las tiendas de aplicaciones (Apple In-App Purchase y Google Play Billing), la pasarela de pago para los cobros fuera de las tiendas (Mercado Pago), el servicio de autenticación con correo y contraseña de la plataforma de gestión inmobiliaria (Firebase Authentication), analítica de uso (Google Analytics y Google Analytics para Firebase, cuando está activa en la aplicación o el servicio que usas) y otras empresas para operar de la mejor forma y brindar una experiencia original y personalizada. Es posible que estas empresas, en ocasiones, recopilen información relacionada con el dispositivo y la conexión de internet, de la misma forma que ellos nos proporcionan información relacionada. Encontrarás el detalle, proveedor por proveedor, en la sección Etiqueta de privacidad y servicios de terceros.

ETIQUETA DE PRIVACIDAD Y SERVICIOS DE TERCEROS

Esta sección resume en forma de tabla qué datos podemos tratar y con qué proveedores podemos compartirlos. Es el equivalente a las etiquetas de privacidad de la App Store de Apple y a la sección de seguridad de los datos de Google Play, y complementa —sin reemplazar— lo descrito en Información que recopilamos e Información de terceros.

Tabla 1. Datos que podemos recopilar

El conjunto exacto de datos varía según la aplicación que uses y las funciones que actives. Algunas apps procesan tu contenido únicamente en el dispositivo y no lo envían a ningún servidor.

Nota sobre el Escáner de Documentos. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la lectura del chip NFC se ejecutan íntegramente en el dispositivo del usuario, así que los documentos escaneados y las imágenes capturadas no llegan a servidores de Faacil ni a los proveedores de la Tabla 2. Si la empresa cliente configura un punto final propio, esa información viaja desde el dispositivo hacia dicho punto final sin pasar por Faacil. Es el nivel 3 de los tres niveles, como se explica en Escáner de Documentos y otras aplicaciones de pago.

No utilizamos ninguna de estas categorías para seguimiento publicitario entre apps o sitios de otras empresas, no las vendemos y no las entregamos a intermediarios de datos.

Tabla 2. Proveedores y tecnologías de terceros que podemos utilizar

Estos son los proveedores que podemos usar para operar nuestras aplicaciones y servicios. Cada uno trata la información únicamente para las finalidades indicadas y conforme a su propia política de privacidad.

Varios de estos proveedores operan servidores fuera de Colombia, por lo que tu información puede transferirse y almacenarse en otros países. Esa transferencia se realiza solo con los proveedores listados y para las finalidades descritas en esta política.

Analítica y cómo desactivarla

Cuando la analítica está activa en una de nuestras aplicaciones o servicios, la usamos con tres fines: medir el uso de forma agregada, diagnosticar errores y mejorar el producto. No la usamos para publicidad conductual, no creamos perfiles publicitarios y no seguimos tu actividad en apps o sitios de otras empresas. Para funcionar, la analítica puede usar cookies, almacenamiento local o identificadores de instalación del dispositivo.

Cuando la analítica esté activa, puedes limitarla o desactivarla en cualquier momento. Las opciones de navegador aplican únicamente si en el futuro habilitamos analítica con cookies en el sitio web:

• En el navegador: instala el complemento de inhabilitación para navegadores de Google Analytics y borra o bloquea las cookies desde los ajustes del navegador.
• En iOS y iPadOS: en Ajustes → Privacidad y seguridad → Rastreo, desactiva Permitir solicitudes de rastreo a las apps; en Analíticas y mejoras puedes dejar de compartir la analítica del sistema.
• En Android: en Ajustes → Google → Anuncios, restablece o elimina el identificador de publicidad y activa la opción de inhabilitar la personalización.
• Permisos de la app: puedes revocar en cualquier momento los permisos de cámara, micrófono, archivos o ubicación desde los ajustes del dispositivo.

Si desactivas la analítica, las aplicaciones siguen funcionando: lo único que perdemos es la información agregada que nos ayuda a corregir fallos. Para conocer, actualizar, rectificar o suprimir tus datos, revocar la autorización que nos diste o pedir que dejemos de tratarlos con fines de analítica, escríbenos a datos@faacil.com e indícanos la aplicación y, si tienes cuenta en la plataforma de gestión inmobiliaria, el correo con el que te registraste; te responderemos en los plazos que fija la Ley 1581 de 2012.

CÓMO USAMOS LA INFORMACIÓN

• Nuestros Servicios: Usamos la información que tenemos para operar y proporcionar nuestros servicios, como proporcionarte soporte técnico, completar compras o transacciones, mejorar, corregir y personalizar nuestros servicios.
• Protección, seguridad e integridad: La protección, la seguridad y la integridad son partes fundamentales de nuestros servicios. Usamos la información que tenemos para verificar cuentas y actividades, combatir conductas dañinas y fomentar la protección, la seguridad y la integridad tanto dentro como fuera de nuestros servicios.
• Comunicaciones acerca de nuestros servicios y productos: Usamos la información que tenemos para comunicarnos contigo respecto a nuestros servicios e informarte sobre nuestras novedades, condiciones y políticas.

Estos usos se refieren a la información de la que somos responsables. La información que tratamos por cuenta de una empresa cliente solo se usa para las finalidades que ella determine. El contenido que únicamente atraviesa nuestro servidor para ejecutar una función que requiere procesamiento en servidor no se emplea para ninguno de estos fines: se ejecuta la operación o se reenvía al proveedor, se te devuelve el resultado y no se guarda copia. Todo ello según la excepción indicada en Cómo trabajan en conjunto nuestras aplicaciones.

CÓMO TRABAJAN EN CONJUNTO NUESTRAS APLICACIONES

Las aplicaciones y los servicios que ofrecemos directamente al público para tu propio uso —aquellos en los que Faacil es el Responsable del Tratamiento— pueden compartir información entre ellos. Solo en ese caso, nuestras aplicaciones y servicios pueden usar la información que recibimos para operar, proporcionar, mejorar, entender, personalizar, respaldar y promocionar nuestros servicios y sus ofertas. Esto incluye:

• Mejorar la infraestructura y los sistemas de entrega.
• Entender cómo se usan nuestros servicios.
• Promover la seguridad, protección e integridad a través de las aplicaciones y servicios.

Lo que se comparte son los datos de uso, de diagnóstico y de transacción que conservamos y, cuando existe, la información de tu cuenta de la plataforma de gestión inmobiliaria. No se comparte el contenido que atraviesa nuestro servidor para ejecutar una función que requiere procesamiento en servidor, porque no guardamos copia de él una vez devuelto el resultado, ni el que se procesa íntegramente en tu dispositivo, porque no llega a nuestros servidores.

ADMINISTRACIÓN Y RETENCIÓN DE TU INFORMACIÓN

Puedes acceder a tu información solicitando una copia a través del correo electrónico datos@faacil.com. Almacenamos información durante el tiempo que sea necesario para los fines que se identifican en esta Política de Privacidad, incluida la provisión de nuestros servicios, o para otros fines legítimos, como el cumplimiento de las obligaciones legales, la protección o defensa de nuestros derechos, propiedades y usuarios. Cuánto tiempo conservamos algo depende del nivel que le corresponda según los tres niveles del papel de Faacil sobre la información:

• Plataforma de gestión inmobiliaria y notificaciones electrónicas (faacil.com, app.faacil.com y las aplicaciones móviles de Faacil) — nivel 1: aquí sí hay conservación. Faacil es Responsable del Tratamiento de las cuentas, los inmuebles, los contratos, los clientes, los documentos administrativos, las firmas de esos documentos, los inventarios, los reportes y los pagos que allí se registran, y los conserva mientras la cuenta esté activa y durante los plazos legales de conservación aplicables, entre ellos los que impone la normativa contable y tributaria. Al cerrar la cuenta suprimimos lo que podemos suprimir y conservamos únicamente lo que esos plazos exigen, como se detalla en Eliminación de cuentas.
• Funciones de las aplicaciones que requieren procesamiento en servidor — nivel 2: aquí no hay conservación. El contenido que envías atraviesa un servidor de Faacil que ejecuta la operación o la reenvía al proveedor correspondiente y te devuelve el resultado; ese paso es un tránsito técnico, no se guarda copia del contenido una vez devuelto el resultado y el contenido no se escribe en registros de actividad. Sí conservamos los registros técnicos mínimos de la operación —por ejemplo, que la función se ejecutó y si falló— sin el contenido.
• Procesamiento en el dispositivo — nivel 3: no hay nada que conservar de nuestra parte, porque esa información no llega a servidores de Faacil.

Datos operativos: cuánto los conservamos

Además del contenido, tratamos las categorías operativas que aparecen en la Tabla 1 y que existen con independencia de que haya una cuenta, porque las genera el uso mismo de la aplicación. Estos son los plazos y los criterios con los que las conservamos:

• Datos de uso y diagnóstico (pantallas abiertas, funciones utilizadas, errores, rendimiento y versión de la app): se conservan de forma agregada o seudonimizada y por períodos limitados, los que fija la herramienta de analítica o de reporte de fallos que esté activa en la aplicación, y nunca más allá del tiempo necesario para medir el uso y corregir el fallo.
• Identificadores de dispositivo y de instalación: mientras la aplicación siga instalada y sea necesario para la finalidad descrita. Al desinstalarla el identificador deja de renovarse y se descarta dentro de los períodos limitados de la herramienta correspondiente.
• Dirección IP y registros técnicos de la operación: el tiempo necesario para prestar el servicio, diagnosticar fallos y atender la seguridad, y durante los plazos legales de conservación aplicables. Estos registros no contienen el contenido que enviaste.
• Ubicación aproximada: mientras mantengas concedido el permiso del sistema y para la función que lo requiere; si lo revocas, dejamos de obtenerla. La ubicación deducida de la dirección IP sigue el criterio del punto anterior.

El criterio general es el mismo en todos los casos: conservamos cada dato el tiempo necesario para el fin descrito y durante los plazos legales aplicables, y después lo suprimimos o lo anonimizamos. Cuando tratamos estos datos por cuenta de una empresa cliente, el plazo lo determina ella como Responsable del Tratamiento.

El contenido que registras en la plataforma de gestión inmobiliaria y notificaciones electrónicas se conserva mientras lo mantengas allí y durante los plazos legales que apliquen, como se explica en Archivos y contenido que tú aportas. Los canales, los requisitos y los plazos para ejercer tus derechos están reunidos en Responsable del tratamiento y ejercicio de tus derechos.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Las comunicaciones con nuestros servicios se realizan por canales cifrados (HTTPS/TLS). El acceso a la información de la plataforma de gestión inmobiliaria está restringido a lo necesario para operar el servicio y atender el soporte que solicites. El contenido que atraviesa nuestros servidores para ejecutar una función no se conserva ni se registra, tal como se describe en el nivel 2.

Si detectamos un incidente de seguridad que afecte a tus datos personales, te lo comunicaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos de la Ley 1581 de 2012 y de la Circular Externa 003 de 2018. Cuando actuemos como encargados por cuenta de una empresa cliente, notificaremos el incidente a esa empresa para que ella cumpla sus obligaciones como responsable.

Ningún sistema es completamente invulnerable: si detectas algo que comprometa la seguridad de tu información, escríbenos a datos@faacil.com.

LEGISLACIÓN, NUESTROS DERECHOS Y PROTECCIÓN

Accedemos a la información descrita en la sección INFORMACIÓN QUE RECOPILAMOS de esta Política de Privacidad, la preservamos y la compartimos si, de buena fe, consideramos que es necesario para:

• Responder en virtud de la legislación o regulaciones aplicables a procedimientos legales o solicitudes gubernamentales.
• Exigir el cumplimiento de nuestros Términos y Condiciones de Uso, así como de otras condiciones y políticas aplicables, incluso para investigar posibles infracciones.
• Detectar, investigar, prevenir y abordar casos de fraude y otras actividades ilícitas, o problemas técnicos o relacionados con la seguridad.
• Proteger los derechos, la propiedad y la seguridad de nuestros usuarios u otras personas.

ESCÁNER DE DOCUMENTOS Y OTRAS APLICACIONES DE PAGO

La aplicación “Escáner de Documentos”, al igual que otras aplicaciones de las tiendas de aplicaciones que pertenecen a Faacil y que son de pago único o por suscripción, no tiene relación con la suscripción de la plataforma Faacil de gestión inmobiliaria y notificaciones electrónicas.

Naturaleza del tratamiento de datos

En materia de protección de datos, la aplicación “Escáner de Documentos” se rige por los tres niveles del papel de Faacil sobre la información . Sus funciones de reconocimiento óptico de caracteres y de lectura del chip NFC corresponden al nivel 3, porque se ejecutan íntegramente en el dispositivo y esa información no llega a servidores de Faacil. El nivel se asigna por función y no por aplicación: si alguna función de esta aplicación requiriera procesamiento en servidor, le correspondería el nivel 2 con la regla de tránsito sin conservación allí descrita.

• Faacil actúa como proveedor tecnológico, poniendo a disposición la herramienta de escaneo y lectura de documentos. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la lectura del chip NFC se ejecutan íntegramente en el dispositivo del usuario. Los documentos escaneados y las imágenes capturadas no se transmiten a servidores de Faacil, ni son almacenados, procesados o consultados por Faacil en ningún momento.
• La empresa cliente (hotel, agencia de alquiler de vehículos, entidad financiera u otro tipo de organización) que adquiere la suscripción y opera la Aplicación actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales obtenidos mediante su uso, asumiendo todas las obligaciones que dicha condición conlleva conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), la Ley 1581 de 2012 (Colombia) o la normativa de protección de datos aplicable en su jurisdicción. Esa condición es la misma en cualquier aplicación que una empresa cliente adquiera y opere para tratar datos de sus propios clientes o usuarios finales.

Envío a un punto final (API) configurado por la empresa cliente

La empresa cliente puede configurar en la Aplicación un punto final (API) de su propiedad o de un tercero que ella designe. Cuando esa integración está activa, la información extraída del documento, incluidas las imágenes capturadas, se transmite directamente desde el dispositivo del usuario hacia dicho punto final, sin pasar por los servidores de Faacil. Faacil no recibe, no almacena, no consulta ni conserva copia de esa información, y no interviene en su tratamiento posterior.

Exención de responsabilidad del Proveedor

Para conocer en detalle las obligaciones, limitaciones de responsabilidad y condiciones de uso aplicables a la Aplicación, consulta nuestros Términos y Condiciones de Uso.

USO DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL

Algunas de nuestras aplicaciones y servicios pueden incorporar funciones basadas en inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático. Estas funciones pueden ejecutarse en tu propio dispositivo o en servidores de proveedores tecnológicos externos, a los que el contenido llega a través de un servidor de Faacil que lo reenvía y te devuelve el resultado, según la aplicación y la función que utilices. Queremos que sepas con claridad cuándo ocurre, qué información se procesa, por dónde pasa y qué puedes esperar de los resultados.

Las funciones de inteligencia artificial no son las únicas que requieren procesamiento en servidor: también lo requieren otras, como convertir o comprimir un archivo, que nuestro propio servidor ejecuta sin intervención de un proveedor de inteligencia artificial. Todas ellas se rigen por la misma regla, la del nivel 2 de los tres niveles: el contenido está en tránsito, no se guarda copia de él una vez devuelto el resultado y su contenido no se escribe en registros de actividad.

Funciones que pueden basarse en IA

• Lectura óptica de caracteres (OCR), detección de campos y extracción de datos de documentos de identidad u otros documentos. En Escáner de Documentos el OCR y la lectura del chip NFC se ejecutan íntegramente en el dispositivo.
• Reconocimiento de voz, dictado y transcripción de audio a texto.
• Generación, corrección, resumen, traducción o reescritura de texto.
• Generación y edición de imágenes, documentos y otros contenidos, incluidos los ajustes automáticos.
• Clasificación de contenido, búsquedas inteligentes, sugerencias y respuestas automáticas.

Qué información se procesa y dónde

Para prestar estas funciones puede ser necesario procesar el contenido que tú aportas —el texto que escribes, la imagen o el documento que capturas, el audio que grabas o el archivo que cargas— junto con los datos técnicos mínimos necesarios para ejecutar la solicitud. Ese procesamiento puede ocurrir:

• En tu dispositivo: el contenido se procesa localmente, no sale de tu teléfono o tableta y nosotros no lo recibimos. Es el nivel 3.
• En servidores de proveedores de IA, a través de un servidor de Faacil: el contenido no viaja directamente desde tu dispositivo al proveedor. Sale cifrado hacia un servidor de Faacil, que lo reenvía al proveedor de inteligencia artificial, recibe el resultado y te lo devuelve en la aplicación. Ese paso por nuestro servidor es un tránsito técnico sin conservación: no se guarda copia del contenido una vez devuelto el resultado y el contenido no se escribe en registros de actividad. El proveedor solo puede tratar ese contenido siguiendo instrucciones y con deber de confidencialidad. Es el nivel 2, y los roles se reparten así: en las aplicaciones y los servicios que ofrecemos directamente al público para tu propio uso, Faacil es el Responsable del Tratamiento de ese tránsito y los proveedores de inteligencia artificial actúan como encargados del tratamiento por nuestra cuenta y siguiendo nuestras instrucciones; en las aplicaciones que una empresa cliente adquiere y opera, la Responsable es esa empresa, Faacil actúa como encargado por cuenta de ella y los proveedores de inteligencia artificial como subencargados. Cuando la función que requiere servidor no es de inteligencia artificial —por ejemplo convertir o comprimir un archivo—, la ejecuta nuestro propio servidor, sin proveedor externo, con la misma regla de tránsito sin conservación y el mismo reparto de roles.

Cuando la función de IA pertenece a una aplicación que una empresa cliente adquiere y opera, esa empresa es la Responsable del Tratamiento, Faacil actúa como encargado del tratamiento por cuenta de ella y los proveedores de IA que intervengan actúan como subencargados, con la misma terminología que emplean nuestros Términos y Condiciones de Uso. Cuando la función se procesa íntegramente en el dispositivo —como el OCR y la lectura del chip NFC del Escáner de Documentos— se aplica el nivel 3 y esa información no llega a nuestros servidores.

Algunos de estos proveedores están ubicados fuera de Colombia, por lo que el uso de las funciones de IA puede implicar una transferencia internacional de datos. Cuando esto ocurre, nos apoyamos en las garantías previstas por la normativa aplicable —entre ellas las cláusulas contractuales tipo, las declaraciones de conformidad o adecuación y los demás mecanismos reconocidos por el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 en Colombia— y exigimos a nuestros proveedores medidas de seguridad y confidencialidad equivalentes a las nuestras, que describimos en Seguridad de la información.

Entrenamiento de modelos

Limitaciones de los resultados generados por IA

No usamos estas funciones para adoptar decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre ti o que te afecten de manera significativa sin intervención humana. En las aplicaciones empresariales, como “Escáner de Documentos”, la empresa que opera la aplicación es quien debe revisar los datos extraídos e informar a los titulares sobre el uso de estas funciones, en su condición de Responsable del Tratamiento conforme a los tres niveles del papel de Faacil sobre la información.

Recomendaciones para un uso seguro

• No introduzcas datos sensibles que no sean estrictamente necesarios para la función que vas a usar —por ejemplo, información de salud, datos biométricos, creencias religiosas, afiliación política o sindical, contraseñas o datos financieros de terceros—.
• Si vas a procesar documentos o contenido de otras personas, asegúrate de contar con su autorización previa o con otra base legal que lo permita.
• Revisa siempre el resultado antes de compartirlo, publicarlo o usarlo en un trámite, un contrato o un registro.

Si tienes dudas sobre el uso de IA en una aplicación concreta, quieres saber qué proveedores intervienen o deseas ejercer tus derechos sobre el contenido procesado, escríbenos a datos@faacil.com. Las condiciones de uso aplicables a estas funciones se detallan en la cláusula sobre uso de inteligencia artificial de nuestros Términos y Condiciones de Uso.

ARCHIVOS Y CONTENIDO QUE TÚ APORTAS

Algunas de nuestras aplicaciones trabajan con archivos que tú mismo aportas: imágenes y fotografías, documentos PDF, escaneos de documentos, grabaciones de audio o textos. Ese contenido se procesa con una finalidad estrictamente funcional, es decir, únicamente para ejecutar la operación que solicitas (editar, convertir, comprimir, transcribir, generar un código o leer un documento). No lo usamos con fines publicitarios ni lo cedemos a terceros con fines comerciales. No utilizamos tu contenido para entrenar modelos propios. Las funciones de inteligencia artificial se prestan a través de Anthropic (Claude) y Google (Gemini), a quienes nuestro servidor reenvía el contenido sin conservar copia de él, y con quienes empleamos modalidades de uso empresarial que no utilizan el contenido enviado para entrenar ni mejorar sus modelos; cuando un proveedor no ofrezca esa modalidad, no lo utilizamos para procesar tu contenido. Las demás funciones que requieren procesamiento en servidor las ejecuta nuestro propio servidor, sin proveedor externo. El detalle está en Uso de inteligencia artificial. Cuando la aplicación puede realizar el procesamiento en tu propio dispositivo, el archivo no sale de él.

La conservación es limitada. El contenido que entregas a una función que requiere procesamiento en servidor —de inteligencia artificial o de otro tipo, como convertir o comprimir un archivo— solo está en tránsito por nuestro servidor: se ejecuta la operación o se reenvía al proveedor correspondiente, se te devuelve el resultado, no se guarda copia de él y su contenido no se escribe en registros de actividad. El contenido que Faacil almacena en sus servidores es el que registras en la plataforma de gestión inmobiliaria y notificaciones electrónicas —inmuebles, contratos, clientes, inventarios, documentos administrativos, firmas de esos documentos y reportes—, que sí se conserva, en los términos del nivel 1 de los tres niveles y de Administración y retención de tu información.

Sigues siendo el titular de tu contenido y respondes por los derechos sobre él: las garantías, la licencia limitada que nos otorgas para procesarlo y el procedimiento de notificación y retirada por infracción de derechos de autor están detallados en la Cláusula 13 de nuestros Términos y Condiciones de Uso.

ELIMINACIÓN DE CUENTAS

Siempre del lado del usuario y brindando control sobre su información, permitimos que elimines tu cuenta. La plataforma de gestión inmobiliaria y notificaciones electrónicas (faacil.com, app.faacil.com y las aplicaciones móviles de Faacil) tiene su propia cuenta y su propio acceso: es esa la cuenta que se elimina con este procedimiento. La solicitud se dirige en todos los casos al correo electrónico datos@faacil.com y, en un plazo de 7 días calendario, si los datos son correctos y las validaciones se cumplen, se procede con la eliminación.

Cuentas de la plataforma de gestión inmobiliaria y notificaciones electrónicas

Estas cuentas corresponden al nivel 1 de los tres niveles: en la plataforma de gestión inmobiliaria y notificaciones electrónicas (faacil.com, app.faacil.com y las aplicaciones móviles de Faacil) Faacil es Responsable del Tratamiento de las cuentas, los inmuebles, los contratos, los clientes, los documentos administrativos, las firmas de esos documentos, los inventarios, los reportes y los pagos que allí se registran, y los conserva mientras la cuenta esté activa y durante los plazos legales de conservación aplicables.

Para las cuentas de la plataforma de gestión inmobiliaria y notificaciones electrónicas, indícanos el nombre de la empresa, el correo electrónico y el número de teléfono registrados, y el tipo y el número del documento de identificación de la empresa. La eliminación procede siempre y cuando previamente no se hayan creado registros (facturas, pagos o egresos, cuentas de cobro o recibos de caja); esto con el fin de proteger y mantener la información tanto de la empresa como de sus clientes y de cumplir las obligaciones de conservación que exige la normativa contable y tributaria. Cuando existan esos registros, te indicaremos qué datos podemos suprimir y cuáles debemos conservar y por cuánto tiempo.

Aplicaciones que se usan sin cuenta

Las demás aplicaciones de Faacil —entre ellas Escáner de Documentos, Express Yourself Openly, MathQuest – Math Game, Chat de Compras, PDF Only, Dictado a Texto, GIF Creator, Editor de Fotos – PhotoFaacil, Crear QR, Create QR V2 y Audio Decibels— se usan sin registrarse, así que no hay cuenta que eliminar. Si aun así quieres ejercer tus derechos sobre algún dato que hayamos tratado, escríbenos a datos@faacil.com e indícanos la aplicación y el dato al que te refieres. Del contenido que enviaste a una función que requiere procesamiento en servidor no queda nada por suprimir, porque solo estuvo en tránsito y no conservamos copia (nivel 2), y lo que se procesó íntegramente en tu dispositivo nunca llegó a nuestros servidores (nivel 3).

Si los datos que quieres suprimir provienen de una aplicación que una empresa cliente adquirió y opera para atender a sus propios clientes o usuarios finales, la Responsable del Tratamiento es esa empresa y es ella quien decide sobre la supresión, así que la vía más rápida es dirigirte directamente a ella. Puedes escribirnos en todo caso: si la información no llegó a nuestros servidores —nivel 3— te indicaremos a quién acudir, y si la tratamos como encargados —nivel 2— trasladaremos tu solicitud a la empresa responsable y le prestaremos la colaboración necesaria para atenderla, teniendo en cuenta que del contenido que solo estuvo en tránsito no conservamos copia. Todo ello conforme a los tres niveles del papel de Faacil sobre la información.

Eliminar la cuenta no cancela por sí sola una suscripción activa: las suscripciones contratadas dentro de las aplicaciones se cancelan desde la configuración de tu cuenta en la App Store o en Google Play, y las contratadas fuera de las tiendas se cancelan escribiendo a asistencia@faacil.com.

Esos 7 días calendario son un compromiso de servicio para ejecutar la eliminación de la cuenta, no un plazo legal de respuesta. Las consultas y los reclamos sobre datos personales que dirijas a datos@faacil.com —incluida la solicitud de supresión cuando la presentas como ejercicio de tus derechos como titular— se atienden en los plazos que fija la Ley 1581 de 2012, detallados en Responsable del tratamiento y ejercicio de tus derechos. Ambos plazos son compatibles: el compromiso de servicio nunca amplía los términos legales y, cuando la eliminación exige más validaciones, prevalece el término legal que corresponda.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Y EJERCICIO DE TUS DERECHOS

El responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta Política, respecto del sitio web faacil.com, de la plataforma de gestión inmobiliaria y notificaciones electrónicas (faacil.com, app.faacil.com y las aplicaciones móviles de Faacil) y de las aplicaciones y servicios que ofrecemos directamente al público —incluido el tránsito de las funciones que requieren procesamiento en servidor—, es Faacil, y atiende a los titulares por los canales de contacto que se relacionan más abajo. Faacil es el nombre comercial bajo el que opera una persona natural. Los datos de identificación del responsable se facilitan a solicitud dirigida a contacto@faacil.com y a requerimiento de autoridad competente.

Los tres niveles del papel de Faacil sobre la información

El papel de Faacil sobre la información depende del servicio y de dónde se procese:

1. Plataforma de gestión inmobiliaria y notificaciones electrónicas (faacil.com, app.faacil.com y las aplicaciones móviles de Faacil): tiene su propia cuenta y su propio acceso, y es donde Faacil almacena el contenido que registras. Faacil es Responsable del Tratamiento de las cuentas, los inmuebles, los contratos, los clientes, los documentos administrativos, las firmas de esos documentos, los inventarios, los reportes y los pagos que allí se registran, y los conserva mientras la cuenta esté activa y durante los plazos legales de conservación aplicables.
2. Funciones de las aplicaciones que requieren procesamiento en servidor (entre ellas las funciones de inteligencia artificial, y también otras como la conversión o compresión de archivos): el contenido que envías atraviesa un servidor de Faacil que ejecuta la operación o la reenvía al proveedor correspondiente y te devuelve el resultado. Ese paso es tránsito técnico sin conservación: no se guarda copia del contenido una vez devuelto el resultado y el contenido no se escribe en registros de actividad; solo quedan registros técnicos mínimos de la operación, sin el contenido. En las aplicaciones de uso propio Faacil es Responsable del Tratamiento de ese tránsito y los proveedores que intervengan actúan como encargados; en las aplicaciones que una empresa cliente adquiere y opera, la empresa es la Responsable, Faacil actúa como encargado y esos proveedores como subencargados.
3. Procesamiento en el dispositivo: cuando la función se ejecuta íntegramente en el dispositivo —como el reconocimiento óptico de caracteres y la lectura del chip NFC del Escáner de Documentos— o cuando la información se transmite directamente desde el dispositivo al punto final (API) que la empresa cliente haya configurado, esa información no llega a servidores de Faacil y Faacil no es responsable ni encargado de su tratamiento.

Las demás aplicaciones de Faacil se usan sin crear cuenta y no almacenan tu contenido en servidores de Faacil.

Las cuentas, los inmuebles, los contratos, los clientes, los documentos administrativos, las firmas de esos documentos, los inventarios, los reportes y los pagos de la plataforma de gestión inmobiliaria y notificaciones electrónicas son el ejemplo del nivel 1, y su conservación se detalla en Administración y retención de tu información. Las funciones descritas en Uso de inteligencia artificial y las demás funciones que requieren procesamiento en servidor, como convertir o comprimir un archivo, son el ejemplo del nivel 2. El OCR, la lectura del chip NFC y el envío al punto final que la empresa cliente configure en Escáner de Documentos y otras aplicaciones de pago son el ejemplo del nivel 3.

Para ejercer tus derechos sobre la información del nivel 1 escríbenos a datos@faacil.com: somos nosotros quienes debemos atenderte. En el nivel 2, si usas una aplicación para tu propio uso también nos corresponde atenderte, y si la aplicación la adquirió y la opera una empresa cliente, atenderemos tu solicitud o la trasladaremos a esa empresa, que es la Responsable, según corresponda; ten en cuenta que del contenido que solo estuvo en tránsito no conservamos copia, de modo que una vez devuelto el resultado no hay nada que podamos entregarte ni suprimir. En el nivel 3 dirígete a la empresa que te atendió, porque esa información no llega a nuestros servidores; si nos escribes a nosotros, te orientaremos y remitiremos tu solicitud a ella cuando podamos identificarla.

Canales de atención

• datos@faacil.com — ejercicio de los derechos del titular: conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, solicitar una copia, revocar la autorización que nos diste y presentar consultas o reclamos sobre el tratamiento.
• asistencia@faacil.com — soporte, suscripciones y cancelaciones o reembolsos de los pagos realizados fuera de las tiendas. Las compras hechas dentro de las apps las gestiona la tienda correspondiente, que actúa como vendedor de registro.
• contacto@faacil.com — consultas generales, asuntos comerciales, avisos por contenido protegido por derechos de autor y solicitud de los datos de identificación del responsable.

Cómo presentar una consulta o un reclamo

Si tienes cuenta en la plataforma de gestión inmobiliaria, escríbenos desde el correo con el que te registraste. En cualquier caso, indícanos la aplicación o el servicio, tu nombre completo, un medio de contacto, la descripción de lo que solicitas y los documentos que quieras aportar. Si la solicitud la presenta otra persona en tu nombre, debe acreditar que está facultada para hacerlo.

Plazos de respuesta

• Consultas: las atendemos en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha en que las recibimos. Cuando no sea posible responder en ese término, te informaremos los motivos y la fecha en que atenderemos tu consulta, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
• Reclamos: los atendemos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible resolverlo en ese término, te informaremos los motivos y la fecha en que se atenderá, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo y, si no recibimos respuesta dentro de los dos (2) meses siguientes, entenderemos que desististe.

Estos son los plazos legales de la Ley 1581 de 2012 para consultas y reclamos. El plazo de 7 días calendario que indicamos en Eliminación de cuentas es un compromiso de servicio para ejecutar la eliminación cuando la solicitud llega completa y las validaciones se cumplen; no sustituye ni amplía los términos anteriores.