Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan antes de contratar, respondido sin rodeos. Cada respuesta lleva a su paso a paso en la documentación.
¿Puedo facturar electrónicamente ante la DIAN con Faacil?
Sí, cuando tu inmobiliaria activa la facturación electrónica, que está incluida en la suscripción al mismo precio. Faacil no es proveedor tecnológico: la inmobiliaria se habilita ante la DIAN como facturador electrónico y registra Faacil como su software en la modalidad de software propio, como desarrollo informático adquirido (Resolución DIAN 000227 de 2025, art. 1.5.1.5.1.1, num. 2.1); el fabricante del software es TOTAL BIENES S.A.S. La inmobiliaria es el facturador: firma con su propio certificado digital, usa sus resoluciones de numeración y responde por sus documentos. Se activa cuando la inmobiliaria completa su habilitación ante la DIAN —certificado digital, resoluciones de numeración y set de pruebas—, aprueba la configuración y la política fiscal y activa cada tipo de documento; la licencia de facturación electrónica se solicita a soporte, sin costo adicional. Con la facturación electrónica activada, la factura del canon —incluida la de mandato por cuenta de los propietarios—, la de intereses de mora y la de comisión con el egreso salen como factura electrónica de venta, y las correcciones como notas crédito y débito electrónicas, con CUFE o CUDE, código QR, representación gráfica y entrega por correo al adquirente. La inmobiliaria solicita sus resoluciones a la DIAN y Faacil consulta sus rangos ante la DIAN para compararlos. El documento soporte y la recepción de facturas de proveedores quedan disponibles cuando la inmobiliaria activa esas funciones. Sin la licencia, el módulo administrativo es control interno con numeración consecutiva propia; con ella, la factura y la nota sobre una factura no se crean hasta que su tipo esté activado.
¿Puedo pasar a Faacil la operación y la contabilidad de mi software anterior?
Sí, por partes. En Configuración › Facturación y contratos › Reglas de contratos, el administrador fija la fecha de inicio de operaciones en Faacil: los ciclos de contrato que abren antes de esa fecha no salen como pendientes, deuda ni mora y no admiten documentos nuevos, salvo que el administrador de la cuenta registre uno con su motivo. En Contabilidad se carga primero el saldo inicial al corte y después los movimientos de cada periodo; cada importación se simula antes de escribir, y subir el mismo archivo otra vez no duplica nada. Hoy el importador lee las exportaciones de un único software de administración inmobiliaria; si vienes de otro programa, el saldo inicial se digita en Contabilidad › Periodos y cierre › Saldos de apertura. Las facturas, deudas al propietario y saldos a favor que quedaron pendientes en el software anterior entran al libro con el saldo inicial, por tercero —y, si lo importas, también por contrato en las cuentas que tu inmobiliaria lleva por contrato; la carga manual no guarda contrato—, pero no a Registros ni al Centro de Pagos: hoy se cobran, se pagan y se aplican en el software anterior, y esos recibos y egresos llegan al libro con la importación de movimientos o, si vienes de otro programa, con asientos manuales. Cargar meses anteriores que nunca se facturaron se solicita al equipo de Faacil.
¿Faacil lleva la contabilidad de la inmobiliaria?
Sí, en partida doble y alimentada por los documentos que emites: el canon recaudado queda como dinero del propietario y la comisión como ingreso propio. El módulo nace apagado y lo activa el administrador de la cuenta o quien tenga Contabilidad en «Ver y editar» y el permiso de cierre contable, cuando una dinámica contable aprobada —por alguien que no la preparó, salvo el administrador de la cuenta— cubre todos los documentos evaluables de los últimos tres meses, que deben ser al menos uno. Desde entonces, un documento al que no le alcanza la dinámica aprobada —por ejemplo, le falta una regla, su cuenta no existe o está inhabilitada, o una línea no tiene concepto contable— no se emite, y el mensaje dice qué falta. Sí se emiten, aunque falte algo, el documento cuyo medio de pago no tiene cuenta propia en la dinámica (el asiento sale igual), el de un mes sin periodo contable generado y la nota crédito que corrige una factura; en estos dos últimos, el asiento que no se pueda hacer queda pendiente en «Qué le falta a la contabilidad». Cada mes se cierra con su checklist, la conciliación bancaria y el arqueo de caja contra el libro. Faacil prepara el borrador del formulario 350 y la información exógena para tu contador, pero no los firma ni los presenta a la DIAN.
¿Funciona sin internet?
El inventario sí: se diligencia, se toman las fotos y se recogen las firmas sin señal, y todo se sincroniza solo al recuperar la conexión. El listado de inmuebles también se sirve de la última copia descargada. Los demás módulos —facturación, clientes, contratos, cartera, reportes y planilla— consultan el servidor en cada operación y necesitan conexión.
¿Desde qué dispositivos se usa?
Desde el navegador, sin instalar nada, y desde la aplicación de celular para Android e iOS. Es la misma información: lo que se levanta en calle aparece en la oficina. La evidencia del recorrido y las firmas del inventario se capturan solo en el celular, y las fotos de esa evidencia solo con la cámara; el envío del inventario por correo y las actas de ajuste, cada uno con su permiso especial y el acta con una foto adjunta, solo desde el navegador.
¿Puedo dar acceso limitado a un asesor?
Sí. El administrador define a qué módulos entra cada persona: solo esos aparecen en su menú, y si escribe la dirección de otro, el sistema lo devuelve al inicio. Además hay permisos puntuales sobre acciones sensibles, como anular documentos o registrar actas de ajuste sobre inventarios finalizados. Si alguien sale del equipo o pierde el celular, se le cierra la sesión de forma remota desde la oficina.
¿Qué pasa si me equivoco en una factura?
Un documento emitido no se edita ni se borra: se anula y se vuelve a crear. El anulado queda visible, tachado y marcado, y la anulación aparece en la línea de tiempo con su autor. Anular es un permiso aparte que el administrador otorga usuario por usuario. Si la factura electrónica ya fue validada por la DIAN, se corrige con una nota electrónica y se anula con una nota crédito electrónica, que se emite con EMITIR NOTA CRÉDITO por lo que queda: esa factura no se tacha en Registros, queda corregida por la nota. Si la DIAN la rechazó y la política fiscal de tu inmobiliaria lo prevé, el dato que causó el rechazo se corrige en la ficha del cliente o del propietario, o en la configuración DIAN, y la factura se reenvía con CORREGIR Y REENVIAR, en ESTADO ANTE LA DIAN: sale con el mismo número si no cambian los importes, los impuestos ni el NIT de tu inmobiliaria y la resolución sigue amparando ese número. Si no, o si la política no lo prevé, se anula sin nota y se crea de nuevo. Tampoco se puede emitir con fecha pasada: la fecha de generación la asigna el sistema.
¿Cómo se calcula la mora?
Desde el día de pago pactado en el contrato y hasta dónde está cubierto: por las facturas y cuentas de cobro con sus pagos aplicados o, en un contrato sin esos documentos, por la fecha de pago registrada en su tarjeta. Los días se cuentan desde la primera cuota no pagada, no desde el último pago. Se clasifica en mora inmediata (1 a 5 días), leve (6 a 15), moderada (16 a 30) y grave (más de 30). Una cuota que vence hoy no cuenta como mora. Cada contrato se evalúa por separado, así que la misma persona puede estar al día en un inmueble y en mora en otro.
¿Sirve si un inmueble tiene varios dueños?
Sí. En el contrato se registran todos los propietarios con su porcentaje, que debe sumar exactamente 100 %. Al girar, se emite un documento independiente por propietario con su valor ya repartido, y las retenciones se calculan sobre los ítems de cada uno. El certificado de ingresos también explica la participación de cada propietario. Con la facturación electrónica activa y si la política fiscal lo prevé, la factura del canon al inquilino sale como factura de mandato con una línea por propietario según su participación; esas líneas no llevan descuento, interés ni valores negativos.
¿Puedo sacar la información a Excel?
Sí, con los montos como número para poder seguir calculando: inquilinos activos con su contrato y su canon, comprobantes de pago de un cliente, el reporte de movimientos de un cliente y la planilla financiera completa. La planilla también se exporta a PDF, y las fotos de un inmueble se descargan juntas en un archivo comprimido. En Contabilidad, cada libro e informe se exporta a Excel, CSV o PDF; la información exógena, a Excel y CSV, y el borrador de retención en la fuente, a PDF, Excel y CSV.
¿Faacil calcula el incremento anual del canon?
Sí, y genera la carta de notificación al arrendatario citando el artículo 20 de la Ley 820 de 2003, con las cifras en letras y la fecha desde la cual rige. Distingue vivienda (IPC del año anterior) de arrendamiento comercial (IPC más los puntos pactados). Si la vigencia es futura el incremento queda programado y hasta ese día se sigue facturando con el canon actual.
¿Qué cuesta enviar notificaciones a los clientes?
Las notificaciones se pagan aparte del plan, por mensaje enviado, con saldo prepago de la inmobiliaria. Antes de enviar, la pantalla muestra el saldo disponible, el precio del envío por el canal elegido y para cuántos envíos alcanza; la recarga tiene un valor mínimo que la misma pantalla indica.
¿La notificación electrónica sirve como prueba?
Genera un certificado de envío y, si el destinatario la abre, un certificado de apertura con fecha, dirección IP, dispositivo y la URL exacta que abrió. El documento cierra con el respaldo de la Ley 527 de 1999, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 2080 de 2021 y el artículo 8 de la Ley 2213 de 2022, y en él Faacil figura como tercero proveedor de servicios tecnológicos que recopila la trazabilidad del envío, no como parte de la notificación. Esa calidad es solo la de este servicio de notificación: en la facturación electrónica, Faacil no es proveedor tecnológico. La valoración jurídica de esa prueba corresponde a tu abogado.
¿Qué contratos maneja?
Contratos de arrendamiento con canon mensual. Hoy solo está habilitada la periodicidad mensual: las demás frecuencias aparecen en el formulario pero no se pueden seleccionar. Un inmueble solo puede tener un contrato activo a la vez, y los contratos no se borran: se finalizan y quedan para consulta.
¿Quieres verlo funcionando en tu inmobiliaria?
Los dos planes incluyen todos los módulos y el soporte. Escríbenos y te mostramos cómo se adapta a tu operación.