Notificaciones electrónicas

Tres canales

• WhatsApp — para cobrar. Se elige entre un recordatorio de pago, donde solo se digita el valor, y un mensaje dinámico de texto libre. El historial muestra el estado que reporta el operador: no enviado, enviado, entregado o leído.
• SMS — para avisos cortos que deben llegar de inmediato, con texto libre.
• Notificación electrónica (correo) — para comunicaciones formales. Se clasifica como judicial, por aviso, personal o general, se le adjuntan hasta 10 archivos PDF y se pueden editar los datos del remitente que verá el destinatario. Es el único canal que produce certificado.

Antes de enviar, una ventana de confirmación muestra a quién se le envía, a qué correo o celular, y el texto exacto que va a recibir.

Certificados de envío y de apertura

Es el entregable que se anexa a un proceso o a una comunicación formal cuando hay que probar que se notificó.

• El certificado de envío incluye el asunto, el remitente con su correo y teléfono, el destinatario, la fecha y hora, el mensaje transcrito, la lista de archivos adjuntos como enlaces abribles desde el propio PDF, y la trazabilidad de los eventos que reportó el proveedor de correo.
• El certificado de apertura agrega la fecha en que el destinatario abrió la notificación, la dirección IP, el navegador o dispositivo, la resolución de pantalla, el idioma y la URL exacta que abrió. Solo se habilita si efectivamente la abrió; si no, el certificado de envío declara el estado como «sin abrir».
• El documento cierra con el respaldo legal: Ley 527 de 1999, Decreto 1074 de 2015, Ley 2080 de 2021 y artículo 8 de la Ley 2213 de 2022. Faacil figura en él como tercero proveedor de servicios tecnológicos que recopila la trazabilidad, no como parte de la notificación.

Historial: ¿al inquilino sí le llegó?

Cada canal guarda todos sus envíos con el mensaje textual, la fecha y el destinatario. En las notificaciones electrónicas se ve si fue abierta o no abierta, cuántas veces se envió y cuándo fue el último envío, y se puede reenviar al mismo destinatario. Sirve como evidencia interna de gestión de cobro y como control de cuántas veces se ha insistido a la misma persona.

Precios y saldo

• Notificación electrónica (correo): $6.000 COP por envío.
• WhatsApp: $500 COP por mensaje.
• SMS: $200 COP por mensaje.

Se paga con saldo prepago de la empresa, con recarga mínima de $10.000 COP. El saldo se ve en vivo en la pantalla, el costo de cada canal aparece antes de enviar y se resalta cuando el saldo no alcanza. El saldo es de la empresa: lo consume cualquier usuario con acceso a herramientas con costo.

Comprobantes de pago por WhatsApp

Integración adicional que se cotiza por separado: los soportes de pago que envían los inquilinos por WhatsApp llegan a una bandeja dentro de la plataforma, donde se revisan, se aprueban o se rechazan indicando el motivo, quedando registrado quién los verificó y cuándo. Los comprobantes también se consultan desde la ficha de cada cliente y se exportan a Excel.