Documentación
Aquí explicamos, en el idioma de la operación y no en el del software, cómo funcionan las capacidades más recientes de Faacil: la contabilidad que se alimenta de los documentos que ya registras, el catálogo de conceptos facturables, las notas de ajuste, la numeración amparada por resolución, el cuadre de caja y las novedades que puede sufrir un contrato de arrendamiento.
Si lo que buscas es qué hace cada módulo, la vista general está en módulos. Si tienes una duda puntual, mira las preguntas frecuentes o escríbenos desde soporte.
Empezar
Lo que hay que dejar montado antes del primer documento, y quién puede tocar qué.
Puesta en marcha
Por dónde se empieza: lo que hay que registrar antes de facturar, y por qué cada pieza es requisito de la siguiente.
Permisos y alcance del equipo
¿Quién puede ver qué? El acceso se decide en tres capas —módulos, ver o editar, y alcance de inmuebles—, y las tres se reparten en el mismo sitio.
La cara de tu empresa en los documentos
Por qué tu documento sale (o no sale) con la cara de tu empresa. Lo impreso no se escribe en el documento: sale de la configuración de la empresa y del usuario que lo emite.
Guías dentro de la aplicación
¿Dónde se aprende a usar un módulo sin salir a buscar un manual? Faacil trae guías propias, y cada una se arma con los pasos que tú alcanzas.
Inmuebles, contratos y clientes
El portafolio administrado: quién es quién, qué se arrienda y bajo qué reglas.
Registro de un inmueble
¿Cómo registro un inmueble y qué decide sobre lo demás? El código con el que el cliente conoce su arrendamiento, el canon que se factura, la comisión que es tu ingreso y el alcance de cada usuario salen todos de aquí.
Registro de un contrato
¿Cómo registro un contrato de arrendamiento? Las partes, el reparto entre varios propietarios, la vigencia, el día de pago y el prorrateo del primer mes: lo que el contrato declara y de lo que después depende todo el ciclo.
Propietarios e inquilinos
¿Cómo organizo a propietarios e inquilinos? Con una sola ficha por persona: lo que decide su papel no es una etiqueta, son sus contratos y su grupo.
Novedades en contratos
Cobros recurrentes, terminación con motivo, cambio de inquilino o de propietario, prorrateo de servicios, proyección y co-arrendatarios.
Incremento de canon
¿Cuándo sube de verdad el canon? Se calcula, se le notifica al arrendatario y queda programado: hasta la fecha de vigencia se sigue facturando con el canon actual, y el sistema lo aplica solo.
Inventarios de entrega
¿Cómo entrego un inmueble sin pelear después? El acta se levanta en el inmueble: momento declarado, un estado por elemento, foto que lo respalda y la firma de las dos partes.
Trabajo sin conexión
¿Qué pasa si te quedas sin señal en plena visita? Lo diligenciado se guarda en el equipo y sube al recuperar la conexión, en un orden que nunca deja una foto sin su acta.
Facturación y cobros
Los documentos con los que se mueve la plata del mes, y qué hacer cuando uno sale mal.
Qué documento emitir
¿Qué documento le emito a cada quien? Cinco documentos y cinco hechos: dos cobran, dos mueven plata y uno corrige.
Conceptos facturables
El catálogo de lo que cobras, con su cuenta y sus tarifas, para que la línea de un documento deje de ser texto suelto y los cobros del contrato tengan de dónde colgar.
El cierre del mes
¿Qué me falta para cerrar el mes? Faacil no factura solo: recorre el ciclo contrato por contrato y te dice qué falta por facturar, recaudar y girar.
El giro al propietario
¿Cuánto le tengo que girar a cada propietario? El canon que recaudas no es tuyo: es del dueño, y tu ingreso es la comisión. De esa sola idea salen el saldo en tránsito, el egreso y la planilla.
Estados y mora
¿Por qué esta factura sigue en mora si el inquilino ya pagó? Las dos cuentas que Faacil llama mora —la del documento y la del contrato— y qué tiene que registrarse para mover cada una.
Intereses de mora
¿Cómo le cobro los intereses de mora? Nace apagado, se calibra una vez, cada contrato puede pactar la suya, y siempre termina en un documento.
Comprobantes de pago por WhatsApp
El inquilino mandó el soporte por WhatsApp: ¿qué hago con eso? La bandeja es una revisión, no un registro: aprobar acusa recibo, y el pago se registra aparte.
Cuadre de caja
El arqueo del efectivo por día y por cajero: esperado, conteo declarado, diferencia, ajustes con su razón, acta del cierre e historial.
Numeración de facturas y resoluciones DIAN
Rangos, prefijos, vigencia, avisos y consumo del rango, más la numeración de las demás series. Y el límite dicho sin rodeos: Faacil no transmite a la DIAN ni factura electrónicamente.
Notas de ajuste
Corregir un documento ya emitido sin borrarlo. En Faacil los registros no se borran: se compensan con una nota crédito o débito, y queda el rastro.
Nada se borra
Buscaste el botón de borrar y no está. En Faacil ningún hecho desaparece: hay cinco verbos que lo reemplazan, y este artículo dice cuál te toca y qué sí se borra de verdad.
Contabilidad
La partida doble que se alimenta sola de los documentos que ya registras.
Contabilidad
El plan de cuentas, los periodos, los asientos que nacen de los documentos que ya registras, los libros e informes, el cierre y el auxiliar por inmueble.
Documentos y trazabilidad
Lo que se le entrega al cliente, lo que no debe ver y el rastro de quién hizo qué.
Certificados para el cliente
El cliente te pide un certificado: cuál de los cinco es, de dónde salen sus cifras y qué tiene que estar registrado para que no salga corto.
Las partes no se conocen
¿El propietario puede ver quién es el inquilino? No. Cada documento nombra solo a su destinatario, y el arrendamiento se identifica por el código del inmueble.
Avisos y notificaciones al cliente
Cómo le avisas al cliente y cómo pruebas que le llegó. Hay tres canales para avisar y uno solo que deja certificado de envío y de apertura.
Línea de Tiempo
¿Quién cambió esto y cuándo? Los tres rastros que deja Faacil —la actividad de la empresa, la del inmueble y la de los documentos— y las bitácoras propias del contrato, del periodo y del envío.
Vencimientos y avisos automáticos
¿Faacil te avisa solo, o me toca acordarme? Lo que tiene fecha se avisa dentro de la pantalla donde se resuelve; lo demás hay que salir a mirarlo, y aquí está cuál es cada cosa.
Consultar y resolver
Dónde está cada cifra, qué te puedes llevar y qué hacer cuando algo no responde.
Dónde está cada cifra
¿En qué pantalla está la cifra que busco? Cada pantalla responde una pregunta distinta y toma un universo distinto, y saber cuál es evita media docena de descuadres aparentes.
Exportar a Excel
¿Qué me puedo llevar de Faacil a Excel? Todo lo que sale es la foto de una consulta que ya hiciste en pantalla: el archivo trae lo que trae el filtro.
Herramientas de PDF
¿Cómo junto, parto o protejo un PDF sin salir de Faacil? Las herramientas trabajan en tu propio equipo: el archivo no se sube a ningún lado, salvo el reconocimiento de texto de un escaneo.
Acceso y sesión
Faacil no me deja entrar: ¿qué pasó? Cada caso tiene una señal distinta en pantalla, y esa señal dice a quién pedirle qué.
Alcance de esta documentación
Describe la plataforma de gestión inmobiliaria de Faacil y nada más. El módulo administrativo —facturas, egresos, cuentas de cobro y recibos de caja— es una herramienta de control interno con numeración consecutiva propia y anulación auditable, dirigida a empresas no obligadas a facturar electrónicamente ante la DIAN.
Faacil no transmite documentos a la DIAN ni actúa como proveedor tecnológico de facturación electrónica. Lo que sí hace con la numeración autorizada está explicado en numeración de facturas y resoluciones DIAN.
Lo que ve cada persona de tu equipo depende de los módulos y permisos que le hayas asignado. Un usuario sin el módulo no llega a la pantalla, y uno con acceso de solo lectura ve la información pero no puede crear, editar ni anular.
¿Quieres verlo funcionando en tu inmobiliaria?
Los dos planes incluyen todos los módulos y el soporte. Escríbenos y te mostramos cómo se adapta a tu operación.