Enviar y seguir notificaciones

Canales, destinatarios, adjuntos, saldo, seguimiento, reenvíos y alcance de la apertura.

Avisar no es probar

Mandarle un mensaje al inquilino es fácil. Demostrar seis meses después que se lo mandaste, cuándo, y qué decía, es otra cosa.

Faacil separa las dos. Hay tres canales para avisar y uno solo que deja prueba: el correo certificado, que produce un certificado de envío y —si el destinatario abre— un certificado de apertura.

Elegir el canal no es elegir por dónde sale el mensaje. Es elegir qué vas a poder demostrar después.

Qué hace y qué no

Faacil envía el aviso, guarda tal cual lo que salió y certifica el envío y la apertura de la notificación electrónica.

Lo que no hace:

• No es un documento tributario. Una notificación electrónica prueba que te comunicaste con tu cliente, y nada más.
• No prueba quién abrió. El enlace que le llega al cliente es público y no pide cuenta: certifica que la notificación se abrió, no que la abrió él en persona.
• No revisa que el cliente tenga celular o correo. Toma el dato que tenga registrado y lo manda ahí. Por eso la pantalla te muestra el destino antes de enviar.
• No deshace un envío. Lo enviado descuenta saldo, no se corrige y no se borra.

Los tres canales

El canal se elige de primero, y decide todo lo demás: a dónde sale, qué se puede escribir y cuánto cuesta el envío.

Dentro del canal se elige el tipo de notificación, cuando hay más de uno:

El mensaje admite hasta 600 caracteres en cualquiera de los tres canales. Y cambiar de canal empieza de cero: lo escrito para el anterior no se arrastra, porque casi nunca sirve igual.

Cómo se paga cada envío

El servicio es prepago y de la empresa, no del usuario. La tarjeta que encabeza el módulo dice el saldo disponible, cuánto cuesta un envío por el canal elegido y para cuántos envíos alcanza:

Envíos disponibles = saldo de la empresa ÷ precio del envío del canal

Si el saldo no alcanza, el botón de enviar queda apagado y en su lugar aparece el aviso con el saldo actual, el precio del canal y un acceso directo a RECARGAR. La recarga pide el valor —hay un mínimo—, arma la solicitud de pago y te entrega el enlace IR A PAGAR, que abre la pasarela donde eliges el medio de pago. El enlace se puede copiar.

Ese saldo queda a nombre de la empresa: cualquier usuario con acceso a notificaciones u otras herramientas con costo puede consumirlo. Y enviar implica aceptar las políticas del servicio, con el enlace a la vista sobre el formulario; incumplirlas desactiva las notificaciones de la empresa y el saldo no se reembolsa.

El correo certificado, paso a paso

1. Elige el canal Correo.
2. Busca al cliente por nombre o número de documento. Al elegirlo, la tarjeta muestra el correo a donde va a llegar: ese es el dato que confirma que es el cliente correcto.
3. Elige el tipo de notificación electrónica. Determina el encabezado legal del correo.
4. Revisa el remitente. Nombre, correo y número de contacto vienen precargados con los datos de la empresa y los tres son obligatorios. Es como el cliente ve llegar el correo, así que se pueden cambiar.
5. Escribe el mensaje.
6. Adjunta los archivos. Solo PDF, hasta diez, y al menos uno: sin adjunto el envío no se habilita.
7. Confirma. Antes de que salga aparece el resumen —para quién, a qué correo, tipo, remitente y el mensaje— con la advertencia de que el envío descuenta saldo y no se puede deshacer. Solo al confirmar suben los adjuntos y sale la notificación; después queda la constancia de lo que se envió.

Los cuatro tipos de notificación electrónica:

El asunto no lo escribes tú: lo pone el servicio. Lo que redactas es el mensaje, y es lo que el cliente lee.

Qué ve el cliente cuando abre el aviso

El correo lleva a una página de Faacil que no exige cuenta. Ahí el cliente encuentra un aviso sobre qué es lo que está abriendo, para quién es, el asunto, el remitente, la fecha del primer envío y el mensaje completo. Debajo, los archivos adjuntos, para abrirlos uno a uno; si no llevaba ninguno, lo dice.

Al cargar la página, la apertura queda registrada: fecha, dirección IP, navegador o aplicación, plataforma, resolución de pantalla, idioma y zona horaria. La página se los muestra al propio destinatario, junto con el total de envíos y la fecha del último. Es decir: el cliente también ve cuántas veces se le insistió.

Los dos certificados

En el historial, cada notificación electrónica trae el botón CERTIFICADOS con dos documentos:

Mientras nadie abra, la segunda opción se queda a la vista pero apagada, rotulada «Certificado de apertura — todavía sin abrir»: esconderla dejaría al usuario buscándola.

Los dos se arman en el momento de pedirlos y se abren en el visor de la app, desde donde se descargan o se comparten. Son un reporte de trazabilidad: no llevan firma criptográfica ni sello de tiempo.

Reenviar: cuándo se puede y cuándo no

Solo se reenvía el correo certificado. REENVIAR vuelve a mandar la misma notificación al mismo destinatario, previa confirmación, y sube el contador de envíos —que el destinatario ve en su página.

Se bloquea por tres motivos, y el motivo se lee en el propio botón apagado:

• La notificación ya fue abierta. Cumplió: ya hay certificado de apertura.
• Se alcanzó el límite de seis envíos.
• El registro no tiene identificador, así que no hay a qué apuntar.

En WhatsApp y SMS no hay reenvío: se hace un envío nuevo, que cuesta como cualquier otro.

El historial es la prueba, por eso no se edita

HISTORIAL abre lo enviado por el canal que tengas seleccionado, del más reciente al más antiguo, con el destinatario, la fecha, el mensaje tal cual salió y su estado de entrega. El buscador filtra por destinatario, por el número o correo de destino, o por el contenido del mensaje; los chips de estado traen el conteo y solo aparecen cuando hay más de un estado que separar.

DETALLE abre todo lo que guarda el registro. En el correo certificado añade remitente, asunto, último envío, número de envíos, si fue abierta y cuándo, la IP de apertura, los adjuntos y la traza que reportó el servidor de correo.

Un envío no se corrige ni se borra. Es el mismo principio de los documentos financieros: en Faacil los hechos no se borran, porque un rastro con huecos no sirve de prueba. Si un aviso salió mal, se manda otro.

Los estados de entrega son un vocabulario único para los tres canales, pero no todos los canales llegan a todos:

Dos salvedades que conviene tener claras antes de prometerle algo a un propietario: el SMS se queda siempre en «Enviado», porque el proveedor no reporta su entrega, y el correo certificado solo alterna «Entregado» y «Leído». Los demás estados vienen de WhatsApp.

Notificarle al inquilino el incremento del canon

El aviso de incremento del canon no se manda desde aquí: sale desde el contrato, con ENVIAR AL CLIENTE, y viaja como notificación electrónica del tipo «Notificación por aviso», con el documento del incremento adjunto. Consume el mismo saldo.

Tres cosas que lo gobiernan:

• El inquilino tiene que tener correo registrado. Si no, el botón está apagado y lo dice.
• Es de una sola vez. Cuando sale, el botón queda en «ENVIADO AL CLIENTE» y no vuelve a enviar: nadie avisa dos veces del mismo incremento.
• El incremento se registra antes del envío. Si después falla la carga del PDF o el correo, permanece aplicado o programado según su fecha. La pantalla permite reintentar el envío de ese mismo documento. Revisa el resultado antes de iniciar otro incremento.

Cuando la pantalla no deja enviar

Enviar por WhatsApp o SMS

1. Abre Notificaciones con permiso de edición y comprueba que el servicio esté activo.
2. Elige el canal y el cliente; revisa el número de destino mostrado. Si falta o está equivocado, corrige primero la ficha del cliente.
3. Para WhatsApp, elige recordatorio de pago e indica el valor, o mensaje dinámico y redacta el texto. Para SMS, escribe el mensaje.
4. Comprueba longitud, contenido, saldo y precio que muestra la tarjeta. No des por vigente una tarifa copiada en otro documento.
5. Confirma el resumen de envío y vuelve al historial del mismo canal para consultar el resultado.

Un estado Enviado o Entregado describe el mensaje, no acredita un pago. Para registrar dinero usa Recibos y aplicaciones; para un soporte recibido, Comprobantes por WhatsApp.

Si el resultado del envío no llega

Si aparece un error de conexión después de confirmar, consulta el historial antes de enviar otra vez: la ausencia de respuesta en tu equipo no demuestra que el mensaje no haya salido. Un reenvío puede consumir saldo y duplicar el aviso. Si el historial falla, usa su reintento; no interpretes el error como una lista vacía.

Para recuperar certificados, abre el envío existente. Volver a descargar una constancia no necesita crear otra notificación. El enlace público de una notificación permite consultar su contenido a quien lo tenga: compártelo sólo con su destinatario y no lo publiques en grupos.

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