Comprobantes de pago por WhatsApp

El inquilino mandó el soporte por WhatsApp: ¿qué hago con eso? La bandeja es una revisión, no un registro: aprobar acusa recibo, y el pago se registra aparte.

La regla que hay detrás

Un soporte no es un pago. La foto de una consignación prueba que el inquilino hizo algo en un banco; el pago existe en tu operación cuando lo registras, con su fecha, su valor y el documento al que se aplica.

Por eso la bandeja de comprobantes es una revisión, no un registro contable. Lo que haces ahí es mirar el soporte y responderle al cliente: lo recibí y está bien, o lo recibí y no me sirve por esto.

Aprobar un comprobante no salda la factura, no crea el recibo de caja y no toca la cartera. El documento del cliente sigue exactamente como estaba, y su estado de mora también.

Comprobante aprobado = soporte recibido y aceptado. El pago sigue sin registrar hasta que emitas el recibo de caja.

Qué hace y qué no

Recoge lo que los clientes envían por WhatsApp, te deja ver la imagen ampliada, marca el comprobante como aprobado o rechazado y le avisa el resultado al cliente por el mismo canal.

No recibe soportes cargados desde la oficina, no edita ni borra un comprobante, no le asigna un cliente a uno que llegó sin documento, no registra el pago y no deshace una decisión ya tomada.

Cómo llega un comprobante

Lo manda el cliente. Escribe por WhatsApp, adjunta la imagen y se identifica con su número de documento; el comprobante entra en la bandeja de tu empresa y aparece solo, sin recargar la pantalla. El más reciente queda arriba, que es el que espera revisión.

Desde Faacil no se alimenta esa bandeja, y no hay botón de «subir comprobante»: la gracia del canal es que el soporte llega del mismo cliente que dice haber pagado.

En el encabezado hay una etiqueta con lo que falta —«N por revisar»— y la pantalla abre filtrada en «Pendiente», porque es una cola de trabajo y lo ya despachado solo estorba hasta que alguien lo busca.

Lo que dice cada fila

Cada comprobante se lista con su miniatura, el nombre de quien lo envió, la fecha y hora en que entró, su estado y dos etiquetas: el documento y el celular de WhatsApp desde el que llegó.

El nombre no viaja con el comprobante: Faacil lo resuelve contra tu directorio a partir del documento con el que la persona se identificó al enviar. De ahí salen tres situaciones que conviene reconocer:

En los tres casos el comprobante se ve y se revisa igual. Lo que no existe es corregirlo desde aquí: la app no ofrece asignarle un cliente ni cambiarle el documento con el que entró. Si es alguien que sí es cliente tuyo, lo que se arregla es su ficha —o la forma en que se identifica al escribir—, no el comprobante.

Los tres estados

Mientras nadie lo verifique está Pendiente, sin importar con qué llegó: la verificación de tu oficina es la que decide.

Para encontrar uno entre todos hay una tira de chips —Todos, Pendiente, Aprobado, Rechazado—, cada uno con su conteo, y un buscador rotulado «Nombre, documento o celular» que filtra mientras escribes. La búsqueda es literal y no ignora tildes: «Jose» no encuentra a «José». Con el documento o el celular no hay ambigüedad, y por eso son la vía corta.

Mirar el soporte antes de decidir

Aprobar y rechazar viven solo dentro del detalle, nunca en la fila. Es deliberado: despachar sin haber abierto la imagen es justamente lo que la bandeja no debe facilitar.

El botón VER abre el comprobante con los datos del envío —cliente, documento, WhatsApp, cuándo se recibió y, si ya se despachó, cuándo fue— y la imagen debajo. El documento y el celular se copian de un toque, para pegarlos en el recibo de caja o en la búsqueda de clientes.

La vista previa lleva la etiqueta AMPLIAR: al tocarla se abre el visor con zoom y arrastre, que es lo que necesitas para leer el número de la transacción o la hora de la consignación. ABRIR ORIGINAL saca el archivo de la app y lo abre en el navegador o en la aplicación externa del sistema.

Aprobar: qué pasa exactamente

APROBAR pide confirmación —«Quedará marcado como aprobado y el cliente recibirá el aviso por WhatsApp»— y, al aceptar, el comprobante queda aprobado y sale del filtro de pendientes.

Eso es todo lo que pasa. No se emitió ningún documento, no se aplicó nada contra una factura y ningún estado cambió. Si el pago no se registra después, el cliente aparecerá en mora aunque su comprobante esté aprobado, y con razón: para tu operación ese dinero todavía no entró.

Rechazar exige decir por qué

RECHAZAR abre un cuadro que pide el motivo del rechazo y no deja continuar sin él. La razón es simple: ese texto es literalmente lo que le llega al cliente por WhatsApp. Un rechazo sin motivo es una puerta cerrada en la cara.

Escríbelo como una instrucción, no como un veredicto: «la consignación es de otro mes», «el valor no corresponde al canon», «la imagen no deja leer la fecha, envíala de nuevo». El motivo queda guardado y a la vista: recortado en la fila y completo en el detalle, bajo el rótulo Motivo del rechazo.

La decisión es definitiva

En cuanto un comprobante queda aprobado o rechazado, el detalle deja de ofrecer acciones. No hay reversa y no se vuelve a dejar pendiente: al cliente ya se le habló en nombre de la inmobiliaria.

Si aprobaste uno que no debías, lo que sí está en tus manos es lo que viene después: no registrar ese pago. Y si rechazaste por error, se resuelve por el mismo canal por el que llegó —el cliente vuelve a enviarlo—, no editando el comprobante viejo.

Un detalle que conviene tener claro: el aviso al cliente es de mejor esfuerzo. Sale por el servicio de WhatsApp, que es externo, y si ese envío falla el comprobante igual queda despachado y la pantalla confirma que todo salió bien. Ante un cliente que insiste en que no le llegó nada, la bandeja te dice qué decidiste y cuándo, pero no si el mensaje salió.

Después de aprobar: registrar el pago

El paso siguiente no está en esta pantalla. Tienes dos caminos:

• El recibo de caja, desde Registros, apuntando a la factura o cuenta de cobro que el pago salda. Es la vía cuando ya sabes contra qué documento va. Cuál emitir en cada caso está en qué documento emitir.
• REGISTRAR PAGO desde el Centro de Pagos, sobre la tarjeta del contrato. Es la vía cuando concilias contrato por contrato y lo que te importa es sacar a alguien de mora.

Copia el documento del cliente desde el detalle del comprobante y llévalo a cualquiera de los dos. Y ten presente que el recibo de caja ya juega con otras reglas: una vez emitido, no se borra.

Los comprobantes de un cliente

La otra puerta de entrada es el propio cliente. En el listado de Clientes, el menú de su fila tiene Comprobantes de Pago, que abre un cuadro con su nombre y solo los suyos. Es la misma bandeja, con dos diferencias: abre sin filtro —el conteo que ves ahí no es «lo pendiente», es su historial completo— y el buscador se rotula «Documento o celular», porque el nombre ya lo sabes. Desde ahí también se aprueba y se rechaza.

Ese cuadro es el que responde a «necesito el historial de este inquilino»: el botón EXPORTAR descarga un archivo de Excel con todos sus comprobantes —uno por cliente, nombrado con su número de documento—, con estas columnas:

Dos advertencias sobre ese archivo. Exporta todo lo del cliente, no lo que el filtro tenga a la vista: si filtraste por rechazados, el Excel traerá igual los aprobados. Y la columna del archivo es un enlace al soporte del cliente, que viaja con el libro a donde lo mandes.

Un caso que sorprende: el cuadro del cliente arma su lista por el vínculo con la ficha que el comprobante trae, no por el número de documento. Un envío que llegó sin ese vínculo no aparece ahí —ni en su Excel— aunque en la bandeja general su fila sí muestre el nombre resuelto. Si buscas uno que juras haber visto, la bandeja general es donde está.

Quién puede aprobar y quién solo mirar

Ver la bandeja exige tener asignado el módulo Comprobantes de pago. Sin él no aparece en el menú y la pantalla no se abre.

El módulo se puede dejar además en solo ver: la bandeja se consulta, el detalle se abre y la imagen se amplía, pero APROBAR y RECHAZAR no aparecen. Es el reparto sensato cuando quien concilia no es quien responde. El administrador de la cuenta nunca queda limitado.

Ambas cosas se administran en Configuración → Usuarios y permisos, y solo un administrador de la cuenta puede hacerlo; cómo se reparte el acceso en general está en quién ve qué. Para llegar a los comprobantes desde la ficha de un cliente hace falta, además, el módulo de Clientes: esa puerta pasa por su listado.