Propietarios, inquilinos y fiadores
Un solo directorio con todas las personas y empresas con las que trabaja la inmobiliaria, en vez de la información repartida entre cuadernos, hojas de cálculo y chats. De aquí salen los destinatarios de cada documento, de cada certificado y de cada notificación.
El directorio
- Nombre o razón social, correo, celular con indicativo de país, tipo y número de documento, dirección, observaciones y estado activo o inactivo.
- En la tabla se ve, por cada persona, cuántos contratos tiene como titular y en cuántos figura como fiador, con etiquetas distintas. Al tocarlas se abre el detalle sin salir de la lista.
- El sistema avisa si ya existe otro cliente con el mismo número de documento.
- Búsqueda por nombre o documento, y carga continua a medida que se desplaza la lista.
- Grupos de clientes propios de la inmobiliaria. Además de clasificar, cada grupo decide si sus clientes entran o no al control de mora del centro de pagos.
Qué se consulta de cada persona
- Sus contratos: en cuál es propietario y en cuál arrendatario, con el inmueble, el canon, la comisión, la vigencia, el día de pago, su porcentaje de participación si es copropietario, hasta qué periodo está cubierto el pago y el incremento programado si lo hay.
- Su estado financiero: una tarjeta por contrato indicando si está al día, si vence hoy, cuántos días faltan o cuántos lleva en mora. El pago se registra desde la misma tarjeta, sin ir a otra pantalla. Sirve para atender una llamada con el dato exacto.
- Sus archivos: hasta 30 documentos por carga, en PDF o imagen, clasificados como factura, egreso, cuenta de cobro, recibo de caja, imagen de pago u otro, con la fecha del documento y el contrato al que pertenecen. Cada archivo se descarga o se abre desde la tabla.
- Sus comprobantes de pago: los soportes que envió, para revisarlos, aprobarlos o rechazarlos con un motivo, con el registro de quién los verificó.
Lo que se saca a Excel
- Inquilinos activos: una fila por contrato con inquilino, documento, correo, teléfono, número de contrato, vigencia, fechas, periodicidad, día de pago, propietarios, código y dirección del inmueble, canon y comisión.
- Comprobantes de pago de un cliente, con su estado, la fecha de carga, el motivo de rechazo y el enlace al archivo.
Los montos salen como número, no como texto, para que el contador pueda seguir calculando sobre el archivo.
Cómo entra un cliente al control de mora
Solo entran al centro de pagos los clientes activos cuyo grupo esté marcado como incluido. Un cliente sin grupo asignado queda fuera de esa lista; su estado financiero individual sí se puede consultar desde su ficha.
Los fiadores no son titulares: no se les emiten documentos del contrato.
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