Control administrativo

Los cuatro documentos

Qué calcula por ti

• Ítems con precio, cantidad, porcentaje de descuento y porcentaje de IVA, calculando el IVA sobre la base ya descontada.
• Intereses por días, con su porcentaje diario, definidos ítem por ítem.
• Ítems en valor negativo para devoluciones y ajustes, que restan del subtotal.
• Retenciones —Rete Fuente, Rete IVA, Rete ICA u otra retención— en egresos y recibos de caja, con la base recalculada sola (la Rete IVA, sobre el IVA facturado) y el valor restado del total.
• El resumen completo antes de emitir: subtotal, descuentos, base gravable, IVA desglosado por cada tarifa usada, interés, cada retención y el total a pagar. Es el mismo desglose que sale impreso.
• En la factura electrónica no caben descuentos, intereses por ítem ni ítems negativos: Faacil no la expide con ellos. Los intereses de mora salen en su propia factura, y las notas crédito y débito electrónicas no llevan retenciones.

Qué te impide equivocarte

• No se factura dos veces el mismo mes al mismo rol del contrato: si ya existe una factura no anulada de ese periodo, el sistema lo detiene.
• Avisa cuando el mes elegido está fuera del mes actual o del anterior y pide confirmación explícita.
• Avisa si hay un incremento de canon programado que empieza a regir dentro del periodo que se está facturando.
• Si se cae la conexión al guardar, no se duplica el documento: reintentar devuelve el que ya se creó en vez de quemar otro consecutivo.
• Si el documento se guardó pero falló el PDF o el correo, el formulario se bloquea y avisa que no debe volver a crearse.

Contratos con varios propietarios

Cuando el inmueble tiene dos o más dueños y el documento es para los propietarios —el giro o una factura o cuenta de cobro a su nombre—, el formulario arma una sección por propietario, con su porcentaje, sus ítems y su concepto, y emite un documento independiente para cada uno. El concepto de cada documento queda identificado con el contrato, el nombre del propietario y su participación, y las retenciones se calculan sobre los ítems de cada uno, no sobre el total combinado. La factura del canon al inquilino es una sola; con la facturación electrónica activa y si la política fiscal lo prevé, sale como factura de mandato con una línea por propietario. Se acabó repartir a mano y discutir por redondeos.

El documento y su rastro

• El PDF sale con el encabezado de la inmobiliaria, su logo, los datos del cliente, el desglose completo y las líneas para firmar a mano. Si el documento es electrónico, se entrega su representación gráfica.
• Un documento de control interno se puede guardar sin PDF, generarlo, o generarlo y enviarlo al correo del cliente en el mismo paso; también se genera o se reenvía después, desde el listado. Una factura o nota electrónica solo tiene GENERAR: Faacil la entrega por correo al adquirente cuando la DIAN la valida.
• En el listado, los documentos sin PDF generado quedan marcados en ámbar para que no se escapen.
• Ningún documento se borra. Un documento equivocado se anula: queda tachado en la lista, marcado como anulado, y ya no admite cambios. La anulación queda registrada en la línea de tiempo con su autor. Una factura electrónica validada por la DIAN no se tacha: se anula con EMITIR NOTA CRÉDITO, que expide la nota crédito electrónica por lo que queda, y la factura queda corregida por ella.
• No cualquiera anula. El administrador habilita ese permiso usuario por usuario; sin él, la opción aparece deshabilitada y el servidor la rechaza igual.
• Un documento emitido conserva el contrato con el que nació: elige el contrato antes de emitir, porque después no se asocia ni se cambia.

Para ver el estado de cada contrato y qué falta cerrar en el mes, mira cartera y cobros. Para los certificados que se entregan a propietarios e inquilinos, documentos y certificados.

Consulta el paso a paso en el manual →