Control administrativo
Los cuatro documentos con los que una inmobiliaria mueve la plata del mes: lo que le cobra al inquilino, lo que recibe, lo que le gira al propietario y lo que cobra de comisión. Con numeración consecutiva propia, cálculo automático y un rastro que no se puede borrar.
A quién está dirigido este módulo
Faacil no emite factura electrónica y no transmite documentos a la DIAN. Los documentos que produce son de control interno de la inmobiliaria: no llevan CUFE, ni código QR de validación, ni archivo XML, ni número de resolución de facturación.
Por eso el módulo está pensado para empresas que no están obligadas a facturar electrónicamente. Si tu operación sí lo está, Faacil convive con tu facturador electrónico sin reemplazarlo: aquí llevas el control de la administración del arrendamiento —quién debe, qué se giró, qué comisión quedó— y allá emites el documento fiscal que exige la norma.
Es una delimitación de alcance, no una promesa a futuro: si necesitas facturación electrónica, cuéntanoslo antes de contratar y te decimos si Faacil te sirve para lo demás.
Los cuatro documentos
Factura
El cobro mensual del canon al inquilino y la factura de comisión al propietario. La plataforma propone el valor del mes tomando el canon vigente en ese periodo, aplica el prorrateo del mes de inicio y la comisión pactada del inmueble, y redacta el concepto con el contrato y las fechas del periodo.
Cuenta de cobro
Para pedir un pago de manera formal cuando no se va a emitir factura, con su fecha límite. Se envía al correo del cliente igual que los demás.
Recibo de caja
El dinero que entró. Al vincularlo con la factura del mismo contrato y ciclo, la factura pasa sola a pago parcial o pagada, que es lo que mantiene la cartera al día sin llevar el control aparte.
Egreso
El giro del arriendo al propietario, ya descontada la comisión, o el pago a un proveedor. El formulario propone el canon como valor y la comisión como descuento, de modo que el total es exactamente lo que recibe el propietario. Solo permite elegir propietarios: no se le puede hacer un egreso al inquilino.
Qué calcula por ti
- Ítems con precio, cantidad, porcentaje de descuento y porcentaje de IVA, calculando el IVA sobre la base ya descontada.
- Intereses por días, con su porcentaje diario, definidos ítem por ítem.
- Ítems en valor negativo para devoluciones y ajustes, que restan del subtotal.
- Retenciones —Rete Fuente, Rete IVA, Rete CREE o un tipo propio— en egresos y recibos de caja, con la base recalculada sola y el valor restado del total.
- El resumen completo antes de emitir: subtotal, descuentos, base gravable, IVA desglosado por cada tarifa usada, interés, cada retención y el total a pagar. Es el mismo desglose que sale impreso.
Qué te impide equivocarte
- No se factura dos veces el mismo mes al mismo rol del contrato: si ya existe una factura no anulada de ese periodo, el sistema lo detiene.
- Avisa cuando el mes elegido está fuera del mes actual o del anterior y pide confirmación explícita.
- Avisa si hay un incremento de canon programado que empieza a regir dentro del periodo que se está facturando.
- Si se cae la conexión al guardar, no se duplica el documento: reintentar devuelve el que ya se creó en vez de quemar otro consecutivo.
- Si el documento se guardó pero falló el PDF o el correo, el formulario se bloquea y avisa que no debe volver a crearse.
- Muestra las observaciones registradas del cliente antes de seguir.
Contratos con varios propietarios
Cuando el inmueble tiene dos o más dueños, el formulario arma una sección por propietario, con su porcentaje, sus ítems y su concepto, y emite un documento independiente para cada uno. El concepto de cada documento queda identificado con el contrato, el nombre del propietario y su participación, y las retenciones se calculan sobre los ítems de cada uno, no sobre el total combinado. Se acabó repartir a mano y discutir por redondeos.
El documento y su rastro
- El PDF sale con el encabezado de la empresa, su logo, el sello y la firma de quien emite, los datos del cliente y el desglose completo.
- Se puede guardar sin documento, generarlo, o generarlo y enviarlo al correo del cliente en el mismo paso. También se genera o se reenvía después, desde el listado.
- En el listado, los documentos sin PDF generado quedan marcados en ámbar para que no se escapen.
- Nada se borra. Un documento equivocado se anula: queda tachado en la lista, marcado como anulado, y ya no admite cambios. La anulación queda registrada en la línea de tiempo con su autor.
- No cualquiera anula. El administrador habilita ese permiso usuario por usuario; sin él, la opción aparece deshabilitada y el servidor la rechaza igual.
- Un documento que se creó sin contrato se puede asociar después, para que entre en los reportes y certificados filtrados por inmueble.
Límites del módulo
Un documento emitido no se edita ni se borra: solo se anula y se vuelve a crear. Tampoco se puede emitir con fecha pasada; la fecha de generación la asigna el sistema. Cargar meses anteriores que nunca se facturaron no es autoservicio: se solicita al equipo de Faacil.
Las retenciones solo están disponibles en egresos y recibos de caja, no en facturas ni en cuentas de cobro.
La numeración sale del consecutivo interno de la empresa. Los consecutivos se consultan en Configuración pero se ajustan por solicitud al soporte.
Para ver el estado de cada contrato y qué falta cerrar en el mes, mira cartera y cobros. Para los certificados que se entregan a propietarios e inquilinos, documentos y certificados.
¿Quieres verlo funcionando en tu inmobiliaria?
Los dos planes incluyen todos los módulos y el soporte. Escríbenos y te mostramos cómo se adapta a tu operación.