Documentos y certificados
Los papeles que una inmobiliaria termina redactando a mano en Word cada vez que alguien los pide. Aquí salen con los datos que ya están en el sistema, con la papelería de la inmobiliaria, los montos escritos en cifras y en letras y las líneas para firmar a mano.
Los cuatro certificados
Certificado de Ingresos y Retenciones
Para el propietario y su contador
El documento para revisar con el contador: por año gravable, cuánto se le acreditó de canon, cuánto se le descontó de comisión de administración y qué retenciones se le practicaron. Trae el detalle mensual para conciliar y usa la participación histórica acreditada; advierte cuando es desconocida o varió durante el periodo. Sale un certificado por contrato con movimiento, cada uno en su página.
Certificado de Pagos y Retenciones
Para el arrendatario, frecuentemente una empresa
La contraparte del anterior: lo que le fue cobrado, lo que efectivamente pagó y las retenciones que practicó al pagar, con los conceptos distintos del canon (administración, aseo, mejoras) separados en su propia tabla.
Certificado de Paz y Salvo
Para el arrendatario, al entregar el inmueble
Certifica que está al día a una fecha de corte. Si hay saldo pendiente no lo expide y muestra los documentos con deuda. Cuando no hay facturas ni cuentas de cobro, advierte que la ausencia de cobros no prueba cumplimiento; puede expedirse tras la revisión del responsable. Toda expedición exige motivo y declaración expresa y conserva su historial.
Certificado de Arrendamiento
Para bancos, subsidios de vivienda y trámites de visa
Acredita el contrato e identifica al solicitante en su calidad, sin nombrar a la contraparte. Incluye inmueble, canon, periodicidad, día de pago y vigencia correspondientes a la fecha de corte. También puede expedirse sobre un contrato finalizado, con su contexto histórico verificable.
Todos llevan numeración de páginas y cierran con dos líneas para firmar a mano: «Elaboró» y «Recibí conforme». Ningún PDF imprime una imagen de firma ni un sello.
Reporte de documentos
El extracto de movimientos de un cliente en un periodo: lo que se le facturó, lo que se le pagó, sus cuentas de cobro o sus recibos de caja. Es lo que se le entrega al propietario que pregunta qué le giraron este año, o al contador que necesita cuadrar la relación.
- Se acota a uno o varios inmuebles del cliente y a un rango de fechas.
- Se ven los resultados en pantalla antes de generar nada, con la cantidad de documentos, el subtotal, las retenciones y el total.
- El PDF trae la tabla de movimientos, los totales con el valor en letras, resumen por año y por mes cuando el periodo lo abarca, y la tabla de retenciones practicadas por tipo con su base, anotada como cifra que se traslada a la declaración.
- El Excel trae once columnas con los montos como número, listos para seguir calculando.
Herramienta de PDF
Para los extractos y soportes que llegan protegidos con contraseña, la plataforma incluye desbloquear PDF —devuelve una copia abierta— y convertir a texto por reconocimiento óptico.
Cómo se entregan
Los documentos se generan con el contexto del periodo o corte consultado y se entregan en pantalla para descargarlos o compartirlos. No hay un archivo general de estos PDFs ni un historial de todas sus generaciones. El paz y salvo tiene una excepción específica: conserva la declaración, su autor y una copia inmutable de las cifras confirmadas, consultables en su historial. Volver a pedir un documento histórico no sustituye sus condiciones por los datos actuales.
Cada certificado aplica a un rol: el de ingresos solo a contratos donde el cliente es propietario, y los de pagos y paz y salvo solo donde es arrendatario. Los contratos sin movimiento en el año se descartan antes de armar el documento.
Al filtrar por inmuebles, los documentos que se crearon sin contrato asociado quedan fuera del reporte.
Consulta el paso a paso en el manual
¿Quieres verlo funcionando en tu inmobiliaria?
Los dos planes incluyen todos los módulos y el soporte. Escríbenos y te mostramos cómo se adapta a tu operación.