Documentos y certificados
Los papeles que una inmobiliaria termina redactando a mano en Word cada vez que alguien los pide. Aquí salen con los datos que ya están en el sistema, con la papelería de la empresa, la firma del usuario, el sello y los montos escritos en cifras y en letras.
Los cuatro certificados
Certificado de Ingresos y Retenciones
Para el propietario y su contador
El documento de la declaración de renta: por año gravable, cuánto se le acreditó de canon, cuánto se le descontó de comisión de administración y qué retenciones se le practicaron. Trae el detalle mensual para conciliar mes a mes y, si el inmueble tiene varios dueños, explica el porcentaje de participación de cada uno. Sale un certificado por contrato, cada uno en su página.
Certificado de Pagos y Retenciones
Para el arrendatario, frecuentemente una empresa
La contraparte del anterior: lo que le fue cobrado, lo que efectivamente pagó y las retenciones que practicó al pagar, con los conceptos distintos del canon (administración, aseo, mejoras) separados en su propia tabla.
Certificado de Paz y Salvo
Para el arrendatario, al entregar el inmueble
Certifica que está al día a una fecha de corte. Lo valioso es lo que impide: si hay saldo pendiente no lo expide, y en su lugar muestra el detalle de la deuda con cada documento y su estado. Tampoco lo expide si el contrato no tiene facturas ni cuentas de cobro registradas, porque un saldo en cero sin nada contra qué compararlo no prueba nada.
Certificado de Arrendamiento
Para bancos, subsidios de vivienda y trámites de visa
Acredita que el contrato existe: las partes, el inmueble, el canon vigente en cifras y en letras, la periodicidad, el día de pago y la vigencia. Deja constancia de a solicitud de quién se expide. También se puede expedir sobre un contrato ya finalizado, y el documento lo indica.
Todos llevan la nota legal de validez sin firma autógrafa (Ley 527 de 1999 y Decretos 2364 de 2012 y 806 de 2020), código QR y numeración de páginas.
Reporte de documentos
El extracto de movimientos de un cliente en un periodo: lo que se le facturó, lo que se le pagó, sus cuentas de cobro o sus recibos de caja. Es lo que se le entrega al propietario que pregunta qué le giraron este año, o al contador que necesita cuadrar la relación.
- Se acota a uno o varios inmuebles del cliente y a un rango de fechas.
- Se ven los resultados en pantalla antes de generar nada, con la cantidad de documentos, el subtotal, las retenciones y el total.
- El PDF trae la tabla de movimientos, los totales con el valor en letras, resumen por año y por mes cuando el periodo lo abarca, y la tabla de retenciones practicadas por tipo con su base, anotada como cifra que se traslada a la declaración.
- El Excel trae once columnas con los montos como número, listos para seguir calculando.
Herramienta de PDF
Para los extractos y soportes que llegan protegidos con contraseña, la plataforma incluye desbloquear PDF —devuelve una copia abierta— y convertir a texto por reconocimiento óptico.
Cómo se entregan
Los documentos se generan con la información del momento y se entregan en pantalla para descargarlos o compartirlos: no quedan archivados en la plataforma ni hay historial de generación. Si el cliente lo vuelve a pedir, se genera de nuevo con los datos actualizados.
Cada certificado aplica a un rol: el de ingresos solo a contratos donde el cliente es propietario, y los de pagos y paz y salvo solo donde es arrendatario. Los contratos sin movimiento en el año se descartan antes de armar el documento.
Al filtrar por inmuebles, los documentos que se crearon sin contrato asociado quedan fuera del reporte.
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