Contratos de arrendamiento

Qué registras

• El inmueble, buscándolo por código o por dirección, y el inquilino, buscándolo entre los clientes ya registrados.
• Uno o varios propietarios con su porcentaje de participación. La suma debe dar exactamente 100 %, y el formulario no deja guardar si no cuadra o si se repite un propietario.
• Fiadores (opcionales). Quedan separados de los titulares: no se les factura ni reciben documentos del contrato.
• Vigencia con fecha de inicio y de fin, y el día del mes en que vence el pago (1 a 31).
• Prorrateo del primer cobro, cuando el contrato empieza un día distinto al día de pago.

El canon y el porcentaje de comisión no viven en el contrato sino en la ficha del inmueble, para que un solo dato mande sobre facturas, egresos y certificados.

Cómo se controla la cartera de contratos

• Cada contrato muestra su estado calculado: activo, sin vigencia (sigue activo pero la fecha de fin ya pasó), finalizado o sin fechas, con la fila en color.
• La vigencia se resalta cuando faltan 30 días o menos, para preparar renovaciones e incrementos a tiempo.
• Se filtra por estado y por el mes en que termina la vigencia, así se arma el trabajo del mes.
• Un inmueble solo puede tener un contrato activo: el sistema rechaza el segundo y pide finalizar el anterior.
• Los contratos no se borran. Finalizar es una baja lógica y el registro queda para consulta e histórico.

El incremento anual del canon, resuelto de punta a punta

Es el trámite que más se atrasa y el que más errores produce: notificar un valor y guardar otro, o subir el canon antes de tiempo. El módulo lo cierra completo.

• Distingue vivienda de arrendamiento comercial: en vivienda el incremento es el IPC del año anterior; en comercial se le suman los puntos porcentuales pactados y se ve el desglose. La aplicación propone comercial cuando el inmueble es local, oficina, bodega, lote o casa comercial.
• Genera la carta de notificación al arrendatario en PDF, con la papelería de la empresa, citando el artículo 20 de la Ley 820 de 2003 y el IPC, con el canon actual, el incremento y el nuevo canon en cifras y en letras, y la fecha desde la que debe pagarlo.
• Permite imprimir en el documento los medios de pago habilitados de la empresa, identificados por banco, tipo, número y titular.
• Se puede enviar por correo al inquilino con el PDF adjunto. El incremento solo queda registrado si el envío salió bien.
• Si la vigencia es futura, el incremento queda programado: hasta ese día se sigue facturando con el canon actual, y el sistema avisa al crear una factura cuyo periodo cae dentro de la nueva vigencia.
• El incremento prorroga el contrato un año sobre su fecha de fin vigente.

Los incrementos programados no se pierden de vista: al entrar a Contratos aparece cuántos hay pendientes y cuál es el más próximo, con la cuenta regresiva; los contratos afectados quedan marcados; y mientras exista una programación, el canon del inmueble y la fecha de fin del contrato quedan bloqueados para edición manual, para no contradecir lo ya notificado.

Saldo en tránsito por contrato

Desde el menú de cada contrato se consulta, mes a mes, si la inmobiliaria tiene plata del inquilino que todavía no le ha girado al propietario o si por el contrario le adelantó dinero. El escenario se muestra como saldo a favor, déficit, ciclo cerrado o sin inicio, con el valor de la comisión del ciclo. Es la única consulta que también funciona sobre contratos ya finalizados.

Cómo manda el contrato sobre la facturación

En Configuración, el administrador decide cuánto manda el contrato: si el concepto y el periodo de los documentos se arman solos desde el contrato —y quedan bloqueados para edición manual— y si se exige contrato para emitir cuentas de cobro, recibos de caja y egresos, cada uno con su propio interruptor. Es la palanca para que todo el equipo trabaje igual.