Inmuebles e inventarios

La ficha del inmueble

• Valor de arriendo y de venta, valor de administración (con la opción de marcarla como incluida en el canon) y porcentaje de comisión, que muestra de inmediato cuánto representa en pesos sobre el canon.
• Ubicación completa —país, departamento, ciudad, barrio y dirección—, todos obligatorios.
• 12 tipos de inmueble (apartamento, apartaestudio, casa, casa comercial, oficina, local, lote, bodega, finca, proyecto en construcción, casa campestre y casa finca) y cuatro tipos de oferta (arriendo, venta, arriendo/venta y remate).
• 14 datos numéricos —estrato, áreas, habitaciones, baños, closets, nivel, antigüedad, balcones, patios, ascensores, horas de vigilancia, entre otros— y 26 características marcables, del citófono a la piscina.
• Códigos de publicación externos de Finca Raíz y Espacio Urbano, junto al código interno.
• Hasta 30 fotos por inmueble, ordenables, a las que el sistema aplica automáticamente el logo de la empresa como marca de agua. Se descargan todas juntas en un archivo comprimido.

Cada cambio queda en la auditoría del inmueble: qué campo se modificó, quién lo hizo, cuándo y cuál era el valor anterior, con los nombres de campo traducidos y los montos formateados. Es lo que resuelve la discusión de por qué cambió el canon o la comisión.

El inventario, hecho en el inmueble

El mismo flujo sirve para la entrega y para la restitución. Se diligencia en tres pasos: contrato, espacios y firmas.

• Se registran los datos del arrendatario y, si el inmueble lo recibe otra persona, los de quien recibe y su relación con el arrendatario.
• Se agregan espacios —habitación, baño, cocina u otro— y cada uno nace con su lista de elementos ya cargada: paredes, piso, techo, ventanas, puertas, sanitario, lavamanos, ducha, grifería, mesón, estufa, horno, campana, lavaplatos, muebles, iluminación, tomacorrientes, interruptores, clóset y espejo, según el tipo de espacio.
• Cada elemento se califica como nuevo, buen estado, regular, mal estado o no aplica.
• La evidencia fotográfica se captura con la cámara, en el momento, y queda asociada al espacio.
• El inventario se cierra con las firmas de las partes y produce el PDF del acta.

Sin señal también se trabaja

Los inventarios se levantan en sótanos, garajes y unidades sin cobertura. El módulo está construido para eso:

• El asesor carga el listado de inmuebles en la oficina y luego puede abrir cualquiera de ellos e inventariar sin conexión, con un aviso en pantalla de que está viendo los datos de la última sincronización.
• El inventario en curso, las fotos y su vínculo con el inmueble se guardan en el dispositivo y se envían solos al recuperar la señal, en un orden fijo para que nada llegue huérfano.
• La pantalla avisa cuánto queda pendiente por sincronizar y permite forzar el envío.
• Nunca se abre un inventario nuevo encima de uno que no se pudo leer: si no hay forma de confirmarlo con el servidor, la pantalla se bloquea en vez de arriesgar el trabajo hecho.

Lo que hace la oficina

• Un tablero muestra, inmueble por inmueble, si no tiene inventario, está en progreso, quedó firmado pendiente de finalizar o ya está inventariado. Así se detectan los que el asesor dejó a medias.
• La oficina puede finalizar un inventario que quedó abierto y ver el PDF con el avance actual, reconstruido con las fotos y firmas ya capturadas.
• El inventario finalizado se envía por correo al inquilino y al propietario. La copia del propietario se regenera ocultando los datos personales del arrendatario.
• Sobre un inventario ya firmado se registran actas de ajuste, con permiso específico.
• Se consulta el historial de inventarios del inmueble, se archiva el finalizado y se cancela el que está en progreso, con doble confirmación.