Equipo, permisos y trazabilidad

Acceso por persona

• Cada usuario ve solo los módulos que le asignaste: el menú lateral y la pantalla de inicio se arman con esa lista. Si escribe a mano la dirección de un módulo que no tiene, el sistema lo devuelve al inicio.
• Aparte de los módulos hay permisos puntuales sobre acciones sensibles: anular documentos; ajustar, cancelar o entregar inventarios; administrar y cerrar la contabilidad; aprobar la dinámica contable —quien creó, editó o envió una versión no la aprueba, salvo el administrador de la cuenta—; consultar, editar, aprobar o probar la integración con la DIAN y administrar su certificado y su PIN; aprobar correcciones fiscales y registrar eventos sobre facturas de proveedores. Sin el permiso, anular se ve deshabilitado y el servidor lo rechaza; el registro de ajuste no aparece en el menú.
• La plantilla «Contador/a» deja el acceso de quien lleva los libros: Contabilidad y Documentos en «Ver y editar», Indicadores en «Solo ver», el permiso de cierre contable y el alcance a todos los inmuebles. Si el usuario ya tenía acceso, reemplaza sus módulos y permisos —solo conserva los de la DIAN— y antes de aplicarla dice cuáles pierde. El permiso de aprobar la dinámica contable se concede aparte. Quien tiene Contabilidad lee los libros de todos los inmuebles, aunque su alcance en los demás módulos sea limitado.
• El administrador de la cuenta siempre conserva el permiso de anular; en su ficha aparece activo y no se puede desmarcar.
• Al cambiar los permisos de alguien, los cambios aplican al recargar: no tiene que volver a iniciar sesión.
• Los usuarios tienen estado visible: activo, inactivo o bloqueado por el administrador.

Cuando alguien sale del equipo

El administrador puede cerrar la sesión de otro usuario de forma remota, en todos sus dispositivos, desde la tabla de usuarios. Es un cierre de sesión, no un bloqueo de cuenta: sirve para el celular perdido o el equipo compartido, y el propio diálogo lo advierte. Si lo que se necesita es impedir el acceso, la cuenta se marca como inactiva o bloqueada.

Al cerrar sesión desde el dispositivo se borra la información descargada, incluido el almacenamiento del navegador, para que la siguiente persona que entre no vea los datos de la anterior. Se conservan las preferencias del equipo —tema, columnas de las tablas y guías vistas— y, en el celular, las fotos en cola y el vínculo del inmueble con su inventario. Antes de cerrar sesión o entregar el equipo, sincroniza lo pendiente.

Línea de tiempo: quién hizo qué

Una lista cronológica, agrupada por día, que reúne cuatro orígenes que se activan por separado:

• Empresa: los cambios del logo, el encabezado, el correo, el teléfono y la dirección de la inmobiliaria; las anulaciones y los reenvíos de documentos, los cierres de caja y los cierres remotos de sesión.
• Inmuebles: los cambios sobre la ficha del inmueble y el ciclo del incremento del canon (programación, aplicación y cancelación), con el código y la dirección del inmueble.
• Registros: los documentos generados, con su consecutivo, el cliente y el total.
• Clientes: la creación, las ediciones, los datos bancarios y los archivos de cada cliente, con los campos anteriores y nuevos de cada operación.

Cada evento muestra el autor, la hora en horario de Colombia —en Registros, solo el día— y el cambio concreto: el valor anterior tachado y el nuevo destacado, con los nombres de campo en español. Se busca por autor, campo, valor, inmueble o tipo de evento, y se filtra por uno o varios usuarios.

A esto se suma la auditoría del propio inmueble, consultable desde su ficha, y el principio que la sostiene: los documentos financieros nunca se borran, se anulan y quedan visibles.

Configuración de la inmobiliaria

• Datos de la empresa, y el logo y el encabezado que salen impresos en todos los documentos. Los documentos cierran con líneas para firmar a mano, con el nombre de quien elabora.
• Los medios de pago de la inmobiliaria, que se eligen para el desprendible de facturas y cuentas de cobro y se pueden imprimir en la carta de incremento del canon.
• La parametrización de contratos, los días de gracia y los intereses de mora.
• Los canales de notificación internos: a quién del equipo avisar y por qué canal en cada escenario, unos al ocurrir el evento y otros como correo diario a la hora que se defina.
• Tema claro, oscuro o el del sistema, que se elige en cada dispositivo.