Registrar un arrendamiento

Titulares, propietarios, fiadores, vigencia, día de pago, primer ciclo y campos protegidos por documentos.

La regla que hay detrás

Un inmueble en Faacil es una ficha. Un cliente, otra. Lo que las convierte en un arrendamiento es el contrato: es él quien dice quién ocupa, quién cobra, en qué proporción, desde cuándo y hasta cuándo.

De ahí sale casi todo lo que viene después. El valor que Faacil te propone al facturar el mes, el reparto entre los dueños, la fecha en que el pago se vuelve tardío, el giro al propietario y lo que dice un certificado de arrendamiento salen de lo que aquí declares.

Y una regla ordena todo lo demás: un inmueble admite un solo contrato vigente. Si intentas registrar uno sobre un inmueble que ya tiene otro corriendo, el servidor lo rechaza y Faacil te lo dice sin rodeos: hay que terminar el actual antes de abrir el nuevo.

Qué declara el contrato y qué no

El contrato no guarda un canon ni una comisión propios: los dos viven en el inmueble. El formulario muestra el canon del inmueble en Valor del canon y te deja cambiarlo. Lo que escribas se guarda en el inmueble, así que la ficha y el contrato siempre muestran el mismo valor. Mientras el contrato no esté terminado, ese es el único lugar donde se cambia el canon: la ficha del inmueble lo muestra bloqueado y remite a este contrato. El aumento anual no se hace así: es un incremento, que se notifica y rige desde su fecha. Lo mismo con los cobros que acompañan al canon —administración, parqueadero, seguro—: se declaran aparte, después de registrarlo.

Lo que sí declara el contrato son seis bloques, todos en una sola pantalla:

Antes de abrir el formulario

Dos cosas tienen que existir ya.

El inmueble, con su canon y su comisión registrados. Ver cómo se registra un inmueble. Sin canon, Faacil no puede enseñarte lo que se cobra el primer mes.

Los clientes. El buscador del formulario toma los clientes del directorio, sin un filtro de activo o inactivo. Si no aparece quien buscas, revisa el número de documento y los filtros; si aún no tiene ficha, regístralo en Clientes. Ver fichas de clientes.

Si tu usuario tiene recortado el alcance de inmuebles, el buscador solo te ofrece los que alcanzas: los demás no aparecen. Ver quién ve qué.

Las partes: uno arrienda, varios pueden cobrar

El arrendatario es uno solo. Es el titular del arrendamiento: el que recibe los documentos y el que entra a la Zona Clientes.

Los propietarios pueden ser varios, y cada uno entra con su porcentaje de participación.

Los fiadores son opcionales. Respaldan el contrato, pero no son titulares: no acceden a la Zona Clientes ni reciben facturación. Se agregan uno por fila, sin porcentaje y sin rol; puedes dejar la sección vacía.

Varios dueños: el 100 % tiene que cerrar

Cada fila de propietario lleva su campo %, y en la misma fila del botón de agregar hay un indicador vivo con la suma. Se pone en verde solo cuando llega a cien. Si no cierra, Faacil no guarda y te dice cuánto suma.

Ese porcentaje no es decorativo: es el que reparte el dinero después. Cuando el documento se divide entre varios dueños, el reparto se hace al peso y el arrastre del redondeo va a la participación mayor, para que las partes sumen exacto contra el total. Ver pagos al propietario.

Un propietario no puede repetirse en dos filas. Y ojo con la lectura del listado: la columna Propietario de la tabla de contratos muestra solo el primero. Para ver el reparto completo hay que abrir el contrato.

Titular, co-arrendatario y fiador no son lo mismo

Son tres figuras que se confunden a diario y que en Faacil viven en tres sitios distintos:

Los co-arrendatarios no se declaran al registrar: se agregan después, desde el menú del contrato. Guardar el contrato no los borra —Faacil los relee y los devuelve tal cual, y si no logra leerlos aborta el guardado en vez de dejarlos perdidos.

En un contrato guardado, el arrendatario no se sustituye mediante edición ordinaria. Un cambio de titular usa la cesión con fecha, motivo y bitácora. Los propietarios se corrigen mediante la rectificación separada cuando hay un error documentado. Ver novedades en contratos.

Vigencia, ciclo y día de pago

Fecha Inicio y Fecha Fin son obligatorias: sin ellas el contrato no se guarda.

La creación habitual es mensual. La periodicidad del contrato describe cada cuánto se cobra; el registro financiero sigue liquidando un ciclo mensual y advierte si el contrato tiene otra periodicidad.

Y de ahí sale la regla que más se malinterpreta:

El ciclo abre en el día de pago del mes de facturación y termina la víspera del siguiente. Con día 1 coincide con el mes calendario.

Con día 15, el ciclo va del 15 al 14 del mes siguiente. Si un mes no tiene el día pactado, se usa su último día para encadenar los ciclos. El día de pago también interviene en el vencimiento y la mora, y queda sellado cuando existen documentos vigentes. Ver estado de mora.

Cuando la fecha de fin ya pasó y nadie terminó el contrato, este queda Sin vigencia. No es un estado guardado sino una lectura del calendario, y es el único estado que pide actuar: la fila se tiñe en la tabla. Un contrato con información incompleta, por ejemplo sin fecha de inicio, también se tiñe, en rojo, y ese aviso prevalece (cómo completarlo). Que un contrato continúe al vencer, en lugar de quedar sin vigencia, depende de un interruptor de la empresa que nace apagado.

El primer mes casi nunca es un mes entero

Un arrendatario que entra el 20 no debe el mes completo. Para eso está el interruptor «Prorratear el primer período», que nace apagado.

Encendido, el formulario enseña Primer período, Primer cobro y Desde el segundo. Ejemplo sintético con día de pago 1 e inicio el 20 de enero: del 20 al 31, 12 de los 31 días del ciclo. Con otro día de pago, cambia el rango y su cantidad de días.

La cuenta es esta:

Primer cobro = canon ÷ días del ciclo × días ocupados

Si lo dejas apagado y el contrato arranca a mitad de mes, un aviso te advierte que el primer cobro saldrá por el mes completo, y te dice por cuánto.

Dos límites que conviene tener claros. El prorrateo recorta el arranque, no cualquier mes: un mes que ya empieza ocupado se factura completo aunque el interruptor esté encendido. El otro recorte no lo decide este interruptor sino la terminación del contrato, que cierra el último mes en la fecha de terminación. Y la vista previa solo aparece si el inmueble tiene canon registrado.

El cliente también puede verificarlo: el concepto del documento cierra con el conteo, «(12 de 31 días)».

El interés de mora de este contrato

Por defecto, el contrato hereda la tasa de mora general de la empresa. El interruptor «Interés de mora propio de este contrato» existe para el caso en que el contrato pactó otra.

Encendido, la tasa es obligatoria —sin ella el guardado se detiene—, y se acompaña de los días de gracia y de cómo se liquida:

El tope de usura solo acota la liquidación mensual; en Diario y Fijo no aplica. Ese tope y la tasa general de la empresa se administran en Configuración → Intereses de mora, y solo los toca el administrador de la cuenta. Desde el contrato, la opción «Interés de mora» del menú solo informa: te dice qué tasa rige de verdad, de dónde sale y si el tope la está mordiendo. Ver intereses de mora.

Lo que Faacil revisa al guardar

• Inmueble, arrendatario, fecha de inicio y fecha de fin.
• Día de pago entre 1 y 31.
• Cada fila de propietario con su cliente asignado, y ningún propietario repetido.
• Porcentajes que sumen exactamente 100 %.
• Cada fila de fiador con su cliente, sin repetirse y sin ser a la vez el arrendatario o un propietario del mismo contrato.
• Si la mora propia está encendida, su tasa.
• Si cambiaste el Valor del canon, que sea mayor que cero. Antes de guardar, Faacil confirma que el valor nuevo queda en el inmueble.

Y una última, que revisa el servidor: que el inmueble no tenga ya un contrato vigente.

Después de registrarlo

Editar reabre el formulario con los campos permitidos. El menú ofrece cobros recurrentes, coarrendatarios, servicios públicos, incremento, cesión de arrendatario, corrección de propietarios y terminación según estado y permisos. No hay una cesión de propietario operativa. Ver novedades en contratos y incremento del canon.

Motivo del cambio. Al editar, el formulario muestra MOTIVO DEL CAMBIO (OPCIONAL); al registrar un contrato, el campo aparece si pulsas AGREGAR MOTIVO DEL CAMBIO. Lo que escribas queda en el historial del contrato junto a ese guardado. Es opcional, pero es lo que explica el cambio a quien lo revise después.

Corregir antes del primer documento. Mientras el contrato no tenga documentos vigentes ni una omisión de período autorizada, corregir un dato es corregir la captura: el valor nuevo se toma como el verdadero desde el inicio. Pasa con la fecha de inicio, el día de pago, el prorrateo, la dirección o el canon. El historial lo marca como Corrección de captura y conserva el valor anterior, pero la guía de períodos, los pendientes y la emisión leen el dato corregido como si hubiera estado desde el principio. Ejemplo sintético: registraste el inicio el 9 de marzo y era el 4 de marzo. Si lo corriges antes de emitir, el primer período empieza el 4.

Con documentos. El primer documento vigente, o la primera omisión autorizada, sella el día de pago, la fecha de inicio registrada, el prorrateo, la periodicidad, la dirección y la mora pactada. El formulario los deshabilita y lo explica con el aviso «Las reglas de facturación ya están selladas», que dice cuántos documentos tiene el contrato y de qué ciclo es el último: moverlos recalcularía la mora, el Centro de Pagos y los reportes de meses ya cobrados. Lo que sigue siendo editable, como la fecha de fin o el canon, se guarda como un Cambio con fecha efectiva, que rige desde su fecha sin reescribir lo anterior. Completar una fecha que faltaba sigue siendo una corrección de captura. Un documento anulado no sella nada.

El Valor del canon se puede cambiar al editar, y se guarda en el inmueble. Sin documentos es una corrección de captura y rige desde el inicio. Con documentos rige desde hoy, o desde el inicio si el contrato todavía no empieza. Los documentos ya emitidos conservan su valor. El campo aparece bloqueado, con el motivo debajo, cuando el inmueble tiene un incremento programado, cuando el contrato está terminado, cuando venció y no lo prorrogas en la misma edición, o cuando otro contrato del inmueble está vigente: en ese caso el canon nuevo se le cobraría a ese otro arrendatario.

La Fecha Fin tiene sus propios límites:

• No se mueve mientras el inmueble tenga un incremento con prórroga programada: la prórroga ya la fijó, y el campo se libera cancelando ese incremento.
• No puede quedar antes del último día ya facturado ni de una cesión o corrección de propietarios registrada. El calendario no deja elegir antes de ese día.
• No puede cruzarse con otro contrato del inmueble.

Prorrogar un contrato que estaba sin vigencia lo vuelve a dejar vigente, y el cambio queda en la bitácora con quién lo hizo. La fecha de inicio tampoco puede quedar después de la vigencia de un incremento programado.

Inmueble, arrendatario y reparto de propietarios quedan fuera de la edición ordinaria. Una fecha de inicio que falta sí se puede completar aunque haya documentos, siempre que no deje fuera meses ya documentados; en un contrato terminado se completa desde Contratos con información incompleta.

Y el contrato no se borra. Se termina con la fecha hasta la que responde el arrendatario, la entrega física, un motivo y su bitácora: deja de facturarse, el inmueble queda libre para el siguiente y todo el histórico se conserva. Ver terminación con motivo y nada se borra.

Registrar y consultar paso a paso

1. En Contratos, usa NUEVO CONTRATO con permiso de edición.
2. Selecciona inmueble, titular, propietarios y porcentajes; verifica que no exista ocupación incompatible.
3. Completa fechas, día de pago, prorrateo y mora según lo pactado. Revisa la vista previa del primer ciclo.
4. Agrega los fiadores sin duplicar titulares y guarda.
5. Busca el contrato en la tabla. Revisa estado, vigencia y filtros disponibles antes de abrir historial, proyección o novedades.
6. Si falla el guardado, conserva el borrador y corrige el diagnóstico. No termines otro contrato sólo para liberar una ficha equivocada.

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