Qué certifica cada documento
Interpretar ingresos, pagos, retenciones, arrendamiento y paz y salvo con su alcance histórico.
Explorar el manual
La regla que hay detrás
Un certificado no se redacta: se liquida.
Faacil no te abre un campo en blanco para escribir lo que el cliente necesita que diga. Toma los documentos que ya están registrados —facturas, egresos, cuentas de cobro, recibos de caja y notas de ajuste—, los consolida en la forma en que un contador los pide y los imprime con el membrete de la empresa.
Si faltan cifras, revisa los movimientos, sus vínculos, fechas y advertencias antes de concluir que el certificado está equivocado. Puede faltar un hecho que deba registrarse o puede haber historia que no se puede verificar. No emitas movimientos sólo para completar un certificado ni sustituyas datos antiguos por la ficha actual.
Dos reglas atraviesan los cinco documentos:
- Lo anulado no entra. Un documento anulado deja de sumar de inmediato, en el extracto y en los certificados; el rastro queda, porque los registros no se borran.
- Las partes no se conocen. El documento del propietario no nombra al arrendatario, y los del arrendatario no nombran al propietario. El arrendamiento se identifica por el código del inmueble, que es como el cliente conoce el contrato: qué nombra cada documento.
Qué hace y qué no
Faacil genera el documento y lo abre para entregar. No mantiene un archivo general de los PDFs de este catálogo.
Los reportes y certificados usan los registros y su contexto histórico verificable. El paz y salvo conserva una declaración e historial específicos con cifras confirmadas; esa excepción no convierte el catálogo en un archivo general de PDFs. Desde aquí no hay envío automático por correo o WhatsApp: descarga o comparte la copia revisada.
Tampoco hay certificado libre: el catálogo es cerrado.
Cuál de los cinco
El módulo Documentos agrupa las piezas en dos familias: Reportes e informes y Certificados.
| Documento | Se expide a | Se acota por | Alcance |
|---|---|---|---|
| Reporte de Documentos | cualquier cliente | rango de fechas | consolidado del cliente |
| Certificado de Ingresos y Retenciones | propietario | año gravable | uno por contrato con movimiento |
| Certificado de Pagos y Retenciones | arrendatario | año gravable | uno por contrato con movimiento |
| Certificado de Paz y Salvo | arrendatario | fecha de corte | un inmueble |
| Certificado de Arrendamiento | quien lo pide | contrato | un inmueble |
Cada tarjeta del catálogo anuncia esos tres requisitos antes de que entres —«Propietario · inmuebles · año gravable»—, así que no hay que llenar un formulario para descubrir que el cliente no aplica.
El rol importa y se revisa: los certificados de retenciones solo salen sobre los contratos en los que el cliente tiene el papel exigido. Si el cliente tiene contratos pero ninguno en ese papel, Faacil lo dice antes de consultar nada. El Certificado de Arrendamiento no exige rol: lo pide el propietario o el arrendatario, y el documento imprime la calidad en la que figura.
El año gravable se elige entre el actual y 2024, en las opciones del formulario. Para atribuir el año y el mes se usa el corte o mes de facturación conservado en el registro; sólo cuando falta ese dato se toma la emisión. No se agrupa por la fecha real en que se pagó.
Lo que el propietario le lleva a su contador
El Certificado de Ingresos y Retenciones es el más pedido del catálogo, y el que más se malinterpreta.
Para explicar el bruto acreditado y el neto girado toma el egreso al propietario; distingue de él las comisiones y el movimiento informativo del arrendatario. No convierte lo recaudado del inquilino en un giro al dueño. Cuando hay giros verificables, la relación de sus componentes es:
Neto girado = bruto acreditado − comisión de administración − retenciones practicadas
El documento presenta bloques separados de Ingresos Acreditados al Propietario, Comisión de Administración, Retenciones Practicadas al Propietario y, aparte y marcado como informativo, Movimiento del Arrendatario. Los giros no dependen de que el recibo del arrendatario esté registrado; cada bloque conserva su alcance y las advertencias de información disponible. Cuando corresponde la liquidación de giros, cierra con valor bruto y neto en cifra y letras.
Tres comportamientos que conviene conocer antes de que llame el contador:
- Un certificado por contrato, cada uno en su propia página. Los contratos sin movimiento en el año se descartan; si no queda ninguno, no se genera documento y la pantalla avisa que no hubo movimiento.
- Si en el periodo no hubo giros, el documento lo advierte y no presenta una liquidación de giros inexistentes. Puede conservar comisiones y otros movimientos disponibles, además del movimiento informativo del arrendatario: no significa que todas las cifras sean sólo recaudo ni que todo deba leerse como cero.
- Con varios dueños, la participación debe corresponder al contexto histórico. El documento puede informar que es desconocida o que varió en el periodo; no siempre existe un porcentaje único que pueda aplicarse a todas las cifras. Revisa esa advertencia antes de interpretar el recaudo atribuible al propietario. El canon del inmueble no es el ingreso de uno solo de los dueños: así se le gira a cada propietario.
Si se excluyen movimientos por falta de contexto histórico verificable, el certificado advierte cuántos quedaron fuera. El resultado describe el conjunto acreditado, no completa el omitido. Revisa la evidencia o solicita ayuda; no registres giros ficticios ni cambies las partes actuales para hacer aparecer cifras antiguas.
Cuando el periodo cubre dos meses o más se añade el Detalle mensual —bruto, comisión, retenciones, neto girado y recaudado, mes a mes—, que es lo que permite conciliar contra los extractos y ver de un vistazo el mes que falta.
Lo que el arrendatario le lleva al suyo
El Certificado de Pagos y Retenciones es la contraparte. Certifica lo que se le cobró, lo que pagó y las retenciones que practicó al pagar, con estos bloques: Valores Cobrados, Valores Pagados —con el IVA y los intereses de mora pagados, si los hubo—, Retenciones Practicadas y una tabla de Conceptos Distintos del Canon (administración, aseo, mejoras) con lo facturado y lo pagado de cada uno.
El bloque de valores cobrados desaparece cuando no hay cobros registrados. Hay empresas que no le facturan al arrendatario y solo emiten el recibo de caja: en esas, el certificado prueba lo pagado, que es lo que el arrendatario necesita.
También sale uno por contrato, y también trae desglose mensual cuando el periodo pasa de un mes.
El de bancos, subsidios y visas
El Certificado de Arrendamiento no certifica plata: certifica que el contrato existe. Es el que piden los bancos para un crédito, los subsidios y los consulados.
No consulta el movimiento del año. Se arma con el contrato: código, dirección y ciudad del inmueble, la calidad en que figura quien lo pide, el canon mensual vigente en cifra y letras, la periodicidad, el día de pago, el inicio, la terminación y el estado.
Dos precisiones que evitan una corrección después de entregado:
- El canon, vigencia y día de pago se consultan para el contrato en la fecha de corte, no se sustituyen por los valores actuales del inmueble. Un incremento posterior al corte no se imprime como vigente entonces.
- Un contrato terminado conserva su propia etapa y condiciones. Un error o ausencia de contexto histórico se comunica; no se resuelve consultando otro contrato que reutilizó el inmueble.
El paz y salvo: por qué a veces Faacil se niega
El Certificado de Paz y Salvo afirma que el arrendatario está al día a una fecha de corte, y esa afirmación compromete a la empresa. Es el único que puede rechazar la expedición por el resultado financiero del contrato, y no se puede forzar.
El saldo se mide sobre toda la relación, desde el inicio del contrato, no sobre un periodo:
Saldo = cobros vigentes y sus ajustes − pagos aplicados, según el contrato y corte
Hay dos situaciones, y cada una abre un aviso que explica el motivo con las cifras que lo sostienen:
| Motivo | Qué muestra | Qué hacer |
|---|---|---|
| El contrato registra saldo pendiente a la fecha de corte | Fecha de corte, facturado, recaudado y el saldo, más la lista de documentos con saldo con su número, su vencimiento, su monto y su estado | Recaudar esos documentos —o anularlos si ya no se van a cobrar— y volver a generar |
| El contrato no tiene facturas ni cuentas de cobro | Advertencia de falta de evidencia de cobro y recibos existentes | Revisar el expediente; si procede expedir, asumir la declaración expresa y motivo requeridos. |
Un saldo en cero por falta de cobros no demuestra cumplimiento. No bloquea por sí solo la expedición, pero exige revisar el expediente. Toda expedición requiere motivo y declaración expresa del responsable; el historial conserva usuario y cifras inmutables. Un saldo pendiente sí impide expedir.
Cuando sí se expide, el documento imprime el estado de la cuenta —facturado, pagado y saldo—, los datos del contrato con el último pago registrado, y cierra acotando su propio alcance: no ampara obligaciones causadas después de la fecha de corte, que se elige con calendario y no puede ser futura.
El extracto del cliente
El Reporte de Documentos no certifica: lista. Es el estado de cuenta que se manda cuando el cliente pregunta «¿qué me han cobrado este año?».
Se pide con cliente, Tipo de documentos —Facturación, Pagos, Cuentas de Cobros, Recibos de Caja o Notas de Ajuste, uno por reporte— y un rango de fechas de emisión, y se pulsa BUSCAR. La lista filtra y ordena por emisión, no por fecha real de pago. En pantalla quedan los totales del periodo y la tabla de líneas; desde ahí, Exportar entrega el PDF o el Excel.
El PDF cierra con lo que se comparte con un contador: resumen por año si el periodo cruza más de uno, resumen por mes, y retenciones practicadas por tipo con su base —la cifra que se traslada a la declaración—. Los grupos anuales y mensuales usan el corte o mes de facturación del registro y recurren a emisión sólo si falta ese dato; por eso su mes puede diferir del mes por el que apareció en la búsqueda. El Excel trae una fila por documento con los montos como número, no como texto, para que se tabulen sin volver a teclearlos: más sobre exportar datos.
Egresos, recibos y notas pueden conservar retenciones. En las notas se mantiene el sentido: los resúmenes presentan crédito y débito por separado, sin inventar un neto fiscal. Una nota antigua sin sentido acreditado no se presume crédito o débito. Un importe o fecha ilegible detiene el resultado para revisión; no se convierte en cero.
Acotar el documento a unos inmuebles
El reporte y los dos certificados consolidados traen la sección INMUEBLES DEL DOCUMENTO, que es opcional. Sin selección, el documento incluye todos los inmuebles del cliente.
Lo que hay que saber al usarla: con inmuebles seleccionados quedan fuera los registros que no están vinculados a un contrato, porque el filtro es por contrato y el contrato es opcional al crear un registro. Si el cliente reclama un documento que estaba en el consolidado y ya no aparece, ahí está la explicación.
Los contratos finalizados siguen sirviendo: aparecen en la lista marcados como Finalizado, porque un año gravable incluye los contratos que terminaron dentro de él. Y los inmuebles a los que acotaste se imprimen en el encabezado del reporte, para que dos documentos del mismo cliente y periodo no se confundan.
Cómo se entrega
Todo documento termina en la misma vista previa, con CERRAR y un botón que cambia con el dispositivo: en el navegador dice DESCARGAR y baja el archivo al equipo; en móvil y escritorio dice COMPARTIR y abre la hoja de compartir del sistema. El archivo ya viene nombrado con el documento, el cliente y el año o la fecha.
El membrete, logo y sello proceden de la empresa y la firma del responsable de generación. Una imagen ausente y una firma configurada inaccesible son situaciones distintas; sigue el diagnóstico y reintento. Un PDF generado no acredita por sí solo la firma del emisor. Ver marca documental.
Generar sin perder el contexto
El recorrido completo de selección, búsqueda, filtros, confirmación, descarga y recuperación del paz y salvo está en Generar reportes y certificados. Si cambias filtros, vuelve a buscar antes de exportar. Si falla después de confirmar una declaración, consulta el historial o retoma el intento confirmado antes de declarar de nuevo.
Las facturas sustituyen sus cuentas de cobro sólo cuando coinciden cliente, contrato y ciclo; los registros independientes requieren también identidad histórica compatible del inmueble. Los roles distintos del cliente en inmuebles distintos conservan sus conjuntos; una contradicción de rol en el mismo contexto requiere revisión. No completes movimientos antiguos con una ficha actual para hacer aparecer un certificado.
Alcance y requisitos
Entrega sólo el documento y el conjunto correspondientes al destinatario. La consulta y su evidencia tienen el alcance explicado en este capítulo.