Certificados para el cliente

El cliente te pide un certificado: cuál de los cinco es, de dónde salen sus cifras y qué tiene que estar registrado para que no salga corto.

La regla que hay detrás

Un certificado no se redacta: se liquida.

Faacil no te abre un campo en blanco para escribir lo que el cliente necesita que diga. Toma los documentos que ya están registrados —facturas, egresos, cuentas de cobro, recibos de caja y notas de ajuste—, los consolida en la forma en que un contador los pide y los imprime con el membrete de la empresa.

De ahí sale la consecuencia práctica: un certificado que sale corto casi nunca es un problema del certificado. Es un mes sin egreso girado, un recibo que nadie alcanzó a registrar, o un documento que quedó sin contrato y por eso no cuenta para ese inmueble. Eso se arregla registrando, no reescribiendo.

Dos reglas atraviesan los cinco documentos:

• Lo anulado no entra. Un documento anulado deja de sumar de inmediato, en el extracto y en los certificados; el rastro queda, porque los registros no se borran.
• Las partes no se conocen. El documento del propietario no nombra al arrendatario, y los del arrendatario no nombran al propietario. El arrendamiento se identifica por el código del inmueble, que es como el cliente conoce el contrato: qué nombra cada documento.

Qué hace y qué no

Faacil genera y entrega el documento. No lo archiva.

Se arma con los registros del momento y se abre en una vista previa. No queda copia guardada ni historial de expedición: si la cierras, se vuelve a generar. Y desde aquí no se le envía nada al cliente por correo ni por WhatsApp; el envío lo haces tú con el archivo en la mano.

Tampoco hay certificado libre: el catálogo es cerrado.

Cuál de los cinco

El módulo Documentos agrupa las piezas en dos familias: Reportes e informes y Certificados.

Cada tarjeta del catálogo anuncia esos tres requisitos antes de que entres —«Propietario · inmuebles · año gravable»—, así que no hay que llenar un formulario para descubrir que el cliente no aplica.

El rol importa y se revisa: los certificados de retenciones solo salen sobre los contratos en los que el cliente tiene el papel exigido. Si el cliente tiene contratos pero ninguno en ese papel, Faacil lo dice antes de consultar nada. El Certificado de Arrendamiento no exige rol: lo pide el propietario o el arrendatario, y el documento imprime la calidad en la que figura.

El año gravable se elige entre el año en curso y los cinco anteriores.

Lo que el propietario le lleva a su contador

El Certificado de Ingresos y Retenciones es el más pedido del catálogo, y el que más se malinterpreta.

Se liquida sobre el egreso girado al propietario, que es el documento con el que la inmobiliaria le rinde cuentas. No sobre lo que pagó el inquilino:

Neto girado = bruto acreditado − comisión de administración − retenciones practicadas

Esa identidad cuadra por construcción, y por eso el certificado no depende de que el recibo de caja del arrendatario esté registrado. El documento lo dice en bloques separados: Ingresos Acreditados al Propietario, Comisión de Administración, Retenciones Practicadas al Propietario y, aparte y marcado como informativo, el Movimiento del Arrendatario. Cierra con el valor bruto y el valor neto, en cifra y en letras.

Tres comportamientos que conviene conocer antes de que llame el contador:

• Un certificado por contrato, cada uno en su propia página. Los contratos sin movimiento en el año se descartan; si no queda ninguno, no se genera documento y la pantalla avisa que no hubo movimiento.
• Si en el periodo no hubo giros, el documento no imprime ceros: omite la liquidación y en su lugar dice que no se registraron giros y que las cifras corresponden únicamente a lo recaudado del arrendatario. Un cero en un certificado se lee como un error; una frase, no.
• Con varios dueños, el certificado enuncia el porcentaje de participación y advierte que lo recaudado del arrendatario corresponde a esa participación. El canon del inmueble no es el ingreso de uno solo de los dueños: así se le gira a cada propietario.

Cuando el periodo cubre dos meses o más se añade el Detalle mensual —bruto, comisión, retenciones, neto girado y recaudado, mes a mes—, que es lo que permite conciliar contra los extractos y ver de un vistazo el mes que falta.

Lo que el arrendatario le lleva al suyo

El Certificado de Pagos y Retenciones es la contraparte. Certifica lo que se le cobró, lo que pagó y las retenciones que practicó al pagar, con estos bloques: Valores Cobrados, Valores Pagados —con el IVA y los intereses de mora pagados, si los hubo—, Retenciones Practicadas y una tabla de Conceptos Distintos del Canon (administración, aseo, mejoras) con lo facturado y lo pagado de cada uno.

El bloque de valores cobrados desaparece cuando no hay cobros registrados. Hay empresas que no le facturan al arrendatario y solo emiten el recibo de caja: en esas, el certificado prueba lo pagado, que es lo que el arrendatario necesita.

También sale uno por contrato, y también trae desglose mensual cuando el periodo pasa de un mes.

El de bancos, subsidios y visas

El Certificado de Arrendamiento no certifica plata: certifica que el contrato existe. Es el que piden los bancos para un crédito, los subsidios y los consulados.

No consulta el movimiento del año. Se arma con el contrato: código, dirección y ciudad del inmueble, la calidad en que figura quien lo pide, el canon mensual vigente en cifra y letras, la periodicidad, el día de pago, el inicio, la terminación y el estado.

Dos precisiones que evitan una corrección después de entregado:

• El canon que imprime es el vigente hoy sobre el inmueble. Un incremento con vigencia futura todavía no rige y no sale: cómo se programa un incremento.
• El estado dice Finalizado cuando el contrato se dio por terminado, y Vigente mientras no. Si la fecha de terminación ya pasó pero nadie terminó el contrato, el certificado dice Vigente.

El paz y salvo: por qué a veces Faacil se niega

El Certificado de Paz y Salvo afirma que el arrendatario está al día a una fecha de corte, y esa afirmación compromete a la empresa. Es el único que puede rechazar la expedición por el resultado financiero del contrato, y no se puede forzar.

El saldo se mide sobre toda la relación, desde el inicio del contrato, no sobre un periodo:

Saldo = total facturado − total pagado

Hay dos negativas, y cada una abre un aviso que explica el motivo con las cifras que lo sostienen:

La segunda sorprende a quien la ve por primera vez, y es la más importante: un saldo en cero por no haber cobrado nunca no prueba que el arrendatario esté al día. Sin cobros registrados no hay contra qué comparar los pagos.

Cuando sí se expide, el documento imprime el estado de la cuenta —facturado, pagado y saldo—, los datos del contrato con el último pago registrado, y cierra acotando su propio alcance: no ampara obligaciones causadas después de la fecha de corte, que se elige con calendario y no puede ser futura.

El extracto del cliente

El Reporte de Documentos no certifica: lista. Es el estado de cuenta que se manda cuando el cliente pregunta «¿qué me han cobrado este año?».

Se pide con cliente, Tipo de documentos —Facturación, Pagos, Cuentas de Cobros, Recibos de Caja o Notas de Ajuste, uno por reporte— y un rango de fechas, y se pulsa BUSCAR. En pantalla quedan los totales del periodo y la tabla de líneas; desde ahí, Exportar entrega el PDF o el Excel.

El PDF cierra con lo que se comparte con un contador: resumen por año si el periodo cruza más de uno, resumen por mes, y retenciones practicadas por tipo con su base —la cifra que se traslada a la declaración—. El Excel trae una fila por documento con los montos como número, no como texto, para que se tabulen sin volver a teclearlos: más sobre exportar datos.

Un detalle que ahorra una búsqueda inútil: las retenciones solo existen en los egresos y en los recibos de caja. Un reporte de Facturación, de Cuentas de Cobros o de Notas de Ajuste no trae columna de retenciones ni resumen fiscal de retenciones, porque no hay ninguna que reportar.

Acotar el documento a unos inmuebles

El reporte y los dos certificados consolidados traen la sección INMUEBLES DEL DOCUMENTO, que es opcional. Sin selección, el documento incluye todos los inmuebles del cliente.

Lo que hay que saber al usarla: con inmuebles seleccionados quedan fuera los registros que no están vinculados a un contrato, porque el filtro es por contrato y el contrato es opcional al crear un registro. Si el cliente reclama un documento que estaba en el consolidado y ya no aparece, ahí está la explicación.

Los contratos finalizados siguen sirviendo: aparecen en la lista marcados como Finalizado, porque un año gravable incluye los contratos que terminaron dentro de él. Y los inmuebles a los que acotaste se imprimen en el encabezado del reporte, para que dos documentos del mismo cliente y periodo no se confundan.

Cómo se entrega

Todo documento termina en la misma vista previa, con CERRAR y un botón que cambia con el dispositivo: en el navegador dice DESCARGAR y baja el archivo al equipo; en móvil y escritorio dice COMPARTIR y abre la hoja de compartir del sistema. El archivo ya viene nombrado con el documento, el cliente y el año o la fecha.

El membrete, el logo y el sello salen de la imagen de la empresa, y la firma, de tu perfil —Configuración → Imagen en los documentos y Configuración → Mi firma—. Si alguno no está cargado, el documento se genera igual, sin esa imagen: la marca en los documentos. Debajo de la firma va la nota de que el documento no requiere firma autógrafa, conforme a la Ley 527 de 1999 y los Decretos 2364 de 2012 y 806 de 2020.