Registro de un inmueble

¿Cómo registro un inmueble y qué decide sobre lo demás? El código con el que el cliente conoce su arrendamiento, el canon que se factura, la comisión que es tu ingreso y el alcance de cada usuario salen todos de aquí.

La regla que hay detrás

El inmueble no es una ficha de archivo. Es el eje.

Su código es el nombre con el que el cliente conoce su arrendamiento. Su canon es el que se factura cada mes. Su comisión es lo que gana la inmobiliaria, separado de lo que solo recauda para el propietario. Su dirección es la que queda impresa en el contrato. Y por él pasa lo que cada usuario de tu equipo alcanza a ver y a operar.

Registrarlo mal no duele el día que lo registras. Duele después: en el contrato que propone un canon equivocado, en el egreso que le paga de menos al propietario y en el documento que sale con una dirección que no es.

Qué decide el inmueble y qué no

Decide la dirección impresa, el canon con el que se propone la factura del mes, el porcentaje de comisión que separa tu ingreso del recaudo ajeno, el código que identifica el arrendamiento sin nombrar a la otra parte, y la puerta por la que se entra a inventariar.

No decide quiénes son las partes. En la tabla de inmuebles vas a ver las columnas Propietario e Inquilino, pero esos nombres no salen de la ficha: salen del contrato vigente. Un inmueble sin contrato muestra «Sin asignar» y «Disponible». Las partes se declaran al registrar el arrendamiento.

Un aviso de permisos antes de empezar: Inmuebles y Registrar inmueble son dos entradas del menú y dos módulos distintos, y se conceden por separado. Pero el alta no es exclusiva de la segunda: quien alcanza la tabla y puede editar registra desde ahí mismo. La página aparte existe para quien llega por el menú sin pasar por el listado. Al que solo debe consultar se le deja el módulo de inmuebles en modo Solo ver, y entonces no hay botón de alta ni forma de guardar.

Los cinco pasos, en el orden en que se deciden

Los datos que obligan van primero porque son los que dejan al inmueble en condiciones de facturar. Uno sin fotos ni acabados se guarda y se completa después.

Avanzar exige que lo anterior esté completo; retroceder no valida nada, para que puedas corregir justo el campo que falló. Puedes saltar a un paso tocándolo en el encabezado. Si algo falta, Faacil te lleva al paso que falló y lo nombra: «Completa lo que falta en Ubicación para continuar».

Una diferencia que ahorra tiempo: al registrar solo se guarda desde el último paso; al editar se guarda desde cualquiera. Quien entra a corregir un dato suelto no tiene que recorrer el formulario entero.

El código lo pone Faacil, y no se cambia

El campo «Código interno» está a la vista, pero no se digita. En el alta sale vacío con la nota «Se asigna solo al guardar», y al abrir un inmueble ya registrado sale bloqueado con «No se puede cambiar».

Es deliberado. Ese número es lo que identifica el arrendamiento en la factura del inquilino y en el egreso del propietario, sin nombrar nunca a la otra parte. Es, literalmente, el nombre con el que cada cliente conoce el negocio. Cambiarlo dejaría sin referencia todo lo que ya salió impreso. Ver las partes no se conocen entre sí.

Al lado hay dos campos opcionales, «Código Finca Raíz» y «Código Espacio Urbano», que sirven para cruzar tu inmueble con el aviso que tú publicaste en ese portal. Se ven en la columna Referencias de la tabla. Faacil los guarda y nada más: no publica el inmueble en ningún portal.

El tipo de oferta decide qué valor se pide

El valor que no aplica queda deshabilitado y explicado en pantalla: «No aplica para el tipo de oferta elegido». Y cambiar la oferta pone en cero el valor que dejó de aplicar, en el momento y otra vez al guardar. Es a propósito: un inmueble en arriendo arrastrando el precio de venta de una oferta anterior es un aviso mal publicado.

La consecuencia práctica: un inmueble que solo está en venta no tiene canon. El arrendamiento se puede registrar igual sobre él, pero el formulario no tendrá con qué mostrarte lo que se cobra el primer mes y la factura propondrá cero. Si el inmueble se va a arrendar, el canon se pone aquí antes de facturar.

Canon, administración y comisión

Tres decisiones que después mueven dinero, todas en la misma pantalla.

«Valor del arriendo» es el canon mensual sin la administración. Es el número con el que se propone la factura del mes y con el que se calcula todo lo demás.

La administración se resuelve con el interruptor «Incluida en el canon». Encendido, el canon ya la cubre y el valor deja de pedirse. Apagado, se cobra aparte del canon.

«Porcentaje de comisión (%)» es tu ingreso propio; el resto del canon es del propietario, y eso no es ingreso tuyo sino un recaudo a su favor.

Comisión del mes = canon × porcentaje ÷ 100

Debajo del campo, Faacil te muestra cuánto es eso hoy: «Con el canon actual, la comisión es de $X al mes». Es una cifra informativa, no un valor que se guarde.

Ojo con este campo: no obliga. Un inmueble se guarda con 0 % sin protestar, y ese cero se arrastra hasta el egreso al propietario. Revísalo antes de salir del paso.

Cuando el canon aparece bloqueado

Si el inmueble tiene un incremento de canon programado, el campo del canon se bloquea y encima aparece un aviso: «El canon lo define un incremento programado», con el porcentaje, de cuánto a cuánto pasa el canon, desde qué fecha rige y —si el incremento prorroga el contrato— hasta cuándo.

No es un capricho. Editar el canon a mano contradiría el documento que el arrendatario ya recibió. Para corregirlo hay que cancelar el incremento, y eso se hace desde Contratos. Ver incremento de canon.

Características: lo que se publica del inmueble

El cuarto paso no obliga nada, pero es lo que llena el aviso. Va en tres bloques: ÁREAS Y DISTRIBUCIÓN (estrato, área construida y total, habitaciones, baños, closets, nivel, niveles internos, antigüedad, balcones, vestidores, patios, ascensores y horas de vigilancia al día), ACABADOS (tipo de piso y tipo de vista) y OTRAS CARACTERÍSTICAS, una ficha por cada cosa con la que cuenta el inmueble, con un contador de cuántas llevas marcadas.

Lo que no aplique se deja en cero. Lo que no se marca, no se publica.

Las fotos: cuántas, en qué orden y con marca de agua

Hasta 30 fotos, en jpg, jpeg o png, y ninguna de más de 20 MB. Se eligen con un clic o arrastrándolas, y el selector rechaza en el momento lo que no cabe, agrupando el motivo: las que superan el tamaño, las que no tienen una extensión permitida y las que quedaron por fuera del límite.

El orden en que quedan es el orden en que se publican. Cada miniatura lleva impreso su número de posición y la zona de carga lleva el contador de cuántas van. Se reordenan arrastrando; en móvil hay que mantener pulsada la miniatura primero, para no robarle el gesto al desplazamiento. Tocando una se abre a pantalla completa.

Las fotos no se suben al elegirlas, sino al guardar el inmueble: es ahí donde se les aplica la marca de agua, que es el logo de tu empresa —el mismo que sale impreso en los documentos—. Si nunca subiste logo, no hay marca de agua que aplicar. Ver la imagen de tus documentos.

Faacil no edita fotos: no recorta, no rota y no retoca. Solo las sube, las ordena y las quita.

Quitar una recién elegida no pregunta nada. Quitar una ya publicada sí: «Deja de verse ahora mismo y se borra definitivamente al guardar el inmueble». Y ELIMINAR TODAS es otra cosa: borra contra el servidor en el momento, es irreversible y por eso exige escribir la palabra ELIMINAR para habilitarse.

Si el inmueble se guarda bien pero el procesamiento de las fotos falla, el inmueble queda registrado igual y el mensaje lo advierte. No pierdes el trabajo del formulario: vuelves a entrar y subes las fotos.

Un inmueble no se borra: se desactiva

El interruptor «Inmueble habilitado» del primer paso —o las acciones Desactivar / Activar de la fila— deciden si el inmueble se sigue ofreciendo. La columna Estado de la tabla lo muestra como Activo o Inactivo.

Un inmueble deshabilitado deja de ofrecerse, pero conserva su historia y sus documentos. No hay borrado, y es la misma regla que gobierna el resto del producto: ver nada se borra.

El otro interruptor, «Inmueble destacado», solo lo pone de primero entre los que se ofrecen.

Buscarlo después, y qué se abre por él

El listado tiene un solo filtro. Aunque el rótulo del buscador dice «Buscar por código, dirección o cliente», la búsqueda compara los datos del inmueble: código interno, códigos de portal, dirección, barrio y ciudad; no busca por el nombre del propietario ni del inquilino. No hay filtros por estado, tipo ni oferta, y la tabla no se ordena por columna: llega siempre por código de mayor a menor y va cargando más al desplazar. El menú de cada fila trae Editar (o Ver detalle, si solo puedes consultar), Activar/Desactivar, Descargar Imágenes —que baja las fotos en un ZIP, en el orden publicado, y te dice cuántas entraron— y Auditoría.

Esa auditoría muestra una fila por cambio: fecha, usuario (o «Sistema» cuando no hay autor), el campo en español, el valor anterior y el nuevo. Es el rastro de quién tocó el canon o la comisión. Ver rastro de auditoría.

Y del inmueble cuelgan tres cosas más:

• El contrato. El formulario de arrendamiento arranca buscando el inmueble, y de él sale el canon con el que te enseña lo que se cobra el primer mes. La comisión también vive en el inmueble, y de ahí la toman después la factura del inquilino y el egreso del propietario.
• El inventario. Se abre desde el inmueble, y el código y la dirección le llegan bloqueados desde esta ficha: si la dirección está mal, se corrige aquí. Ver inventario de entrega.
• El alcance del equipo. En Configuración → Usuarios y permisos se decide sobre qué inmuebles trabaja cada persona: todos, solo los que él registre, o esos más los que le asignes uno a uno. Lo que no alcanza, no le aparece. Ver quién ve qué.