Registrar y administrar inmuebles

Los cinco pasos de alta, fotos, valores, consulta, edición, estado y auditoría del inmueble.

La regla que hay detrás

El inmueble no es una ficha de archivo. Es el eje.

Su código es el nombre con el que el cliente conoce su arrendamiento. Su canon y comisión sirven para proponer la liquidación que corresponda al ciclo. La dirección de la ficha puede proponerse al crear el contrato; después el contrato conserva su propia dirección y los documentos su contexto histórico. Editar la ficha no reescribe esas direcciones anteriores. Y por él pasa lo que cada usuario de tu equipo alcanza a ver y a operar.

Registrarlo mal no duele el día que lo registras. Duele después: en el contrato que propone un canon equivocado, en el egreso que le paga de menos al propietario y en el documento que sale con una dirección que no es.

Qué decide el inmueble y qué no

Aporta el código que identifica el arrendamiento, los datos comerciales para proponer valores y la entrada al inventario. La dirección que imprime un documento contractual procede del contrato y del contexto conservado para ese periodo; no se completa con la ficha actual si falta historia.

No decide quiénes son las partes. En la tabla de inmuebles vas a ver las columnas Propietario e Inquilino, pero esos nombres no salen de la ficha: salen del contrato vigente. Un inmueble sin contrato aplicable puede mostrar «Sin asignar» y «Disponible». Si aparece «Datos históricos inconsistentes», no lo interpretes como disponible: revisa sus contratos, vigencias y antecedentes con el responsable. No crees otro contrato para ocultar el aviso ni alteres historia sin verificarla. Las partes se declaran al registrar el arrendamiento.

Un aviso de permisos antes de empezar: Inmuebles y Registrar inmueble son dos entradas del menú y dos módulos distintos. Crear exige acceso y edición de Registrar inmueble, aunque el acceso se abra desde la tabla. Editar un inmueble existente usa el permiso de Inmuebles y su alcance. El acceso de solo consulta no concede ninguna de esas escrituras.

Los cinco pasos, en el orden en que se deciden

Los datos que obligan van primero porque son los que dejan al inmueble en condiciones de facturar. Uno sin fotos ni acabados se guarda y se completa después.

Avanzar exige que lo anterior esté completo; retroceder no valida nada, para que puedas corregir justo el campo que falló. Puedes saltar a un paso tocándolo en el encabezado. Si algo falta, Faacil te lleva al paso que falló y lo nombra: «Completa lo que falta en Ubicación para continuar».

Una diferencia que ahorra tiempo: al registrar solo se guarda desde el último paso; al editar se guarda desde cualquiera. Quien entra a corregir un dato suelto no tiene que recorrer el formulario entero.

El código lo pone Faacil, y no se cambia

El campo «Código interno» está a la vista, pero no se digita. En el alta sale vacío con la nota «Se asigna solo al guardar», y al abrir un inmueble ya registrado sale bloqueado con «No se puede cambiar».

Es deliberado. Ese número es lo que identifica el arrendamiento en la factura del inquilino y en el egreso del propietario, sin nombrar nunca a la otra parte. Es, literalmente, el nombre con el que cada cliente conoce el negocio. Cambiarlo dejaría sin referencia todo lo que ya salió impreso. Ver las partes no se conocen entre sí.

Al lado hay dos campos opcionales, «Código Finca Raíz» y «Código Espacio Urbano», que sirven para cruzar tu inmueble con el aviso que tú publicaste en ese portal. Se ven en la columna Referencias de la tabla. Faacil los guarda y nada más: no publica el inmueble en ningún portal.

El tipo de oferta decide qué valor se pide

El valor que no aplica queda deshabilitado y explicado en pantalla: «No aplica para el tipo de oferta elegido». Y cambiar la oferta pone en cero el valor que dejó de aplicar, en el momento y otra vez al guardar. Es a propósito: un inmueble en arriendo arrastrando el precio de venta de una oferta anterior es un aviso mal publicado.

La consecuencia práctica: un inmueble que solo está en venta no tiene canon. El arrendamiento se puede registrar igual sobre él, pero el formulario no tendrá con qué mostrarte lo que se cobra el primer mes y la factura propondrá cero. Si el inmueble se va a arrendar, el canon se pone aquí antes de facturar.

Canon, administración y comisión

Tres decisiones que después mueven dinero, todas en la misma pantalla.

«Valor del arriendo» es el canon mensual sin la administración. Es el número con el que se propone la factura del mes y con el que se calcula todo lo demás.

La administración se resuelve con el interruptor «Incluida en el canon». Encendido, el canon ya la cubre y el valor deja de pedirse. Apagado, se cobra aparte del canon.

«Porcentaje de comisión (%)» es tu ingreso propio; el resto del canon es del propietario, y eso no es ingreso tuyo sino un recaudo a su favor.

Comisión del mes = canon × porcentaje ÷ 100

Debajo del campo, Faacil te muestra cuánto es eso hoy: «Con el canon actual, la comisión es de $X al mes». Es una cifra informativa, no un valor que se guarde.

Ojo con este campo: no obliga. Un inmueble se guarda con 0 % sin protestar, y ese cero se arrastra hasta el egreso al propietario. Revísalo antes de salir del paso.

Cuando el canon aparece bloqueado

Si el inmueble tiene un incremento de canon programado, el campo del canon se bloquea y encima aparece un aviso: «El canon lo define un incremento programado», con el porcentaje, de cuánto a cuánto pasa el canon, desde qué fecha rige y —si el incremento prorroga el contrato— hasta cuándo.

No es un capricho. Editar el canon a mano contradiría el documento que el arrendatario ya recibió. Para corregirlo hay que cancelar el incremento, y eso se hace desde Contratos. Ver incremento de canon.

El campo también se bloquea, con el aviso «El canon se cambia desde el contrato», cuando el inmueble tiene un contrato que no está terminado: vigente, sin vigencia o que todavía no empieza. El aviso dice cuál es el contrato. El canon se cambia desde ese contrato, en Editar → Valor del canon, y el valor nuevo queda guardado en esta ficha. Así el contrato registra desde cuándo rige el valor nuevo, y los meses anteriores se siguen cobrando con el canon que tenían. Si el contrato está sin vigencia, prorrógalo en la misma edición en que cambias el canon, o termínalo para poder cambiarlo aquí.

Características: lo que se registra del inmueble

El cuarto paso no obliga nada, pero es lo que llena el aviso. Va en tres bloques: ÁREAS Y DISTRIBUCIÓN (estrato, área construida y total, habitaciones, baños, closets, nivel, niveles internos, antigüedad, balcones, vestidores, patios, ascensores y horas de vigilancia al día), ACABADOS (tipo de piso y tipo de vista) y OTRAS CARACTERÍSTICAS, una ficha por cada cosa con la que cuenta el inmueble, con un contador de cuántas llevas marcadas.

Lo que no aplique se deja en cero. Lo que no se marca no queda declarado como característica; guardar la ficha no publica un anuncio en un portal.

Las fotos: cuántas, en qué orden y con marca de agua

Hasta 30 fotos, en jpg, jpeg o png, y ninguna de más de 20 MB. Se eligen con un clic o arrastrándolas, y el selector rechaza en el momento lo que no cabe, agrupando el motivo: las que superan el tamaño, las que no tienen una extensión permitida y las que quedaron por fuera del límite.

El orden elegido queda guardado con las imágenes. Cada miniatura lleva su número de posición y la zona de carga muestra cuántas van. Se reordenan arrastrando; en móvil mantén pulsada la miniatura primero. Tocando una se abre a pantalla completa.

Las fotos no se suben al elegirlas, sino al guardar el inmueble: es ahí donde se les aplica la marca de agua, que es el logo de tu empresa —el mismo que sale impreso en los documentos—. Si nunca subiste logo, no hay marca de agua que aplicar. Ver la imagen de tus documentos.

Faacil no edita fotos: no recorta, no rota y no retoca. Solo las sube, las ordena y las quita.

Quitar una recién elegida no pregunta nada. Quitar una ya publicada sí: «Deja de verse ahora mismo y se borra definitivamente al guardar el inmueble». Y ELIMINAR TODAS es otra cosa: borra contra el servidor en el momento, es irreversible y por eso exige escribir la palabra ELIMINAR para habilitarse.

Si el inmueble se guarda bien pero el procesamiento de las fotos falla, el inmueble queda registrado igual y el mensaje lo advierte. No pierdes el trabajo del formulario: vuelves a entrar y subes las fotos.

Un inmueble no se borra: se desactiva

El interruptor «Inmueble habilitado» del primer paso —o las acciones Desactivar / Activar de la fila— deciden si el inmueble se sigue ofreciendo. La columna Estado de la tabla lo muestra como Activo o Inactivo.

Un inmueble deshabilitado deja de ofrecerse, pero conserva su historia y sus documentos. No hay borrado, y es la misma regla que gobierna el resto del producto: ver nada se borra.

El otro interruptor, «Inmueble destacado», solo lo pone de primero entre los que se ofrecen.

Buscarlo después, y qué se abre por él

El listado tiene un solo filtro. Aunque el rótulo del buscador dice «Buscar por código, dirección o cliente», la búsqueda compara los datos del inmueble: código interno, códigos de portal, dirección, barrio y ciudad; no busca por el nombre del propietario ni del inquilino. No hay filtros por estado, tipo ni oferta, y la tabla no se ordena por columna: llega siempre por código de mayor a menor y va cargando más al desplazar. El menú de cada fila trae Editar (o Ver detalle, si solo puedes consultar), Activar/Desactivar, Descargar Imágenes —que baja las fotos en un ZIP, en el orden publicado, y te dice cuántas entraron— y Auditoría.

Esa auditoría muestra una fila por cambio: fecha, usuario (o «Sistema» cuando no hay autor), el campo en español, el valor anterior y el nuevo. Es el rastro de quién tocó el canon o la comisión. Ver rastro de auditoría.

Y del inmueble cuelgan tres cosas más:

• El contrato. El formulario de arrendamiento arranca buscando el inmueble, y de él sale el canon con el que te enseña lo que se cobra el primer mes. Ese canon aparece en el contrato como Valor del canon: mientras el contrato no esté terminado, se cambia allí, y el valor nuevo se guarda en esta ficha y queda en su auditoría. La comisión también vive en el inmueble, y de ahí la toman después la factura del inquilino y el egreso del propietario.
• El inventario. Se abre desde el inmueble, y el código y la dirección le llegan bloqueados desde esta ficha: si la dirección está mal, se corrige aquí. Ver inventario de entrega.
• El alcance del equipo. En Configuración → Usuarios y permisos se decide sobre qué inmuebles trabaja cada persona: todos, solo los que él registre, o esos más los que le asignes uno a uno. Lo que no alcanza, no le aparece. Ver quién ve qué.

Guardar, editar y revisar la historia

1. Completa los cinco pasos y revisa valores, ubicación, fotos y descripción.
2. Guarda una sola vez y espera el resultado de datos e imágenes. Si falla una carga, revisa cuáles quedaron antes de repetir.
3. Para modificar, busca el código en Inmuebles y abre Editar. Un canon con incremento programado está bloqueado hasta resolver esa programación.
4. Si la identidad física ya quedó vinculada a documentos, atiende los bloqueos de dirección y contexto. Reutilizar una ficha no reescribe el inmueble de los movimientos antiguos.
5. Usa Auditoría para revisar responsable, fecha y valores cambiados; descargar imágenes obtiene un ZIP de las disponibles, no una copia de todo el expediente contractual.

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