DestacadoFacturación electrónica DIAN
Documento soporte
Expide desde un egreso el documento soporte de una compra a quien no está obligado a facturar, y corrígelo con su nota de ajuste.
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Qué es y cuándo está disponible
El documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar es el documento electrónico que tu empresa expide cuando le compra a alguien que no está obligado a expedir factura, para soportar ese costo o gasto (Estatuto Tributario, art. 771-2; Resolución DIAN 000227 de 2025, arts. 1.5.2.2.1 a 1.5.2.2.4 y 1.5.2.3.4). Lo corrige su nota de ajuste. Los dos se identifican con un CUDS.
En Faacil, el documento soporte nace de un egreso y solo cuando tú lo pides: ningún egreso lo genera solo. Está disponible cuando tu empresa tiene la licencia de facturación electrónica y activa el documento soporte en producción. Mientras no lo active, los egresos funcionan como siempre y no ofrecen esta acción.
Qué necesita tu empresa
Además de lo que pide la factura electrónica (Habilitación y configuración DIAN):
- La habilitación del documento soporte ante la DIAN, como la indique el portal para tu empresa. La habilitación del documento soporte cubre también su nota de ajuste.
- Las pruebas del documento soporte. En un borrador de Configuración DIAN, bloque TIPOS DE DOCUMENTO Y SERIES, incluye en pruebas Documento soporte, con el Test Set ID y el rango de pruebas que da el portal, y aprueba el borrador. Si el set del portal pide notas de ajuste, incluye también Nota de ajuste del documento soporte: esas notas se preparan después de un lote de documentos soporte. Luego prepara y envía el set en SET DE PRUEBAS (HABILITACIÓN) hasta que la DIAN lo acepte, y registra la evidencia para que quien aprueba la configuración la verifique.
- Una resolución de tipo 05 con su prefijo, asociada al software en el portal de la DIAN y registrada en Resoluciones y numeración. Registra también la evidencia «Asociación del rango al software» con esa resolución, y pide a quien aprueba la configuración que la verifique. Sin esa evidencia verificada, el documento soporte no se activa.
- Las series: en Resoluciones y numeración, CREAR SERIES DEL DOCUMENTO SOPORTE (en el teléfono, CREAR SERIES DS) pide un motivo y crea, deshabilitadas, la serie del documento soporte y la de su nota de ajuste. Después, en NUMERACIÓN AMPARADA, el lápiz de cada serie le fija el prefijo, y a la del documento soporte, además, su resolución 05. La nota de ajuste no lleva resolución: es un consecutivo propio.
- El documento soporte en producción. En un borrador nuevo de Configuración DIAN, bloque TIPOS DE DOCUMENTO Y SERIES, incluye en producción Documento soporte y Nota de ajuste del documento soporte, cada uno con su serie, y aprueba el borrador. Lo que no está incluido allí no aparece para activarse.
- La sección Documento soporte de la política fiscal, aprobada: qué compras lo llevan, cómo se genera, la residencia del vendedor, los conceptos de la nota de ajuste, si lleva las retenciones del egreso, el pago, las líneas y el IVA.
- La aprobación «Clasificación del documento soporte» en Autorizaciones de la empresa.
- La activación en Emisión en producción: primero la nota de ajuste del documento soporte y después el documento soporte. Sin la nota activada, el documento soporte no se activa, y el motivo lo dice: «Para corregir este tipo de documento falta activar su nota electrónica: actívala primero en «Emisión en producción»». Mientras el documento soporte siga activado, su nota de ajuste no se desactiva: primero se desactiva el documento soporte.
Qué egresos lo llevan
| Egreso | Documento soporte |
|---|---|
| Compra que consume la inmobiliaria a un vendedor no obligado a facturar | Sí, si la política la admite. |
| Gasto por cuenta de otro | Solo si la política aprobada lo admite; el formulario lo avisa. |
| Liquidación o giro al propietario | Nunca. |
| Devolución o reembolso al arrendatario | Nunca. |
| Compra a un vendedor obligado a facturar | No: su soporte es la factura que te entrega. |
| Egreso vinculado con una factura recibida del proveedor | No. Ver Facturas recibidas. |
Cada documento soporte cubre un solo egreso.
Emitir el documento soporte desde el egreso
Lo hace quien puede editar egresos.
- En Cartera y cobros › Egresos, abre el menú de la fila del egreso, o el pie de Detalles y trazabilidad, y elige EMITIR DOCUMENTO SOPORTE (en el teléfono, al pie de Detalles y trazabilidad, se rotula EMITIR). Solo aparece si el egreso está vigente, todavía no tiene documento electrónico y es de una clase que puede llevarlo. Si tienes el módulo de Contabilidad y el egreso está fuera de tu alcance de edición, la acción se ve inactiva con «Fuera de tu alcance de edición».
- El formulario Documento soporte se arma con lo que decidiría el servidor:
- Si hoy no puede emitirse, el aviso Hoy no lleva documento soporte dice por qué.
- VENDEDOR: el vendedor del egreso con la versión de su perfil fiscal que rige en la fecha de la compra. Si falta o no cuadra, ABRIR PERFIL FISCAL te lleva a corregirlo, si editas clientes. Sin perfil vigente no se emite.
- COMPRA: el Modo de generación y la Fecha de la compra. «Por operación» es una compra de hoy, y el documento se genera el mismo día. «Acumulado semanal» admite una compra de hoy o de hasta 6 días antes. Solo aparecen los modos que admite la política.
- LÍNEAS DEL EGRESO: todas las líneas que aún no cubre otro documento soporte, marcadas al abrir. Puedes desmarcar las que no correspondan.
- El resumen al pie muestra el Valor cubierto.
- EMITIR DOCUMENTO (en el teléfono, EMITIR). Si no hubo respuesta, al volver a abrir el formulario lo ves tal como salió y REPETIR DOCUMENTO (en el teléfono, REPETIR) lo envía otra vez sin duplicarlo.
- El resultado muestra el número, el estado ante la DIAN, lo que cubre del egreso, el total a pagar y las retenciones declaradas en el egreso que no informó, con VER DOCUMENTO.
Después, el estado del documento se sigue igual que el de una factura: columna Documento electrónico, ESTADO ANTE LA DIAN en el menú de la fila y Detalles y trazabilidad. Los estados y las acciones están en Facturación electrónica.
El documento soporte tiene su representación gráfica en PDF, que abren VER DOCUMENTO, en el menú de la fila del egreso, e IMPRIMIR, en la tanda de egresos seleccionados. Faacil no lo envía al vendedor por correo. Si el vendedor necesita una copia, descárgala y entrégasela tú.
Desde que el egreso tiene documento soporte, ya no genera ni envía su propio PDF: en el menú de la fila, GENERAR DOCUMENTO queda inactivo con «Su archivo sale del documento electrónico», y ENVIAR también queda inactivo, con «Se entrega desde ESTADO ANTE LA DIAN». Aun así, allí no hay entrega del documento soporte: ábrelo con VER DOCUMENTO, guárdalo con DESCARGAR (en la app móvil, COMPARTIR) y entrégaselo tú al vendedor.
Nota de ajuste del documento soporte
La nota de ajuste corrige un documento soporte validado por la DIAN. Sus conceptos son los de la tabla 16.2.4 del anexo técnico del documento soporte 1.1:
| Concepto | Cuándo se usa en Faacil |
|---|---|
| 1 · Devolución parcial de los bienes y/o no aceptación parcial del servicio | Nota parcial, con el egreso vigente. |
| 2 · Anulación del documento soporte | Solo al anular el egreso. |
| 3 · Rebaja o descuento parcial o total | Nota parcial, con el egreso vigente. |
| 4 · Ajuste de precio | Nota parcial, con el egreso vigente. |
| 5 · Otros | Nota parcial, con el egreso vigente. |
Solo se ofrecen los conceptos que admite la política fiscal.
Nota parcial
- Abre el documento soporte desde ESTADO ANTE LA DIAN y usa NOTA DE AJUSTE, al pie del diálogo.
- En CONCEPTO elige el concepto. En LÍNEAS Y BASE QUE SE RESTA marca cada línea y escribe la base que se le resta, sin IVA; cada una propone lo que le queda y no admite más. El impuesto lo calcula el servidor.
- Escribe el MOTIVO, que va en la nota y en su auditoría. Revisa el resumen al pie: el concepto, las líneas, la Base que se resta y la Base que queda. Después usa EMITIR NOTA (en el teléfono, EMITIR).
Si no hubo respuesta, REPETIR NOTA (en el teléfono, REPETIR) la envía igual, sin duplicarla. La nota parcial no cambia el egreso: si además hay que corregir el dinero, eso es otro registro.
Anular el egreso
Un egreso con documento soporte vigente se anula solo si la nota de ajuste está activada. Entonces ANULAR emite, en la misma operación, la nota de ajuste de concepto 2 por lo que queda del documento soporte. Si el documento soporte aún no está validado, el egreso no se anula.
Sin la nota de ajuste activada, ANULAR queda inactivo con el motivo «Su anulación emite la nota de ajuste del documento soporte, que no está activada».
Si la DIAN rechaza la nota de anulación, Detalles y trazabilidad lo dice como «Falta la nota de ajuste». Quien edita egresos y tiene el permiso Anular registros la emite de nuevo con NOTA DE AJUSTE y el concepto 2 en el documento soporte.
Quién puede hacer qué
| Tarea | Quién |
|---|---|
| Emitir el documento soporte y la nota parcial | Quien edita egresos, dentro de su alcance de edición de inmuebles. |
| Corregir el perfil fiscal del vendedor | Quien edita clientes. |
| Emitir la nota de concepto 2 de un egreso anulado | Quien edita egresos y tiene el permiso Anular registros. |
| Crear las series, aprobar la sección Documento soporte de la política fiscal y la «Clasificación del documento soporte», y activar el documento soporte y su nota de ajuste | Quien tiene el permiso Aprobar la configuración, resoluciones y numeración DIAN. El borrador de la política lo prepara quien tiene Editar el borrador de la integración DIAN. |
Normas citadas
- Resolución DIAN 000227 de 2025, arts. 1.5.2.2.1 a 1.5.2.2.4 (documento soporte y nota de ajuste) y 1.5.2.3.4 (transmisión para la validación).
- Anexo técnico del documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, versión 1.1, tabla 16.2.4 (conceptos de la nota de ajuste).
- Estatuto Tributario, art. 771-2 (soporte de costos y deducciones).
Alcance y requisitos
Disponible cuando la empresa, con la licencia de facturación electrónica, activa en producción primero la nota de ajuste del documento soporte y después el documento soporte. Se emite solo a pedido, desde un egreso vigente de una compra que la política admite, por quien edita egresos dentro de su alcance de edición.
Nunca se emite para el giro al propietario ni para devoluciones al arrendatario, ni ante un vendedor obligado a facturar o con un egreso vinculado a una factura recibida. Faacil no lo envía al vendedor por correo, y el egreso con documento soporte no genera ni envía su propio PDF.
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