Crear, consultar y entregar registros

Cliente y propósito, fechas y ciclo, ítems, impuestos, propietarios, guardado, PDF, envío, copia y lotes.

Preparar la emisión

Necesitas conexión, el módulo del tipo de documento con edición y un cliente válido. Un contrato puede ser exigido por las reglas de la empresa. Los recibos y egresos necesitan revisar medio de pago y referencia; las notas vinculantes necesitan un documento que ajustar; las no vinculantes siguen su propósito independiente.

Antes de abrir el formulario, decide qué documento corresponde. Guardar ya crea un registro numerado: no es un borrador que puedas editar después. Puedes preparar y corregir el formulario antes de confirmar, pero el documento persistido se corrige con nota o anulación.

Paso 1: cliente, propósito y vínculo

Elige el cliente correcto por nombre y documento. Revisa si actúa como arrendatario, propietario o tercero. La ficha actual no sustituye el destinatario archivado de una obligación antigua.

Si trabajas con contrato, selecciónalo y revisa código del inmueble y partes. En un pago vinculado manda la obligación que estás saldando: no cambies al acreedor actual para pagar la factura de un propietario anterior.

Un egreso sin contrato puede representar un gasto propio o un pago por cuenta de alguien, según las opciones ofrecidas. Si corresponde a un inmueble, usa su selección explícita. Escribir su código en una línea no equivale a vincularlo a un contrato.

Paso 2: mes y fechas

Con día de pago 23, un ciclo mensual puede ir del 23 de un mes al 22 del siguiente. El primer ciclo se acota por el inicio del contrato y el último por su terminación. Día 31 se ajusta al último día disponible del mes. No reemplaces ese período por el mes calendario al copiar conceptos.

El selector se acota por el contrato y permite hasta doce meses por adelantado. Un mes alejado puede pedir confirmación; un mes sin condiciones históricas verificables requiere revisar su evidencia. Confirmar una advertencia no autoriza al servidor a inventar el canon ni la identidad anterior.

Los recibos de caja y los egresos mensuales al propietario revisan además los meses anteriores del contrato con la guía de períodos. Si faltan documentos, completa primero el mes pendiente o, cuando procede, autoriza conservarlo sin documento con un motivo. Cerrar la guía conserva el mes elegido y tu borrador. Un egreso guardado sin PDF o con neto cero sigue siendo un egreso emitido del mes; no lo repitas porque no tenga archivo. Para meses sin condiciones verificables, consulta el procedimiento histórico.

Paso 3: concepto e ítems

Con cliente, contrato y mes, Faacil propone concepto, referencia, dirección y valores cuando puede verificar esas condiciones. Lo copiado o editado conserva su carácter de dato declarado; no acredita por sí solo la historia de ese mes.

Revisa cada línea:

Los Cobros del contrato se ofrecen con su valor y signo. Agregar cobros los incorpora; no entran solos. Un parcial de vigencia no se prorratea automáticamente y requiere revisar su monto. El aviso no aparece en el modo de emisión por propietarios ni en notas. La factura del inquilino puede conservarlo aunque el contrato tenga varios dueños; no distribuye el cargo entre propietarios.

Paso 4: retenciones y medios

Las retenciones se declaran en su tabla cuando el tipo las admite. Selecciona el tipo reconocido: ReteIVA usa el IVA como base; las demás se liquidan sobre la base gravable conforme al cálculo del documento. Revisa base, porcentaje y valor cada vez que cambies ítems.

En recibos y egresos, el medio tipado identifica el movimiento. Cuenta bancaria, consignación, cheque y plataforma requieren referencia; efectivo en oficina y otro tienen el tratamiento indicado por su campo. Un movimiento sin medio tipado no se incluye como efectivo en el cuadre de caja.

En facturas y cuentas de cobro puedes elegir qué medios se citan en Dónde pagar. La elección se conserva para el documento; omitirla puede requerir confirmación si hay opciones habilitadas.

Paso 5: revisar los propietarios

Si la operación corresponde a un contrato con varios propietarios, revisa todos los bloques. Cada uno lleva su concepto e ítems y, en egresos, su medio y referencia. Se emite un documento independiente por propietario, con número propio.

Comprueba que el reparto coincide con las participaciones del período, que todos tienen líneas y que la suma cierra. Facturar al arrendatario de ese mismo contrato conserva un documento único.

Paso 6: guardar, generar o enviar

Lee la confirmación con tipo, cliente, total y advertencias. Un importe cero o negativo requiere revisión explícita y consume número si se acepta. Espera el resultado de la operación antes de volver a pulsar.

Recuperar un resultado parcial

Registro, archivo y correo son etapas distintas. Si el registro ya existe y falló el PDF o el envío, continúa desde ese registro en la tabla. No abras otro formulario para sustituirlo.

1. Busca el número o el cliente y el período.
2. Comprueba si el registro fue guardado.
3. Si falta archivo, utiliza Generar documento.
4. Si ya hay original, consúltalo; no lo sustituyas por un PDF rehecho con otra firma.
5. Si el envío falló, revisa el correo y el historial antes de reenviar.

El formulario conserva una identidad de operación para reintentar una solicitud equivalente. Cambiar el contenido puede representar otra operación; no uses el reintento para enviar una versión diferente después de que la anterior ya fue aceptada. Resolver errores ayuda a distinguir rechazo, falta de respuesta y éxito parcial.

Consultar, copiar y trabajar en lote

La tabla permite filtros por los campos ofrecidos, totales del conjunto, columnas y exportación. Comprueba si incluyes anulados: no equivale a una vista de cartera vigente. El buscador admite consecutivo, nombre o documento del cliente. Para registros con identidad archivada busca el nombre, apellido y documento conservados; sólo el legado sin ese contexto utiliza la ficha actual. El documento se trata como texto: conserva sus ceros iniciales al escribirlo. Esta búsqueda también gobierna los totales y la relación bancaria del filtro, no sólo la página visible. Cambiar hoy el nombre del cliente no sustituye la identidad de un documento antiguo.

Copiar ayuda a preparar otro registro. Revisa nuevamente cliente, contrato, mes, líneas, vínculos y medios: una copia no demuestra que los mismos hechos ocurran otra vez. Los pagos y las notas deben apuntar a sus propios destinos.

Las acciones de imprimir/enviar en lote trabajan sobre registros seleccionados, con su tope anunciado. No son emisión automática de facturas mensuales. Un resultado parcial identifica lo no enviado; reintenta esos casos después de resolver el motivo, sin volver a emitir todo el lote.

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