DestacadoFacturación electrónica DIAN

Facturas recibidas de proveedores

Registra y verifica las facturas electrónicas de tus proveedores, vincúlalas con el egreso que las paga y responde con los eventos de la DIAN.

La regla que hay detrás

Tus proveedores también facturan electrónicamente: el contador que te cobra honorarios, el plomero, la empresa de aseo. Esa factura llega como un archivo XML o un ZIP a nombre de tu empresa. Facturas recibidas es donde la registras en Faacil, la verificas ante la DIAN, la vinculas con el egreso que la paga y, cuando corresponde, le respondes al proveedor con los eventos de la DIAN.

Registrarla no es pagarla. Importar, verificar, vincular o registrar un evento no crea egreso, cartera ni asiento contable: el pago al proveedor se sigue registrando como egreso.

Cuándo está disponible

La recepción de facturas de proveedores es parte de la facturación electrónica de la empresa y se usa solo cuando la empresa la activa:

• Facturas recibidas aparece en el menú Cartera y cobros, después de Egresos, solo en empresas con la licencia de facturación electrónica en su cuenta.
• La recepción se enciende en Configuración › Facturación y contratos › Facturación electrónica, vista Autorizaciones de la empresa, bloque RECEPCIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES, con el interruptor Recepción encendida y un motivo. Nace apagada. El propio interruptor dice cuándo encenderla: «Se enciende cuando la empresa haya confirmado el mensaje que recibe el emisor de la factura y la habilitación de los eventos ante la DIAN.»
• Los eventos ante la DIAN necesitan además:
  • Elegirlos, del 030 al 033, en Configuración DIAN, bloque EVENTOS, «Eventos que se registrarán», en un borrador que se apruebe. Solo se ofrecen los eventos elegidos allí.
  • Su propia serie, que se crea en el bloque RECEPCIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES con CREAR LA SERIE, con un motivo. Nace deshabilitada y sin prefijo; el prefijo se le fija en Resoluciones y numeración.
  • La aprobación «La DIAN acepta los eventos 030 a 033» en Autorizaciones de la empresa. La da quien comprobó, con un envío real autorizado o con una respuesta escrita de la DIAN, que la DIAN acepta los eventos de este software.
  • Que la configuración DIAN designe esa serie, y su activación. TIPOS DE DOCUMENTO Y SERIES no ofrece los eventos y su activación no se ofrece en Emisión en producción: pide a soporte de Faacil que te acompañe en esos pasos (habilitación y configuración).
• Encender la recepción, crear la serie y dar la aprobación de los eventos exigen el permiso Aprobar la configuración, resoluciones y numeración DIAN.

La pantalla funciona en la web y en la app móvil; en un teléfono, la cabecera se desplaza con la lista. Con la recepción apagada, la pantalla lo dice, no ofrece IMPORTAR y lo ya registrado solo se consulta, se descarga o se desvincula.

Quién puede hacer qué

Facturas recibidas vive dentro del módulo de Egresos y hereda su acceso:

Aun con el permiso, cada botón aparece solo cuando el servidor lo ofrece para ese documento. Faacil no deduce del estado qué se puede hacer. El administrador de la cuenta no tiene recorte de alcance.

Facturas que ves pero no operas

Si tu usuario tiene el módulo de Contabilidad y un alcance de inmuebles recortado, el listado te muestra todas las facturas recibidas de la empresa, porque la contabilidad las necesita completas. Solo operas las de tu alcance de edición.

Las demás llevan en la fila el distintivo «Fuera de tu alcance de edición», y su detalle abre con el aviso: «Esta factura recibida está fuera de tu alcance de edición: puedes verla y descargarla, pero solo operas las que importaste o las vinculadas a egresos de los inmuebles que creaste o te asignaron. Pídele al administrador de tu empresa que te asigne esos inmuebles en Configuración → Usuarios.»

En esa factura no se ofrece verificar, liberar, descartar, vincular, desvincular ni registrar eventos: solo leerla y descargarla. Para operarla, pide al administrador de la cuenta que te asigne esos inmuebles en Configuración › La empresa › Usuarios y permisos (quién ve qué).

Importar una factura recibida

1. Abre Cartera y cobros › Facturas recibidas y pulsa IMPORTAR.
2. Pulsa ELEGIR ARCHIVO y escoge el XML de la factura, de la nota crédito o de la nota débito electrónica, o el ZIP que envió el proveedor con su contenedor. El archivo va tal como llegó, hasta 2 MiB.
3. Pulsa IMPORTAR. El servidor comprueba el documento en local y pide su verificación ante la DIAN.
4. Lee el RESULTADO:
   • Registrada: pasó las comprobaciones locales; su verificación ante la DIAN queda en cola.
   • Ya estaba registrada: ese mismo XML ya existía en la empresa y no se creó otro. Lo que pasa con el archivo depende de quién importa:
     • Si el documento existente no está entre los que puedes ver, el resultado no lo muestra y no se guarda nada.
     • Si lo ves pero está fuera de tu alcance de edición, no se guarda nada, ni siquiera el archivo; puedes abrirlo para leerlo.
     • En los demás casos, el archivo que importaste queda guardado con el existente.
   • En cuarentena: una comprobación falló. No tiene identidad ni se vincula hasta liberarla o descartarla.
5. Desde ahí puedes pulsar VER DOCUMENTO o IMPORTAR OTRA.

Importar dos veces el mismo archivo nunca crea un documento doble. Se admiten facturas electrónicas de venta y sus notas crédito y débito.

Reabrir una factura descartada

Si importas el mismo XML de una factura que estaba Descartada, la importación la reabre y la evalúa de nuevo con las comprobaciones de hoy. El resultado lo dice: «Estaba descartada con este mismo XML: la importación la reabrió…». Queda Registrada, con su verificación ante la DIAN en cola, o En cuarentena si una comprobación vuelve a fallar. La reapertura queda en el HISTORIAL del documento como «Reabierta al importarla de nuevo».

Si la factura descartada está fuera de tu alcance de edición, importarla no la reabre: el resultado es «Ya estaba registrada» y no se guarda nada.

Buscar en el listado

El listado se busca por NIT del proveedor, se filtra por estado con chips y por rango de Emisión, y trae los documentos de veinte en veinte con CARGAR MÁS.

Qué significa cada estado

La verificación ante la DIAN tiene su propio indicador: sin pedir, en cola, validada o falló. Si quedó pendiente o falló, VERIFICAR EN LA DIAN, al pie del detalle, la vuelve a pedir.

Solo Verificada por la DIAN es un éxito. Una factura verificada en local todavía no prueba que la DIAN la conozca.

Cuarentena: liberar o descartar

Una factura entra en cuarentena cuando una comprobación falla; el detalle, en CUARENTENA, dice cuál y por qué.

• LIBERAR: si revisaste el documento y es legítimo. Pide motivo. La factura queda Liberada, con su identidad, a la espera de la verificación ante la DIAN.
• DESCARTAR: si el archivo no corresponde. Pide motivo. La factura queda Descartada y no retiene su identidad.

Las dos quedan en el HISTORIAL del documento con autor y motivo.

Vincular con el egreso que la paga

En VÍNCULOS CON EGRESOS, VINCULAR asocia la factura recibida con el egreso que la paga, y DESVINCULAR quita ese vínculo. Cada egreso se nombra por su número impreso.

1. Abre la factura y, en VÍNCULOS CON EGRESOS, pulsa VINCULAR.
2. En EGRESO, busca por número, beneficiario o concepto entre los egresos vigentes y marca el que paga esta compra. Si tienes el módulo de Contabilidad y un alcance recortado, los egresos de inmuebles fuera de tu alcance de edición también aparecen, con «Fuera de tu alcance de edición», pero no se pueden elegir.
3. Escribe el MOTIVO si quieres: es opcional y queda con el vínculo.
4. Pulsa VINCULAR.

Qué se puede vincular:

• Solo una factura, no una nota crédito o débito recibida.
• Solo una factura Verificada por la DIAN o Liberada por una persona. Una verificada solo en local no se vincula.
• No se vincula con un egreso anulado, con una liquidación al propietario o una devolución al arrendatario, ni con un egreso que tiene documento soporte: cuando el proveedor factura, no hay documento soporte.
• Si el beneficiario del egreso no es el proveedor de la factura, Faacil lo avisa.

El formulario lo recuerda: «Vincular no crea egreso ni cartera: deja la relación con el egreso que paga esta compra.» El vínculo es una referencia: no cambia el valor del egreso ni crea un pago. Si el servidor rechaza el vínculo, el formulario muestra la causa, por ejemplo «El egreso está anulado» o «El egreso tiene documento soporte: no hay documento soporte cuando el proveedor factura».

Mientras un egreso esté vinculado con una factura recibida, ese egreso no admite documento soporte.

Eventos ante la DIAN

Cuando una factura se expide a crédito, la ley prevé que el comprador le confirme al emisor, a través de la DIAN, que recibió la factura y lo comprado, y que la acepte o la reclame. Esas respuestas son los eventos, y Faacil registra cuatro como adquirente:

Los eventos solo se ofrecen sobre una factura a crédito verificada por la DIAN y dentro de tu alcance de edición, y el orden lo decide el servidor: el reclamo, por ejemplo, no se ofrece sin un recibo del bien registrado. La aceptación tácita, la que opera cuando vence el plazo sin aceptación ni reclamo, Faacil no la registra.

La sección EVENTOS ANTE LA DIAN muestra el estado comercial de la factura, cada evento con su estado y los que se pueden registrar hoy. Un evento que la DIAN ya tenía, registrado desde otra solución, aparece como Registrado fuera de Faacil y cuenta como registrado.

Registrar un evento paso a paso

1. Abre la factura recibida y busca EVENTOS ANTE LA DIAN.
2. Pulsa el botón del evento que corresponde. El formulario se titula con su código y su nombre, y nombra al proveedor y la factura.
3. Completa lo que pide cada evento:
   • Acuse de recibo y recibo del bien: llevan tu nombre y tu número de documento como quien recibió. El formulario lo muestra y pide confirmar antes de enviar: esos datos van a la DIAN y los puede consultar el emisor. Si cancelas, no se envía nada.
   • Recibo del bien: admite, opcional, el día y la hora reales en que recibiste el bien o el servicio, en RECIBO REAL DEL BIEN: los dos o ninguno. Ese dato no viaja en el evento; sirve para calcular el plazo del reclamo.
   • Reclamo: pide el CONCEPTO DEL RECLAMO: documento con inconsistencias, mercancía no entregada, mercancía entregada parcialmente o servicio no prestado. Si el plazo del reclamo que calculó el servidor ya venció, el formulario lo avisa antes de registrar.
4. Pulsa REGISTRAR. El evento queda En cola: todavía no está registrado.
5. Pulsa ACTUALIZAR más tarde para ver lo que respondió la DIAN. El evento termina Registrado en la DIAN o Rechazado o retirado.

Los avisos que devuelva el servidor, por ejemplo un reclamo registrado cuando ya había operado la aceptación tácita, se muestran con su texto y quedan en la tarjeta del evento.

Cuando un evento no avanza

Un evento que no avanza solo ofrece las órdenes que el servidor permita, cada una con motivo:

Antes de reintentar un evento sin resultado, consulta: la DIAN pudo haberlo recibido.

Qué dice la norma

• La confirmación del recibido. La Resolución DIAN 000227 de 2025, art. 1.5.4.9.1, en desarrollo del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, dispone que la factura electrónica expedida a crédito o con plazo para el pago soporta costos, deducciones e impuestos descontables cuando el adquirente confirma, mediante mensaje electrónico al emisor, el recibido de la factura y de los bienes o servicios.
• Acuse, recibo y aceptación en la factura como título valor. El art. 1.5.4.3.1 de la misma resolución exige el acuse de recibo, el recibo del bien o servicio y la aceptación expresa o tácita para inscribir la factura como título valor. Según las definiciones de su art. 1.5.4.1.2, la aceptación y el reclamo son los del Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.53.4, y el recibo del bien o del servicio remite además al artículo 773 del Código de Comercio.
• El formato de los eventos lo fija el anexo técnico de la factura electrónica de venta, versión 1.9.

Faacil registra los eventos como adquirente. No inscribe facturas en el registro de títulos valores de la DIAN ni registra endosos, avales u otros eventos de circulación. Si la empresa debe registrar o no un evento en un caso concreto, lo decide con su contador.

Lo que no hace

• No crea el egreso ni la cuenta por pagar. El pago al proveedor se registra aparte.
• No envía eventos solos. Cada evento lo registra una persona con el permiso.
• No registra la aceptación tácita ni eventos de circulación de la factura.
• No decide la identidad de una factura en cuarentena. La decide quien la libera o la descarta, con motivo.
• No borra documentos. Descartar conserva el rastro en el historial, y el mismo XML puede reabrirla.

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