Notas de ajuste
Corregir un documento ya emitido sin borrarlo. En Faacil los registros no se borran: se compensan con una nota crédito o débito, y queda el rastro.
La regla que hay detrás
En Faacil los registros financieros no se borran. Un documento borrado deja un hueco que nadie puede explicar seis meses después, y una numeración con huecos no sirve de prueba.
Lo que se hace es compensar: emitir otro documento que corrige el primero. El original sigue con su número y su fecha, y al lado queda lo que explica por qué el saldo ya no es el que decía.
La nota de ajuste es ese documento.
Qué corrige y qué no
Una nota de ajuste corrige facturas y cuentas de cobro: son los únicos documentos con saldo, porque son los únicos que se cobran. Un egreso o un recibo de caja no se ajustan con nota.
Toda nota apunta al documento que corrige, y lo eliges de una lista: las facturas y cuentas de cobro vigentes de ese cliente, cada una con su saldo a la vista. No se acota al contrato ni al mes —lo que salió mal puede ser de hace medio año—, y la nota no exige contrato: exige el documento.
Ese documento tiene que cumplir dos cosas, y las revisa el servidor:
- No estar anulado. Un documento anulado ya no admite ajustes.
- Ser del mismo cliente que la nota. No se corrige la factura de un cliente con una nota a nombre de otro.
Suma o resta, y por qué
Toda nota declara dos cosas de entrada: en qué sentido va y por qué. El sentido tiene dos opciones: crédito, que baja lo que el cliente debe, y débito, que lo sube.
La razón sale de un catálogo cerrado que depende del sentido: primero eliges el tipo de nota, y solo entonces se habilitan las razones de ese sentido. Cambiar el sentido borra la razón elegida. Son las razones con las que un contador ya lee una nota crédito y una débito.
Razones de la nota crédito
| Razón | Cuándo se usa |
|---|---|
| Devolución parcial o servicio no aceptado | Parte de lo cobrado no se prestó o el cliente no lo aceptó. |
| Anulación del documento | El documento entero queda sin efecto y el cliente deja de deberlo. |
| Rebaja o descuento parcial o total | Se acordó cobrar menos de lo que decía el documento. |
| Ajuste de precio | El valor se calculó de más: un canon, un prorrateo o una tarifa mal aplicada. |
| Descuento por pronto pago | El cliente pagó antes del plazo y se le reconoce el descuento pactado. |
| Descuento comercial por volumen | Descuento acordado por el número de inmuebles o de servicios contratados. |
Razones de la nota débito
| Razón | Cuándo se usa |
|---|---|
| Intereses | Intereses de mora sobre un documento que se pagó tarde. |
| Gastos por cobrar | Un gasto que asumió la inmobiliaria y que le corresponde al cliente. |
| Cambio del valor | El valor se calculó de menos: un incremento o un servicio que faltó cobrar. |
| Otros | Cualquier otro cargo que no encaje en los anteriores. Explícalo en el concepto. |
Cada razón trae su explicación debajo del campo y se imprime en el documento. Las notas anteriores a este catálogo conservan la razón con la que salieron; esas razones ya no se ofrecen.
Qué le pasa al documento original
El valor de la factura no se toca. Lo que cambia es el saldo:
Saldo = subtotal del documento + notas de ajuste vigentes − pagos recibidos
Se mide sobre el subtotal —lo que suman los conceptos—, no sobre el total: en un documento con IVA, con intereses o con retenciones, «Valor» y «Saldo» no arrancan en el mismo número. Las notas entran con su signo: la crédito resta, la débito suma.
Con ese saldo nuevo el documento recalcula su estado solo:
- Si la nota crédito se lleva el saldo entero y el cliente nunca abonó nada, la factura queda anulada por nota crédito, no "pagada": la cartera no puede contar como recaudo algo que se anuló. Sigue numerada; lo que dejó de existir es la deuda.
- Si el cliente sí había abonado y la nota se lleva lo que faltaba, hubo recaudo: queda pagada. Si queda saldo y hay abonos, queda en pago parcial.
Cada cambio de estado queda en la bitácora, con la nota que lo causó. Y las notas anuladas dejan de contar de inmediato.
La numeración y el papel
La nota no consume la numeración de las facturas, y tampoco hay una sola serie de notas: la crédito lleva la suya y la débito la suya, con su prefijo. Faacil elige cuál según el sentido que declaraste. Si la empresa numera al amparo de una resolución, cada serie toma su número de la que la ampare.
La nota nace saldada: contra ella no se cobra nada. Lo que se mueve es el saldo del documento corregido.
En el papel tampoco se llama «nota de ajuste»: se titula NOTA CRÉDITO o NOTA DÉBITO, por su sentido. Quien la archiva necesita ver de entrada si le bajaron o le subieron lo que debe. Debajo del número van el concepto con su signo y su razón, el documento de referencia y el código del inmueble, que identifica el arrendamiento sin nombrar a la otra parte.
Cobrar intereses de mora
La nota débito con razón «Intereses» es una de las vías para cobrar la mora: sube el saldo del documento que ya existe, y el valor lo pones tú.
La otra es el cargo de mora desde la tabla de facturas, que arma la cifra por ti y la emite como factura de intereses vinculada. Pide más: el interés de mora tiene que estar habilitado —nace apagado—, la factura tiene que estar vencida y tener contrato, y no se admiten dos cargos vigentes sobre la misma factura.
Ajustar o anular
Anular es todo o nada, y sirve cuando la factura no debió existir. Ajustar es por el monto que sea: corregir $50.000 de una factura de $1.200.000 no obliga a rehacerla, se emite una nota crédito por $50.000 y la factura sigue viva con el saldo correcto.
Anular exige permiso propio: no basta con tener el módulo. Sin él la acción se ve en el menú pero queda deshabilitada, y el servidor la rechaza igual.
El camino de una anulación:
- Confirmas. El aviso dice que la acción no se puede deshacer, y no lo dice de adorno.
- En facturas y cuentas de cobro aparece el interruptor «Emitir nota de ajuste», ya marcado: desmarcarlo es la excepción.
- Faacil emite la nota crédito por el saldo pendiente, con la razón «Anulación del documento» y un concepto que dice qué documento anula.
- El PDF, si ya estaba generado, queda marcado ANULADO; y si el documento se le había enviado al cliente, se le avisa por correo.
- El mensaje final te dice con qué número salió la nota.
En egresos y recibos de caja el interruptor no aparece: se anulan sin nota, porque compensar un pago que ya se hizo no tiene a quién acreditarle nada.
Si el documento no tenía saldo pendiente no se emite nota: no hay nada que acreditar. Y la anulación y su nota ocurren en la misma operación.
Dónde se ven
La tabla de notas trae dos columnas propias —Ajusta, el documento corregido, y Razón— y en lugar del estado muestra el sentido con su signo. En la factura, la columna Notas dice cuántas la corrigen y NOTAS DE AJUSTE las abre con el saldo al que la dejan.
Con la contabilización automática encendida, la nota se asienta sola al emitirla; la que acompaña a una anulación no, porque el reverso del documento anulado ya lleva ese movimiento.
Lo que no se puede hacer
Una nota emitida no se edita. Si salió mal, se anula y se emite la correcta: la corrección se hace con documentos, no reescribiendo lo que ya salió.
Y anular tampoco se deshace: un documento anulado no vuelve al estado en el que estaba. Si hacía falta, se emite otro.
Alcance de las notas de ajuste
Una nota de ajuste corrige facturas y cuentas de cobro, que son los documentos que tienen saldo. Los egresos y los recibos de caja no se ajustan con nota: se anulan sin ella.
El sentido manda: la nota crédito baja lo que el cliente debe y la nota débito lo sube. Cada sentido lleva su propia serie de numeración y su propio catálogo de razones, y la razón no se puede elegir antes que el tipo de nota.
Emitirla exige el módulo de notas de ajuste con permiso de edición. Anular un documento exige además el permiso de anular, que se asigna aparte.
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