DestacadoFacturación electrónica DIAN

Facturación electrónica

Explica cómo se emite, se consulta, se entrega y se corrige cada documento electrónico desde Registros, y qué hacer cuando la DIAN lo rechaza.

Qué es la facturación electrónica en Faacil

Mediante Faacil tu empresa puede expedir factura electrónica de venta, nota crédito y nota débito electrónicas ante la DIAN. Faacil arma el documento en el formato del anexo técnico, lo firma con el certificado digital de tu empresa, lo envía a la DIAN, guarda su respuesta, genera la representación gráfica en PDF y se la entrega al adquirente por correo.

Faacil no es un proveedor tecnológico. Tu empresa es el facturador electrónico: se habilita ante la DIAN usando Faacil como su software de facturación en la modalidad de software propio, en la forma de desarrollo informático adquirido (Resolución DIAN 000227 de 2025, art. 1.5.1.5.1.1, num. 2.1). El fabricante del software es TOTAL BIENES S.A.S. En la práctica eso significa tres cosas:

• Firmas con tu propio certificado digital. Faacil no firma por ti con uno suyo.
• Numeras con tus resoluciones. Cada factura toma su número de un rango que la DIAN autorizó a tu empresa.
• Respondes por tus documentos. La obligación de facturar y el contenido de cada factura son de tu empresa (Estatuto Tributario, arts. 615, 616-1 y 617). Faacil ejecuta las reglas fiscales que tu empresa aprueba; no decide por ti el IVA, las retenciones ni si una operación se factura por cuenta de terceros.

La facturación electrónica está incluida en la suscripción, al mismo precio, y se habilita por empresa, con la licencia de facturación electrónica en su cuenta, que se solicita a soporte sin costo adicional. Sin licencia, Faacil sigue emitiendo facturas, egresos, recibos, cuentas de cobro y notas como documentos de control interno, con su numeración propia; esos documentos no se transmiten a la DIAN. Con la licencia, la factura y la nota sobre una factura solo se crean como documento electrónico: mientras su tipo no esté activado en producción, no se crean. Por eso, activa la licencia cuando vayas a completar la habilitación.

Qué necesita tu empresa

Todo esto debe estar listo antes de que salga la primera factura electrónica. El orden en que conviene hacerlo está en Orden recomendado.

• La licencia de facturación electrónica en tu cuenta. Se solicita a soporte de Faacil, sin costo adicional: la facturación electrónica viene con la suscripción. Sin ella, Configuración muestra «Resoluciones DIAN» en lugar de «Facturación electrónica» y los menús del módulo no aparecen. Desde que la tienes, la factura y la nota sobre una factura no se crean hasta que su tipo esté activado en producción.
• La habilitación ante la DIAN. En el portal de la DIAN, tu empresa se registra como facturador y asocia Faacil como software propio, desarrollo informático adquirido. La DIAN le asigna el identificador del software y el set de pruebas.
• El certificado digital de firma, a nombre de tu empresa, cargado en Faacil y elegido en la configuración aprobada.
• La numeración con resolución encendida por el administrador de la cuenta, y las resoluciones de numeración de factura vigentes, registradas en Faacil, vinculadas a su serie y asociadas al software en el portal de la DIAN, con la evidencia de esa asociación verificada.
• La configuración DIAN aprobada, con los datos del emisor, el software, los tipos de documento y sus series, y las credenciales.
• Las autorizaciones de la empresa, en Autorizaciones de la empresa: Probar la conexión y Transmitir a la DIAN de cada ambiente, y las aprobaciones de la activación que pida cada tipo de documento.
• La habilitación acreditada en Faacil. El set de pruebas, enviado desde Faacil y aceptado por la DIAN, se registra como evidencia del ambiente de pruebas. Cuando el portal de la DIAN muestre a tu empresa habilitada en producción, registra esa constancia con REGISTRAR EVIDENCIA, en Configuración DIAN › CONEXIÓN Y HABILITACIÓN, con el tipo de documento Factura de venta, el ambiente Producción y, en Qué muestra la constancia, «Habilitación del tipo de documento» (o «Aceptación del set de pruebas», si eso es lo que muestra). Esa constancia cubre también la nota crédito y la nota débito. Después pide que la verifique quien tiene Aprobar la configuración, resoluciones y numeración DIAN. La evidencia del ambiente de pruebas no habilita producción.
• Una prueba de conexión de producción superada, con el resultado «Respondió lo esperado», hecha con el software y el certificado de producción vigentes; si cambias alguno de los dos, repítela. Es la que trae la clave técnica de la resolución de factura, si no la cargaste, y compara los rangos con la DIAN.
• La política fiscal aprobada: qué registros llevan factura, el IVA, las retenciones y las reglas de las notas, con el visto bueno de la contadora.
• La activación de cada tipo de documento en producción. Activar la nota crédito, la factura y la nota débito son decisiones separadas, y la nota crédito se activa antes que la factura.

Cada paso se hace en Configuración › Facturación y contratos › Facturación electrónica y se explica en Habilitación y configuración DIAN.

Qué registro genera qué documento electrónico

Ningún registro elige a mano si va a la DIAN. Lo decide el servidor, con la política fiscal aprobada y los tipos de documento activados:

Con la licencia, la factura y la nota sobre una factura nacen con su documento electrónico o no se crean, también mientras su tipo no esté activado en producción. La nota sobre una cuenta de cobro y la nota no vinculante siguen siendo internas. Con la factura activada, una clase que la política no cubre tampoco se crea como factura interna: por ejemplo, GENERAR MORA sin la clase «Intereses de mora» cubierta no genera nada. Si algo impide que salga electrónico, Faacil no lo numera en una serie interna: el formulario responde «Sale solo con documento electrónico», con cada causa y dónde se completa, y nada queda guardado.

El IVA y las retenciones de cada factura salen de la política fiscal aprobada. La tarifa del IVA de la comisión es la de la regla de IVA de «Al propietario (comisión)». Si una operación es por cuenta de los propietarios o propia, y qué impuestos lleva, lo define tu empresa con su contadora.

La comisión facturada con el egreso

Mientras armas el egreso al propietario, el formulario avisa a quién se emite la factura y con qué IVA; por ejemplo: «Al guardar se emite al propietario su factura electrónica de comisión, con IVA del 19 %. El egreso descuenta la comisión y la línea «IVA comisión».». Si escribes tu propia línea de IVA, debe ser el de esa factura. Cómo se calcula el giro está en Liquidación y giro al propietario.

El egreso de un ciclo que abrió antes de la fecha de inicio de operaciones en Faacil, que solo registra el administrador de la cuenta con su excepción, no factura la comisión, porque ese ciclo corresponde a tu software anterior; el detalle del egreso lo dice con el aviso «Ciclo del software anterior: Faacil no emite su factura de comisión.». Si allá no se facturó, decide con tu contadora cómo expedirla. Ver Registros y condiciones históricas.

Emitir desde Registros

La factura electrónica se emite desde el mismo formulario de Registros que ya conoces (Crear, consultar y entregar registros). Lo que cambia son las acciones del pie:

• Factura y nota con documento electrónico: solo CANCELAR y GENERAR. No aparecen GUARDAR ni GENERAR Y ENVIAR, porque el servidor entrega el documento cuando la DIAN lo valida. Junto a las acciones, un aviso dice a qué correo se enviará: «Se enviará automáticamente a … cuando la DIAN la valide». Si el adquirente no tiene correo, el aviso lo advierte y te dice cómo entregarla después.
• Recibos, cuentas de cobro, notas internas y egresos, con la licencia: GENERAR Y ENVIAR es la acción principal y GENERAR queda en su menú. Si el cliente no tiene correo, GENERAR es la principal. El egreso que factura la comisión avisa de cada factura de comisión que se enviará sola.

Con la licencia, COPIAR CLIENTE aparece inactivo en el menú de la fila, con el motivo «No disponible con facturación electrónica DIAN».

Después de GENERAR, el registro aparece en la tabla con su columna Documento electrónico, que muestra el estado ante la DIAN. El documento sigue su curso en el servidor: puedes cerrar el formulario.

Datos fiscales que faltan antes de emitir

Antes de enviar una factura, un egreso que factura la comisión o un recibo que cobra intereses de mora, Faacil le pregunta al servidor si falta algún dato fiscal. Si falta, se abre el diálogo «Faltan datos fiscales», con lo que bloquea y los avisos contados al pie.

• LO QUE FALTA se organiza por ficha: arrendatario, propietarios, inmueble y contrato.
  • DECLARAR PERFIL FISCAL abre el perfil fiscal del cliente con lo que el servidor propone, sin pisar lo que ya estaba declarado.
  • ABRIR FICHA DEL CLIENTE y ABRIR FICHA DEL INMUEBLE abren la ficha encima, sin perder el formulario del registro.
  • La destinación del contrato (vivienda o comercial) se elige ahí mismo, con su motivo.
• LO QUE NINGUNA FICHA RESUELVE lista lo que viene de la política fiscal, del contexto archivado del contrato o de una identidad que no coincide. No se completa en el diálogo: se corrige donde nace.

Un dato marcado BLOQUEA impide continuar en la factura y en el recibo: «Mientras haya datos que bloquean, el registro no se crea.». En el egreso que factura la comisión no lo impide, y el diálogo dice «Puedes continuar: la consulta supone que el egreso factura la comisión y el servidor decide al crear si estos datos hacen falta.». Un dato marcado AVISO deja seguir con CONTINUAR SIN COMPLETAR.

Después de cada cambio el diálogo vuelve a preguntar, porque completar un dato puede revelar otro; también puedes pedirlo con VOLVER A VERIFICAR. En una pantalla angosta los botones se leen VERIFICAR y CONTINUAR.

Los estados ante la DIAN

El estado fiscal lo decide el servidor con la respuesta de la DIAN. No dice nada del pago ni de la entrega.

Fuera de producción, el estado lleva delante el ambiente: «Pruebas · …».

Dónde ver el documento: ESTADO ANTE LA DIAN

No hay una pantalla aparte de documentos electrónicos: cada uno se abre desde su registro. Tienes cuatro entradas:

• la celda de la columna Documento electrónico de la tabla;
• ESTADO ANTE LA DIAN en el menú de la fila;
• la fila del estado en DETALLES Y TRAZABILIDAD;
• en un egreso que facturó la comisión, el panel de la comisión (más abajo).

Todas abren el diálogo Documento electrónico, con estas secciones:

• ESTADO: estado fiscal, representación gráfica y entrega, cada uno por separado, y el aviso Qué lo detiene cuando algo se detuvo.
• IDENTIFICACIÓN: número, tipo de documento, tipo de operación (por ejemplo, «Mandato · 11»), fecha de emisión y el identificador fiscal (CUFE en la factura, CUDE en las notas) con su botón para copiarlo («Copiar CUFE»). En una factura de mandato, el mandante de cada línea.
• ENTREGA AL ADQUIRENTE: cada entrega con su canal, su destino enmascarado y sus intentos.
• RESPUESTA DE LA DIAN: lo que respondió y cada regla que aplicó. Las reglas que Faacil conoce se explican con su causa y qué hacer; las demás muestran el código y el texto de la DIAN.
• REVISIONES, si la factura se reenvió: cada versión firmada, de la más reciente a la primera.
• LÍNEA DE TIEMPO: cada paso del documento, con quién lo pidió y su motivo.
• ARCHIVOS: los archivos del documento, con DESCARGAR (más abajo).

Al pie van las acciones que el servidor ofrece en ese momento: REINTENTAR ENVÍO, CONSULTAR EN LA DIAN, CORREGIR Y REENVIAR y, en un documento soporte de producción, NOTA DE AJUSTE. En una pantalla angosta se leen REINTENTAR y CONSULTAR. Solo aparecen si puedes editar el módulo del registro y el registro está dentro de tu alcance de edición. RECARGAR está siempre: solo trae lo último que registró Faacil. La consulta a la DIAN se pide con CONSULTAR EN LA DIAN.

La factura de comisión desde el egreso

La factura de comisión que nace con un egreso al propietario se ve en el panel de la comisión del egreso: en DETALLES Y TRAZABILIDAD, en el aviso que aparece al generarlo y en el resumen del egreso cuando otra pantalla lo cita. El panel muestra la factura de comisión, la comisión, el IVA, el total de la factura y la versión de la política fiscal, y debajo la fila «Estado de … ante la DIAN» con el estado fiscal de esa factura y el botón ESTADO ANTE LA DIAN.

Esa factura pertenece al módulo de Facturas. Verla basta con ver el egreso, pero operarla —reintentar, consultar, entregar o corregir— exige editar Facturas, no Egresos.

Si el documento está fuera de tu alcance

Leer un documento electrónico sigue tu acceso de lectura; operarlo sigue tu alcance de edición, que abarca los inmuebles que creaste o te asignaron, tanto el de su contrato como los de los documentos con que se relaciona (Permisos y alcance del equipo).

Si el registro está fuera de ese alcance, el diálogo no ofrece acciones y lo explica con el aviso «Fuera de tu alcance de edición»: puedes leer el documento y descargar sus archivos, pero no reintentar, consultar a la DIAN, entregar, volver a generar ni corregir y reenviar. Para operarlo, pide al administrador de tu empresa que te asigne esos inmuebles en Configuración › La empresa › Usuarios y permisos.

Si no editas el módulo del registro, el aviso dice «Solo lectura».

Los archivos del documento

ARCHIVOS lista, del más reciente al más antiguo y con la fecha en que se generó cada uno, el XML firmado, el paquete enviado a la DIAN, la respuesta de la DIAN, el documento adjunto, la representación gráfica (PDF) y el paquete enviado al adquirente. Cada uno trae su formato, su tamaño y el comienzo de su huella SHA-256.

El chip «Vigente» marca lo que va al cliente: la representación gráfica en uso y el documento adjunto. Una representación que se volvió a generar se conserva como «Representación gráfica reemplazada (PDF)», con la fecha en que se reemplazó, y se sigue descargando.

DESCARGAR baja cada archivo. Si tus permisos no lo incluyen, la sección lo dice: «Tus permisos no incluyen descargar estos archivos.».

La representación gráfica en PDF

Cuando la DIAN valida el documento, el servidor genera su representación gráfica, el PDF que ve el cliente. Lo que muestra sale del XML validado: emisor y adquirente con sus responsabilidades fiscales, líneas con sus tributos y retenciones, totales, forma y medio de pago, vencimiento, datos de la resolución, la fecha y hora de validación, el CUFE o CUDE completo y un código QR que lleva a la consulta del documento en la DIAN. Lleva el logo de tu empresa y, al pie, el nombre del software y la razón social y el NIT de su fabricante (Resolución DIAN 000227 de 2025, art. 1.5.1.5.5.1, par. 1, y art. 1.5.1.2.2.1, nums. 15, 16 y 18; anexo técnico de factura electrónica 1.9, §11.7, código QR).

Este PDF no es la vista previa que arma la app para los documentos internos. Con documento electrónico, VER DOCUMENTO, el doble clic en la fila e IMPRIMIR usan siempre la representación gráfica. Mientras no exista, VER DOCUMENTO queda inactivo y te dice por qué: se genera al validarse, se está generando o está detenida.

GENERAR DOCUMENTO y ENVIAR quedan inactivos en el menú de la fila, con su motivo: el archivo y el envío salen del documento electrónico.

La entrega al adquirente

Lo que se entrega al adquirente es la factura en su XML junto con la respuesta de validación de la DIAN, dentro de un contenedor, y la representación gráfica (Resolución DIAN 000227 de 2025, art. 1.5.1.2.2.1 num. 7 y art. 1.5.1.1.1.1 num. 10). La factura se entiende expedida cuando se entrega al adquirente por los medios que señala el art. 1.5.1.5.5.1 de la misma resolución.

• Se envía sola cuando la DIAN valida el documento, al correo del adquirente que quedó en el XML al emitirlo. Cambiar después la ficha del cliente no cambia ese destino. Si el adquirente es facturador electrónico, la norma prevé la entrega en el correo que registró ante la DIAN al habilitarse: revisa con tu contadora que el de su ficha sea ese.
• Sin correo en el documento, la entrega queda pendiente. En ENTREGA AL ADQUIRENTE puedes usar ENTREGAR con «Enviar a otro correo», o REGISTRAR ENTREGA IMPRESA si la entregaste en papel. Las dos piden un motivo.
• «Enviada o registrada» quiere decir que el servicio de correo aceptó el mensaje, o que registraste la entrega impresa. No prueba que el cliente lo haya leído.

Cuando la DIAN rechaza o algo se detiene

Cada situación tiene su salida. No las mezcles:

Rechazado por la DIAN. RESPUESTA DE LA DIAN dice qué regla falló y qué hacer. Primero corrige la causa donde está: la ficha del cliente o del propietario, o la configuración DIAN.

• Si la política fiscal dice que la factura rechazada «Se reenvía con su número», aparece CORREGIR Y REENVIAR. El formulario no edita la factura: la vuelve a armar y pide un motivo. QUÉ CORREGIR ANTES repite las reglas que la DIAN respondió, y QUÉ CAMBIA Y QUÉ SE CONSERVA muestra el alcance del reenvío:

  • Cambia: la fecha y hora de emisión, que pasan a ser las del reenvío; el perfil fiscal del cliente y de los propietarios, que es el vigente hoy con la misma identificación; y el CUFE con sus archivos, que son nuevos.
  • Se conserva: el número con su resolución, el periodo facturado, los importes e impuestos, y la destinación y el régimen de IVA de la factura rechazada.

  Un documento rechazado no consume el consecutivo (Resolución DIAN 000227 de 2025, art. 1.5.1.5.4.1, par. 3). Las versiones anteriores quedan en REVISIONES.

• Si con la corrección la factura ya no da los mismos importes o impuestos, o cambió el NIT de la empresa, no se puede reenviar: el formulario lo dice («Con la corrección, la factura ya no da los mismos importes o impuestos que la rechazada») y la salida es anularla sin nota, como en el punto siguiente.

• Si la política no prevé el reenvío, o ya no es posible, ANULAR queda activo en el menú de la fila: anula el registro sin nota, porque ninguna nota corrige un documento que nunca fue válido. Después créalo de nuevo.

Detenido: requiere corrección. Corrige la causa que dice el diálogo y usa REINTENTAR ENVÍO, que pide confirmación.

Respuesta de la DIAN desconocida. Usa CONSULTAR EN LA DIAN. El documento no se reenvía, porque la DIAN pudo haberlo recibido.

La representación o el archivo para el cliente se detuvo. Eso no cambia el estado fiscal. El aviso Qué lo detiene dice la causa y ofrece VOLVER A GENERAR, que pide un motivo. Si hay que rehacer los dos, primero va la representación. La representación de un documento validado también se puede volver a generar mientras no se haya armado el paquete de entrega ni registrado una entrega impresa; el PDF anterior se conserva en ARCHIVOS, como «Representación gráfica reemplazada (PDF)».

Anular una factura electrónica: nota crédito

Una factura electrónica validada no se anula: se extingue con una nota crédito electrónica por lo que queda de ella (Resolución DIAN 000227 de 2025, art. 1.5.1.5.6.1).

1. En la tabla, abre el menú de la fila de la factura. En lugar de ANULAR verás EMITIR NOTA CRÉDITO. Se ofrece a quien edita facturas y notas de ajuste y tiene el permiso Anular registros, y requiere la nota crédito activada en producción.
2. Escribe el motivo y confirma. El servidor emite la nota en la misma operación.
3. Si la nota cubrió todo, la factura queda «Anulada por nota crédito»: sigue numerada y en el historial, pero ya no es deuda.

Si la política fiscal somete la nota crédito a aprobación, la nota queda Pendiente de aprobación y no se transmite hasta que alguien la decida en Correcciones fiscales. Allí también se aplican o devuelven los saldos a favor que la nota libere. Las notas parciales se crean desde Notas de ajuste.

Un registro con documento electrónico vigente tiene ANULAR inactivo con el motivo «Su corrección requiere la nota crédito electrónica». La anulación interna y su rastro se explican en Anulación y conservación del rastro.

Quién puede hacer qué

Cada acción aparece solo si el servidor la ofrece para ese documento en ese momento.

Lo que Faacil no hace

• No es proveedor tecnológico ni firma con un certificado propio: la empresa es el facturador.
• No emite nómina electrónica.
• No tiene modo de contingencia. Si la DIAN no responde, el documento espera en la cola y se reintenta; no se expide factura de contingencia ni talonario. Qué hacer ante una caída de la DIAN lo define tu empresa con su contadora (Resolución DIAN 000227 de 2025, arts. 1.5.1.5.4.1 par. 2 y 1.5.1.5.7.1).
• No emite documento equivalente electrónico (POS).
• No registra eventos sobre las facturas que tú emites, ni la aceptación tácita. Los eventos sobre facturas de proveedores se explican en Facturas recibidas.
• No decide tu obligación fiscal. Si tu empresa debe facturar electrónicamente, qué impuestos lleva cada operación y cuándo se expide la factura lo define tu empresa con su contadora.

Contabilidad y cambio de software

Lo que sigue después de emitir se explica en estos capítulos:

• La contabilización automática de facturas, notas y egresos: Dinámicas contables.
• Lo que queda por cobrar y por pagar: Cartera y por pagar.
• El cierre de cada mes: Cierre del mes.
• La retención en la fuente que declara tu empresa: Retención en la fuente.

Si tu empresa viene de otro software, el plan del cambio está en Cambiar de software, y las deudas y saldos que quedaron en tu software anterior, en Deudas y saldos del software anterior.

Normas citadas

• Resolución DIAN 000227 de 2025, que compila el régimen de facturación electrónica y deroga el texto de las resoluciones que compila: art. 1.5.1.5.1.1, num. 2.1 (software propio: desarrollo informático propio o adquirido); art. 1.5.1.1.1.1 num. 10 (contenedor electrónico); art. 1.5.1.2.2.1 nums. 7, 15, 16 y 18 (requisitos de la factura: entrega, CUFE, código QR y software); art. 1.5.1.5.4.1 par. 2 y par. 3 (expedición sin validación previa por inconvenientes tecnológicos de la DIAN, y documento rechazado sin consumir el consecutivo); art. 1.5.1.5.5.1 (expedición y entrega; par. 1, contenido mínimo de la representación gráfica); art. 1.5.1.5.6.1 (notas crédito y débito; anulación con nota crédito) y art. 1.5.1.5.7.1 (inconvenientes tecnológicos).
• Anexo técnico de factura electrónica de venta, versión 1.9, §11.7 (código QR).
• Estatuto Tributario: arts. 615, 616-1 y 617 (obligación y requisitos de la factura).

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