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Correcciones fiscales

Decide las notas crédito electrónicas que esperan aprobación y concilia los saldos a favor y liberados del arrendatario.

La regla que hay detrás

Con la facturación electrónica activa, una factura validada por la DIAN no se corrige como un documento interno. La corrección se hace con una nota crédito o débito electrónica que cita la factura, y la nota crédito es, además, la única forma de anular una factura electrónica.

Algunas empresas quieren que la nota crédito pase por otra persona antes de salir hacia la DIAN, porque rebaja lo que el cliente debe y, a veces, le devuelve plata. Correcciones fiscales es la pantalla donde se decide esa nota y donde se concilian los saldos que una corrección deja a favor del arrendatario.

Cómo se emite la nota en sí está en notas de ajuste. Cómo funciona la factura electrónica, en facturación electrónica.

Cuándo aparece esta pantalla

Correcciones fiscales está en el menú Cartera y cobros, después de Notas de ajuste. Solo se ofrece en empresas con la licencia de facturación electrónica en su cuenta; sin ella, el menú no la muestra y las notas siguen siendo documentos internos. Se abre en la web y en la app móvil.

Que la nota crédito espere aprobación no lo decides en esta pantalla: lo define la política fiscal aprobada de la empresa, que dice si la nota se retiene y cuántos pasos de aprobación tiene. Se configura en la habilitación y configuración de la facturación electrónica. Si la política no somete las notas a aprobación, la bandeja queda vacía y la nota sale hacia la DIAN al emitirla.

Quién entra y qué ve

La pantalla tiene dos vistas, Aprobaciones y Saldos por conciliar, y cada una pide su acceso:

Con acceso a las dos, un selector arriba cambia de vista. Sin ninguno, la pantalla dice Sin acceso y no muestra nada.

Aprobar correcciones fiscales es el nombre que le da la política fiscal. En Configuración › La empresa › Usuarios y permisos, sección PERMISOS ESPECIALES, aparece como Aprobar notas crédito y el uso del saldo a favor. Se concede allí y solo existe con la licencia de facturación electrónica (quién ve qué). No da acceso a la configuración de la DIAN: sirve para decidir notas y para mover el saldo a favor.

Ver la bandeja no basta para decidir. Los botones APROBAR y NEGAR aparecen solo cuando el servidor dice que a ti te toca ese paso.

Aprobaciones: la nota crédito que espera decisión

La vista Aprobaciones se filtra con tres chips: Pendientes, Aprobadas y Negadas.

• Pendientes — las notas crédito que la política retuvo. Ya están firmadas y numeradas, pero no salen hacia la DIAN hasta que alguien las apruebe. En Registros, su estado ante la DIAN se lee Pendiente de aprobación.
• Aprobadas — las notas que se aprobaron y las constancias del saldo a favor que se aplicó a otra deuda o se devolvió.
• Negadas — las notas que se negaron y se retiraron sin transmitirse.

Cada fila se reconoce por el número impreso del registro y del documento que corrige, el cliente y el contrato. Al abrirla, el detalle muestra SOLICITUD —registro, importe, fecha en que se solicitó y, si ya se decidió, cuándo y con qué motivo— y PASOS DE LA APROBACIÓN, con el paso que espera decisión.

Aprobar o negar paso a paso

1. Abre Correcciones fiscales y quédate en Aprobaciones, chip Pendientes.
2. Abre la solicitud. Revisa el importe, el documento que corrige y en qué paso va.
3. Lee el recuadro Antes de decidir: aprobar envía la nota a la DIAN; negar la retira sin transmitirse y no se puede deshacer.
4. Para aprobar, pulsa APROBAR y confirma. En cualquier paso, el aviso de confirmación dice que la nota crédito se enviará a la DIAN; la nota solo sale hacia la DIAN cuando se aprueba el último paso.
5. Para negar, pulsa NEGAR y escribe el motivo, que es obligatorio y queda en el expediente.
6. Vuelve a la bandeja. Si la solicitud tenía más pasos, sigue en Pendientes esperando el siguiente.

Tres reglas no tienen excepción:

• Quien elaboró la nota nunca la decide, aunque sea el administrador o tenga el permiso. El detalle lo dice: «Si la elaboraste tú, nunca la decides.»
• Cada paso lo da una persona distinta. Quien aprobó un paso anterior no aprueba el siguiente.
• Cada paso lo da quien tiene el permiso que la política nombra. Si no te corresponde, el detalle lo explica y no ofrece botones.

Si otra persona decidió la solicitud mientras la tenías abierta, Faacil vuelve a leerla y te muestra cómo quedó; no aplica tu decisión encima de la suya. Si cambias de empresa o de sesión con el detalle abierto, aparece La sesión cambió y no se envía nada.

Lo que pasa al aprobar y al negar

Al aprobar el último paso, la nota sale hacia la DIAN y sigue el camino de cualquier documento electrónico: queda en cola, se envía y espera su validación. Su estado se consulta en Registros, en ESTADO ANTE LA DIAN.

Si la apruebas un día distinto al de su firma, el documento electrónico se firma de nuevo con el mismo número y la fecha de la aprobación antes de salir. La nota de ajuste conserva su fecha, su saldo y su asiento contable; lo que cambia es la fecha del documento electrónico. Si la aprobación cae en otro mes, revisa con tu contador en qué periodo se reporta.

Al negar, la nota de ajuste queda anulada y su documento electrónico se retira sin transmitirse: su estado se lee Retirado sin transmitir, no es un veredicto de la DIAN y no se puede deshacer. Lo que ya estaba aplicado en la factura no se toca. La factura vuelve a admitir una nota; si la corrección sigue haciendo falta, se emite otra.

Saldo a favor

Cuando una nota crédito rebaja una factura que ya estaba pagada, lo pagado de más ya no salda nada. Si la política fiscal de la empresa incluye la regla del saldo a favor, ese dinero queda como saldo a favor del arrendatario.

Un ejemplo sintético: la factura del canon es de $1.500.000 y el arrendatario la pagó completa. Una nota crédito de $200.000 por un ajuste de precio deja la factura en $1.300.000, y los $200.000 restantes quedan como saldo a favor.

Ese saldo tiene tres salidas:

Cuando la política exige el permiso para aplicarlo a otra deuda o devolverlo, la operación queda además como constancia en Aprobaciones, chip Aprobadas, con el motivo, el importe y quién la hizo.

Si la nota esperaba aprobación, el saldo a favor nace al aprobarse, no al emitirla.

Saldos por conciliar

No todo crédito liberado es saldo a favor. Lo que se liberó antes de que la política tuviera la regla, o con una política sin ella, no se aplica solo al siguiente canon ni pide aprobación. Esos créditos esperan en Saldos por conciliar.

La vista los agrupa por arrendatario y contrato, con lo disponible en cada grupo. Cada crédito dice de qué pago salió, el cargo que lo liberó, su ciclo, la fecha en que se liberó y cuánto queda. Si hay más grupos de los que caben en una página, CARGAR MÁS trae los siguientes.

Cada crédito tiene dos salidas:

• APLICAR abre el diálogo de aplicar crédito de Registros sobre ese pago, con el crédito ya elegido. Exige poder editar el módulo del pago.
• DEVOLVER explica cómo registrar la devolución y ofrece IR A EGRESOS: allí creas un egreso, eliges Devolución de crédito o depósito al arrendatario y, como fuente, ese crédito. Exige poder editar Egresos. El formulario de egreso no llega prellenado.

Sin el permiso de edición que corresponde, el botón se ve inactivo con su motivo: «Aplicarlo exige poder editar …», con el módulo del pago, o «Devolverlo exige poder editar Egresos.».

Créditos fuera de tu alcance de edición

Si tu usuario tiene el módulo de Contabilidad y un alcance de inmuebles recortado, la vista te muestra todos los grupos, pero solo aplicas o devuelves los de tu alcance. Un grupo queda fuera cuando su contrato, sus pagos o los documentos con que se relacionan son de inmuebles que no creaste ni te asignaron.

En ese grupo, APLICAR y DEVOLVER se ven inactivos con «Fuera de tu alcance de edición», y el grupo lo explica una vez: «Estos créditos están fuera de tu alcance de edición: puedes verlos, pero aplicarlos o devolverlos exige los inmuebles que creaste o te asignaron, tanto el de su contrato como los de sus pagos y de los documentos con que se relacionan. Pídele al administrador de tu empresa que te asigne esos inmuebles en Configuración → Usuarios.»

Si el grupo está en tu alcance pero el pago del crédito no, APLICAR no abre el diálogo: aparece el aviso «No puedes aplicar este crédito» con la explicación.

Para operarlos, pide al administrador de la cuenta que te asigne esos inmuebles en Configuración › La empresa › Usuarios y permisos (quién ve qué). El administrador de la cuenta no tiene este recorte.

Qué dice la norma

• La nota crédito anula la factura electrónica. La Resolución DIAN 000227 de 2025, art. 1.5.1.5.6.1, dispone que la nota crédito es el mecanismo de anulación de la factura electrónica de venta, que el número de la factura anulada no se vuelve a usar y que la nota siempre la referencia. El mismo artículo prohíbe usar notas crédito y débito electrónicas para ajustarse entre ellas.
• Las notas se validan como la factura. La nota crédito y la débito electrónicas pasan por la validación previa de la DIAN y se entregan al adquirente por el mismo medio que la factura (art. 1.5.1.5.6.1 y art. 1.5.1.5.4.1 de la misma resolución).

Qué tratamiento contable o tributario tiene un saldo a favor, o en qué periodo se reporta una nota aprobada en otro mes, lo define la empresa con su contador; Faacil conserva las fechas y los importes de cada hecho.

Lo que no hace

• No decide por ti si la nota se retiene. Lo decide la política fiscal aprobada.
• No deja que el autor apruebe su propia nota, ni que una misma persona dé dos pasos.
• No reaplica nada al negar. Lo aplicado en la factura no se toca y no hay movimiento de dinero.
• No crea el egreso de devolución. Lo registras tú en Egresos, con su medio de pago y su soporte.
• No convierte en saldo a favor lo liberado antes de la regla. Eso se concilia a mano en Saldos por conciliar.

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