Numeración de facturas y resoluciones DIAN

Rangos, prefijos, vigencia, avisos y consumo del rango, más la numeración de las demás series. Y el límite dicho sin rodeos: Faacil no transmite a la DIAN ni factura electrónicamente.

Empecemos por el límite

Faacil numera con tu resolución; no hace facturación electrónica. No firma documentos y no le transmite nada a la DIAN. Transmitir exige una autorización que Faacil no tiene, y esa parte del trabajo queda por fuera del producto.

Lo que sí hace es lo otro: llevar el control de la numeración autorizada. Registras los rangos que la DIAN te autorizó, vinculas uno a la numeración de facturación, y desde ahí cada factura toma su número de ese rango e imprime lo que la resolución dice.

Y algo más antes de seguir: numerar con resolución no viene encendido. Cada empresa lo activa el día que tiene su resolución en la mano; hasta entonces factura igual que siempre.

El código QR del pie no valida nada

Los documentos que Faacil imprime —facturas, egresos, recibos de caja, cuentas de cobro, notas de ajuste y certificados— llevan un código QR en el pie de página. Ese código abre la página de Faacil, y nada más.

No es un código de validación tributaria. No contiene el documento, no lo representa y no sirve para verificarlo ante la DIAN. Dilo sin rodeos cuando te pregunten, porque el cliente sí ve ese cuadrito en el papel y es fácil que lo confunda con el sello de una factura electrónica.

El interruptor que la enciende

La numeración amparada se enciende por empresa, con un interruptor que nace apagado.

• Apagada — las facturas se numeran con el prefijo del consecutivo y no citan ninguna resolución. Así sale una empresa recién creada, y es un estado perfectamente válido para operar.
• Activada — cada factura se numera con la resolución que ampare su consecutivo, e imprime lo que la resolución dice.

Mientras está apagada, la sección no te pide nada más: solo muestra el interruptor. Registrar tus datos, tus resoluciones y qué prefijo imprime cada serie empieza por activarla.

Encenderla y apagarla piden confirmación, porque cambian cómo sale numerada la siguiente factura.

Lo que ya emitiste no se borra: el registro conserva la resolución que lo amparó, y el PDF que ya recibió tu cliente sigue igual —reenviarlo le manda ese mismo archivo—. Ten en cuenta una cosa mientras el interruptor esté apagado: el documento que Faacil vuelva a armar para verlo o descargarlo sale sin la leyenda de la resolución y numerado con el prefijo del consecutivo. Al volver a encenderla, cada uno recupera la suya.

Qué es una resolución en Faacil

Una resolución es la autorización de numeración que expide la DIAN, registrada tal como llegó. Estos son los datos que se guardan:

Además puedes clasificar la resolución según en qué documentos se usa —los del inquilino o los del propietario— y activarla o desactivarla en cualquier momento. Esa clasificación es un rótulo para tu control: la factura se numera con la resolución que le hayas vinculado a la numeración de facturación, sea quien sea el cliente.

Una resolución desactivada no ampara nada, aunque le queden números y esté vigente.

Prefijos y rangos que no se cruzan

El prefijo de la resolución admite hasta cuatro caracteres, solo letras y números, y Faacil los pasa a mayúscula por ti. Puede ir vacío.

El rango tiene dos reglas y son cortas:

• Empieza en uno o más. No hay rangos que arranquen en cero.
• El último número es igual o mayor que el primero. Un rango de un solo número es una autorización válida.

Tener varias resoluciones al tiempo es lo normal, no la excepción: cuando la DIAN renueva la autorización suele entregar el mismo prefijo con un rango nuevo. Por eso Faacil no exige que el prefijo sea único.

Lo que sí exige es que los rangos no se pisen: dentro de un mismo tipo de documento y un mismo prefijo, dos resoluciones no pueden reclamar el mismo número. La validación corre contra todas las resoluciones registradas, estén activas o no: los números que una resolución desactivada ya autorizó siguen siendo suyos.

Con prefijos distintos no hay cruce que valga: son numeraciones separadas.

Sobre lo que sale impreso, el orden es este: el prefijo de la resolución manda sobre el del consecutivo. Sin ninguno de los dos, el documento sale como #1234.

Cómo se consume el rango

El número no lo inventa la resolución: lo pone el consecutivo, y la resolución valida que ese número esté dentro de lo autorizado y lleva la cuenta de hasta dónde va.

Faacil te muestra, en cada resolución, cuántos números autorizó, cuántos llevas consumidos y qué porcentaje representa. Si todavía no ha numerado nada, te lo dice así, sin porcentajes que no significan nada.

La emisión se detiene, con un mensaje que dice exactamente qué pasó, en cuatro situaciones:

• La resolución está desactivada.
• La resolución está vencida.
• El próximo número se pasó del último autorizado: el rango se agotó.
• El próximo número es anterior al primero autorizado: el consecutivo y el rango no se corresponden.

Faacil no salta solo a otra resolución vigente cuando la primera se agota. Es a propósito: quedarse sin numeración autorizada es un asunto administrativo que se resuelve pidiendo la resolución nueva, y taparlo con un salto silencioso deja a la empresa facturando con un amparo que nadie revisó.

En un arrendamiento con varios propietarios se emite una factura por propietario, y cada una consume su propio número del rango.

Los avisos que vas a ver

Faacil avisa antes, no después. Estos son los avisos de vigencia:

Y falta el aviso que más importa. Cuando el consumo se acerca al final del rango, Faacil te avisa de que la numeración está por agotarse y te dice qué porcentaje llevas gastado. El aviso por sí solo no detiene nada: está para que alcances a tramitar la resolución siguiente, porque cuando el rango se acaba la facturación sí se detiene y Faacil no salta sola a otra resolución.

Una resolución desactivada no aparece ni como vigente ni como vencida: se marca inactiva. Lo que no se usa no vence.

Las demás series llevan número, no resolución

Cada tipo de documento tiene su propia numeración, independiente de las otras: facturas, egresos, cuentas de cobro, recibos de caja y las notas de ajuste, que llevan una serie por sentido —una para las de crédito y otra para las de débito—.

La numeración de facturación es la única que admite una resolución. Las demás solo llevan prefijo. Puedes registrar una resolución de nota crédito, de nota débito o de documento soporte y queda guardada con sus datos, pero la única que se vincula a una serie es la de factura de venta.

La pantalla de numeración es de consulta, no un formulario: no hay dónde escribir. Muestra, por cada serie, el nombre con el que sale impresa, su prefijo, el último número que se asignó y el que tomará el próximo documento. Faacil lleva ese contador precisamente para que ningún documento se repita ni se salte, y por eso no se escribe a mano.

Qué queda congelado cuando la resolución ya numeró

En cuanto una resolución ampara su primer documento, quedan fijos el número de resolución, el prefijo, el rango, el tipo de documento, la clave técnica y las dos fechas. Solo puedes cambiarle el nombre, la nota interna y si está activa o no.

La razón es de fondo: la factura que ya emitiste apunta a esa resolución, y si sus datos cambiaran, la factura pasaría a decir algo distinto de lo que decía el día que se emitió.

Por lo mismo, una resolución que ya numeró no se borra. Se desactiva. El borrado queda reservado a las que nunca numeraron nada y además no están vinculadas a ningún consecutivo: si es la que ampara tu facturación, cambia primero la resolución de esa serie —por otra o por ninguna— y después bórrala.

Qué hace falta para que una factura salga amparada

Son dos pasos, y hacen falta los dos:

1. Registrar la resolución con los datos que expidió la DIAN.
2. Vincularla a la numeración de facturación.

Registrar la resolución sola no numera nada: si la serie no tiene resolución vinculada, la factura sale sin amparo y sin ninguno de los frenos anteriores. Para que el vínculo sea válido, la resolución tiene que ser de factura de venta, estar activa y cubrir el próximo número de la serie.

Todo esto lo administra quien tenga el rol de administrador en tu empresa. Otro usuario puede abrir la sección, pero adentro solo encuentra el aviso de quién la administra.

Cuando la app no te deja

Hay cambios que Faacil no pone en tus manos a propósito, y el número en el que va un documento es el primero de la lista. Para esos existe la solicitud al equipo de Faacil.

Desde la pantalla de numeración hay un botón que abre la solicitud con el asunto ya puesto. También puedes abrirla desde la sección de solicitudes, escribiendo el título que necesites.

Se piden por ahí los cambios que la app no te deja hacer: la numeración de los documentos, los datos con los que nació la empresa, corregir o eliminar registros y dar de baja usuarios o información.

Escribe qué necesitas y sobre qué documento o inmueble: entre más detalle des —fechas, valores, el número del documento—, antes se resuelve. Cada solicitud queda en la tabla con su estado —pendiente, en proceso o resuelta— y la respuesta te llega al correo de la empresa.