Numeración y resoluciones
Series, prefijos, consecutivos y rangos registrados por la empresa para documentos administrativos.
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Empecemos por el límite
Faacil numera con la resolución que registres; no hace facturación electrónica. No obtiene, tramita ni valida resoluciones ante la DIAN. La firma electrónica fiscal, XML, CUFE y transmisión no forman parte de este flujo.
Lo que sí hace es lo otro: llevar el control de la numeración autorizada. Registras los rangos que la DIAN te autorizó, vinculas uno a la numeración de facturación, y desde ahí cada factura toma su número de ese rango e imprime lo que la resolución dice.
Y algo más antes de seguir: numerar con resolución no viene encendido. Cada empresa lo activa el día que tiene su resolución en la mano; hasta entonces factura igual que siempre.
El código QR del pie no valida nada
Los documentos que Faacil imprime —facturas, egresos, recibos de caja, cuentas de cobro, notas de ajuste y certificados— llevan un código QR en el pie de página. Ese código abre la página de Faacil, y nada más.
No es un código de validación tributaria. No contiene el documento, no lo representa y no sirve para verificarlo ante la DIAN. Dilo sin rodeos cuando te pregunten, porque el cliente sí ve ese cuadrito en el papel y es fácil que lo confunda con el sello de una factura electrónica.
El interruptor que la enciende
La numeración amparada se enciende por empresa, con un interruptor que nace apagado.
- Apagada — los nuevos documentos usan el prefijo del consecutivo y no quedan amparados por una resolución. Esto describe la numeración del producto; la empresa revisa sus obligaciones fiscales por separado.
- Activada — cada factura se numera con la resolución que ampare su consecutivo, e imprime lo que la resolución dice.
Apagada, permite editar el prefijo de los consecutivos. Identidad fiscal, proveedor y gestión de resoluciones se ofrecen al activarla. Cambiar un prefijo con el interruptor apagado conserva el vínculo de resolución guardado; no lo elimina en silencio.
Encenderla y apagarla piden confirmación, porque cambian cómo sale numerada la siguiente factura.
Los registros ya emitidos conservan la resolución y el prefijo con que quedaron amparados. Apagar el interruptor no retira esa leyenda histórica ni reescribe el PDF original. La vista previa de una serie describe el próximo documento, no renombra los anteriores.
Qué es una resolución en Faacil
Una resolución es la autorización de numeración que expide la DIAN, registrada tal como llegó. Estos son los datos que se guardan:
| Dato | Para qué sirve |
|---|---|
| Número de la resolución | La identifica. Es el número oficial con el que la DIAN autorizó tu facturación. |
| Tipo de documento | Factura de venta, nota crédito, nota débito o documento soporte. |
| Prefijo | Las letras que anteceden al número. Es opcional: si la resolución no autorizó ninguno, déjalo vacío. |
| Desde / Hasta | El primer y el último número autorizado. |
| Fecha de la resolución | El día en que la DIAN la expidió. |
| Vence el | El último día en que ampara documentos nuevos. |
| Nombre | Un rótulo para reconocerla entre varias. No sale impreso. |
| Nota interna | Un apunte para tu equipo. Tampoco sale impreso. |
| Clave técnica | Solo la lleva la resolución de factura de venta. |
Además puedes clasificar la resolución según en qué documentos se usa —los del inquilino o los del propietario— y activarla o desactivarla en cualquier momento. Esa clasificación es un rótulo para tu control: la factura se numera con la resolución que le hayas vinculado a la numeración de facturación, sea quien sea el cliente.
Una resolución desactivada no ampara nada, aunque le queden números y esté vigente.
Prefijos y rangos que no se cruzan
El prefijo de la resolución admite hasta cuatro caracteres, solo letras y números, y Faacil los pasa a mayúscula por ti. Puede ir vacío.
El rango tiene dos reglas y son cortas:
- Empieza en uno o más. No hay rangos que arranquen en cero.
- El último número es igual o mayor que el primero. Un rango de un solo número es una autorización válida.
Tener varias resoluciones al tiempo es lo normal, no la excepción: cuando la DIAN renueva la autorización suele entregar el mismo prefijo con un rango nuevo. Por eso Faacil no exige que el prefijo sea único.
Lo que sí exige es que los rangos no se pisen: dentro de un mismo tipo de documento y un mismo prefijo, dos resoluciones no pueden reclamar el mismo número. La validación corre contra todas las resoluciones registradas, estén activas o no: los números que una resolución desactivada ya autorizó siguen siendo suyos.
Con prefijos distintos no hay cruce que valga: son numeraciones separadas.
Una resolución vinculada aporta su prefijo incluso si está vacío: en ese caso se imprime #1234, sin tomar otro prefijo del consecutivo. Sin resolución, se usa el prefijo del consecutivo; sin ninguno, también queda sólo el número. El ejemplo es sintético.
Cómo se consume el rango
El número no lo inventa la resolución: lo pone el consecutivo, y Faacil comprueba que ese número esté dentro de lo autorizado y lleva la cuenta de hasta dónde va.
Faacil te muestra, en cada resolución, cuántos números autorizó, cuántos llevas consumidos y qué porcentaje representa. Si todavía no ha numerado nada, te lo dice así, sin porcentajes que no significan nada.
La emisión se detiene, con un mensaje que dice exactamente qué pasó, en cuatro situaciones:
- La resolución está desactivada.
- La resolución está vencida.
- El próximo número se pasó del último autorizado: el rango se agotó.
- El próximo número es anterior al primero autorizado: el consecutivo y el rango no se corresponden.
Faacil no salta solo a otra resolución vigente cuando la primera se agota. Es a propósito: quedarse sin numeración autorizada es un asunto administrativo que se resuelve pidiendo la resolución nueva, y taparlo con un salto silencioso deja a la empresa facturando con un amparo que nadie revisó.
En un arrendamiento con varios propietarios se emite una factura por propietario, y cada una consume su propio número del rango.
Los avisos que vas a ver
Faacil avisa antes, no después. Estos son los avisos de vigencia:
| Aviso | Cuándo aparece |
|---|---|
| Por vencer | En los dos meses anteriores a la fecha de vencimiento. Es el tiempo que toma pedir y recibir una resolución nueva. La resolución sigue amparando con normalidad. |
| Vencida | Al día siguiente de la fecha en que vence. Deja de amparar documentos nuevos. |
| Sin resolución vigente | No hay una resolución utilizable del tipo indicado. Revisa el vínculo de la serie; una resolución vinculada vencida o desactivada bloquea la emisión, no se omite para continuar. |
Y falta el aviso que más importa. Cuando el consumo se acerca al final del rango, Faacil te avisa de que la numeración está por agotarse y te dice qué porcentaje llevas gastado. El aviso por sí solo no detiene nada: está para que alcances a tramitar la resolución siguiente, porque cuando el rango se acaba la facturación sí se detiene y Faacil no salta sola a otra resolución.
Una resolución desactivada no aparece ni como vigente ni como vencida: se marca inactiva. Lo que no se usa no vence.
Las seis series y las tres que admiten resolución
Cada tipo de documento tiene su propia numeración, independiente de las otras: facturas, egresos, cuentas de cobro, recibos de caja y las notas de ajuste, que llevan una serie por sentido —una para las de crédito y otra para las de débito—.
Facturas admiten resolución de tipo 01, notas crédito de 91 y notas débito de 92. Egresos, cuentas de cobro y recibos de caja sólo llevan prefijo. Una resolución de otro tipo registrada no crea por sí sola un módulo emisor de ese documento.
La pantalla de numeración muestra cada serie, su prefijo, el último número asignado y el siguiente. Desde la acción de edición puedes cambiar el prefijo permitido y, cuando corresponde, vincular una resolución compatible. El contador no se escribe a mano: editar el prefijo o el vínculo no autoriza retrocederlo ni renumerar documentos emitidos.
Qué queda congelado cuando la resolución ya numeró
En cuanto una resolución ampara su primer documento, quedan fijos el número de resolución, el prefijo, el rango, el tipo de documento, la clave técnica y las dos fechas. Solo puedes cambiarle el nombre, la nota interna y si está activa o no.
La razón es de fondo: la factura que ya emitiste apunta a esa resolución, y si sus datos cambiaran, la factura pasaría a decir algo distinto de lo que decía el día que se emitió.
Por lo mismo, una resolución que ya numeró no se borra. Se desactiva. El borrado queda reservado a las que nunca numeraron nada y además no están vinculadas a ningún consecutivo: si es la que ampara tu facturación, cambia primero la resolución de esa serie —por otra o por ninguna— y después bórrala.
Qué hace falta para que una factura salga amparada
Son dos pasos, y hacen falta los dos:
- Registrar la resolución con los datos que expidió la DIAN.
- Vincularla a la numeración de facturación.
Registrar la resolución sola no vincula la serie. Para el vínculo, revisa tipo correspondiente, estado, fechas y próximo número. Si una serie no tiene resolución, no atribuyas amparo a su documento por el solo hecho de haber registrado otra autorización.
Lo administra el responsable de la cuenta. Las secciones reservadas de Configuración se ocultan a los demás usuarios.
Cuando la app no te deja
Hay cambios que Faacil no pone en tus manos a propósito, y el número en el que va un documento es el primero de la lista. Para esos existe la solicitud al equipo de Faacil.
Desde la pantalla de numeración hay un botón que abre la solicitud con el asunto ya puesto. También puedes abrirla desde la sección de solicitudes, escribiendo el título que necesites.
Se piden por ahí los cambios que la app no te deja hacer: la numeración de los documentos, los datos con los que nació la empresa y la corrección de un registro ya emitido, que la app no deja editar. Eliminar tu cuenta o suprimir tus datos no se pide por ahí: escríbenos a datos@faacil.com, como indica la Política de Privacidad.
Escribe qué necesitas y sobre qué documento o inmueble: entre más detalle des —fechas, valores, el número del documento—, antes se resuelve. Cada solicitud queda en la tabla con su estado —pendiente, en proceso o resuelta— y la respuesta te llega al correo de la empresa.
Registrar y vincular paso a paso
- Con el administrador, abre Resoluciones DIAN y revisa el interruptor y las series existentes.
- Para cambiar sólo el nombre impreso de una serie sin amparo, edita su prefijo en la numeración disponible con el interruptor apagado y revisa la vista previa.
- Para registrar autorización, habilita el flujo, completa los datos de la resolución y guarda. Revisa que no se solape su rango con otra del mismo tipo y prefijo.
- Abre la serie correspondiente y selecciona la resolución compatible. Una asociación anterior inválida se muestra para resolverla, no se sustituye sola.
- Comprueba prefijo, siguiente número, rango y vigencia. Las fechas de emisión y vencimiento usan el día civil de Bogotá.
- Guarda el vínculo y revisa el siguiente documento antes de enviarlo. Si el rango se agotó, registra y vincula la nueva autorización por el procedimiento de la empresa; no retrocedas el contador.
Alcance y requisitos
Los documentos son administrativos. Registrar numeración o resoluciones no transmite facturas a DIAN. Revisa ciclo, identidad, aplicaciones y permisos antes de confirmar.