DestacadoFacturación electrónica DIAN

Habilitación y configuración DIAN

Deja lista la facturación electrónica de tu empresa, del borrador de la configuración a la activación de cada tipo de documento en producción.

Antes de empezar

Esta página explica cómo tu empresa deja lista la facturación electrónica en Faacil: los datos del emisor, las credenciales, las resoluciones, el set de pruebas, la política fiscal, las autorizaciones y la activación de cada tipo de documento. Qué se emite después y cómo se opera está en Facturación electrónica.

Necesitas tener a mano:

• La licencia de facturación electrónica en tu cuenta de Faacil. Se solicita a soporte, sin costo adicional: la facturación electrónica está incluida en la suscripción. Sin ella, la sección se llama «Resoluciones DIAN», solo la abre el administrador de la cuenta y no transmite nada a la DIAN. Pide la licencia cuando vayas a completar la habilitación: desde que la tienes, la factura y la nota sobre una factura solo se crean como documento electrónico, y no se crean mientras su tipo no esté activado en producción.
• El registro en el portal de la DIAN como facturador electrónico, con Faacil asociado como software propio, en la forma de desarrollo informático adquirido (Resolución DIAN 000227 de 2025, art. 1.5.1.5.1.1, num. 2.1). El fabricante del software es TOTAL BIENES S.A.S., NIT 901.969.710-9. El portal te da el identificador del software (Software ID) y el Test Set ID del set de pruebas; el PIN del software lo defines tú en el portal al asociar el software.
• La «Modalidad del software» que vas a elegir en Faacil —«Software propio» o «Software adquirido»— y, solo con «Software adquirido», el Código del proveedor de tres dígitos. Antes de aprobar la configuración, pregunta a soporte de Faacil cuál corresponde a tu registro en la DIAN y qué código escribir: la app no los decide por ti.
• El certificado digital de firma de tu empresa, en archivo .p12 o .pfx, con su contraseña.
• Las resoluciones de numeración que la DIAN autorizó, asociadas al software en el portal.
• El administrador de la cuenta, porque en la app solo él enciende la numeración con resolución, sin la cual no se registran resoluciones.
• Las decisiones fiscales de tu contadora: qué registros llevan factura, IVA, retenciones y notas.

Si tu empresa viene de otro software de facturación, el plan completo del cambio está en Cambiar de software. Los ejemplos de esta página son sintéticos. No copies en Faacil datos que no sean de tu empresa.

Dónde está y cómo se organiza

Abre Configuración › Facturación y contratos › Facturación electrónica. La abre el administrador de la cuenta o quien tenga cualquiera de los seis permisos que la abren, descritos en Permisos DIAN. Arriba siempre ves dos cosas:

• El aviso del ambiente: «Sin ambiente aprobado» mientras no hay una configuración aprobada; después, «Ambiente: Pruebas (habilitación)», «Ambiente: Producción» o «Ambiente: Pruebas (habilitación) y Producción». Lo que se transmite en producción tiene validez fiscal y no se retira.
• ESTADO DE LA INTEGRACIÓN: la empresa, su NIT y, por cada tipo de documento y ambiente, un chip por verificación: Configuración, Credencial, Conexión, Habilitación DIAN, Aprobación y Emisión.

Debajo, un selector abre cinco vistas: con poco ancho es la lista Vista; con más ancho, cinco botones, donde Autorizaciones de la empresa aparece como «Empresa». Cada vista guarda sus cambios de forma distinta:

Si sales de la sección con cambios sin guardar, Faacil te pregunta «¿Salir sin guardar?». Todo cambio queda en el historial de la integración, con quién lo hizo, cuándo y por qué.

Configuración DIAN: el borrador y su aprobación

La configuración es versionada. Nadie edita la versión vigente: se trabaja sobre un borrador y, cuando está completo, alguien con permiso lo aprueba. El bloque RESUMEN DEL BORRADOR muestra la configuración aprobada, el borrador, si hay cambios sin guardar, el resultado de la validación y lo que falta para aprobar.

1. CREAR BORRADOR. Parte de la configuración vigente o, si todavía no hay una, de los datos que la empresa ya tenía registrados.
2. Completa los bloques que se describen abajo y usa GUARDAR BORRADOR.
3. VALIDAR revisa el borrador guardado. Al terminar, Faacil avisa «Sin incidencias: lista para aprobar» o cuántas incidencias impiden aprobar, y cuántos avisos hay. En el resumen, la fila «Validación» dice «Sin incidencias que impidan aprobar» o cuántas lo impiden. Cada incidencia nombra en negrita el campo al que se refiere, y su mensaje aparece también debajo de ese campo.
4. DIFERENCIAS muestra qué cambia frente a la versión vigente. HISTORIAL, que aparece con el permiso «Consultar el historial de la integración DIAN», muestra las revisiones anteriores.
5. APROBAR pide un motivo. La versión aprobada rige desde ese momento.

VALIDAR, DIFERENCIAS y APROBAR se desactivan mientras haya cambios sin guardar: siempre se revisa lo guardado. Si otra persona guardó antes que tú, lo que escribiste sigue en pantalla y Faacil te ofrece RECARGAR, que lo reemplaza por la versión guardada más reciente. Copia antes lo que quieras conservar.

Descartar cambios o el borrador

• DESCARTAR CAMBIOS aparece mientras tienes cambios sin guardar. Pide confirmar «¿Descartar los cambios sin guardar?» y deja el borrador guardado como estaba.
• DESCARTAR BORRADOR aparece cuando no hay cambios pendientes. Pide confirmar «¿Descartar el borrador?»: el borrador queda descartado en el historial, la configuración aprobada sigue rigiendo y las credenciales cargadas no se borran.

Los dos se confirman con DESCARTAR y los usa quien tiene el permiso «Editar el borrador de la integración DIAN». Para retomar el trabajo, crea un borrador nuevo.

Identidad del emisor y modalidad

El bloque IDENTIDAD DEL EMISOR Y MODALIDAD lleva los datos con que tu empresa aparece como emisor en cada factura:

• Empresa, NIT y Dígito de verificación. El DV se calcula del NIT de la empresa. Si escribes otro, la ayuda del campo te dice cuál corresponde, y el borrador no se aprueba hasta que coincida.
• Tipo de persona, régimen fiscal, nombre comercial, actividad económica (CIIU) y matrícula mercantil.
• Dirección fiscal, Departamento y Municipio de la lista DANE, y código postal. Al elegir el municipio se fija su código; no se escribe a mano.
• Correo de recepción de documentos electrónicos: el correo que tu empresa registró ante la DIAN como facturador. Debe ser exactamente ese, de hasta 50 caracteres, porque la DIAN rechaza la factura si no coincide (anexo técnico de factura electrónica 1.9). La factura lo informa como contacto del emisor; la representación gráfica no lo imprime. Si lo dejas vacío con la factura incluida en producción, VALIDAR solo muestra un aviso y la configuración se aprueba, pero la factura de venta no se activa en producción. Escríbelo en un borrador nuevo y apruébalo.
• Modalidad del software: «Software propio» o «Software adquirido». La ayuda del campo dice «Propio si la empresa lo desarrolló; adquirido si lo contrató.», pero ni esa ayuda ni que la norma llame a tu registro «software propio» deciden por sí solos esta opción. Este manual no indica cuál elegir: antes de aprobar, pregunta a soporte de Faacil qué opción corresponde a tu registro en la DIAN. Con «Software propio», Faacil nombra los archivos electrónicos con el código 000, no pide el Código del proveedor y el software se identifica con el NIT de tu empresa; con «Software adquirido», el bloque AMBIENTE Y SOFTWARE pide el código y el software se identifica con el NIT del proveedor o, si está vacío, con el NIT del fabricante.
• Responsabilidades fiscales y si la empresa es obligada a facturar electrónicamente.

Ambiente y software

AMBIENTE Y SOFTWARE identifica el software con que emites. Tres datos del software se parecen y no son lo mismo:

El PIN no se comparte ni se guarda en archivos: escríbelo directamente en el portal y en Faacil.

Los campos del bloque:

• Software ID: el identificador que asignó la DIAN, tal como aparece en el portal. VALIDAR revisa que tenga la forma de un identificador de la DIAN.
• Nombre del software.
• Fabricante —TOTAL BIENES S.A.S.— y NIT del fabricante —901969710, sin puntos ni DV— con su DV del fabricante —9—.
• Proveedor tecnológico y NIT del proveedor. Faacil no es tu proveedor tecnológico, y el formulario no exige estos campos. La modalidad decide qué NIT identifica al software en el documento electrónico y en la prueba de conexión: con «Software propio», el NIT de tu empresa; con «Software adquirido», el NIT del proveedor o, si está vacío, el NIT del fabricante, y la DIAN valida que ese NIT esté autorizado (anexo técnico de factura electrónica 1.9). Confirma con soporte de Faacil qué datos corresponden antes del set de pruebas.
• Código del proveedor, con «Software adquirido»: tres dígitos que van en el nombre de los archivos electrónicos. Aunque la ayuda del campo diga «Lo asigna el proveedor.», antes de aprobar confirma con soporte de Faacil qué valor corresponde a tu registro en la DIAN. Sin código, VALIDAR muestra la incidencia «El software adquirido necesita el código de tres dígitos del proveedor para nombrar sus archivos.» y, si el borrador incluye algún tipo de documento, no se aprueba. Con «Software propio» el campo no aparece, salvo que el borrador ya tenga un código: entonces sigue a la vista con la ayuda «Solo aplica al software adquirido: bórralo.» y VALIDAR muestra «El software propio usa el código 000; el del proveedor solo aplica al adquirido.», que impide aprobar hasta borrarlo.

La factura electrónica informa el nombre y el NIT del fabricante del software, el nombre del software y el del proveedor tecnológico si lo tuviere (Resolución DIAN 000227 de 2025, art. 1.5.1.2.2.1, num. 18). Antes de aprobar, confirma con tu contadora y con soporte de Faacil que estos datos coinciden con lo que registraste en el portal.

Tipos de documento y series

TIPOS DE DOCUMENTO Y SERIES dice qué documentos emite tu empresa —factura de venta, nota crédito, nota débito y, cuando corresponda, documento soporte y nota de ajuste del documento soporte— y en qué ambiente:

• En cada ambiente incluido, la Versión del perfil técnico, obligatoria. Sin ella, VALIDAR muestra «Elige la versión del perfil técnico de la familia.» y el borrador no se aprueba. Confirma con soporte de Faacil qué valor escribir.
• Pruebas (habilitación): Test Set ID, el rango de pruebas con su prefijo, su Número de autorización (el «Número de resolución» del portal) y su vigencia. La factura y el documento soporte exigen el rango. Las notas crédito y débito llevan el Test Set ID del set de la factura: sus lotes cuentan en ese set solo si lo comparten. En la factura de venta eliges además la Clave técnica de pruebas, entre las que cargaste en CERTIFICADO Y PIN.
• Producción: la Serie que la numera y la resolución que la ampara. La resolución se elige en Facturación electrónica › Resoluciones y numeración, con el lápiz de la serie en NUMERACIÓN AMPARADA.

Dejar de incluir un tipo de documento que tiene datos pide confirmación y nombra lo que se borra del borrador.

Entrega, consulta de adquirentes y eventos

• ENTREGA: si la factura se envía por correo al adquirente, con «Copias a» y «Responder a».
• CONSULTA DE ADQUIRENTES: se muestra «No disponible todavía»; no consulta nada.
• EVENTOS: cuáles de los eventos 030 a 033 se registrarán sobre facturas recibidas, que se usan cuando la empresa enciende la recepción. La lista muestra también el 034 (aceptación tácita), pero Faacil no lo registra a nombre de la empresa: no lo elijas. Ver Facturas recibidas.

Credenciales: certificado, PIN y clave técnica

En CERTIFICADO Y PIN, cada ambiente —pruebas y producción— tiene sus propias credenciales. Cargar una credencial no la pone en uso: el borrador la elige y empieza a usarse cuando se aprueba la configuración que la elige.

• CARGAR CERTIFICADO sube el archivo .p12 o .pfx con su contraseña, para el ambiente que elijas. Faacil muestra solo sus datos públicos: el titular por su nombre común, quién lo emitió, su serie, su vigencia y su huella.
• FIJAR PIN guarda el PIN del software que registraste en la DIAN. Reemplaza al anterior del mismo ambiente cuando se aprueba la configuración que lo usa. Su tarjeta dice «Configurado», con la fecha de carga, o «No configurado».
• En el borrador, cada ambiente elige Certificado que se usará y PIN que se usará entre los cargados.
• CARGAR CLAVE TÉCNICA o REEMPLAZAR CLAVE TÉCNICA son para la clave técnica del rango de pruebas de la factura; reemplazarla pide un motivo. La clave tiene 40 o 64 caracteres hexadecimales; si pegas otra cantidad, Faacil te dice cuántos llegaron antes de enviarla. La clave de producción no va aquí: es la de cada resolución de factura, en Resoluciones y numeración.
• Para retirar una credencial, usa el botón de bloqueo de su tarjeta («Revocar el certificado», por ejemplo). Pide un motivo y se confirma con REVOCAR: la credencial deja de poder usarse, queda revocada en el historial y una revisión que la cite no podrá aprobarse.

Nadie puede volver a ver el certificado, la contraseña, el PIN ni la clave después de cargarlos: se borran del formulario al enviarlos.

Conexión y habilitación

CONEXIÓN Y HABILITACIÓN comprueba que todo funciona con la DIAN y guarda las constancias del portal:

• PROBAR CONEXIÓN: eliges la configuración aprobada o el borrador guardado y uno de sus ambientes. El resultado se ve por capas: red, formato del mensaje, firma y acceso, y respuesta de la DIAN. Exige que la prueba de conexión de ese ambiente esté autorizada en Autorizaciones de la empresa. Una conexión correcta no es una habilitación.
• REGISTRAR EVIDENCIA: registras la constancia del portal con el tipo de documento, el ambiente, lo que muestra, la Referencia (el número de radicado o de la constancia), la fecha en que la observaste y su adjunto, con ADJUNTAR CONSTANCIA (PDF, PNG o JPEG de hasta 5 MiB). Lo que muestra puede ser el registro del software, la aceptación del set de pruebas, la habilitación del tipo de documento o la asociación del rango al software. La asociación del rango se registra por resolución, en el campo Resolución del rango, y solo con ambiente «Producción».
• VERIFICAR o RECHAZAR: quien aprueba la configuración revisa la evidencia. Solo la aceptación del set y la habilitación del tipo de documento, verificadas, completan la habilitación, y solo en el ambiente con que se registran: la evidencia de pruebas no habilita producción. La asociación del rango verificada permite activar la factura o el documento soporte con esa resolución.
• DESCARGAR ADJUNTO baja la constancia de una evidencia. Lo ofrece a quien aprueba la configuración o consulta el historial de la integración.

El set de la factura de venta habilita también las notas crédito y débito.

Set de pruebas

En SET DE PRUEBAS (HABILITACIÓN) envías a la DIAN los documentos de prueba que el portal exige:

1. Elige el tipo de documento, la cantidad (de 1 a 50) y, en factura y notas, el contenido. La guía Primer envío del set muestra el orden: primero un mínimo de mandato con 3 facturas, 2 notas crédito y 1 nota débito, preparados en ese orden y enviados en la misma sesión; después el estándar, hasta las cantidades que pida el portal.
2. PREPARAR SET firma el lote con la configuración aprobada.
3. ENVIAR A LA DIAN lo transmite, con confirmación. Exige que la operación de pruebas esté autorizada en Autorizaciones de la empresa.
4. Cada lote muestra el estado de sus documentos. Si la DIAN rechaza uno, «Por qué la DIAN los rechazó» explica cada regla, y la guía ofrece repetir el paso con un lote nuevo, que toma números nuevos.
5. RETIRAR LOTE está disponible para un lote que nunca se envió: sus documentos quedan «Retirado sin transmitir», sus números de pruebas no se reutilizan y nada se borra.

Cuando el portal muestra el set aceptado, registra esa constancia en Conexión y habilitación como evidencia «Aceptación del set de pruebas», con ambiente «Pruebas (habilitación)». Esa evidencia no habilita producción: ver Orden recomendado. Los documentos del set no tienen validez fiscal, llevan la franja «AMBIENTE DE HABILITACIÓN · DOCUMENTO SIN VALIDEZ FISCAL» y no se entregan a nadie.

Resoluciones y numeración

En esta vista registras las resoluciones que la DIAN autorizó y decides qué resolución ampara cada serie. Lo que aquí se guarda rige de inmediato.

Arriba está NUMERACIÓN CON RESOLUCIÓN. Nace apagada y en la app solo el administrador de la cuenta la enciende o la apaga; los demás la ven como dato, con la nota «Solo el administrador la enciende o apaga.». Al encenderla, Faacil pide confirmar «¿Activar la facturación DIAN?» con ACTIVAR. Eso solo enciende la numeración con resolución; ningún tipo de documento se activa en producción. Mientras está apagada:

• no se muestran la lista de resoluciones ni AGREGAR RESOLUCIÓN; el administrador ve además el aviso «Actívala cuando tengas la resolución», y los demás ven el estado «Apagada»;
• el borrador que incluye la factura o el documento soporte en producción no se aprueba: VALIDAR muestra «La numeración DIAN está apagada: enciéndela para que la serie quede amparada por su resolución.»;
• esos tipos no se activan en producción.

Con la factura o el documento soporte ya activados, la numeración con resolución no se apaga.

• AGREGAR RESOLUCIÓN: número, tipo de documento, prefijo, rango, fechas y nombre. Una resolución se identifica por su número y su prefijo, porque la DIAN puede autorizar varios rangos con el mismo número.
• Se amparan con resolución cuatro series: facturación (tipo 01), notas crédito (91), notas débito (92) y documento soporte (05). Las demás llevan solo prefijo.
• La resolución que ampara cada serie se elige con el lápiz de la serie en NUMERACIÓN AMPARADA («Cambiar el prefijo y la resolución que la ampara»): eliges la Resolución que la ampara y usas GUARDAR. Solo se ofrecen las resoluciones activas de ese tipo de documento que cubren el número de la serie.
• La clave técnica de producción va en la resolución de factura y es de solo escritura. La tarjeta dice si está cargada y sus últimos cuatro caracteres, o «Sin clave», nunca la clave. Una resolución de factura de producción puede guardarse sin clave: si la DIAN la devuelve con el rango que coincide, la prueba de conexión de producción la importa, también cuando se prueba el borrador guardado. Si ya hay una clave cargada, la compara con la de la DIAN y no la reemplaza. Mientras falte, no se puede activar la factura.
• CREAR SERIES DEL DOCUMENTO SOPORTE aparece mientras falten las series del documento soporte y de su nota de ajuste. Ver Documento soporte.

El consumo del rango, los avisos de vigencia, el reemplazo de la clave y la regla de no saltar sola a otra resolución se explican en Numeración y resoluciones.

Comparación con la DIAN

Cada prueba de conexión de producción consulta a la DIAN los rangos autorizados y los compara con tus resoluciones de factura y de documento soporte. Cada resolución muestra el resultado:

Si la clave guardada no coincide con la de la DIAN, la serie se detiene y quien aprueba la configuración usa DECIDIR CLAVE: adoptar la de la DIAN, que es lo normal, o conservar la guardada, cada una con su consecuencia y con motivo. Después de la aprobación «Rangos de numeración revisados con la DIAN», un rango de factura que la DIAN no devuelve igual detiene la numeración nueva de su serie; antes solo se avisa.

Política fiscal

La política fiscal reúne las decisiones fiscales de tu empresa que rigen la emisión desde Registros. Es versionada como la configuración: una versión aprobada no se edita, se cambia con un borrador nuevo. Sin política aprobada no se emite nada.

CREAR BORRADOR ofrece partir de la vigente, de una plantilla como «Inmobiliaria con mandato», o empezar vacío. El borrador se recorre por pasos con ANTERIOR y SIGUIENTE, y cada paso marca sus pendientes. Un campo sí o no se elige entre «Sí», «No» y «Sin definir»: un vacío no toma un valor por defecto. Las cifras se escriben como se leen en Colombia: «500.000» es quinientos mil. DESCARTAR CAMBIOS y DESCARTAR BORRADOR funcionan como en la configuración: el borrador descartado queda en el historial y la versión vigente sigue rigiendo.

Faacil no decide ninguno de estos parámetros. Cada uno lo fija tu empresa con su contadora.

1. Facturas por clase

Hay tres clases de factura: Canon al arrendatario, Intereses de mora y Al propietario (comisión). Para cada una:

• Lleva factura electrónica: si esa clase sale con documento electrónico.
• Es ingreso del propietario (mandato): con mandato, la factura es de tipo de operación 11.
• Tipo de factura: Estándar (10) o Mandato (11).
• Pago: forma de pago (contado o crédito), días de vencimiento y medio de pago. El canon a crédito elige además su Vencimiento: días después de la expedición o el día de pago del contrato.
• Líneas de las facturas: código de ítem y unidad de medida.

2. IVA

Una lista de reglas, en orden: gana la primera que coincide. Cada regla combina clase de factura, destinación del inmueble (vivienda; local, oficina o bodega; o cualquiera), el propietario frente al IVA (responsable, no responsable o cualquiera), el tratamiento (gravado, excluido, exento o sin IVA), la tarifa y la norma que la sustenta. Las reglas se suben, se bajan y se quitan.

3. Retenciones

• Base y redondeo de las retenciones: sobre qué base se mide el mínimo y cómo se redondea.
• Retención en la fuente: un catálogo de conceptos, cada uno con código, impuesto, clase, cuándo se practica, tarifa, base mínima en UVT o en pesos, vigencia y norma.
• UVT por año: el valor de la UVT de cada año, en pesos.
• ReteICA por municipio: tarifa por municipio y a qué agentes aplica.
• La factura lleva ReteIVA.

4. Registros

• Una línea por propietario: una sola factura al arrendatario, con una línea por la parte de cada propietario. Va junto con el mandato.
• La comisión siempre se factura, también si se descuenta del giro, y Cuándo se factura la comisión. El IVA de la comisión sale de la regla de IVA de «Al propietario (comisión)».
• Cuándo se facturan los intereses de mora: sin definir, al generarla; o por los días reales de mora, cuando se paga.
• Al anular, nota crédito por el total: lo abonado queda como saldo a favor.
• Factura rechazada por la DIAN: «Se reenvía con su número» o, vacío, «Solo se anula, sin nota».
• Cuándo se puede emitir y Días antes de la apertura del ciclo: desde cuántos días antes de que abra el ciclo se expide la factura del canon, de 0 a 31; vacío son 5.
• Saldo a favor del cliente: a qué se aplica, si aplicarlo a otra deuda o devolverlo con un egreso requiere autorización.
• Aprobación de la nota crédito: los pasos de aprobación, cada uno con quién aprueba y el permiso que lo concede («Aprobar correcciones fiscales», «Anular registros» o «Cerrar periodos contables»). Faacil avisa si un solo usuario, o ninguno, tiene ese permiso. Las notas retenidas se deciden en Correcciones fiscales.

5. Notas crédito y débito

Las razones de la nota crédito y de la nota débito, su pago, y si Corrige facturas de otro software (con su número y su CUFE). La Salida del software anterior marca el día en que tu empresa dejó de facturar con tu software anterior; elegirlo pide confirmar, porque una vez aprobada no se quita ni se pospone.

6. Documento soporte

Qué compras llevan documento soporte, cómo se genera (por operación o acumulado semanal), la residencia del vendedor, los conceptos de la nota de ajuste, si lleva las retenciones del egreso, el pago, las líneas y el IVA. Ver Documento soporte.

7. Leyendas

Texto adicional, plantilla de observaciones, puntos de pago y la nota de retención que acompaña la factura de mandato.

Aprobar la política

APROBAR pide el nombre de la contadora que da el visto bueno y el motivo, los dos obligatorios, y una referencia de evidencia opcional. La versión aprobada rige desde ese momento y reemplaza a la anterior. Aprobar la política no activa ningún tipo de documento.

Autorizaciones de la empresa

Lo que tu empresa autoriza frente a la DIAN. Se guarda entero, con un motivo, y queda en el historial.

• Por ambiente, dos interruptores: Transmitir a la DIAN y Probar la conexión. Si falta algo, la operación no se enciende y la tarjeta lo lista en «Lo que falta para autorizar la operación». Con la operación ya autorizada, la misma lista se llama «Lo que hoy detiene la transmisión». Probar la conexión no depende de esa lista, y la operación exige una prueba de conexión superada en el ambiente: autoriza primero la prueba. Cambiar la operación de un ambiente pide confirmación y rige en cuanto se guarda; en producción, lo que se transmite tiene validez fiscal y no se retira.
• APROBACIONES DE LA ACTIVACIÓN, «N de 6 aprobadas»:
  • Qué registros llevan factura electrónica.
  • Reglas de las notas crédito y débito.
  • Clasificación del documento soporte.
  • Registros con fecha pasada fuera de las series electrónicas.
  • La DIAN acepta los eventos 030 a 033.
  • Rangos de numeración revisados con la DIAN.
• PROVEEDORES RECONOCIDOS: NIT de los proveedores tecnológicos cuyas firmas Faacil reconoce en facturas emitidas con otro software, como tu software anterior: solo esas facturas se acreditan en Faacil. No intervienen en lo que emite Faacil.
• RECEPCIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES: el interruptor de la recepción y CREAR LA SERIE de los eventos, que la crea deshabilitada y sin prefijo. Emisión en producción no ofrece activar los eventos. Ver Facturas recibidas.

Emisión en producción: activar cada tipo de documento

Activar un tipo de documento en producción obliga a que cada registro nuevo de ese tipo nazca con su documento electrónico en la serie activada, o no se cree. Activar no cambia saldos, estados ni lo ya emitido. El aviso «Qué exige activar» lo resume: la configuración aprobada con el tipo de documento en producción y su serie amparada por una resolución vigente, las reglas fiscales de emisión aprobadas y, en Autorizaciones de la empresa, sus aprobaciones y la operación con la DIAN autorizada en producción.

El orden importa. La nota corrige al documento, así que va primero:

• activa la nota crédito antes que la factura de venta;
• activa la nota de ajuste del documento soporte antes que el documento soporte.

Mientras la factura o el documento soporte sigan activados, su nota no se desactiva: Faacil pide desactivar primero el documento que corrige.

1. Revisa Antes de activar: cada tipo sin activar dice «Puede activarse» o «No puede activarse», con Lo que falta para activar, y la factura muestra en qué serie se numerará cada clase.
2. ACTIVAR abre «Activar en producción», con el tipo de documento, la serie que le asigna la configuración aprobada (solo lectura) y el motivo. Si tienes más de una serie de facturas, la sección SERIE DE CADA CLASE deja numerar una clase en otra serie.
3. Antes de enviar, Faacil pide confirmar lo que obliga la activación («¿Activar … en producción?»). Si el servidor encuentra algo pendiente, lista todas las causas y no activa nada.
4. La tarjeta del tipo activado muestra su serie, el primer documento cubierto, la resolución, quién lo activó, cuándo y por qué.

CAMBIAR RESOLUCIÓN cambia la resolución de una serie activada. DESACTIVAR pide motivo; la activación pasa al HISTORIAL. La serie de una clase no se cambia sobre una activación vigente: se desactiva y se activa de nuevo.

Lo que falta para activar y cómo resolverlo

Estas son las causas más frecuentes, con el texto que muestra la app:

Permisos DIAN

Los permisos DIAN existen solo con la licencia. Se asignan en Configuración › La empresa › Usuarios y permisos, como los demás permisos especiales (Permisos). El administrador de la cuenta los tiene todos.

Cualquiera de estos seis abre la sección en lectura; cada acción exige el suyo. NUMERACIÓN CON RESOLUCIÓN no depende de ellos: en la app solo la opera el administrador de la cuenta. Otros dos permisos existen con la licencia y no abren la sección: Aprobar notas crédito y el uso del saldo a favor (en la política fiscal, «Aprobar correcciones fiscales»), para decidir notas crédito retenidas y saldos a favor (Correcciones fiscales), y Registrar eventos DIAN de facturas recibidas (Facturas recibidas).

Emitir desde Registros no exige ningún permiso DIAN: basta editar el módulo del registro.

Orden recomendado

1. Pide la licencia a soporte cuando vayas a completar la habilitación, y regístrate en el portal de la DIAN con Faacil como software propio, desarrollo informático adquirido. Desde que tienes la licencia, la factura y la nota sobre una factura no se crean hasta que su tipo esté activado en producción (paso 11).
2. Crea el borrador: identidad del emisor y software, con la Modalidad del software que te confirme soporte de Faacil y, si es «Software adquirido», su Código del proveedor. En TIPOS DE DOCUMENTO Y SERIES, incluye en «Pruebas (habilitación)» la factura de venta, la nota crédito y la nota débito, cada una con su Versión del perfil técnico y el Test Set ID del set de la factura. La factura lleva además su rango de pruebas, con su número de autorización y su vigencia.
3. Carga el certificado, el PIN y la clave técnica de pruebas. En el borrador, elige el certificado y el PIN de pruebas y, en la factura de pruebas, su clave técnica. Valida y aprueba la configuración.
4. En Autorizaciones de la empresa, enciende Probar la conexión del ambiente de pruebas y guarda con un motivo. En Conexión y habilitación, usa PROBAR CONEXIÓN con «Configuración aprobada» y «Pruebas (habilitación)» hasta que pase. Después vuelve a Autorizaciones de la empresa y enciende Transmitir a la DIAN en pruebas: el interruptor se habilita cuando la lista «Lo que falta para autorizar la operación» queda vacía.
5. Prepara y envía el set de pruebas hasta que la DIAN lo acepte. Registra la evidencia «Aceptación del set de pruebas» de la factura de venta con ambiente «Pruebas (habilitación)» y pide que la verifique quien aprueba la configuración.
6. Pide al administrador de la cuenta que encienda NUMERACIÓN CON RESOLUCIÓN. Registra cada resolución de producción con AGREGAR RESOLUCIÓN y vincúlala a su serie: en NUMERACIÓN AMPARADA, usa el lápiz de la serie, elige la Resolución que la ampara y usa GUARDAR. Asocia los rangos al software en el portal de la DIAN y registra la evidencia «Asociación del rango al software» de cada resolución de factura (y de documento soporte, si lo usas) con ambiente «Producción»; quien aprueba la configuración la verifica.
7. Carga el certificado y el PIN de producción. En un borrador nuevo, elígelos para producción, incluye en «Producción» cada tipo de documento con su Versión del perfil técnico y su Serie que la numera, y usa GUARDAR BORRADOR. Si la resolución de factura dice «Sin clave», todavía no lo apruebes.
8. En Autorizaciones de la empresa, autoriza Probar la conexión de producción. En Conexión y habilitación, usa PROBAR CONEXIÓN con «Borrador guardado» y «Producción»: la prueba compara los rangos con la DIAN y, si la DIAN devuelve igual el de la resolución de factura, importa su clave técnica. Después valida y aprueba el borrador.
9. Cuando el portal de la DIAN muestre la factura de venta habilitada para emitir en producción, registra en Conexión y habilitación la evidencia «Habilitación del tipo de documento» con Tipo de documento «Factura de venta» y Ambiente «Producción» (y la del documento soporte, si lo usas). Pide que la verifique quien aprueba la configuración. La evidencia de pruebas no cuenta para producción: sin esta, el chip «Habilitación DIAN» de producción queda «Pendiente de la DIAN» y no se activan ese tipo de documento ni sus notas.
10. Aprueba la política fiscal con la contadora y las aprobaciones de la activación.
11. Autoriza la transmisión de producción. Activa primero la nota crédito, después la factura de venta y, si la usas, la nota débito. Para el documento soporte, activa primero su nota de ajuste y después el documento soporte.

Normas citadas

• Resolución DIAN 000227 de 2025, art. 1.5.1.5.1.1, num. 2.1 (software propio: desarrollo informático propio o adquirido).
• Resolución DIAN 000227 de 2025, art. 1.5.1.2.2.1, num. 18 (fabricante, nombre del software y proveedor tecnológico si lo tuviere).
• Anexo técnico de factura electrónica de venta, versión 1.9 (correo de recepción del emisor y reglas de validación).

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