Estados y mora

¿Por qué esta factura sigue en mora si el inquilino ya pagó? Las dos cuentas que Faacil llama mora —la del documento y la del contrato— y qué tiene que registrarse para mover cada una.

La regla que hay detrás

«En mora» no es una casilla que alguien marca. Es el resultado de una cuenta, y en Faacil hay dos cuentas distintas que se llaman igual:

• La mora de un documento. Una factura está vencida, parcial o pagada según los pagos que apuntan a ella.
• La mora de un contrato. El Centro de Pagos dice si un arrendamiento está al día o atrasado según su día de pago y hasta dónde está cubierto.

Las dos parten del mismo hecho: alguien tuvo que registrar el pago. Ni la consignación ni la foto que llegó por WhatsApp mueven un estado. Si el dinero entró y no quedó registrado donde corresponde, la mora sigue ahí y tiene razón.

Qué hace y qué no

El estado no se fija a mano. En el menú de una fila no existe «marcar como pagada» ni «editar»: el servidor lo recalcula cada vez que se crea o se anula un pago vinculado, y cada cambio queda en la bitácora.

El Centro de Pagos no emite documentos. Su botón REGISTRAR PAGO guarda dos fechas en el contrato y nada más: no crea el recibo, no salda una factura y no toca los libros. Tampoco dice cuánto: dice al día o en mora, sin montos.

Los siete estados de un documento

Solo lo que se cobra recorre esa máquina. Las facturas se filtran por Todos · Facturado · Vencido · Pago parcial · Pagado · Anulado por nota crédito; las cuentas de cobro, por Todos · No pagado · Pago parcial · Pagado · Anulado por nota crédito. Los recibos de caja, los egresos y las notas de ajuste nacen Pagado y solo pueden anularse: no llevan tira de estados.

Lo que decide el estado es el saldo:

Saldo = subtotal del documento + notas débito − notas crédito − abonos aplicados

Se mide sobre el subtotal, no sobre el total: en un documento con IVA, retenciones o intereses, «Valor» y «Saldo» no arrancan en el mismo número. La columna Saldo es la que dice qué falta por cobrar.

Cuándo una factura se pone en Vencido

Fecha tope = día de pago del contrato dentro del mes facturado + días de gracia de la empresa

Pasada esa fecha sin abono, la factura queda Vencido. Tres cosas de esa cuenta explican los falsos vencidos:

• Solo aplica a facturas. Una cuenta de cobro nunca se pone en Vencido: va de No pagado a Pago parcial y a Pagado.
• Sin contrato no hay vencimiento. El día de pago sale del contrato, así que una factura sin contrato no envejece nunca. Se corrige con ASOCIAR CONTRATO en el menú de su fila.
• Un abono, por pequeño que sea, la saca de Vencido. Pasa a Pago parcial aunque siga debiendo casi todo. Y como GENERAR MORA solo se ofrece sobre una factura en Vencido, ese abono deja el cargo de intereses fuera de alcance por ese camino; la otra vía es la nota débito con razón «Intereses».

Los días de gracia se escriben en Configuración → Intereses de mora, al lado del cargo por mora. Cuentan aunque el cargo esté apagado: el interruptor decide si puedes cobrar la mora, no si Faacil la detecta. Ver intereses de mora.

El error más común: el recibo que no apunta a nada

Esta es la respuesta a casi todas las facturas que «siguen en mora aunque el inquilino pagó».

Al crear un recibo de caja, el formulario trae el campo Vincular a Factura, con lo pendiente de ese contrato y ese ciclo. Ese campo es el que mueve el estado. Si el recibo se guarda sin elegir documento, la plata queda registrada —el recibo existe, el efectivo entra al cuadre de caja—, pero la factura sigue con su saldo completo.

Cuando un pago cubre varias facturas, el camino es REPARTIR ENTRE VARIAS: escribes cuánto va a cada una, o usas APLICAR POR ANTIGÜEDAD para saldar de la más vieja a la más nueva, y el panel muestra lo que queda Sin aplicar hasta llegar a cero. Un pago tiene un destino o un reparto, nunca los dos.

El egreso al propietario es la excepción amable: sin documento indicado, Faacil lo vincula solo a la factura de comisión de ese dueño en el mismo contrato y ciclo. Ese cruce está en pagos a propietarios.

La mora del contrato: el día de pago manda

El Centro de Pagos no mira facturas una por una: mira contratos. Pinta una tarjeta por cada parte —una por el arrendatario y una por cada propietario—, con la dirección del inmueble como título y una píldora que dice cómo va.

Los chips filtran por En mora · Vence hoy · Próximos · Al día · Sin fecha, y vienen los cinco encendidos. La lista se ordena por urgencia: primero quien debe más de un ciclo, después el ciclo corriente, lo que vence hoy, lo próximo y al final lo que está al día.

Aquí no hay días de gracia: los que perdonan el cargo de intereses no tocan esta píldora, y al día siguiente del día de pago ya cuenta un día de mora. El ciclo avanza de mes en mes sobre el día de pago; si es 31, en los meses cortos se usa el último día.

Desde cuándo se cuentan los días

Los días se cuentan desde la primera cuota impaga, no desde el último pago registrado.

Un contrato con día de pago 5, cubierto hasta marzo, mirado el 20 de junio: la primera cuota impaga es la del 5 de abril, así que la píldora dice Mora grave con 76 días, no 15. Es el número correcto: el inquilino debe tres cuotas, no una. Si nunca se le registró un pago, el punto de partida es el primer día de pago posterior al inicio del contrato.

Registrar el período que faltaba apaga la mora completa, aunque se registre tarde.

Hasta dónde está cubierto un contrato

Esa fecha sale de dos fuentes, y Faacil se queda con la más lejana de las dos:

1. La fecha que escribes. REGISTRAR PAGO abre «Registrar pago/cobro», que pide «Fecha a la que corresponde el pago» —el período que queda cubierto— y «Fecha en que se realizó el pago». La primera solo admite el día de pago del contrato; la segunda es libre. Pagar el 12 la cuota del 5 se registra como período 5 y pago 12.
2. Lo que dicen los documentos. Las facturas del contrato, ajustadas por sus notas y menos lo abonado. Un ciclo cuya factura quedó saldada —o cancelada por una nota crédito— deja de arrastrar mora sin que nadie escriba una fecha.

En cada cálculo Faacil se queda con la fecha más lejana que sostengan esas dos fuentes. La fecha escrita permanece hasta que vuelvas a registrarla; la cobertura derivada sí puede retroceder si anulas el pago o el ajuste que la sostenía. Un contrato sin facturas se queda solo con la fecha que escribiste. Y el dato «Último pago» de la tarjeta es esa fecha manual, así que la píldora puede ir por delante de él.

Aprobar un comprobante de WhatsApp no es registrar el pago

El soporte que manda el inquilino llega a la bandeja como Pendiente. Aprobarlo lo pasa a Aprobado y le avisa al cliente. Eso es todo: no crea el recibo de caja, no salda la factura y no toca el Centro de Pagos. El comprobante prueba que el dinero llegó; el recibo de caja lo registra. Aprobar sin registrar es el escenario de «ya pagó y sigue en mora». Ver comprobantes por WhatsApp.

Por qué un cliente no aparece en el Centro de Pagos

No aparecer no es lo mismo que estar al día. Se quedan fuera el cliente inactivo; el de un grupo que no se incluye —y también el sin grupo, porque la condición exige grupo incluido; el interruptor vive en el botón GRUPOS de Clientes—; el cliente sin contratos, porque aquí se trabaja por contrato; y el contrato finalizado, que se descarta antes de calcular nada. El contrato de vigencia ya terminada o de día de pago inválido queda en Estado desconocido, que ningún filtro muestra.

Para un cliente puntual, la acción Estado Financiero de su fila en Clientes abre las mismas tarjetas.

Cuando las dos vistas no dicen lo mismo

Cuando la factura dice una cosa y el contrato otra, la pregunta no es cuál miente, sino qué le falta a cada una:

Y antes de investigar nada, recarga: el Centro de Pagos no se actualiza solo. Se guarda durante la sesión y se recalcula con el botón de actualizar del encabezado; el calendario de vencimientos se alimenta de esa misma lista y hereda su antigüedad.

Lo que no se puede hacer

Un estado no se corrige: se corrige el hecho que lo produjo. Una factura no se marca como pagada, no se edita y no se borra; lo que salió mal se compensa con una nota de ajuste o se anula, y anular no se deshace (nada se borra).

El pago del Centro de Pagos tampoco se borra. Como esas dos fechas se sobrescriben, corregir un período mal registrado es volver a registrarlo con el correcto.