Exportar a Excel

¿Qué me puedo llevar de Faacil a Excel? Todo lo que sale es la foto de una consulta que ya hiciste en pantalla: el archivo trae lo que trae el filtro.

La regla que hay detrás

En Faacil no existe la descarga de «toda la base». Cada archivo que sale nace de una consulta que tú acabas de hacer en pantalla: el listado con sus filtros, el informe con su rango de fechas, el reporte con su cliente y su periodo.

Por eso el archivo es la foto de esa consulta. Si el Excel trae menos filas de las que esperabas, casi siempre la respuesta no está en el archivo: está en el filtro que tenías puesto cuando pulsaste Exportar.

Saber eso ahorra la discusión más común de la oficina: el archivo que sale «incompleto» y que en realidad salió exacto al filtro con el que se pidió.

Qué sale y en qué formato

En las pantallas de la operación, las salidas principales son estas:

En las tablas e informes, el botón Exportar despliega los formatos que ese sitio admite. Las fotos, las evidencias y los archivos adjuntos llevan sus propias acciones de descarga. Cuando hay una exportación tabular corriendo, el botón queda inhabilitado: no se admiten dos a la vez («Ya hay una exportación en curso»).

Los listados de documentos

Facturas, egresos, cuentas de cobro, recibos de caja y notas de ajuste comparten la misma exportación, en Exportar → Excel de la barra de filtros.

Se lleva el filtro completo, no la página que alcanzaste a bajar: Faacil recorre el listado entero por detrás y arma el archivo con todo lo que el filtro devuelve. Dos consecuencias que conviene tener presentes:

• Hay un tope de 5.000 filas. El archivo se arma en el equipo, y sin tope un rango de tres años congela la pantalla. Si tu consulta puede pasarse, pártela por meses.
• Las columnas que escondiste en pantalla sí salen en el Excel. Esconder una columna es una comodidad de la tabla; el archivo trae el juego completo del tipo de documento.

Si el filtro no devuelve nada, no se genera archivo vacío: el aviso dice «No hay registros que exportar con el filtro aplicado».

La relación bancaria de egresos

Junto al menú de exportar, solo en Egresos, hay un botón aparte: la relación bancaria para pagar desde el portal del banco. Toma el mismo filtro que tengas puesto y trae Documento, Fecha, Beneficiario, Identificación, Banco, Tipo de cuenta, Número de cuenta, Inmueble, Concepto y Valor.

Al terminar, el aviso dice cuántos egresos salieron sin datos bancarios del beneficiario. Esa cifra es el trabajo pendiente antes de usar la relación para dispersar: hay que completar la cuenta en la ficha del cliente. Esta relación también se detiene en 5.000 filas.

Cómo se arma el giro al propietario está en Pagos al propietario.

La planilla, en PDF y en Excel

La Planilla Financiera exporta la tabla tal como está: las columnas Código, Propietario(s), Arrendatario, Canon del arrendatario, Pago al propietario, % Comisión y Ganancia, con el separador de miles y el porcentaje que ves, y la fila TOTAL al pie.

Respeta el buscador: si filtraste por un código, el archivo trae esas filas y el TOTAL suma solo esas. El menú Exportar aparece únicamente cuando hay filas, y ofrece PDF y Excel; no hay CSV. Y si la pantalla mostró el aviso de carga incompleta, los totales del archivo son parciales igual que los de la tabla: actualiza antes de exportar.

Los informes contables

Cada informe de Contabilidad —balance de prueba, libro diario, libro auxiliar, auxiliar por tercero, auxiliar por inmueble, estado de resultados y situación financiera— exporta Excel y CSV desde el mismo menú, y solo cuando el informe ya está generado.

Los dos formatos no son el mismo archivo en distinto traje:

• El Excel lo arma la aplicación con lo que el informe trajo a la pantalla. En el balance de prueba agrega una fila TOTALES.
• El CSV lo produce el servidor con los mismos filtros del informe que estás viendo. Es la salida pensada para importarla en otro programa contable.

La diferencia se nota en el libro diario y en el libro auxiliar, que en pantalla cargan por tandas: ahí el Excel lleva lo que alcanzaste a cargar y el CSV viene completo. Si el servidor no encuentra movimiento, responde «El informe no trajo datos».

El auxiliar por inmueble se acota con el buscador de inmuebles, así que llega hasta donde llegue el alcance de inmuebles de quien exporta (quién ve qué).

La información exógena se comporta igual: Faacil suma el movimiento por tercero y por concepto y lo entrega en pantalla, en Excel y en CSV. La presentación de la declaración no la hace Faacil.

El extracto de un cliente

En Documentos, el Reporte de Documentos exporta PDF y Excel. El Excel trae una fila por documento con N° documento, Fecha, Cliente, Inmueble, Concepto, Subtotal, Descuento, IVA, Interés, Retenciones y Total, con los montos como número para que un contador los cruce.

Ojo con una cosa: el PDF y el Excel se arman con los parámetros de la última búsqueda, no con lo que esté puesto en el formulario en ese momento. Si cambiaste el periodo y no volviste a pulsar BUSCAR, el archivo sale con el periodo anterior.

El resto de documentos del módulo —los certificados— salen en PDF desde la vista previa, y no quedan archivados: si cierras la vista previa, hay que volver a generarlos.

Los inquilinos activos y los comprobantes de un cliente

Estas dos exportaciones son la excepción a la regla de arriba: no siguen el filtro de la pantalla.

EXPORTAR en el encabezado de Clientes recorre todos los contratos de la empresa y arma una fila por contrato no finalizado cuyo inquilino esté activo, con Inquilino, Documento, Email, Teléfono, Contrato, Vigencia del Contrato, Inicio, Fin, Periodicidad, Día de Pago, Propietario(s), Código Propiedad, Dirección Propiedad, Canon y Comisión. La columna de vigencia clasifica en Activo, Sin vigencia (la fecha de fin ya pasó pero nadie terminó el contrato) y Sin fechas. Los contratos terminados y los inquilinos inactivos quedan fuera.

EXPORTAR en el cuadro de comprobantes de un cliente baja todos los suyos, no lo que el buscador del cuadro deje ver, con estado, verificación, fechas, motivo del rechazo y el enlace al archivo. Es por cliente: no hay una exportación de la bandeja completa. Ver comprobantes por WhatsApp.

La proyección del contrato y el reparto de servicios

Dos herramientas del contrato terminan en Excel, y ninguna crea documentos:

• Proyección del contrato: Desde, Hasta, Canon, Comisión, Cobros, Total arrendatario, Neto propietario y Notas, por el horizonte que elijas.
• Prorrateo de servicios públicos: Servicio, Desde, Hasta, Valor, Días facturados, Días arrendatario, Valor arrendatario, Días propietario y Valor propietario.

Con acceso de solo ver, el prorrateo deja calcular y exportar; lo que desaparece es cargarlo al contrato. Detalle en Novedades del contrato.

Fotos y evidencias

• En la fila de un inmueble, Descargar Imágenes baja sus fotos en un ZIP, en el orden publicado. Si alguna falla se omite y el aviso lo dice: «Se descargaron X de Y imágenes».
• En un inventario, Ver evidencias abre la galería, permite bajar una foto suelta y ofrece DESCARGAR TODAS en un ZIP que arma el servidor. Antes avisa cuántas evidencias faltan por sincronizar desde el dispositivo que las capturó: si exportas con la cola pendiente, el ZIP sale incompleto (trabajar sin conexión).
• Los archivos adjuntos de un cliente se bajan de uno en uno desde su ficha.

Lo que no se exporta

No tienen exportación a Excel el Centro de Pagos, el calendario de pagos, el tablero, la Línea de Tiempo, la bandeja de comprobantes, el historial de notificaciones, el catálogo de conceptos facturables, Configuración ni el listado de inmuebles.

Cuando necesites esas cifras, el camino es otro: la mora se lee en el estado de cartera, el efectivo del día sale como acta de arqueo en PDF desde el cuadre de caja, y lo que buscas cruzar casi siempre está en el listado de documentos o en un informe contable, que sí exportan. La guía de dónde vive cada cifra es Dónde encuentro cada cifra.

Dónde queda el archivo

Depende del dispositivo, y no se elige:

Los PDF van por otro camino: en el navegador el botón de la vista previa dice DESCARGAR y baja el archivo; en la aplicación instalada dice COMPARTIR y abre la hoja de compartir del sistema, con lo que el documento se manda por WhatsApp, se guarda en Archivos o se sube a la nube sin pasar por el disco.