Liquidación y giro al propietario
Recaudo, comisión, egresos, saldo en tránsito y reparto entre propietarios según el ciclo.
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La regla que hay detrás
El canon que le cobras al inquilino no es tuyo. Es plata del propietario que pasa por tu cuenta, y tu ingreso es la comisión.
Suena obvio dicho así, pero confundirlo sale caro: quien cuenta el canon como ingreso propio declara un orden de magnitud más de lo que gana.
Todo lo que Faacil muestra sobre giros sale de esa sola idea. El saldo en tránsito mide lo que recaudaste y todavía no entregaste. El egreso es el acto de entregarlo. La comisión se aparta y se factura por separado, porque es lo único que se queda contigo.
Qué te dice Faacil y qué no
Faacil te dice cuánto le debes a cada propietario y deja el comprobante de que se lo giraste. No mueve el dinero.
No hay conexión con tu banco, ni dispersión automática, ni pagos programados. El giro se paga por fuera —desde el portal del banco, en efectivo, con cheque— y Faacil lo registra con su medio de pago y su comprobante. Lo más cerca que llega del banco es una relación bancaria en Excel, con los datos del beneficiario, para cargarla en el portal (exportaciones).
Cuánto le debes hoy: el saldo en tránsito
El saldo en tránsito es el cruce del mes, contrato por contrato:
Saldo del ciclo = lo recaudado del inquilino − lo girado al propietario
Lo calcula el servidor para contrato y mes de facturación. El rango depende del día de pago y no siempre es calendario. Se consulta en Saldos en tránsito de Pendientes y en la acción del contrato, recorriendo los meses.
La tarjeta trae el inmueble, las partes y dos cifras juntas: «Saldo» y «Comisión». No están ahí por adorno. Si giras el canon menos la comisión —que es la forma normal de hacerlo—, lo que queda del cruce es justamente la comisión, y verlas al lado te dice de un vistazo si lo que sobra es tuyo o todavía es del dueño.
Solo llegan los contratos con movimiento en el ciclo. Un contrato sin nada emitido no aparece, y si no queda ninguno la sección lo dice: «Sin saldos pendientes».
Los cuatro escenarios
Cada tarjeta se clasifica sola:
| Escenario | Cuándo aparece |
|---|---|
| Sin inicio | No hubo ni recaudo ni giro en el ciclo. El mes todavía no arrancó para ese contrato. |
| Saldo a favor | Hubo recaudo y no hubo giro, o el recaudo supera lo girado. Es lo que está pendiente de entregar. |
| Déficit | Los egresos considerados superan el recaudo considerado. Requiere revisar los documentos. |
| Ciclo cerrado | Recaudo y giro difieren en menos de un peso: los redondeos menores no abren un pendiente. |
La diferencia negativa no prueba por sí sola un adelanto, un préstamo o un error. En Pendientes se presenta como Egresos sobre recaudo. Revisa aplicaciones, periodos, comisiones y documentos antes de decidir su causa.
El egreso es el giro
El documento que entrega la plata es el egreso, y el formulario ya sabe de qué va.
Al elegir el contrato y el mes, propone el canon del período como precio de la línea y la comisión como descuento, para que el total sea exactamente lo que se consigna:
Lo que recibe el propietario = canon del período − comisión
El canon que propone es el que rigió en ese mes, no el de hoy: si hubo un incremento con vigencia posterior, los meses anteriores se giran con el canon viejo. También aplica el prorrateo del mes de arranque y el recorte del mes en que termina el contrato.
Y hay un automatismo que conviene conocer: al guardar un egreso que no apunta a ningún documento, el servidor lo vincula solo a la factura de comisión de ese propietario —mismo contrato, mismo ciclo— y esa comisión queda saldada. Tiene sentido: la comisión no se le cobra al propietario aparte, se le descuenta del giro. Si el egreso ya trae un reparto explícito entre varias facturas, el automatismo no interviene: ahí ya dijiste tú qué estás saldando.
Cuándo aparece el pendiente «Egreso al propietario pendiente» del panel lo decide tu empresa, en Configuración → Reglas de contratos → Egreso al propietario (las tres opciones):
| Opción | Cuándo pide el egreso |
|---|---|
| Solo si hubo recaudo | Cuando el mes ya tiene recibo del arrendatario y todavía no hay giro. Es la opción inicial: Faacil no te pide entregar plata que no ha entrado. |
| Cada mes, aunque el inquilino no haya pagado | Todos los meses, para la inmobiliaria que responde ante el propietario y le paga aunque el arrendatario no haya pagado. |
| No exigir | Nunca: el panel no avisa los egresos que falten. |
El pendiente nombra solo a los propietarios a los que les falta el egreso. Un egreso de un copropietario no completa el de los demás.
Lo que le baja al giro
Además de la comisión, al propietario le pueden bajar del giro los cobros del contrato marcados como suyos: reparaciones, predial, seguros, un servicio público prorrateado (novedades del contrato).
Con el contrato y el mes elegidos, un aviso dice cuáles faltan y con qué valor, y «AGREGAR COBROS» los baja a la tabla. No entran solos, y no se ofrece uno que ya esté escrito. Cada uno llega con el nombre del concepto, su valor, su IVA y su signo —hay conceptos que restan—, y con descuento en cero: la comisión descuenta el canon, no lo que lo acompaña.
En una factura al inquilino el mismo aviso solo ofrece los cobros del arrendatario: lo que asume el dueño no viaja al documento del inquilino, ni al revés.
Retenciones al propietario
El egreso admite una tabla de retenciones que las facturas y las cuentas de cobro no tienen: Tipo de retención, Porcentaje, Base y Valor, y el valor resta del total. Es la vía para practicarle al propietario lo que le corresponde. La base no se teclea y no queda congelada: se recalcula cada vez que cambian las líneas.
| Tipo | Sobre qué se liquida |
|---|---|
| Rete Fuente | La base gravable: el bruto de las líneas positivas menos sus descuentos. |
| Rete IVA | El IVA facturado de las líneas positivas. Es el único con base propia. |
| Rete ICA | La base gravable. |
| Otra retención | Cualquier texto que escribas. Se liquida sobre la base gravable. |
El campo admite texto libre, y ahí está el cuidado: lo que decide la base es cómo se escribió el nombre. Escoge de la lista en vez de teclear, o una ReteIVA mal escrita se liquidará sobre la base equivocada.
Un inmueble con varios dueños
Si el cliente que elegiste es uno de los propietarios de un contrato con varios dueños, el formulario cambia de forma: abre una sección por propietario, cada una con su concepto y su tabla, y emite un documento independiente por cada uno, con su propio consecutivo.
El valor se reparte por el porcentaje de participación de cada dueño. El peso que no divide exacto se le suma a la participación mayor, para que la suma de los giros dé el canon completo.
Cada sección pide además su propio medio de pago y su referencia: no hay uno global del que heredar, porque cada dueño cobra por su lado. Sin medio, sin referencia cuando el medio la exige y sin al menos una línea por dueño, el formulario no deja guardar.
Este modo solo se abre cuando el cliente elegido es uno de los dueños de ese contrato. Facturarle al inquilino del mismo inmueble sigue siendo un solo documento.
El comprobante del giro
Un pago que no es efectivo en la oficina exige su referencia, y el rótulo del campo lo dice sin rodeos: «Referencia del pago (obligatoria)». Cuenta bancaria, cheque, consignación y pago por la plataforma la piden; el efectivo en la oficina y «Otro» la dejan opcional.
Ese número no se queda en la pantalla: el documento lo imprime en COMPROBANTE N°, junto a FORMA DE PAGO. Es el par con el que después concilias contra el extracto del banco.
Lo que el documento no imprime es el número de la cuenta. En un egreso esa cuenta es la de la empresa, no la del beneficiario, y no tiene por qué viajar en un papel que sale de la oficina. Se imprime el banco, y nada más.
El egreso tampoco nombra al inquilino. El arrendamiento se identifica por el código del inmueble, que es como el propietario reconoce su contrato (las partes no se conocen). Abajo van dos renglones de firma: Elaboró, con el nombre de quien lo hizo, y Recibí conforme, para que el dueño firme el impreso.
Cuadrar el giro por cuatro caminos
La misma plata se puede leer por cuatro rutas distintas, y que coincidan es la mejor señal de que la operación está sana:
- Saldo en tránsito, por contrato y ciclo: lo que recaudaste menos lo que giraste.
- Planilla financiera, la foto de toda la cartera: una fila por inmueble arrendado con Canon del arrendatario, Pago al propietario, % Comisión y Ganancia, con su pie TOTAL. Se lee así: Canon del arrendatario − Pago al propietario = Ganancia.
- Auxiliar por inmueble, si la contabilidad está encendida: Recaudado al inquilino, Girado al propietario, Comisión ganada, Impuestos y retenciones y Pendiente por girar.
- Certificado de ingresos del propietario, que es la versión que él recibe (certificados).
La planilla tiene un límite que conviene tener claro: es el canon que rige hoy sobre los contratos activos. No sabe de facturas, de pagos ni de mora, así que no cuadra contra lo emitido y no debería. Responde cuánto vale la cartera, no cuánto entró.
Lo que no se puede
No hay un botón que gire a todos los propietarios de una vez. El giro se emite documento por documento, y con razón: cada uno lleva su valor, sus deducciones, su medio de pago y su comprobante. Lo que sí se hace en tanda es imprimir y enviar los egresos ya emitidos.
El propósito importa. La liquidación mensual contractual se dirige al propietario del ciclo. Los gastos propios y pagos por cuenta conservan flujos independientes, incluido un beneficiario sin contrato; no los conviertas en liquidación mensual sólo por seleccionar un inmueble.
Un giro emitido no se edita. Si salió mal, se anula —y anular no se deshace— y se emite el correcto. Los egresos se anulan sin nota de ajuste: compensar un pago que ya se hizo no tiene a quién acreditarle nada (nada se borra).
Liquidar un mes paso a paso
- Selecciona propósito de liquidación, propietario, contrato y mes.
- Revisa la guía de períodos. Un egreso guardado sin PDF o con neto cero cuenta como mes registrado; recupera ese registro.
- Si hay meses pendientes, completa el primero ofrecido y revisa sus condiciones históricas. Si nunca hubo giro de esos meses y la guía lo permite, autoriza conservarlos sin documento con un motivo: Faacil no inventa egresos, y la autorización no declara que no se le deba nada al propietario.
- Comprueba canon, participación, comisión, deducciones, impuestos, medio y referencia en cada bloque.
- Para pagar una factura anterior, usa vínculo o aplicaciones verificadas: conserva el acreedor de esa fuente aunque cambió el reparto de propietarios.
- Guarda o genera, revisa número y resultado y realiza el giro por el canal externo autorizado. Concilia después el comprobante con el movimiento real.
Para antecedentes sin condiciones verificables, consulta historia y soporte declarado. Un egreso neto de cero puede registrar una liquidación sin transferencia bancaria; el documento no ejecuta el pago.
Alcance y requisitos
Los documentos son administrativos. Registrar numeración o resoluciones no transmite facturas a DIAN. Revisa ciclo, identidad, aplicaciones y permisos antes de confirmar.