Puesta en marcha de Contabilidad
El mapa contable y su relación con documentos, conceptos, apertura, reconstrucción, libros y cierres.
Explorar el manual
La idea central
Faacil no compite con un software contable general. Compite con el Excel que el contador arma a mano cada mes con los documentos que ya salieron de Faacil.
Las facturas, cuentas de cobro, recibos, egresos y notas pueden alimentar partida doble según la configuración. Los asientos manuales cubren operaciones que esos documentos no originan, como depreciación o ajustes definidos por el contador.
Tres reglas ordenan lo demás:
- Un asiento que no cuadra no se guarda. Se rechaza, no se avisa.
- Un asiento contabilizado no se edita ni se borra. Se reversa con motivo, y el reverso queda en el libro; si nació de un documento, se corrige el documento.
- La línea contable sabe de qué inmueble habla. De ahí sale el auxiliar por inmueble.
El canon no es ingreso tuyo
Es la decisión que define el módulo entero, y la que más cara sale cuando se hace mal. El canon que le cobras al inquilino no es un ingreso de la inmobiliaria. Es plata del propietario que pasa por tu cuenta. Tu ingreso es la comisión de administración, y solo eso.
Al facturarle el canon al inquilino, Faacil acredita un pasivo a favor de los propietarios; al girarle con el egreso, ese pasivo se debita. Su saldo es, en todo momento, lo que la empresa les debe. La comisión entra a ingresos operacionales: al revés, la inmobiliaria declararía como suyo un orden de magnitud más de lo que gana.
Una decisión queda para ti y tu contador: si la cuota de administración del inquilino se traslada al propietario —como el canon— o se factura como ingreso propio. Faacil trae las dos cuentas y sale de fábrica trasladándola; la regla no se edita desde la aplicación.
Los dos interruptores
Contabilidad activa nace apagada. Y apagada el módulo se ve y se opera entero: así reconstruyes el histórico y lo cuadras contra los libros de tu contador y contra lo que Faacil ya calcula aparte —el Centro de Pagos, el estado de cuenta del cliente—. Encenderla es el último paso, y solo hace una cosa: que cada documento nuevo entre a los libros sin reconstruir.
Contabilizar al emitir nace encendido. Con los dos encendidos, cada factura, recibo, egreso o nota se asienta al emitirse. Apagado, solo se asienta lo que reconstruyas a mano.
Y una tercera decisión, la del documento cuyo mes ya está cerrado:
| Política | Qué hace |
|---|---|
| Reubicar en el primer periodo abierto | Se asienta en el primer mes abierto, conserva la fecha del documento y queda marcado como reubicado. |
| No contabilizar | El documento queda en la bandeja de fallos hasta que se reabra su mes. |
Pasar a los libros lo que ya emitiste
Reconstruir recorre las facturas, cuentas de cobro, recibos, egresos y notas del rango y asienta lo que no tenga comprobante. El alcance, sin adornos:
- Va por el rango visible de la bandeja, que abre en el mes en curso: se corre por tramos, no se traga el histórico de un clic.
- Nunca vuelve a asentar lo que ya tiene comprobante. Repetirlo no duplica nada.
- No consulta el interruptor. Por eso se reconstruye apagada la contabilidad y se enciende después.
- Al terminar resume qué se asentó, qué se saltó, qué cayó en la cuenta puente y qué quedó en fallos.
Aparte van los saldos de apertura, lo de antes de Faacil: un comprobante propio, uno solo por empresa —dos "saldos anteriores" son dos verdades—, con diferencia cero. No se editan: se reversan y se vuelven a cargar.
Qué le falta a la contabilidad
La cuenta de cada línea la decide una regla: qué documento es, qué papel tiene el cliente en el contrato, de qué concepto se trata y qué componente del valor es —base, impuesto, retención, efectivo—.
El papel sale del contrato, nunca del nombre: inquilino si es el arrendatario, propietario si figura entre los dueños, tercero si no hay contrato. Adivinarlo dejaría el canon del inquilino como ingreso propio.
Cuando la regla no alcanza, Faacil no lo esconde: una pantalla con tres bandejas contadas dice qué falta:
- Por clasificar — el nombre de un cobro que ningún patrón reconoció. Faacil no adivina: lo imputa a la cuenta puente, marca el comprobante y lo lista con cuántas veces apareció, por cuánto y entre qué fechas. Mejor una cuenta puente visible que un asiento silenciosamente equivocado.
- Sin comprobante — documentos del rango sin asentar, con su cliente, su total y por qué siguen pendientes.
- Fallos — los que no se pudieron asentar, con su causa: un concepto sin regla, un mes cerrado, una cuenta inhabilitada, un documento sin tercero o un descuadre del propio motor, el único que no se destraba desde aquí.
Y el límite que más importa: un fallo de contabilización nunca impide emitir el documento. La factura sale, el recibo sale, el egreso sale; lo único pendiente es el asiento, y queda a la vista aquí. Tampoco se marca resuelto a mano: se destraba en su causa.
Clasificar un cobro, una sola vez
Clasificar es decir a qué concepto contable corresponde ese nombre de cobro. Se hace una vez y sirve para siempre: el patrón queda guardado, los documentos nuevos entran ya clasificados y los comprobantes que tenían esas líneas en la cuenta puente se vuelven a asentar solos. Y es el único camino: por otra vía, los viejos quedarían varados.
Faacil propone el concepto más probable y lo marca como sugerido, pero nunca lo aplica solo: usar las sugerencias es un acto tuyo, y sin elegir al menos un concepto no se clasifica nada.
El plan de cuentas
Viene precargado: las clases, los grupos y las cuentas del Plan Único de Cuentas, más los auxiliares de un negocio de arrendamientos. Si tu empresa ya tenía el suyo, la carga inicial no lo toca.
El nivel lo determina la longitud del código: un dígito es clase; dos, grupo; cuatro, cuenta; seis, subcuenta; ocho, auxiliar. Cada cuenta lleva su naturaleza —débito o crédito— y cuatro marcas: si recibe movimiento, si exige tercero o centro de costo y si es caja o banco.
Solo se imputa contra el último nivel de una rama: crear una hija convierte a su padre en cuenta de agrupación, así que no se deja si el padre ya tiene movimiento, ni se crea una cuenta sin su superior.
Los centros de costo se crean, editan e inhabilitan y algunos informes los filtran. El detalle puede mostrar un centro guardado, pero el editor manual no ofrece selector y la contabilización automática no agrega una elección del operador. Revisa el origen antes de exigir centro a una cuenta o esperar movimiento al filtrar.
Cinco cosas que no vas a encontrar
- Un botón de borrar en el plan. Una cuenta con movimiento se inhabilita: borrarla dejaría sin nombre a las líneas ya asentadas contra ella.
- Reconfigurar una cuenta de sistema. De las que citan las reglas —el plan las señala— solo se cambia el nombre: ni la naturaleza, ni las marcas, ni inhabilitarlas.
- Editar el código de una cuenta. Bloqueado, tenga movimiento o no: para trasladar saldos está el asiento manual.
- Una vista de árbol del plan. La jerarquía se lee como sangría de la tabla, derivada del código.
- Emitir una factura desde Contabilidad. Se emite en su módulo administrativo. Desde el detalle del registro puedes consultar sus comprobantes con acceso a Contabilidad.
Periodos y comprobantes
Los periodos son mensuales y los genera el sistema año por año: ni las fechas ni el nombre se teclean, así que no hay traslapes ni huecos. Cerrar o reabrir exige motivo, con autor y fecha en la bitácora. Un periodo cerrado no admite movimientos, y sin periodo no se asienta.
Cada asiento pertenece a un tipo de comprobante con su serie y una referencia legible del estilo CE-1198. Casi todos nacen de un documento; solo dos se hacen a mano: comprobante de contabilidad —nómina, depreciación, ajustes— y saldos iniciales. El manual se guarda solo si cuadra, con la cuenta imputable y la fecha en un periodo abierto.
Los libros y los informes
Son siete: balance de prueba, libro diario, libro auxiliar, auxiliar por tercero, auxiliar por inmueble, estado de resultados y situación financiera. El libro auxiliar es uno solo con dos agrupaciones: movimiento a movimiento, o por mes, que es el mayor.
Cada uno trae los filtros que le sirven, no todos los mismos: el rango de fechas está en todos menos en la situación financiera, que va a una fecha de corte; el nivel de cuenta, el rango de cuentas, el centro de costo y el tercero, donde tienen sentido. El libro diario va solo por fechas: acotarlo por cuenta dejaría de ser el orden en que ocurrieron las cosas.
Cada informe ofrece Excel y CSV. Son archivos tabulares para revisión e intercambio; no se garantiza el formato de importación de otro programa. En diario y auxiliar, el Excel espera todas las páginas; el CSV consulta el rango y rechaza más de 50.000 filas.
El auxiliar por inmueble
La línea contable conserva contrato e inmueble cuando su origen los identifica. Ese contexto permite consultar el auxiliar correspondiente, sin reemplazarlo por la dirección o las partes actuales.
Se pide por inmueble —lo buscas por código o por dirección— y responde lo que un propietario pregunta todos los meses:
| Cifra | Qué dice |
|---|---|
| Recaudado al inquilino | Movimiento contabilizado en las cuentas de recaudo del conjunto consultado. |
| Girado al propietario | Movimiento contabilizado de giros. |
| Pendiente por girar | Diferencia contable correspondiente a las cuentas del informe. |
| Comisión ganada | Comisión contabilizada; no es utilidad neta ni conciliación bancaria. |
| Impuestos y retenciones | Cuánto se retuvo y se generó. |
Debajo va el detalle con saldo corriente. Las cinco cifras salen de la estructura del plan y no de un auxiliar concreto, así que el informe sobrevive a que la empresa renombre sus cuentas.
El cierre del ejercicio
Cerrar un mes es cerrar su periodo. El cierre del ejercicio es anual y no se ejecuta a ciegas: primero se previsualiza, con el resultado, las cuentas por cancelar y lo que impide cerrar (periodos que faltan o siguen abiertos, conceptos sin clasificar, registros sin contabilizar, un cierre ya registrado, o ninguna cuenta de resultado con saldo).
Con la lista vacía, emite sus comprobantes con fecha 31 de diciembre: uno cancela las cuentas de resultado, otro lleva el saldo a utilidad o a pérdida. Se reversa con motivo, no se regenera en sitio.
Información exógena
Faacil arma el agregado por tercero de los formatos que declares para el año gravable: los más usados en arrendamientos se siembran con un clic, y desde ahí creas, editas o borras los que necesites, porque los conceptos y las cuantías cambian cada año. Si un concepto se queda sin cuentas, la previsualización lo avisa: produciría un formato corto y callado.
Pero Faacil entrega el dato limpio; no firma la declaración. Lo de fábrica es un punto de partida que ajusta el contador, que es quien responde.
Continuar con el recorrido operativo
Para ponerla en marcha sigue catálogos, periodos, apertura y cierre. Para una operación concreta consulta asientos, reversos y pendientes. Para interpretar y exportar las consultas usa libros, informes y exógena.
Alcance y requisitos
Los libros dependen de documentos, parametrización, periodos y contexto histórico verificable. Un cuadre no sustituye la revisión contable y una exportación no presenta una obligación ante DIAN.