Nada se borra

Buscaste el botón de borrar y no está. En Faacil ningún hecho desaparece: hay cinco verbos que lo reemplazan, y este artículo dice cuál te toca y qué sí se borra de verdad.

La regla que hay detrás

En Faacil ningún hecho desaparece. Lo que ya ocurrió no se corrige encima: se contrarresta con otro hecho que queda al lado del primero.

Por eso no hay papelera, ni botón de borrar en las pantallas donde uno lo buscaría. En su lugar hay cinco verbos, y saber cuál te toca es lo que evita perder media hora buscando algo que no existe.

La razón es sencilla: seis meses después alguien va a preguntar por qué el saldo de un propietario es el que es. Un hueco no responde esa pregunta. Dos hechos, sí.

Qué protege la regla y qué no

La regla cubre lo que ya fue un hecho: un documento emitido, un asiento en los libros, un contrato firmado, un inventario cerrado, un arqueo del día.

No cubre los adjuntos ni los borradores. Un archivo que cargaste al cliente equivocado, una foto de un inmueble, una línea de catálogo que todavía no ha tocado ningún documento: eso sí se borra, y más abajo está la lista completa.

Los cinco verbos

Anular un registro financiero

Es el verbo de los documentos. En el menú de la fila no hay «editar»: un registro emitido no se reescribe.

Al anular, el aviso dice exactamente qué va a pasar: «El registro … quedará anulado. Esta acción no se puede deshacer.» Y no lo dice de adorno.

En facturas y cuentas de cobro aparece además el interruptor «Emitir nota de ajuste», ya marcado, que deja el comprobante por el saldo que quedaba pendiente. En egresos y recibos de caja no aparece: compensar un pago que ya se hizo no tiene a quién acreditarle nada.

El documento anulado no desaparece del sistema. Conserva su número y, al activar «Ver anulados», vuelve a la tabla tachado. Ese interruptor también decide si entra en los totales; cuando lo hace, un distintivo lo advierte sobre el panel para que nadie sume de más.

Si lo que salió mal es una parte del valor y no el documento entero, el camino no es anular: es la nota de ajuste, que corrige el saldo por el monto que sea y deja la factura viva.

Reversar un asiento contable

En los libros el verbo es otro, porque el problema es otro: una cifra ya asentada sostiene un balance.

Desde el detalle del comprobante, REVERSAR pide un motivo obligatorio y lo explica sin rodeos: «El comprobante no se borra ni se edita: se emite otro con las líneas contrarias y los dos quedan en el libro. Si nació de un documento de negocio, corrige el documento y no el asiento.»

Esa última frase es la regla de oro de la contabilidad: el asiento que nació de una factura se corrige en la factura. Reversar el asiento y dejar la factura como estaba solo desalinea las dos cosas.

El reverso no se disimula. El listado de comprobantes filtra por origen —Manual, Automático, Reverso, Cierre, Apertura— y por estado —Contabilizado, Reversado—, así que se ve cuál corrigió a cuál.

Lo mismo aplica a los dos actos grandes del módulo:

• Los saldos de apertura se cargan una sola vez. Después la sección deja de ofrecer el formulario y avisa: «No se edita. Si un saldo quedó mal, se reversa con su motivo y se vuelve a cargar.»
• El cierre del ejercicio se deshace reversándolo, con motivo. No se borra ni se vuelve a calcular en sitio.

Y el plan de cuentas no tiene botón de borrar, por escrito: «Una cuenta con movimiento no se borra: se inhabilita. Borrarla dejaría sin nombre a las líneas ya asentadas contra ella.»

Retirar del catálogo lo que ya no usas

Un catálogo cambia. Dejas de cobrar un concepto, cierras una cuenta, quitas un cobro de un contrato. Nada de eso borra los documentos que ya lo citaron.

• Conceptos facturables. «Retirar» lo saca de circulación: «dejará de ofrecerse en los documentos nuevos. Los ya emitidos no cambian: siguen nombrando lo que se cobró.» El chip «Con los inactivos» los vuelve a mostrar, y el interruptor «Vigente» del formulario reactiva uno retirado. Más detalle en conceptos facturables.
• Cuentas del plan y centros de costo. Se inhabilitan. El filtro «Solo habilitadas» decide si los ves.
• Cobros del contrato. «¿Quitar el cobro?» avisa que «dejará de entrar en los documentos del contrato. Los documentos ya emitidos con él no cambian.» Es una baja, no un borrado.

Desactivar un inmueble, un cliente o un usuario

Aquí el verbo es desactivar, y sirve para lo mismo en los tres casos: dejar de ofrecerlo sin perder lo que hizo.

Inmuebles. La fila alterna entre «Desactivar» y «Activar» sin abrir el inmueble. En la ficha, el interruptor «Inmueble habilitado» lo dice: «Deshabilitado deja de ofrecerse, pero conserva su historia y sus documentos.»

Clientes. El desplegable «Estado del Cliente» tiene dos opciones, Activo e Inactivo, y esa es la única baja que existe: no hay borrado de clientes ni de grupos. Ojo con un detalle que cuesta caro: un cliente nuevo nace Inactivo si no cambias el desplegable, y un cliente inactivo no aparece en los buscadores de contratos, registros ni contabilidad. Si acabas de crear a alguien y no lo encuentras al facturar, empieza por ahí (ficha del cliente).

Usuarios. Tres estados, con la consecuencia escrita al lado:

El aviso de la pantalla cierra el punto: «Bloquear la cuenta no borra nada de lo que hizo: sus documentos siguen ahí, solo deja de poder entrar.» La cuenta del administrador de la empresa no se puede desactivar ni bloquear, porque es la única que puede devolverle el acceso a las demás (quién ve qué).

Terminar, archivar, cerrar

Los procesos largos no se desactivan: se cierran con fecha y motivo.

• Contrato. Se termina con la fecha real de entrega, el motivo y notas. La confirmación resume el efecto: «Deja de facturarse, el inmueble queda libre para un contrato nuevo y todo el histórico se conserva.» Un contrato terminado queda congelado —incremento, cambio de inquilino, cambio de propietario y edición quedan deshabilitados— y se consulta desde «Historial del contrato» (novedades en contratos).
• Inventario. Se archiva: el inmueble queda sin inventario asignado y el firmado se consulta en «Historial de inventarios». O se cancela, que exige escribir la palabra CANCELAR, borra sus evidencias, desvincula el inmueble y no se puede deshacer (inventario de entrega).
• Arqueo de caja. Cerrar congela los totales y el arqueo no se reabre. Los ajustes solo se agregan o se quitan mientras está abierto (cuadre de caja).
• Periodo contable. Se cierra y se reabre con motivo. Reabrir avisa lo que es: «Reabrir un mes ya declarado permite cambiar cifras que alguien reportó. Queda en la bitácora con tu nombre.»

Lo único que sí se borra

La lista es corta y tiene un patrón: se borra lo que todavía no fue un hecho, o lo que es un adjunto y no una cifra.

• Archivos del cliente. Se eliminan con confirmación.
• Fotos del inmueble. Una ya publicada avisa: «Deja de verse ahora mismo y se borra definitivamente al guardar el inmueble.» Borrarlas todas es irreversible y por eso exige escribir la palabra ELIMINAR.
• Evidencias de inventario que no lograron subir. Se pueden borrar desde la galería del mismo dispositivo y mientras el inventario siga abierto, con la advertencia de que la foto no llegó al servidor y se pierde.
• Ambientes y elementos de un inventario en curso. Al quitar un elemento se pierden su estado y su observación; las evidencias ya capturadas para él se conservan. Al quitar un ambiente se descarta el bloque completo de datos que contiene.
• Una resolución de numeración que todavía no ha numerado nada. La que ya amparó documentos no se borra: se desactiva, y el botón deshabilitado lo explica (numeración).
• Una cuenta bancaria de los medios de pago. Deja de aparecer en los documentos nuevos; los ya emitidos no cambian, porque el medio de pago viajó impreso en ellos.
• Un ajuste del arqueo abierto.

Aparte quedan las herramientas de PDF: ahí sí se eliminan páginas, pero sobre un archivo que tú cargas y que la herramienta te devuelve modificado. No tocan nada de lo que Faacil archiva.

Dónde queda el rastro

Ninguno de estos verbos es silencioso. Las anulaciones y los reenvíos de documentos aparecen en la actividad de la empresa de la Línea de Tiempo, con autor y hora, sin recargar. Reversar un comprobante, reabrir un mes y deshacer un cierre piden motivo, y ese motivo es la mitad del registro: alguien va a tener que explicarlo meses después. El contrato guarda su bitácora de estados y sus cambios de parte; el inventario, su historial.

Todo eso se consulta desde la auditoría.