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Cambiar de software: el plan del corte

Ordena el cambio de software alrededor del día de corte: qué preparar, qué se hace cada día, en qué orden y qué conservar del software anterior.

Para quién es esta guía

Esta guía es para la inmobiliaria que lleva su contabilidad en otro programa —en este manual, «el software anterior»— y va a llevarla en Faacil. El cambio se ordena alrededor de un día de corte: el primer día en que Faacil lleva tus libros, que es la fecha de inicio del libro. El día anterior, el último día antes del corte, es el último que lleva el software anterior. Lo anterior al día de corte se queda en el software anterior y llega a Faacil como saldo inicial. Desde ese día, lo que emites en Faacil entra a su contabilidad.

Al terminar tendrás:

• el último mes contabilizado completo y cerrado en el software anterior;
• en Faacil, el inicio del libro fijado en el día de corte, los periodos generados, el saldo inicial cargado por cuenta, tercero y contrato, y el histórico del año guardado para consulta;
• la dinámica contable de tu empresa aprobada y la contabilidad activa, con cada documento contabilizado desde el día de corte;
• la apertura revisada contra los informes del software anterior.

Cada paso tiene su capítulo. Esta página da el plan, el calendario y el orden. Los ejemplos usan un día de corte sintético, el 1 de julio, que es también el inicio del libro; el último día antes del corte, el 30 de junio, es el último que se lleva en el software anterior.

Hoy el importador de Faacil solo lee las exportaciones de un software de administración inmobiliaria concreto: el que nombra el botón IMPORTAR DESDE en Contabilidad › Catálogos y reglas › Importar de otro software. Si vienes de otro programa, el saldo inicial se carga a mano en Contabilidad › Periodos y cierre › Saldos de apertura y el histórico no se importa. Ver Si vienes de otro software: carga manual.

Tampoco se importan los comprobantes que sigan saliendo de ese programa (nómina, cobros y pagos de sus facturas): regístralos en Faacil con ASIENTO MANUAL en Contabilidad › Libros › Comprobantes contables. Ver Comprobantes, asientos y pendientes.

Qué preparar antes de fijar el día de corte

• El día de corte. Decídelo con tu contadora. Faacil acepta cualquier día como inicio del libro, pero este plan usa el primer día de un mes: el último mes se cierra completo en el software anterior, y la retención en la fuente y la nómina electrónica son mensuales.
• Tu software anterior. Comprueba que es el que nombra el botón IMPORTAR DESDE. La tarjeta con ese botón solo la ve quien tiene el módulo Contabilidad en «Ver y editar» y el permiso «Administrar y cerrar la contabilidad» (en los avisos de la app, «permiso de cierre contable»), o el administrador; los demás encuentran el nombre del software en el aviso con que abre la sección Importar de otro software. Faacil exige los nombres exactos de las columnas, el formato de las fechas y el de los importes de sus exportaciones; están en El último mes en el software anterior.
• Cuentas de orden. Si el software anterior tiene movimientos en cuentas de las clases 8 o 9, hoy el saldo inicial no se puede importar: Faacil lo detiene con «Una cuenta de una clase sin verificar» y el asistente no ofrece cómo resolverlo. Consúltalo con soporte antes de fijar el día de corte.
• El plan de cuentas de Faacil con todas las cuentas que tienen saldo: que reciban movimiento, estén habilitadas y no exijan centro de costo, porque el saldo inicial no lo trae. Ver Puesta en marcha de Contabilidad.
• Clientes con el mismo documento. Cada tercero del software anterior que sea cliente en Faacil debe tener el mismo número de documento. Faacil guarda el NIT sin dígito de verificación. Así cada saldo queda a nombre de su cliente y se pueden elegir sus contratos.
• Inmuebles con su código. Con él, Faacil propone el contrato de cada saldo. Si eliges un contrato cuyo inmueble no tiene código, la carga se detiene con «El inmueble del contrato no tiene código» hasta que lo completes.
• Las personas. Una contadora con el permiso «Administrar y cerrar la contabilidad» y, aparte, quien aprueba la dinámica contable, con el módulo Contabilidad en «Ver y editar» y el permiso «Aprobar la dinámica contable»: quien la crea, edita o envía no la aprueba (solo el administrador de la empresa puede aprobar una versión que preparó). Ver Accesos de la contadora y de quien aprueba.
• La fecha de inicio de operaciones de Registros, decidida con el administrador. Ver Dos fechas que no hay que confundir.
• Si facturas electrónicamente con los dos programas, la resolución y el rango que usa cada uno. Ver Facturar con dos programas durante la transición.
• Los XML del software anterior. Pide al proveedor del software anterior la descarga en lote antes de cancelar el servicio. Ver Qué conservar del software anterior.

El calendario del cambio

Las fechas son relativas al día de corte.

El último mes no se cierra antes del día de corte: hasta su último día hay recaudos, pagos y movimientos de banco, la autorretención se calcula sobre el mes completo y la conciliación necesita el extracto del mes.

Faacil no tiene borrador del formulario de IVA: tu contadora lo prepara con los libros y los informes de Faacil.

Los pasos en Faacil, en orden

Esta página es el paso 1; cada fila lleva el número de paso que muestra su capítulo. La columna «Cuándo» sigue el calendario de arriba: por eso algunos pasos ocurren antes que otros de número menor.

Por qué este orden

• Sin inicio del libro no se importa el saldo inicial. Ni siquiera se puede simular: «Falta la fecha de inicio del libro. Defínela en los ajustes de contabilidad antes de importar.» La carga manual sí lo admite, pero después el inicio del libro solo podrá fijarse en la fecha de ese saldo inicial.
• El saldo inicial lleva la fecha del inicio del libro y solo se carga con el periodo de ese mes generado y abierto. Mientras exista un saldo inicial, el inicio del libro no se mueve a otra fecha.
• La dinámica la pide la activación, no la importación. Para activar, una versión aprobada por una persona debe regir desde el inicio del libro. El campo «Rige desde» de una versión nueva trae la fecha de hoy: cámbialo al día de corte.
• Activar no contabiliza lo pendiente. Si quedan documentos sin asiento desde el inicio del libro, la activación se detiene con «N documentos desde el inicio del libro siguen sin contabilizar: reconstruye antes de activar.» Por eso se reconstruye después de aprobar la dinámica y antes de activar. Lo que los asienta es RECONSTRUIR, no la activación.
• RECONSTRUIR funciona con la contabilidad apagada. Si se emiten documentos entre la reconstrucción y la activación, reconstruye otra vez justo antes de ACTIVAR CONTABILIDAD.
• La activación exige una dinámica que rija hoy. Si su «Rige desde» es el día de corte, la versión se puede aprobar antes, pero la contabilidad solo se activa desde ese día.
• La contabilización automática se enciende antes de reconstruir. El interruptor Contabilizar al emitir está en la tarjeta «CÓMO CONTABILIZA» de los mismos ajustes y viene encendido. Con la contabilidad apagada no asienta nada; la activación no lo cambia, así que si alguien lo apagó, enciéndelo antes de reconstruir para que, al activar, cada documento se asiente al emitirse.
• Se revisa antes de activar. Una vez activa, cada documento se asienta al emitirse y rige el modo estricto: las diferencias de la apertura se corrigen mejor antes.

Dos fechas que no hay que confundir

Las dos fechas son independientes: Faacil no las sincroniza y cambiar una no cambia la otra. Tampoco tienen que coincidir. Si Faacil ya facturaba antes del día de corte, la fecha de inicio de operaciones puede ser anterior al inicio del libro: lo que Faacil emitió antes del corte vive en Registros, pero su contabilidad es la del software anterior. Más detalle en Configuración de empresa y preferencias y en Inicio del libro y periodos contables.

Cada ciclo se factura en un solo programa

• Faacil considera suyos los ciclos que abren desde la fecha de inicio de operaciones y los revisa en Registros, los pendientes y el Centro de Pagos. Si el software anterior todavía factura un contrato, en Faacil pueden aparecer como pendientes los ciclos de ese contrato desde esa fecha, porque no tienen documento en Faacil.
• Sin fecha, Faacil revisa cada contrato desde su inicio: los meses que llevó el software anterior salen como pendientes en Faacil.
• Con la facturación electrónica activada y la política fiscal de mandato, la fecha también decide qué programa factura el canon: la factura del canon de un ciclo que abre desde ella sale electrónica en Faacil. La de un ciclo que abrió antes la facturó el software anterior, y Faacil no la crea, ni siquiera con la excepción del administrador.
• Un documento que vive en un programa no se vuelve a crear en el otro. Ver El último mes en el software anterior y Deudas y saldos del software anterior.

Facturar con dos programas durante la transición

Si durante la transición tu empresa factura electrónicamente con los dos programas:

• La habilitación ante la DIAN admite señalar «el o los medios de operación» y registrar «la información del o los softwares» con que la empresa factura (Resolución DIAN 000227 de 2025, art. 1.5.1.5.1.1, num. 2 y 3). Tu empresa registra Faacil como software propio, en la forma de desarrollo informático adquirido (num. 2.1). Ver Habilitación y configuración DIAN.
• La numeración de una factura se compone del número consecutivo, el prefijo y la autorización de numeración, y ninguna factura puede salir con una numeración distinta de la autorizada (art. 1.5.1.6.2.1). Cada autorización trae su número, sus rangos y sus prefijos (art. 1.5.1.6.2.2).
• Por eso, en la práctica, los dos programas no pueden facturar con el mismo rango: si lo compartieran, el mismo número podría salir dos veces. La norma exige usar prefijos como mínimo cuando la empresa factura en más de un establecimiento, sede o lugar; no habla de un prefijo por programa: confirma con tu contadora cómo quedan las resoluciones de los dos.
• En Faacil, las resoluciones y la serie de cada tipo de documento se registran en Configuración › Facturación y contratos › Facturación electrónica, vista «Resoluciones y numeración». Ver Numeración y resoluciones.

Cuando dejas de facturar con el software anterior

Si tu empresa factura electrónicamente en Faacil, la política fiscal tiene la «Salida del software anterior»: el día en que la empresa dejó de facturar con él. Se marca en Configuración › Facturación y contratos › Facturación electrónica, vista «Política fiscal», paso «Notas crédito y débito», con «Corrige facturas de otro software» en «Sí». Rige cuando se aprueba la política.

• La salida decide dónde se corrigen las facturas de Faacil cuya factura electrónica expidió el software anterior, como el documento interno de un ciclo que él facturó. Mientras no esté marcada, una nota sobre una de ellas no se crea: el formulario muestra «No es posible crear esta nota» y explica que esa factura la expidió el software anterior, que la sigue corrigiendo.
• Con la salida marcada, esas facturas se corrigen en Faacil y ya no en el software anterior, pero antes de la nota su factura electrónica tiene que quedar acreditada en el registro. Faacil no la acredita desde el formulario: lo hace soporte, y la nota se puede crear cuando la DIAN verifica esa factura acreditada. Ver Notas sobre facturas del software anterior.
• Se marca cuando ya ocurrió: «La salida del software anterior no puede ser posterior al día de la aprobación: se marca cuando ya ocurrió».
• Aprobada, la salida no se quita ni se pasa a un día posterior; solo se puede adelantar.

Ver Habilitación y configuración DIAN y Correcciones fiscales.

Por qué el último mes se contabiliza completo en el software anterior

Los libros de comercio deben quedar completos y en orden (Código de Comercio, arts. 50 y 53). Por eso el último mes, incluido lo que Faacil emitió en él, se contabiliza entero en el software anterior y se cierra allí. A Faacil llega su resultado como saldo inicial.

Faacil no lo duplica: un documento con fecha contable anterior al inicio del libro no se asienta, no queda pendiente y no se reconstruye. En su detalle, la tarjeta «CONTABILIZACIÓN», que ve quien tiene el módulo Contabilidad, dice «Anterior al inicio del libro», o «Contabilidad no activa» mientras la contabilidad esté apagada.

En un egreso programado, la fecha contable es la de pago, no la de emisión: el que se emitió en el último mes con pago desde el día de corte lo asienta Faacil y no se registra en el software anterior. Ver Qué se registra y qué no.

Qué conservar del software anterior

Antes de cancelar el software anterior, descarga y guarda:

• los libros y los comprobantes de contabilidad de todos los años que llevó;
• los XML de los documentos electrónicos que expidió: facturas, notas, documentos soporte y nómina electrónica;
• los archivos que exportaste para el saldo inicial y el histórico, que respaldan la apertura en Faacil.

Los documentos electrónicos se conservan de conformidad con el art. 632 del Estatuto Tributario y el art. 46 de la Ley 962 de 2005, modificado por el art. 304 de la Ley 1819 de 2016, de forma que se puedan consultar después (Resolución DIAN 000227 de 2025, art. 1.5.1.11.2). El plazo de cada documento lo confirma tu contadora.

Si el software anterior no permite descargar los XML en lote, pídeselos a su proveedor antes de cancelar el servicio. El histórico que importas a Faacil guarda líneas contables para consulta; no reemplaza esos documentos.

Lo que sigue en el software anterior

La nómina y la nómina electrónica

Faacil no tiene nómina ni nómina electrónica. Después del corte, la nómina se sigue liquidando y transmitiendo en el software anterior o en tu programa de nómina, y sus comprobantes se importan al libro de Faacil. Ver Importar movimientos del software anterior. Si las provisiones también llegan de allá, no las causes otra vez con una plantilla de causación de Faacil.

La nómina electrónica es un documento mensual por empleado, que acumula los pagos del mes (Resolución DIAN 000227 de 2025, art. 1.5.3.2.2), y se transmite dentro de los diez primeros días del mes siguiente (art. 1.5.3.4.1.1). Por eso conviene que la nómina del mes de corte (julio, en el ejemplo) se liquide y se transmita completa desde el software anterior; decídelo con tu contadora. Los certificados de ingresos y retenciones de los empleados también salen del programa de nómina.

Los cobros y pagos de sus propias facturas

Una factura que expidió el software anterior y quedó pendiente al corte se cobra en él, y lo que el software anterior le debía a un propietario se paga desde él: cada documento vive en un solo programa. Esos comprobantes llegan al libro de Faacil con la importación de movimientos. Ver Deudas y saldos del software anterior.

Lista de verificación final

Antes de dar el cambio por terminado, comprueba que:

1. El último mes está contabilizado y cerrado en el software anterior, con lo que Faacil emitió registrado como comprobantes de contabilidad.
2. Ningún comprobante del software anterior está descuadrado, en toda su historia.
3. Los archivos del corte están exportados y guardados.
4. El inicio del libro es el día de corte y los periodos del año están generados.
5. El saldo inicial está cargado con la fecha del inicio del libro y cuadra cuenta por cuenta con el balance de prueba del software anterior.
6. Caja y bancos tienen su referencia de arqueo o conciliación, y la cuenta de espera quedó sin saldo.
7. La dinámica de la empresa está aprobada por una persona y, salvo que la apruebe el administrador, distinta de quien la preparó, y rige desde el inicio del libro.
8. En «Qué le falta a la contabilidad», con el rango de fechas desde el inicio del libro hasta hoy (la pantalla abre en el mes en curso), no hay pendientes de activación, documentos sin comprobante ni conceptos en «Por clasificar», y «Fallos», que lista todos los fallos abiertos sin importar la fecha, está en cero.
9. La tarjeta «ACTIVACIÓN» dice «Activa» y «Contabilizar al emitir» está encendido.
10. La apertura está revisada dos veces: después de cargar el saldo inicial y, completa, después de reconstruir y antes de activar: balance de prueba, auxiliar por tercero y cartera contra los informes del software anterior.
11. La fecha de inicio de operaciones está fijada y ningún ciclo se factura en los dos programas.
12. Tu contadora decidió cómo tratar las deudas y los saldos del software anterior.
13. Los libros, los comprobantes y los XML del software anterior están descargados.

Normas citadas

• Código de Comercio, arts. 50 y 53 (libros completos y en orden).
• Resolución DIAN 000227 de 2025: art. 1.5.1.5.1.1, num. 2, 2.1 y 3 (medios de operación y softwares en la habilitación); art. 1.5.1.6.2.1 (numeración consecutiva y prefijo); art. 1.5.1.6.2.2 (autorización de numeración); art. 1.5.1.11.2 (conservación); arts. 1.5.3.2.2 y 1.5.3.4.1.1 (periodicidad y plazo de la nómina electrónica).
• Estatuto Tributario, art. 632, y Ley 962 de 2005, art. 46, modificado por la Ley 1819 de 2016, art. 304.

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