Propietarios e inquilinos

¿Cómo organizo a propietarios e inquilinos? Con una sola ficha por persona: lo que decide su papel no es una etiqueta, son sus contratos y su grupo.

La regla que hay detrás

En Faacil un cliente es una persona, no un papel. La misma ficha puede ser propietaria del apartamento de la 68 e inquilina del local de la 13, y no hay dos directorios ni dos formularios: hay uno.

Lo que decide qué se le cobra a alguien y dónde aparece no es una etiqueta en su ficha. Son dos cosas que viven fuera de ella:

• Sus contratos, que dicen si es propietario o arrendatario, de qué inmueble y bajo qué reglas.
• Su grupo, que decide si entra o no al Centro de Pagos.

Por eso en Clientes no vas a encontrar un botón de «crear propietario». Creas la persona; el papel se lo da el contrato.

Qué guarda la ficha y qué no

La ficha guarda a la persona: cómo se llama, cómo se identifica, cómo se le llega, cómo se le clasifica y qué archivos suyos tienes.

No guarda el arrendamiento. La vigencia, el día de pago, el prorrateo y quién respalda el contrato viven en el contrato; el canon y la comisión, en el inmueble. Desde la ficha todo eso solo se consulta: si te toca cambiar la vigencia o el día de pago, el sitio es el contrato; si es el canon o la comisión, el inmueble. El cliente, nunca.

Los datos que después salen impresos

El formulario es corto a propósito, pero tres de sus campos terminan en papel o en el buzón de alguien, así que se escriben una vez y bien.

El nombre y el tipo y número de documento son lo que se imprime como identificación en un certificado del cliente. Un apellido mal escrito en la ficha sale mal escrito en el papel.

Que el número de documento solo acepte dígitos tiene consecuencia: un pasaporte con letra o un NIT que quieras guardar con su dígito de verificación pegado no se pueden teclear tal cual.

Activo o inactivo: por qué un cliente no se borra

No existe borrar un cliente. La única baja es cambiar su estado a Inactivo, y es deliberado: el cliente que se fue sigue amarrado a contratos terminados, a facturas emitidas y a recibos de caja, y borrarlo dejaría documentos huérfanos. Es la misma regla que gobierna los documentos financieros.

Aquí está la trampa: el formulario nuevo arranca en «Inactivo». Si creas un cliente y no tocas ese desplegable, el cliente queda guardado y visible en el directorio, pero no aparecerá cuando lo busques para hacerle una factura. No es un error del buscador: el buscador solo ofrece activos.

Otra consecuencia del mismo criterio: al crear un egreso, el buscador de cliente ofrece solo propietarios. Si el beneficiario que buscas no sale, revisa antes su estado y su papel en los contratos.

El grupo, y el efecto que casi nadie espera

El grupo es la única forma de clasificar el directorio. Se elige en la ficha, es opcional, y se ve como etiqueta de color en la primera columna de la tabla; sin grupo, la etiqueta dice «Sin grupo».

Los grupos se administran con el botón GRUPOS del encabezado. Un grupo tiene nombre, color y un interruptor: «Centro de Pagos — ¿Incluir este grupo en el Centro de Pagos?».

Un grupo nuevo nace incluido: hay que apagar el interruptor a propósito para dejar a alguien fuera. Sirve para lo que no se administra, sin sacarlo del directorio.

Y aquí va el efecto que sorprende: un cliente sin grupo. Su ficha le calcula el estado financiero, porque esa consulta no lo excluye por grupo. Pero el Centro de Pagos solo procesa a los clientes cuyo grupo declara la inclusión, así que a ese mismo cliente lo deja fuera de la lista. El resultado es un cliente cuyo estado sí se calcula en su ficha —al día o en mora, el que sea— y que no aparece en absoluto en la pantalla de mora. La regla, escrita corta:

Un cliente entra al Centro de Pagos si está activo, pertenece a un grupo incluido y es titular de al menos un contrato sin terminar —aunque su vigencia ya se haya vencido—.

Dos detalles más: un grupo no se borra —solo se crea y se edita—, y el color se muestra pero no se elige desde la app.

Los contratos del cliente, vistos desde su ficha

La columna Contratos de la tabla resume el vínculo en dos etiquetas pulsables, y sin ninguna de las dos dice «Sin contrato».

Al pulsarlas se abre Contratos del cliente, con un bloque por contrato. El del titular es largo, porque es el que manda: vínculo (Propietario o Arrendatario), estado, inmueble con su código, dirección, ubicación y tipo, canon vigente, incremento programado si lo hay, comisión, su participación en porcentaje, propietarios, fiadores, vigencia, periodicidad, día de pago, primer pago prorrateado, último pago cubierto y fecha del último pago.

El canon que se muestra es el vigente. Un incremento con vigencia futura va en su propia fila, para que nadie lea como actual un valor que todavía no rige.

El estado de cada contrato se califica así:

Recuerda que esto es la vista interna de la oficina. En los documentos que salen para el cliente, la otra parte no se nombra: el arrendamiento se identifica por el código del inmueble.

A quién respalda como fiador

El bloque del fiador es más corto, y no por descuido: el fiador no es titular del contrato. Trae el vínculo, el estado, el inmueble por su código, la dirección, «Respalda a» —el inquilino— y la vigencia. Nada de canon, comisión ni participación, porque nada de eso es suyo.

Deudor solidario y fiador son el mismo respaldo con dos nombres —el formulario del contrato los ofrece juntos—, y en la ficha del cliente el vínculo se enuncia siempre como Fiador.

Que respalde un contrato no le crea obligaciones propias en el sistema: el estado financiero de un cliente se calcula sobre los contratos donde es titular, no sobre los que respalda.

Los archivos del cliente

La opción Archivos del menú de la fila abre el expediente digital de esa persona: la tabla «Lista de Archivos» con nombre, formato, tamaño, agrupación, fecha del archivo, fecha de subida, contrato asociado y las acciones de descargar y eliminar. Se ordena pulsando el encabezado de una columna.

Antes de cargar se declaran tres cosas: Tipo de Agrupación, Fecha del Archivo —elegible entre 2020 y 2030— y, opcionalmente, el Contrato al que pertenece.

Los archivos se arrastran sobre la zona de carga o se eligen del disco, y se pueden quitar de la lista antes de subirlos. Hasta 30 por tanda, y hasta 20 MB cada uno. Se admiten PDF, PNG, JPG y JPEG; el selector no filtra por formato, así que un archivo de otro tipo se deja escoger y el rechazo aparece después, en la cola de carga y con su motivo. La subida es de a uno, con su barra de progreso, y el panel de resultados se limpia cuando quieras.

El contrato solo se puede elegir entre aquellos donde el cliente es titular; los que respalda como fiador no se ofrecen. Si no tiene contratos, el diálogo lo dice y el archivo queda «Sin contrato». Cuando sí lo tiene, la columna del archivo lo identifica por el código del inmueble.

Sacar la lista de inquilinos activos

El botón EXPORTAR del encabezado de Clientes genera el reporte que más se pide de esta pantalla: una hoja de cálculo con una fila por contrato no finalizado cuyo inquilino esté activo.

Trae, por cada fila: inquilino, documento, correo, teléfono, número de contrato, vigencia del contrato, inicio, fin, periodicidad, día de pago, propietarios con su participación, y del inmueble el código, la dirección, el canon y la comisión.

Deja fuera los contratos terminados y los inquilinos inactivos. Los contratos vencidos pero no finalizados sí entran, marcados como «Sin vigencia»; los que no tienen fechas también, marcados como «Sin fechas». No corre dos veces a la vez, y al terminar te dice cuántos contratos exportó. Las demás salidas de datos están en exportar información.

Quién crea y quién solo consulta

Entrar a Clientes exige tener el módulo. Con el módulo en solo ver, desaparecen los botones de grupos y de alta, la opción de la fila pasa de «Editar» a «Ver detalle», y la ficha se abre inerte y sin guardar. Exportar y consultar siguen disponibles.

Un administrador de la cuenta siempre puede editar, y es el único que reparte estos accesos, en Configuración → Usuarios y permisos. El detalle de cómo se reparte está en quién ve qué.