La ficha del cliente

Crear y editar clientes, grupos, cuenta bancaria, contratos, archivos, búsqueda, exportación y auditoría.

La regla que hay detrás

En Faacil un cliente es una persona, no un papel. La misma ficha puede ser propietaria del apartamento de la 68 e inquilina del local de la 13, y no hay dos directorios ni dos formularios: hay uno.

Lo que decide qué se le cobra a alguien y dónde aparece no es una etiqueta en su ficha. Son dos cosas que viven fuera de ella:

• Sus contratos, que dicen si es propietario o arrendatario, de qué inmueble y bajo qué reglas.
• Su grupo, que decide si entra o no al Centro de Pagos.

Por eso en Clientes no vas a encontrar un botón de «crear propietario». Creas la persona; el papel se lo da el contrato.

Qué guarda la ficha y qué no

La ficha guarda a la persona: cómo se llama, cómo se identifica, cómo se le llega, cómo se le clasifica y qué archivos suyos tienes.

No guarda el arrendamiento. La vigencia, el día de pago, el prorrateo y quién respalda el contrato viven en el contrato; el canon y la comisión, en el inmueble. Desde la ficha todo eso solo se consulta: si te toca cambiar la vigencia o el día de pago, el sitio es el contrato; si es el canon o la comisión, el inmueble. El cliente, nunca.

Los datos que después salen impresos

El formulario es corto a propósito, pero tres de sus campos terminan en papel o en el buzón de alguien, así que se escriben una vez y bien.

El nombre y el tipo y número de documento identifican al cliente. La ficha actual sirve a comunicaciones futuras; los movimientos con contexto histórico conservan la identidad con que se emitieron y los certificados usan esa evidencia.

Que el número de documento solo acepte dígitos tiene consecuencia: un pasaporte con letra o un NIT que quieras guardar con su dígito de verificación pegado no se pueden teclear tal cual.

Por qué un cliente no se borra

No existe borrar un cliente, y es deliberado: el cliente que se fue sigue amarrado a contratos terminados, a facturas emitidas y a recibos de caja, y borrarlo dejaría documentos huérfanos. Es la misma regla que gobierna los documentos financieros.

El cliente tampoco tiene un estado propio de activo o inactivo: los buscadores no excluyen clientes por ese estado, en contratos, registros, documentos y contabilidad. Una búsqueda puede limitarse por rol o por el contexto de la operación. Lo que dice si una relación sigue en curso es el estado de cada contrato. Si alguien no aparece, revisa el número de documento, los filtros y si ya está registrado en Clientes antes de crear otra ficha.

En un egreso de liquidación contractual se resuelve el propietario correspondiente. Un egreso independiente puede tener otro beneficiario según el propósito seleccionado. Revisa el propósito y el contrato antes de concluir que falta la ficha.

El grupo, y el efecto que casi nadie espera

El grupo es la única forma de clasificar el directorio. Se elige en la ficha, es opcional, y se ve como etiqueta de color en la primera columna de la tabla; sin grupo, la etiqueta dice «Sin grupo».

Los grupos se administran con el botón GRUPOS del encabezado. Un grupo tiene nombre, color y un interruptor: «Centro de Pagos — ¿Incluir este grupo en el Centro de Pagos?».

Un grupo nuevo nace incluido: hay que apagar el interruptor a propósito para dejar a alguien fuera. Sirve para lo que no se administra, sin sacarlo del directorio.

Un cliente sin grupo no queda excluido por ese motivo. Se excluyen los grupos que expresamente tienen apagada la inclusión. La ficha puede consultar su estado aunque su grupo esté excluido del Centro de Pagos.

Revisa la inclusión del grupo cuando existe y los contratos que correspondan al conjunto consultado. El estado de un contrato y la deuda de un titular anterior son preguntas distintas.

Dos detalles más: un grupo no se borra —solo se crea y se edita—, y el color se muestra pero no se elige desde la app.

Los contratos del cliente, vistos desde su ficha

La columna Contratos de la tabla resume el vínculo en dos etiquetas pulsables, y sin ninguna de las dos dice «Sin contrato».

Al pulsarlas se abre Contratos del cliente, con un bloque por contrato. El del titular es largo, porque es el que manda: vínculo (Propietario o Arrendatario), estado, inmueble con su código, dirección, ubicación y tipo, canon vigente, incremento programado si lo hay, comisión, su participación en porcentaje, propietarios, fiadores, vigencia, periodicidad, día de pago, primer pago prorrateado, último pago cubierto y fecha del último pago.

El canon que se muestra es el vigente. Un incremento con vigencia futura va en su propia fila, para que nadie lea como actual un valor que todavía no rige.

El estado de cada contrato se califica así:

Recuerda que esto es la vista interna de la oficina. En los documentos que salen para el cliente, la otra parte no se nombra: el arrendamiento se identifica por el código del inmueble.

A quién respalda como fiador

El bloque del fiador es más corto, y no por descuido: el fiador no es titular del contrato. Trae el vínculo, el estado, el inmueble por su código, la dirección, «Respalda a» —el inquilino— y la vigencia. Nada de canon, comisión ni participación, porque nada de eso es suyo.

Deudor solidario y fiador son el mismo respaldo con dos nombres —el formulario del contrato los ofrece juntos—, y en la ficha del cliente el vínculo se enuncia siempre como Fiador.

Que respalde un contrato no le crea obligaciones propias en el sistema: el estado financiero de un cliente se calcula sobre los contratos donde es titular, no sobre los que respalda.

Los archivos del cliente

La opción Archivos del menú de la fila abre el expediente digital de esa persona: la tabla «Lista de Archivos» con nombre, formato, tamaño, agrupación, fecha del archivo, fecha de subida, contrato asociado y las acciones de descargar y eliminar. Se ordena pulsando el encabezado de una columna.

Antes de cargar se declaran tres cosas: Tipo de Agrupación, Fecha del Archivo —elegible entre 2020 y 2030— y, opcionalmente, el Contrato al que pertenece.

Los archivos se arrastran sobre la zona de carga o se eligen del disco, y se pueden quitar de la lista antes de subirlos. Hasta 30 por tanda, y hasta 20 MB cada uno. Se admiten PDF, PNG, JPG y JPEG; el selector no filtra por formato, así que un archivo de otro tipo se deja escoger y el rechazo aparece después, en la cola de carga y con su motivo. La subida es de a uno, con su barra de progreso, y el panel de resultados se limpia cuando quieras.

El contrato solo se puede elegir entre aquellos donde el cliente es titular; los que respalda como fiador no se ofrecen. Si no tiene contratos, el diálogo lo dice y el archivo queda «Sin contrato». Cuando sí lo tiene, la columna del archivo lo identifica por el código del inmueble.

Exportar los clientes con sus contratos

El botón EXPORTAR del encabezado de Clientes genera una hoja de cálculo del directorio completo, aunque la tabla tenga una búsqueda aplicada. Antes de empezar pregunta qué estados de contrato incluir (Activo, Sin vigencia, Terminado). Sin elegir ninguno, entran propietarios, inquilinos, fiadores y clientes sin contrato; al elegir estados, solo quedan los vínculos en esos estados y sale del archivo el cliente que no tenga ninguno.

Hay una fila por cada vínculo del cliente con un contrato. Cada fila repite los datos del cliente —ID, nombre, tipo y número de documento, correo, teléfono, dirección y grupo— y sigue con el rol (Inquilino, Coarrendatario, Propietario o Fiador), la participación del propietario, el contrato con su estado, inicio, fin, entrega real, periodicidad, día de pago y prorrateo, y el código, la dirección, el canon y la comisión del inmueble según el contrato. Cierran el inquilino y los propietarios. Si falta el canon o la comisión, la celda dice «Por verificar». Un cliente sin contratos conserva una fila con esas columnas vacías.

Los vínculos exportados respetan tu alcance de inmuebles, aunque el directorio de clientes se recorre completo. Si todos los contratos de alguien están fuera de tu alcance, puede aparecer con las columnas del contrato vacías cuando no eliges estados; con estados elegidos queda fuera si no tiene un vínculo permitido que coincida. Una fila sin contrato visible no demuestra que el cliente no tenga contratos en la empresa.

El botón muestra el avance y no corre dos veces a la vez. La lectura fija qué clientes incluir al comenzar; las altas posteriores quedan para una nueva exportación. Si falla una consulta o no se puede verificar la lista completa por inconsistencias de cantidad o paginación, pide reintentar sin descargar un archivo parcial. No congela todas las fichas al mismo instante: sus datos se leen por lotes. Al terminar dice cuántos clientes quedaron en el archivo. Las demás salidas de datos están en exportar información.

Quién crea y quién solo consulta

Entrar a Clientes exige tener el módulo. Con el módulo en solo ver, desaparecen los botones de grupos y de alta, la opción de la fila pasa de «Editar» a «Ver detalle», y la ficha se abre inerte y sin guardar. Exportar y consultar siguen disponibles.

Crear, editar y buscar sin duplicar la identidad

1. Busca primero por documento o nombre para comprobar si la ficha existe.
2. Usa NUEVO CLIENTE, completa identificación, contacto y grupo opcional y guarda.
3. Para editar, abre la ficha existente. El tipo de documento puede corregirse; el número queda bloqueado y se puede copiar. Su corrección requiere intervención autorizada de la plataforma.
4. Un cambio de nombre que parece sustituir a la persona pide confirmación. No uses el mismo documento para otra persona.
5. Guarda y revisa la respuesta. Cambiar correo, celular o nombre no reescribe documentos históricos.

La búsqueda separa palabras: todos los términos deben aparecer en nombre completo, correo, documento o teléfono, aunque no sean contiguos. Prueba términos breves y revisa los filtros antes de crear otra ficha.

Cuenta bancaria del cliente

Puedes registrar una cuenta opcional con Entidad financiera, Ahorros/Corriente y Número de cuenta. Se completa entera o se deja vacía. El número conserva ceros iniciales; no lo conviertas en una cifra ni lo abrevíes. La entidad admite hasta 120 caracteres y el número hasta 60 dígitos.

Para quitarla, usa Quitar cuenta bancaria y guarda. Cerrar sin guardar no confirma el retiro. Esta cuenta del beneficiario es distinta de las cuentas de la empresa configuradas como medios de pago.

Consultar auditoría y gestionar archivos

Auditoría, desde la ficha o el menú, muestra creación y ediciones con autor, fecha, valores anteriores/nuevos y cambios de archivos. Recorre las páginas de diez operaciones; la búsqueda filtra la página visible. No reconstruye cambios antiguos que nunca se auditaron.

Para un archivo, elige su agrupación, carga los permitidos y revisa el resultado individual. Abrir, descargar y eliminar un archivo son acciones distintas; confirma el retiro sólo si corresponde y comprueba la auditoría. Quitar un adjunto no anula un documento financiero al que se refería.

Un administrador de la cuenta siempre puede editar, y es el único que reparte estos accesos, en Configuración → Usuarios y permisos. El detalle de cómo se reparte está en quién ve qué.

Volver al índice del manual · Soporte