Identidad y privacidad de las partes
Qué identifica al cliente y al inmueble en cada documento y qué datos de la contraparte se omiten.
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La regla que hay detrás
No. El propietario no ve quién es su inquilino, y el inquilino tampoco ve quién es el dueño del inmueble que habita.
No es una casilla que quedó sin marcar: en Faacil las partes de un arrendamiento no se conocen entre sí. Cada documento nombra a su destinatario y a la inmobiliaria que lo expide. A nadie más.
Y como al arrendamiento hay que poder nombrarlo —en una factura, en un certificado, en una llamada a la oficina—, se nombra por el código del inmueble. Ese código existe justamente para eso: para hablar del contrato sin nombrar a nadie.
Detrás hay dos razones y ninguna es técnica. La primera es de oficio: tú administras. Dos partes que se conocen se arreglan por fuera, y la inmobiliaria se queda sin contrato que administrar. La segunda es más simple todavía: la cédula, el celular y el correo de un inquilino son suyos. El propietario no tiene por qué tenerlos.
Qué hace y qué no
La regla gobierna lo que sale impreso y lo que se envía. Puertas adentro no cambia nada: tu equipo trabaja con las dos partes a la vista, porque para administrar hay que verlas.
Tampoco se apaga. No hay un interruptor que haga que un certificado nombre a la contraparte: cada generador recibe los datos que necesita para liquidar el documento, pero solo imprime la identidad de su destinatario. La omisión forma parte del documento, no de una elección al expedirlo.
Lo que la regla no esconde es el inmueble. La dirección se imprime, el código se imprime y las cifras del contrato se imprimen. Lo que no viaja es la identidad de quien está al otro lado.
El código del inmueble hace de nombre
Cuando registras un inmueble, Faacil le asigna un Código interno. Dos cosas lo vuelven servible como nombre del arrendamiento:
- Lo asigna Faacil al guardar, no tú. El campo se ve, pero no se escribe: «Se asigna solo al guardar».
- No se cambia. Nunca. El mismo código sirve para nombrar ese arrendamiento el primer mes y siete años después.
Los otros dos códigos que puedes guardarle al inmueble —Código Finca Raíz y Código Espacio Urbano— son opcionales y solo sirven para cruzar el aviso con los portales. Ninguno reemplaza al interno. Cómo se registra un inmueble está en registro de inmuebles.
El código aparece donde hace falta nombrar el contrato. La carta con la que le notificas al inquilino el incremento del canon se encabeza con su nombre y con una línea que dice «CONTRATO.» seguida del código del inmueble: el propietario no aparece por ningún lado. Y cuando facturas contra un contrato, Faacil te propone el concepto ya escrito —«CONTRATO», el código y, entre paréntesis, el nombre del cliente al que se le expide—, con el código en la referencia de cada línea y la dirección en su descripción.
Qué nombra cada documento
| Documento | Se le expide a | A quién nombra |
|---|---|---|
| Certificado de Ingresos y Retenciones | el propietario | al propietario |
| Certificado de Pagos y Retenciones | el arrendatario | al arrendatario |
| Certificado de Paz y Salvo | el arrendatario | al arrendatario |
| Certificado de Arrendamiento | quien lo pide | al titular que lo pide, en la calidad en que figura |
| Reporte de Documentos | el cliente del reporte | al cliente del reporte |
| Facturas, cuentas de cobro, egresos y recibos de caja | su cliente | a su cliente |
Todos nombran además a la inmobiliaria: es quien expide y quien firma.
El Certificado de Arrendamiento es el caso que mejor muestra la regla, porque es el único que podría pedir cualquiera de los dos. Lo que certifica es que existe contrato sobre el inmueble con tal código, ubicado en tal dirección, «en el que» el cliente que lo pidió «figura en calidad de» propietario o de arrendatario. La otra parte no se menciona. Puedes solicitarlo para trámites ante bancos, subsidios u otras entidades; cada destinatario decide sus requisitos. El catálogo completo está en certificados y reportes del cliente.
Las cifras cruzan; la identidad no
Que las partes no se conozcan no significa que el propietario no sepa qué pasó con su inmueble.
Su certificado imprime lo que se le facturó y lo que se le recaudó al arrendatario. Eso es el movimiento del contrato, no la identidad de quien lo hizo: una cifra no dice quién es nadie. Y cuando el inmueble tiene varios dueños, el documento explica el reparto sin nombrar a los demás —«El inmueble tiene varios propietarios. Su participación es del X% y las cifras recaudadas del arrendatario corresponden a esa participación»—.
La misma idea rige el giro: en un inmueble con varios dueños, cada propietario recibe su propio egreso, con su porcentaje y sus cifras. Ninguno ve la liquidación del otro. Cómo se arma ese pago está en pagos al propietario.
El acta de inventario que recibe el propietario
El inventario de entrega es el documento donde la regla se nota más, porque el acta firmada está llena de datos personales: nombre, documento, celular, correo, foto y firma de quien recibió el inmueble.
Por eso al propietario no se le manda el archivo firmado. Se le regenera el documento sin nada de eso: sin la identidad ni el contacto del arrendatario ni de quien recibió, y sin su panel de firma, foto y documento. El estado del inmueble es suyo; los datos del inquilino no.
Las dos acciones se llaman Enviar al inquilino y Enviar al propietario, y antes de que salga nada puedes pulsar REVISAR: se abre el documento exacto que va a recibir esa persona —advertido con todas las letras: «Este es el documento que recibirá el propietario, sin los datos del inquilino»— y desde ahí lo apruebas. Cada propietario recibe su correo por separado.
Faacil te lo recuerda en el mismo diálogo: «Al propietario no se le envía información del inquilino ni de quien recibió el inmueble: se omiten sus datos, su foto y su firma».
El fiador respalda, pero no es titular
El fiador —o deudor solidario, que en Faacil es el mismo respaldo— firma para responder, no para arrendar. No es parte del contrato, y eso tiene consecuencias concretas: no recibe la facturación del arrendamiento, y el servidor rechaza vincularle registros de un contrato en el que solo respalda.
En su ficha lo verás con una etiqueta aparte —«Fiador de N»— y el detalle de lo que respalda es más corto que el de un titular: el inmueble por su código, su dirección, a quién respalda y la vigencia. Ni canon, ni comisión, ni participación. Los vínculos de un cliente están en fichas de clientes.
Lo que sí ve tu equipo
Adentro no hay misterio, y no lo puede haber: la tabla de contratos trae las columnas Propietario y Arrendatario una al lado de la otra, y el buscador dice «Buscar por inmueble, propietario o arrendatario». La planilla financiera pone en la misma fila el código, los propietarios con su porcentaje y el arrendatario.
Quién de tu equipo alcanza esa información es otra decisión, y se toma en Configuración → Usuarios y permisos: qué módulos tiene cada usuario, si los tiene en solo ver, y sobre qué inmuebles trabaja. Eso se explica en quién ve qué.
Dónde termina la regla
Faacil responde por lo que Faacil imprime y envía. Fuera de eso, la discreción es tuya:
- Un archivo que tú adjuntes a un correo sale tal como lo adjuntaste.
- Lo que se cuenta por teléfono o por WhatsApp no pasa por ninguna regla.
- Una persona puede tener papeles distintos en contratos o periodos diferentes. PROPIETARIO Y ARRENDATARIO en un mismo contexto puede señalar una contradicción histórica o de datos heredados; no es un alta normal que debas reproducir. Revisa el contrato y el periodo sin borrar ni sustituir identidades anteriores.
El resto lo sostiene el producto solo, sin que nadie tenga que acordarse de la regla en el momento de expedir.
Revisar antes de entregar un documento
- Confirma quién solicita el documento y en qué calidad figura en el contrato elegido. Un fiador no se convierte en arrendatario por solicitarlo.
- Selecciona el periodo o la fecha de corte según el certificado; la calidad y las cifras deben corresponder a ese contexto.
- Abre la vista previa y revisa destinatario, código, dirección, vigencia y valores. No añadas la contraparte al concepto ni a los adjuntos para completar una información que el formato omite.
- En inventario, usa Revisar dentro del envío al propietario: esa copia es distinta del acta firmada del inquilino.
- Entrega la copia revisada por el canal apropiado.
El nombre del destinatario puede corresponder al contexto histórico del documento. Cambiar hoy la ficha de un cliente no es un mecanismo para sustituir la identidad de un documento anterior. Consulta Registros históricos.
Alcance y requisitos
Entrega sólo el documento y el conjunto correspondientes al destinatario. La consulta y su evidencia tienen el alcance explicado en este capítulo.