Puesta en marcha

Por dónde se empieza: lo que hay que registrar antes de facturar, y por qué cada pieza es requisito de la siguiente.

Nada se emite contra el vacío

Una factura de arrendamiento no es un documento suelto. Dice a quién se le cobra, por cuál inmueble, con qué canon y bajo qué contrato. Cada uno de esos datos tuvo que registrarse antes.

Por eso el orden importa: cada pieza es requisito de la siguiente. El contrato no se guarda sin inmueble ni sin arrendatario. El arrendatario no aparece en el buscador si está inactivo. El inmueble tiene que existir para que el contrato se arme sobre él, porque de ahí salen el canon y la comisión.

Empezar por la factura es el camino más largo.

Qué cubre esta guía y qué no

Es el orden de registro, no un recorrido pantalla por pantalla. Cada paso dice qué hay que dejar listo y por qué, y enlaza al artículo que lo explica entero.

Arranca con la sesión ya abierta: contratar el servicio y crear la cuenta de la empresa no se explican aquí.

Y tiene un techo de permisos. Once de las dieciséis secciones de Configuración solo las opera el administrador de la cuenta. A los demás no se les esconden: la tarjeta aparece marcada y la sección abre, pero adentro solo explica quién la administra. Si vas a montar la empresa desde cero, hazlo con ese usuario.

El orden que evita rehacer trabajo

Primero la empresa: quién emite y cómo se ve impreso

En Configuración → Datos de la empresa van el correo, el teléfono y la dirección con los que te contactan tus clientes. La razón social y el NIT están ahí de solo lectura: para corregirlos se abre una solicitud a Faacil, porque son la identidad con la que quedaron firmados los documentos anteriores.

Imagen en los documentos es el logo, el sello y el texto del encabezado. Solo admite PNG. El logo y el sello quedan guardados apenas los subes y desde ese momento salen impresos; el texto del encabezado no, ese pide guardar. Cómo se compone la hoja está en la imagen de tus documentos.

Mi firma no es de la empresa: es tuya. Se sube escaneada o se dibuja en pantalla, y solo la usan los documentos que generas tú. Los que genere otro usuario llevan la firma de esa persona. Si el equipo va a emitir desde el primer mes, que cada uno cargue la suya.

Medios de pago tiene dos niveles. Arriba eliges qué medios le ofreces al cliente; abajo registras las cuentas bancarias una por una, con su número, su entidad y su titular, que son los datos que salen impresos en las facturas y cuentas de cobro. La plataforma web y el pago en oficina solo se habilitan como canal: no piden nada más.

Puntos de pago es un campo de texto libre y sale impreso, tal cual como lo escribas, en el desprendible de pago de facturas y cuentas de cobro, debajo de las cuentas que registraste. Ahí caben la oficina, el horario y cualquier instrucción que no sea una cuenta.

Quién opera y qué alcanza

El alta de un usuario va en Configuración → Usuarios y permisos, en cuatro pasos: Identidad, Acceso a módulos, Inmuebles que puede ver, y Estado y cargo.

El acceso a cada módulo tiene tres grados:

Y el alcance de inmuebles, otros tres:

Hay además permisos sueltos que se conceden aparte: anular registros, ver las tareas pendientes, administrar los conceptos facturables y administrar los maestros contables y sus cierres. Al administrador de la cuenta no se le recortan la edición ni el alcance de inmuebles, pero los módulos sí se le reparten uno a uno. El reparto completo está en quién ve qué.

Los clientes, y por qué el primero parece no existir

Propietarios e inquilinos viven en el mismo directorio. La diferencia no la marca una casilla: la marca el papel que cumplen en un contrato.

Hay un detalle que hace perder la primera tarde: un cliente nuevo nace Inactivo si no cambias el desplegable de estado, y los buscadores de cliente de contratos y de registros solo ofrecen activos. Si acabas de crear al arrendatario y no aparece al armar el contrato, es eso.

Otras reglas antes de teclear cien fichas: el nombre y el apellido van en mayúsculas y solo admiten letras y espacios; el documento y el celular, solo dígitos; y no se puede repetir un número de documento. Los clientes no se borran: se inactivan. Detalle en la ficha del cliente.

Los inmuebles: el código con el que todo el mundo lo conoce

El formulario va en cinco pasos —Identificación, Ubicación, Valores, Características, y Fotos y descripción— y el primero trae el dato que después se ve en todas partes: el código interno. No se digita. Se asigna solo al guardar y ya no se cambia.

Ese código es con el que el cliente conoce el arrendamiento, y es lo que Faacil imprime en los documentos para identificar el inmueble sin nombrar a la otra parte. Por eso las partes no se conocen entre sí.

En Valores quedan el canon, el valor de venta, la administración y la comisión. El canon vive en el inmueble y es el que el contrato usa después; el contrato no lo vuelve a pedir.

Un aviso de permisos: registrar inmuebles tiene su propia entrada en el menú, que se concede aparte del listado. No es la única puerta: quien tenga el listado en «Ver y editar» también puede crear desde la tabla. Lo que impide dar de alta es el acceso de solo ver. Y un inmueble no se borra: se desactiva, y conserva su historia y sus documentos. Paso a paso en registrar un inmueble.

El contrato es el que amarra todo

Sin contrato hay fichas, pero no hay arrendamiento. El contrato es de donde salen las partes, el canon y la comisión de cada documento del mes.

No se guarda sin cinco datos: inmueble, arrendatario, propietario, fecha de inicio y fecha de fin. El día de pago va entre 1 y 31. Y un inmueble solo admite un contrato activo a la vez: para registrar el nuevo hay que terminar el anterior.

Si el inmueble tiene varios dueños, el contrato se reparte entre ellos y los porcentajes deben sumar exactamente 100%. Si no suman, el guardado se aborta.

Los cobros recurrentes del contrato —administración, parqueadero, seguro— se declaran aparte y cada uno se elige del catálogo de Configuración → Conceptos de facturación. El catálogo no arranca vacío: revísalo y ajusta lo que tu inmobiliaria cobra antes de usarlo. Ver registrar un arrendamiento y los conceptos facturables.

Lo que conviene dejar apagado el primer mes

Varias piezas nacen apagadas, y no por descuido: encenderlas antes de tiempo cambia cómo se numera o se contabiliza lo que emitas.

Dentro de «Exigir contrato para facturar» aparecen tres reglas más —cuentas de cobro, recibos de caja y egresos—, y esas sí nacen encendidas. Solo se ven cuando la regla mayor está activa.

Sobre la numeración, el límite dicho sin rodeos: Faacil numera con una resolución de la DIAN e imprime en el documento lo que la resolución autoriza. Ahí termina: no firma documentos y no le transmite nada a la DIAN. Los detalles están en numeración y resoluciones, y el módulo contable en contabilidad.

Cómo saber que quedó bien: el primer ciclo de prueba

Con un contrato cargado, emite la factura de su mes y mírala impresa antes de enviarla. Ahí se ve todo junto: el encabezado de la empresa, el logo, el código del inmueble, el concepto, el valor y el desprendible de dónde pagar. Si algo falta, lo que falta es un dato de configuración, no de la factura.

Revísala con cuidado, porque un registro emitido no se edita ni se borra. Se anula, o se corrige con una nota de ajuste, y el consecutivo que consumió no vuelve. Es la garantía de que la numeración sirva de prueba: nada se borra.

Para saber qué le falta al ciclo completo está el panel de tareas pendientes, que reúne lo que quedó sin facturar, sin comprobante o sin pagarle al propietario. Se concede con un permiso propio, aparte del de facturar. Qué emitir en cada caso está en qué documento emitir, y el mes completo en el ciclo mensual.

En el pie del menú lateral está además Guías: recorridos cortos dentro de la aplicación que explican un módulo paso a paso. Ver las guías en producto.