Dónde está cada cifra

¿En qué pantalla está la cifra que busco? Cada pantalla responde una pregunta distinta y toma un universo distinto, y saber cuál es evita media docena de descuadres aparentes.

La regla que hay detrás

Faacil mira el mismo negocio por caminos distintos. Cada pantalla responde una pregunta, y para responderla toma un universo: unos documentos y no otros, un rango de fechas y no otro, unos contratos y no todos.

Por eso dos pantallas pueden decir cosas que parecen contradecirse sin que ninguna esté mal. Antes de sospechar de una cifra, hay que saber qué pregunta contesta.

Este artículo dice dónde vive cada cifra y de dónde sale. No dice cómo se calcula cada una —eso vive en el artículo de cada tema— y ninguna de estas pantallas emite documentos ni corrige valores: corregir se hace con documentos, nunca reescribiendo un número.

Cada pantalla responde una pregunta

Cuánto se movió en el período

Resumen —la pantalla se titula «Gráficas»— abre con tres cifras: Ingresos, Egresos y Balance, que lleva su propia leyenda, «Ingresos menos egresos». Debajo, la misma serie leída de tres formas: Movimiento diario, Tendencia y Distribución.

Dos advertencias, y son la causa más común de un susto:

• Lo que aquí se llama «Ingresos» son las facturas más los recibos de caja del período. Una factura y el recibo que la salda cuentan por separado, así que la cifra no es lo que entró a caja ni, mucho menos, lo que ganó la inmobiliaria: el canon que le cobras al inquilino es recaudo a favor del propietario.
• El período lo fija el servidor. Bajo el título se lee el rango real que llegó, y no hay selector de fechas, ni filtros, ni exportación. Los anulados quedan fuera.

Para el ingreso propio, la cifra está en otra parte: la comisión de la planilla, el auxiliar por inmueble o el estado de resultados.

Qué le falta al ciclo

Tareas pendientes nombra el mes en curso —«Ciclo de facturación activo»— y se mueve mes a mes. Arriba, cuatro cifras del ciclo:

Debajo van las tareas —Factura inquilino, Factura propietario, Recibo de caja, Egreso y Mora potencial—, cada una con su contrato, ordenadas por vencidas primero y mayor mora después, y con el botón que lleva al módulo que la resuelve. Y al lado, SALDOS EN TRÁNSITO: los contratos con recaudo y desembolso sin cuadrar, con su escenario —Saldo a favor, Déficit, Ciclo cerrado o Sin inicio—. Ese mismo saldo se consulta contrato por contrato desde su fila en Contratos.

Aquí «ciclo» es el mes al que corresponde el cobro, el que eliges como Mes de Facturación al emitir. No es la fecha del documento. Esa distinción explica media docena de descuadres aparentes.

Quién está en mora

Centro de pagos no muestra montos: muestra estado. Una tarjeta por parte del contrato, con la píldora En mora —y los días que lleva—, Vence hoy, Próximo pago o Al día, más las fechas del próximo y del último pago. Los chips filtran por En mora, Vence hoy, Próximos, Al día y Sin fecha. El Calendario de pagos reparte esos mismos estados día por día.

Quién entra tiene reglas: solo los clientes cuyo grupo está incluido en el Centro de Pagos —un cliente sin grupo queda fuera— y solo los contratos que no han terminado. Un mismo contrato aparece una vez por el arrendatario y una por cada propietario.

Si lo que necesitas es cuánto debe, la cifra está en Facturas, no aquí.

Cuánto vale la cartera administrada

Planilla financiera no se carga sola: hay que pulsar Generar la planilla, porque recorre todos los contratos activos. Devuelve una fila por inmueble arrendado con Código, Propietario(s), Arrendatario, Canon del arrendatario, Pago al propietario, % Comisión y Ganancia, y un pie TOTAL que suma las tres cifras de dinero.

Canon del arrendatario − Pago al propietario = Ganancia

Es una foto del canon que rige hoy: un incremento programado entra el día que empieza a regir, ni antes. No incluye facturas, pagos ni mora. Respeta el alcance de inmuebles del usuario, así que quien tenga la cartera recortada verá una tabla —y unos totales— más cortos. Se exporta a PDF y a Excel lo que esté en la tabla en ese momento, búsqueda incluida.

Cuánto suma lo que estoy viendo

Bajo la tabla de cada tipo de documento hay un panel de totales: siempre muestra Registros, Subtotal, IVA y Total, y añade Descuentos, Intereses o Retenciones cuando el tipo y los valores lo requieren. Suma el filtro completo, no la página que alcanzaste a cargar bajando.

Al lado se pintan unas etiquetas que dicen qué recorte están sumando: el rango de fechas, el medio de pago y, cuando aplica, Incluye anulados. El rango filtra por la fecha del documento, con atajos de Este mes, Mes anterior y Este año o un rango libre. Y el interruptor Ver anulados lo dice sin rodeos: los anulados entran en la tabla y en sus totales; sin él quedan fuera de las dos.

Un límite que conviene tener presente: estos totales suman lo emitido, no lo que falta por cobrar. El saldo pendiente vive en cada documento, no en la suma.

Qué dicen los libros

Si la contabilidad está encendida —nace apagada—, los mismos hechos se leen en siete informes: Balance de prueba, Libro auxiliar, Libro diario, Auxiliar por tercero, Auxiliar por inmueble, Estado de resultados y Situación financiera. Todos abren en el mes en curso, redondean al peso y salen a Excel y a CSV.

El que habla el idioma del oficio es el Auxiliar por inmueble: Recaudado al inquilino, Girado al propietario, Comisión ganada —con la leyenda «El ingreso propio de la inmobiliaria»—, Impuestos y retenciones y Pendiente por girar. El listado de comprobantes trae su propia franja con Comprobantes, Débitos, Créditos y Diferencia, que en un libro cuadrado da cero.

Por qué dos cifras no coinciden

Lo que ninguna pantalla contesta

• Cuánto suma la cartera pendiente. Ninguna vista suma saldos: los totales suman lo emitido y el saldo se lee documento por documento.
• Cuánto va a entrar el mes que viene. El calendario proyecta vencimientos, no montos.
• Quién movió una cifra. Eso es otra pregunta y otra pantalla: la línea de tiempo registra actos y puede mostrar los valores afectados, pero no calcula los totales de la operación.

Y ninguna de estas pantallas corrige nada. Si la cifra está mal, lo que está mal es un documento, y un documento se corrige emitiendo otro.