El cierre del mes

¿Qué me falta para cerrar el mes? Faacil no factura solo: recorre el ciclo contrato por contrato y te dice qué falta por facturar, recaudar y girar.

La regla que hay detrás

Faacil no factura solo, y decirlo de entrada ahorra un malentendido caro. No hay un botón que emita las facturas del mes ni un proceso que corra de madrugada y deje los documentos hechos.

Lo que hace es otra cosa, y en una inmobiliaria vale más: recorre el ciclo contrato por contrato y te dice qué falta. Cuál inmueble no tiene la factura del inquilino, cuál recaudo no tiene recibo, a cuál propietario no se le ha girado. Todo en una pantalla, para que el cierre del mes deje de depender de que alguien se acuerde.

El trabajo lo sigues haciendo tú. Lo que dejas de hacer es la lista.

Qué hace el panel y qué no

El panel se llama Tareas pendientes y está arriba del menú, junto a Inicio.

Qué hace: te muestra, para el mes que elijas, lo que le falta al ciclo de facturación de toda la empresa, las cuatro cifras que lo resumen y los contratos que no cuadran.

Qué no hace:

• No emite documentos en tanda. No existe la generación masiva de facturas: cada documento sale de su propio formulario, con su cliente, su mes y sus ítems.
• No calcula en tu equipo. Le pide el resumen al servidor y muestra lo que llega.
• No filtra por inmueble, propietario ni rango de fechas. El único recorte es el mes y el tipo de tarea.
• No te avisa. La entrada del menú no lleva contador, y el panel no manda notificaciones. Hay que entrar a verlo.

El ciclo es el mes

El encabezado nombra el mes y lo llama «Ciclo de facturación activo», con tres controles al lado: Mes anterior, Mes siguiente y Refrescar. Cada movimiento vuelve a preguntarle al servidor.

Tres cosas del mes:

• El panel abre siempre en el mes en curso. No recuerda el ciclo que estabas mirando cuando saliste.
• El resumen no se queda en el mes pedido. El servidor revisa también los seis ciclos anteriores, y solo aquellos en los que el contrato estuvo vigente. Un pendiente de hace tres meses sigue ahí hasta que lo resuelvas.
• Puedes adelantarte. «Mes siguiente» no tiene tope, así que se puede mirar un ciclo que todavía no llegó.

Todos los contratos se tratan como ciclo mensual: es la única periodicidad que el formulario del contrato deja elegir, porque el resto del ciclo —mes de corte, vencimiento, mora— habla en meses calendario.

Y un ajuste decide si el panel sigue esperando ciclos nuevos: «Renovar los contratos automáticamente», en Configuración → Reglas de contratos, nace apagado. Apagado, el contrato queda sin vigencia el día que vence y el panel deja de crear pendientes posteriores hasta que lo renueves. El formulario todavía permite emitir fuera de la vigencia, pero pide confirmarlo; sin una prórroga programada que cubra el mes, no propone el canon.

Las cuatro cifras del ciclo

Cuatro tarjetas, en pesos y sin decimales.

«Por desembolsar» y «Déficit» salen del mismo cruce, contrato por contrato:

Saldo del contrato = lo recaudado del inquilino − lo desembolsado al propietario

Los saldos positivos suman a «Por desembolsar»; los negativos, en valor absoluto, a «Déficit». Que las comisiones vayan aparte no es presentación: el canon que le cobras al inquilino es un recaudo a favor del propietario, y lo único que la inmobiliaria gana es la comisión. Ese reparto, en el giro al propietario.

Los cinco pendientes que detecta

Cada tarjeta identifica el arrendamiento con la propiedad, el inquilino y el o los propietarios, dice a qué ciclo pertenece y lleva su estado: En plazo o Vencida N días.

Arriba hay una tira de chips con el conteo de cada tipo, más «Todas»; volver a pulsar el chip aplicado te devuelve a todas. La lista se pinta de a 30 tarjetas y el resto queda tras «Mostrar más»: el ciclo más seis meses atrás puede devolver miles.

Si no falta nada, el panel lo dice: «¡Todo al día!».

Trabajar primero lo vencido

Las tarjetas se ordenan solas: vencidas primero, luego mayor mora, y por último el ciclo más reciente. Una tarea vencida además se enmarca en rojo.

Es la única priorización que el panel impone, y es deliberada: lo que lleva más días sin resolverse es lo que más caro sale.

Hay un caso que no verás, y está bien: un ciclo cuyo cobro quedó cancelado con una nota crédito deja de estar pendiente. No pide comprobante ni ofrece cobrar intereses sobre una deuda que ya no existe.

Del pendiente al documento

Cada tarjeta trae un botón «Ir a …» con el nombre del destino. No crea nada: te deja en el módulo que resuelve esa tarea, y ahí emites el documento como siempre —GUARDAR lo registra sin documento, GENERAR arma el PDF y GENERAR Y ENVIAR además lo manda al correo del cliente—. Cuál corresponde en cada caso, en qué documento emitir.

Dos advertencias sobre ese salto:

• El botón no comprueba tus módulos. Si te lleva a Facturas y no tienes ese módulo, Faacil te devuelve al inicio.
• El panel se concede aparte. Tener Facturas no lo abre, y ser administrador de la cuenta tampoco: hay que asignarlo.

La única tarea que se resuelve sin salir es la mora potencial, y solo cuando trae la factura vinculada: ahí el botón cambia a «Generar interés» y crea, previa confirmación, una factura de intereses ligada a la original. Si la tarea no trae factura, el botón te lleva a Facturas como los demás. Exige que el cobro esté encendido para la empresa —nace apagado— y que tengas acceso de edición en Facturas. El detalle, en intereses de mora; por qué una factura se marca vencida, en estado de cartera.

El mes de facturación manda

En el formulario de un documento, el Mes de Facturación es lo que amarra el documento al ciclo. Se elige después del contrato, nunca antes, y el calendario está acotado a una ventana de dos años: desde el 1 de enero del año anterior hasta el 1 de enero del siguiente.

Dentro de la ventana, tres cortes al elegir el mes:

1. Aviso de Consistencia. Si el mes no es el actual ni el anterior, hay que confirmar.
2. Error de Secuencialidad. En facturas y cuentas de cobro no se puede emitir un segundo documento del mismo rol para el mismo contrato y mes; el aviso nombra el mes en conflicto. Un contrato sí puede tener un ciclo de inquilino y uno de propietario el mismo mes.
3. Mes fuera de la vigencia del contrato. Si el contrato no estuvo vigente ese mes se pide confirmar, y el documento sale sin valor sugerido de canon.

Elegido el mes, el formulario propone el valor con el canon vigente de ese período, no con el de hoy, prorratea el mes de arranque y avisa cuando un incremento empieza a regir a mitad del período. Eso último, en incremento del canon.

Los cobros del contrato se ofrecen, no se imponen

Un contrato puede tener cobros declarados —administración, parqueadero, seguro— que se administran en su opción Cobros recurrentes. Con contrato y mes elegidos, el formulario levanta un aviso, «Cobros del contrato»: dice cuántos aplican a ese período y no están en la tabla, los lista con su valor y su signo, y marca con «parcial» los que arrancan o terminan dentro del período.

Y ahí se detiene. Los cobros no entran solos: hay un botón AGREGAR COBROS y lo pulsas tú. Un cobro que ya está en la tabla no se vuelve a ofrecer, ni por concepto ni porque hayas escrito ese mismo nombre a mano.

Tres límites: el aviso no aparece en un egreso multi-propietario ni en las notas de ajuste, y si el servidor no responde el formulario sigue sin él. Los conceptos con los que se declara un cobro salen del catálogo de conceptos facturables.

Para mirar hacia adelante, el contrato tiene Proyección: qué va a cobrar en los próximos 6, 12, 24 o 36 períodos, con el canon vigente de cada uno, la comisión y los cobros declarados. No crea documentos: es lo que se va a cobrar si nada cambia.

Enviar e imprimir la tanda

El panel no manda documentos. Eso se hace desde la tabla del módulo, marcando filas: aparece una barra con el conteo y IMPRIMIR, ENVIAR y QUITAR SELECCIÓN.

• El tope es de 50 documentos por tanda. Por encima, los dos botones se apagan y la barra lo dice.
• Solo se puede marcar lo que ya está cargado en la grilla, que trae 20 filas por página. Cambiar un filtro suelta la selección, porque se marcó sobre otro conjunto.
• ENVIAR descarta los anulados y lo dice antes de arrancar. Al terminar informa cuántos salieron de cuántos, y si alguno se quedó abre «Documentos no enviados» con el número de cada uno y su motivo: sin correo del cliente, sin documento generado, anulado.
• IMPRIMIR arma cada documento y los une en un solo PDF, e incluye a propósito los que todavía no tienen documento generado.
• Ambas exigen acceso de edición. Con el módulo en «Solo ver» no aparece ni la casilla de selección.

Cuándo el ciclo queda cerrado

Al lado de las tareas está «Saldos en tránsito»: los contratos cuyo recaudo y desembolso no cuadran, ordenados por magnitud. Cada tarjeta trae el inmueble, las partes, el Saldo, la Comisión y un escenario.

Solo llegan los contratos con movimiento en el ciclo; los demás no aparecen. Y si no hay ninguno, la sección lo dice: «Sin saldos pendientes».

Para la operación, el mes está cerrado cuando las tareas quedan en cero y los saldos en tránsito no reportan nada. Eso no es todavía el cierre contable, que va por periodo en Contabilidad, ni el arqueo del efectivo, que es por día y por cajero en Cuadre de caja.

Y si te faltó un mes, no se pierde: el panel mira seis ciclos atrás, y ahí seguirá esperándote.