Tareas del ciclo mensual

Interpretar indicadores y resolver cobros, recibos, comisiones y liquidaciones pendientes por contrato.

La regla que hay detrás

Faacil no factura solo, y decirlo de entrada ahorra un malentendido caro. No hay un botón que emita las facturas del mes ni un proceso que corra de madrugada y deje los documentos hechos.

Lo que hace es otra cosa, y en una inmobiliaria vale más: recorre el ciclo contrato por contrato y te dice qué falta. Cuál inmueble no tiene la factura del inquilino, cuál recaudo no tiene recibo, a cuál propietario no se le ha girado. Todo en una pantalla, para que el cierre del mes deje de depender de que alguien se acuerde.

El trabajo lo sigues haciendo tú. Lo que dejas de hacer es la lista.

Qué hace el panel y qué no

El panel se llama Tareas pendientes y está arriba del menú, junto a Inicio.

Qué hace: te muestra, para el mes que elijas, lo que le falta al ciclo de facturación de toda la empresa, las cuatro cifras que lo resumen y los contratos que no cuadran.

Qué no hace:

• No emite documentos en tanda. No existe la generación masiva de facturas: cada documento sale de su propio formulario, con su cliente, su mes y sus ítems.
• No calcula en tu equipo. Le pide el resumen al servidor y muestra lo que llega.
• No filtra por inmueble, propietario ni rango de fechas. El único recorte es el mes y el tipo de tarea.
• No te avisa. La entrada del menú no lleva contador, y el panel no manda notificaciones. Hay que entrar a verlo.

El mes identifica los ciclos consultados

El encabezado nombra el mes con la leyenda «Indicadores del mes · tareas de este mes y los 6 anteriores», y tiene tres controles al lado: Mes anterior, Mes siguiente y Refrescar. Cada movimiento vuelve a preguntarle al servidor.

Tres cosas del mes:

• El panel abre siempre en el mes en curso. No recuerda el ciclo que estabas mirando cuando saliste.
• Las tareas no se quedan en el mes pedido. El servidor revisa también los seis ciclos anteriores, y solo aquellos en los que el contrato estuvo vigente. Un pendiente de hace tres meses sigue ahí hasta que lo resuelvas.
• Puedes adelantarte. «Mes siguiente» no tiene tope, así que se puede mirar un ciclo que todavía no llegó.

El mes identifica el ciclo de facturación. Su rango concreto depende del día de pago: abre ese día y cierra la víspera del siguiente. Sólo con día 1 coincide con el mes calendario.

Y un ajuste decide si el panel sigue esperando ciclos nuevos: «Renovar los contratos automáticamente», en Configuración → Reglas de contratos, nace apagado. Apagado, el contrato queda sin vigencia el día que vence y el panel deja de crear pendientes posteriores hasta que lo renueves. Una confirmación del formulario no amplía esa vigencia: el servidor rechaza un periodo fuera del contrato salvo que exista un compromiso de prórroga válido que cubra el ciclo. Revisa la vigencia y la programación aplicable antes de emitir.

Las cuatro cifras del ciclo

Cuatro tarjetas, en pesos y sin decimales.

CÓMO LEER EL CICLO, junto a las cifras, explica de dónde sale cada una. «Saldo en tránsito positivo» y «Egresos sobre recaudo» salen del mismo cruce, contrato por contrato:

Saldo del contrato = lo recaudado del inquilino − lo desembolsado al propietario

Los positivos y negativos se muestran separados, sin compensar contratos entre sí. Las bases no son las mismas que los totales de Gráficas ni los saldos contables. Ver interpretar cifras y liquidación al propietario.

Las tareas que detecta

Lo que el panel espera en cada mes lo decide tu empresa en Configuración → Reglas de contratos → Documentos que se esperan en cada ciclo (cómo se ajusta). Por eso dos empresas ven tareas distintas para el mismo contrato: una que factura el canon ve la factura pendiente; otra que solo registra recaudos y giros, no.

Recaudo por revisar no prueba que el inquilino no haya pagado: indica que debes comprobar el saldo y sus recibos. Confirma el movimiento real antes de emitir un recibo.

Tres casos no generan tareas de recibo ni de egreso:

• Un mes con omisión documental autorizada no aparece como pendiente. Esa autorización se da en la guía de períodos y no declara que el mes esté pagado.
• Un mes con información por verificar o contradictoria pasa a Resultados parciales, con su causa y su acción. Los demás meses del contrato se siguen revisando.
• Los meses antes del inicio o después del fin del contrato —su terminación o, sin ella, el fin pactado— no se revisan.

Cada tarjeta identifica el contrato, la propiedad, el inquilino y el o los propietarios del mes, dice a qué ciclo pertenece y lleva su estado: En plazo o Vencida N días.

Arriba hay una tira de chips con «Todas» y un chip con su conteo por cada tipo que tenga tareas en el rango: Recibo inquilino, Egreso, Factura inquilino, Factura propietario, Recaudo o Mora. Un tipo sin tareas no muestra chip. Volver a pulsar el chip aplicado te devuelve a todas. La lista se pinta de a 30 tarjetas y el resto queda tras «Mostrar más»: el ciclo más seis meses atrás puede devolver miles.

Si no hay tareas, la pantalla dice «Sin tareas en el rango consultado». Cuando hay historia incompleta, dice «Sin tareas en los ciclos verificados» y conserva el aviso Resultados parciales: no significa que todos los ciclos estén resueltos.

Cuando aparecen Resultados parciales

El aviso Resultados parciales dice que hay contratos con historia incompleta o datos por revisar, y que los importes y tareas visibles corresponden a información verificada. Los meses afectados se excluyen tanto de los importes como de las tareas: la suma mostrada no representa el total completo del conjunto solicitado.

Debajo va una tarjeta por contrato y causa: el número del contrato, los meses afectados, la explicación y Qué hacer. Si la acción se resuelve en Contratos —completar la fecha de inicio, registrar la fecha real de entrega, revisar el día de pago o el historial— y tienes ese módulo, la tarjeta ofrece Ir a Contratos. Las tarjetas se muestran de a 10, con Mostrar más.

1. Lee la tarjeta: contrato, meses y acción.
2. Si la acción es de Contratos, usa Ir a Contratos. La fecha de inicio y la fecha real de entrega se completan desde el aviso de información incompleta, aunque el contrato esté terminado.
3. Si la acción es de soporte, envía el número del contrato y los meses de la tarjeta; un dato actual no completa automáticamente el contexto antiguo.
4. Refresca el mismo mes después de resolverlo y comprueba si desaparece la tarjeta.

No emitas un documento nuevo sólo para hacer desaparecer el aviso. Si el filtro de tipo no devuelve tareas, vuelve a Todas para distinguir el filtro de una ausencia en el rango verificado.

Trabajar primero lo vencido

Las tarjetas se ordenan solas: vencidas primero, luego mayor mora, y por último el ciclo más reciente. Una tarea vencida además se enmarca en rojo.

Es la única priorización que el panel impone, y es deliberada: lo que lleva más días sin resolverse es lo que más caro sale.

Hay un caso que no verás, y está bien: un ciclo cuyo cobro quedó cancelado con una nota crédito deja de estar pendiente. No pide comprobante ni ofrece cobrar intereses sobre una deuda que ya no existe.

Del pendiente al documento

Cada tarjeta trae un botón «Ir a …» con el nombre del destino. No crea nada: te deja en el módulo que resuelve esa tarea, y ahí emites el documento como siempre —GUARDAR lo registra sin documento, GENERAR arma el PDF y GENERAR Y ENVIAR además lo manda al correo del cliente—. Cuál corresponde en cada caso, en qué documento emitir.

Dos advertencias sobre ese salto:

• Los accesos disponibles dependen de tus módulos y permisos. Abren consultas generales; revisa sus filtros y el registro origen antes de crear.
• El panel se concede aparte. Tener Facturas no lo abre, y ser administrador de la cuenta tampoco: hay que asignarlo.

La única tarea que se resuelve sin salir es la mora potencial, y solo cuando trae la factura vinculada: ahí el botón cambia a «Generar interés» y crea, previa confirmación, una factura de intereses ligada a la original. Si la tarea no trae factura, el botón te lleva a Facturas como los demás. Exige que el cobro esté encendido para la empresa —nace apagado— y que tengas acceso de edición en Facturas. El detalle, en intereses de mora; por qué una factura se marca vencida, en estado de cartera.

El mes de facturación manda

El Mes de Facturación vincula el documento al ciclo. Se elige después del contrato y admite hasta doce meses por adelantado. El límite inicial usa el ciclo que contiene el inicio contractual; si faltan fechas, no presume historia completa. La emisión tiene fecha actual del servidor.

Dentro de la ventana, cuatro cortes al elegir el mes:

1. Aviso de Consistencia. Si el mes no es el actual ni el anterior, hay que confirmar.
2. Error de Secuencialidad. En facturas y cuentas de cobro no se puede emitir un segundo documento del mismo rol para el mismo contrato y mes; el aviso nombra el mes en conflicto. Un contrato sí puede tener un ciclo de inquilino y uno de propietario el mismo mes.
3. Mes fuera de la vigencia del contrato. El formulario puede advertirlo, pero confirmar no evita la validación del servidor. Se rechaza si no existe una prórroga válida que cubra el ciclo; revisa contrato, fechas y programación, sin inventar un canon para forzar la emisión.
4. Guía de períodos. En recibos de caja y egresos mensuales al propietario, Faacil revisa los meses anteriores del contrato. Si hay meses sin documento, ofrece completarlos en orden o, cuando procede, autorizar conservarlos sin documento. El detalle está en la guía de períodos.

Elegido el mes, el formulario propone el valor con el canon vigente de ese período, no con el de hoy, prorratea el mes de arranque y avisa cuando un incremento empieza a regir a mitad del período. Eso último, en incremento del canon.

Los cobros del contrato se ofrecen, no se imponen

Un contrato puede tener cobros declarados —administración, parqueadero, seguro— que se administran en su opción Cobros recurrentes. Con contrato y mes elegidos, el formulario levanta un aviso, «Cobros del contrato»: dice cuántos aplican a ese período y no están en la tabla, los lista con su valor y su signo, y marca con «parcial» los que arrancan o terminan dentro del período.

Y ahí se detiene. Los cobros no entran solos: hay un botón AGREGAR COBROS y lo pulsas tú. Un cobro que ya está en la tabla no se vuelve a ofrecer, ni por concepto ni porque hayas escrito ese mismo nombre a mano.

El aviso no aparece en el modo de emisión por propietarios —factura, cuenta de cobro o egreso dirigido a un dueño— ni en notas de ajuste. En la factura del arrendatario puede aparecer aunque haya varios dueños. Si el servidor no responde, el formulario sigue sin esa ayuda. Los conceptos con los que se declara un cobro salen del catálogo de conceptos facturables.

Para mirar hacia adelante, el contrato tiene Proyección: qué va a cobrar en los próximos 6, 12, 24 o 36 períodos, con el canon vigente de cada uno, la comisión y los cobros declarados. No crea documentos: es lo que se va a cobrar si nada cambia.

Enviar e imprimir la tanda

El panel no manda documentos. Eso se hace desde la tabla del módulo, marcando filas: aparece una barra con el conteo y IMPRIMIR, ENVIAR y QUITAR SELECCIÓN.

• El tope es de 50 documentos por tanda. Por encima, los dos botones se apagan y la barra lo dice.
• Solo se puede marcar lo que ya está cargado en la grilla, que trae 20 filas por página. Cambiar un filtro suelta la selección, porque se marcó sobre otro conjunto.
• ENVIAR descarta los anulados y lo dice antes de arrancar. Al terminar informa cuántos salieron de cuántos, y si alguno se quedó abre «Documentos no enviados» con el número de cada uno y su motivo: sin correo del cliente, sin documento generado, anulado.
• IMPRIMIR arma cada documento y los une en un solo PDF, e incluye a propósito los que todavía no tienen documento generado.
• Ambas exigen acceso de edición. Con el módulo en «Solo ver» no aparece ni la casilla de selección.

Cuándo el ciclo queda cerrado

Al lado de las tareas está «Saldos en tránsito»: los contratos cuyo recaudo y desembolso no cuadran, ordenados por magnitud. Cada tarjeta trae el inmueble, las partes, el Saldo, la Comisión y un escenario.

Solo llegan los contratos con movimiento en el ciclo; los demás no aparecen. Y si no hay ninguno, la sección lo dice: «Sin saldos pendientes».

No ver tareas o saldos sólo describe el conjunto consultado. Los indicadores corresponden al mes; las tareas recorren además seis ciclos anteriores. Las condiciones históricas parciales pueden impedir verificar meses. No certifica cierre de toda la historia, cierre contable ni conciliación bancaria. El cierre contable va por periodo en Contabilidad, y el efectivo por día/cajero en Cuadre de caja.

Para meses fuera de esa ventana o sin contexto verificable, consulta documentos e historia.

Resolver una tarea paso a paso

1. Elige el mes y refresca.
2. Aplica el chip de tarea y abre el detalle del contrato/ciclo.
3. Revisa si ya existe un documento sin PDF o una operación de otro titular.
4. Abre el módulo autorizado, aplica allí filtros y emite o recupera el registro correcto.
5. Vuelve al panel y refresca. Un fallo de PDF, envío o asiento no se resuelve emitiendo otra factura.

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