Conceptos facturables

El catálogo de lo que cobras, con su cuenta y sus tarifas, para que la línea de un documento deje de ser texto suelto y los cobros del contrato tengan de dónde colgar.

El problema del texto libre

Una línea de texto libre deja que el mismo cobro se llame distinto cada mes —"Administración", "Adm.", "Cuota admón"— y no permite agruparlo con confianza. El IVA escrito a mano añade otra cifra que puede variar sin que cambie el cobro.

El catálogo de conceptos facturables es la respuesta a eso. Es la lista de lo que tu inmobiliaria cobra, escrita una vez.

Qué guarda un concepto

Las categorías son: canon, comisión, interés de mora, administración, predial, servicios públicos, reparaciones, seguros, depósito y otros.

La cuenta contable no se valida contra tu plan de cuentas. Si la escribes mal, se guarda mal. Es una anotación, no una llave.

A quién se le cobra: dónde manda y dónde solo clasifica

Este campo dice de qué parte es el cobro, y donde manda de verdad es en el contrato: los cobros que la app te ofrece para el período son los de la parte a la que le estás facturando, y el sistema rechaza colgar un concepto del propietario de un cobro dirigido al arrendatario.

En la línea suelta de un documento el buscador ofrece todo el catálogo vigente. Ahí el campo clasifica; no restringe. Dicho sin rodeos: escribiendo la factura, nada te impide elegir un concepto que declaraste para la otra parte.

Las dos marcas, y cuál mueve las cifras

Resta en vez de sumar sí mueve las cifras. La línea baja el total en vez de subirlo:

Total = lo que suman las líneas positivas − lo que restan las negativas

Y hay una consecuencia que conviene tener presente: las retenciones del documento se liquidan solo sobre las líneas que suman. Una devolución no baja la base de la retención.

Se recauda para un tercero no toca el total. Lo que hace es obligarte a decir para quién: al usar un concepto marcado así en un cobro del contrato, el formulario te pide el beneficiario y no guarda sin él. Es la marca con la que separas lo que solo pasa por tus manos —administración, servicios, predial, reparaciones— de lo que de verdad ganas.

El catálogo llega con vocabulario de partida

No arranca vacío. Faacil lo siembra con el vocabulario que toda inmobiliaria comparte —canon, comisión, administración, servicios públicos, seguro, predial, reparaciones, depósito y descuentos—. Ese punto de partida es tuyo: cada concepto se edita o se retira, y los que te falten los agregas.

Los cobros que la inmobiliaria recauda para otro ya vienen marcados como se recauda para un tercero, y el descuento ya viene marcado como resta en vez de sumar.

Las tarifas se escogen, no se teclean

El catálogo trae cargadas las tarifas de uso corriente de cada impuesto —IVA, retención en la fuente, ReteIVA y ReteICA—, para que el porcentaje se escoja en vez de teclearse: una coma de más al teclear no la detecta nadie hasta que el documento ya salió. Se consultan en Configuración y no se editan desde la app: el concepto escoge entre las que hay.

Ahora el límite, que es importante: las tarifas no bajan solas al documento. Quedan declaradas en el concepto y se ven junto a él al elegirlo, pero elegir un concepto en una línea no escribe ningún porcentaje. El único que llega por sí mismo es el IVA de un cobro del contrato volcado en la factura. En una línea escrita en el momento, el porcentaje se teclea.

Las retenciones del documento se declaran aparte, y ahí hay un detalle que cuesta plata si se pasa por alto. El tipo de retención se escribe en un campo que, al teclear, te propone la lista corta —retención en la fuente, ReteIVA, ReteICA u otra— y sigue admitiendo texto escrito a mano. De lo escrito sale la base:

ReteIVA se liquida sobre el IVA facturado; el resto, sobre la base gravable

Por eso conviene escoger de la lista y no abreviar: un nombre propio —"RIVA" en lugar de "ReteIVA"— entra como otra retención y se liquida sobre la base gravable, sin avisar.

La tarifa que rige una línea es la del día en que salió

Una línea guarda su propio porcentaje. Cuando el documento se emite, ese número queda ahí.

Si mañana subes la tarifa de un concepto, los documentos ya emitidos no cambian: la tarifa nueva empieza a proponerse de ahí en adelante. Es la misma lógica de siempre en Faacil —lo emitido no se reescribe—, y es lo que permite tocar el catálogo sin miedo a alterar la cartera del año pasado.

No es solo para la línea de un documento

Aquí está la parte que suele descubrirse tarde. El catálogo alimenta tres cosas, no una.

La línea de un documento. Facturas, egresos, cuentas de cobro y recibos. Elegir del catálogo clasifica la línea.

Los cobros del contrato. Administración, parqueadero, seguro, y también las novedades de una sola vez. Cada uno cuelga de un concepto, y de él salen dos cosas: el nombre estable con el que entrará a la factura y a quién se le cobra. El destinatario no se elige aparte: lo fija el concepto que escogiste. Después, al facturar, la app te avisa cuáles de esos cobros faltan en la tabla y los agrega de un botón —no entran solos, y no te ofrece uno que ya está—.

El reparto de servicios públicos. Calcular el prorrateo por días no exige concepto. Cargarlo al contrato sí: cada línea y cada cargo suelto tienen que traer el suyo. Y como el reparto crea un cobro para cada parte, el concepto con el que repartes tiene que estar marcado para ambas: uno declarado solo para el arrendatario no puede cargarle su porción al propietario.

De ahí sale un límite que hay que decir claro: sin catálogo no puedes declarar un cobro del contrato. No hay campo libre de reemplazo. Si el catálogo está vacío o no carga, el reparto se calcula pero no se carga, y el cobro recurrente no se guarda.

Un concepto retirado tampoco sirve: el sistema rechaza cobrar con él.

El texto libre no queda prohibido

La línea de un documento recuerda de qué concepto salió, sin dejar de admitir texto escrito a mano. Lo que se imprime sigue siendo el texto de la línea; una línea escrita a mano simplemente queda sin concepto.

Con una precisión: si eliges un concepto y después editas el texto, la línea suelta el concepto. Deja de ser la del catálogo, porque ya no dice lo mismo.

Esa compatibilidad es deliberada: permite adoptar el catálogo poco a poco, sin un día en que todo lo anterior deje de servir.

Para qué sirve tenerlos clasificados

Para que la contabilidad sepa qué es cada línea. Cuando la línea trae concepto, esa es la señal más firme para clasificarla: se usa antes que cualquier búsqueda por palabras en el texto. Lo que ninguna regla reconoce no se adivina —cae en la bandeja de conceptos por clasificar, que vive en Contabilidad—.

Ojo con la separación, que importa: el catálogo dice qué es la línea; la regla de contabilización dice dónde cae. La cuenta que le pongas al concepto no manda sobre el asiento. Si mandara, un canon —que es recaudo a favor del propietario— podría terminar en la cuenta de ingresos de la inmobiliaria.

Para que el mismo cobro se llame igual todos los meses. Es lo que hace comparable un informe entre enero y diciembre.

Para llevar la contabilidad en otro programa. Para eso el concepto lleva cuenta contable: la línea que sale de un concepto queda apuntando a la cuenta que le corresponde, en vez de ser texto suelto que alguien tiene que clasificar después. Una línea escrita a mano llega sin concepto y sin cuenta, que es exactamente lo que el contador tiene que corregir.

Un concepto no se borra

Se retira. Deja de ofrecerse en los documentos nuevos, pero los que ya salieron con él siguen apuntándole y siguen nombrando lo que se cobró. Borrarlo dejaría líneas huérfanas en documentos que no se pueden tocar.

Retirar es reversible: al editar un concepto aparece el interruptor de vigencia, y por ahí se vuelve a habilitar.

Quién lo administra

Consultar el catálogo lo puede hacer cualquiera que facture. Crear, editar y retirar exige un permiso aparte —"Conceptos de facturación"—, que concede un administrador de la cuenta en Configuración → Usuarios y permisos. Sin él la pantalla se abre igual, pero sin los botones, y explica por qué.