Qué documento emitir

Elegir entre factura, cuenta de cobro, recibo, egreso y nota según la operación que vas a registrar.

La regla que hay detrás

Faacil emite cinco documentos, y cada uno responde a un hecho distinto: dos cobran, dos mueven plata y uno corrige.

Elegir mal el documento no es un problema de forma. Un cobro registrado como recibo deja la cartera sin deuda que perseguir; un giro registrado como factura le crea al propietario una obligación que nunca tuvo. Cambia el estado de la cartera, lo que se le gira al propietario y lo que dicen los libros.

Por eso la pregunta no es «¿en qué pantalla estoy?», sino «¿qué acaba de pasar?».

Qué hace el módulo y qué no

Emite documentos y los deja emitidos. No los edita y no los borra. En el menú de una fila no existe «editar»: lo que salió mal se corrige con una nota de ajuste o se anula, y anular no se deshace.

La fecha del documento la pone el servidor en el momento de emitirlo. Desde la app no se puede fechar hacia atrás, y volver a generar el PDF meses después sigue imprimiendo la fecha con la que salió.

Y una aclaración temprana: Faacil numera las facturas al amparo de la resolución que registres e imprime lo que esa resolución dice. Nada más. El detalle está en numeración de facturas.

Cinco documentos, cinco hechos

De ahí salen las dos familias, y con ellas casi todo lo que cada formulario pide:

• Lo que se cobra —factura y cuenta de cobro— es lo único con saldo, lo único que admite notas de ajuste y lo único que imprime el desprendible DÓNDE PAGAR. Nace debiendo.
• Lo que mueve dinero —recibo de caja y egreso— es lo único con medio de pago, y lo único que imprime los recuadros FORMA DE PAGO y COMPROBANTE N°. Nace saldado: contra un recibo no se cobra nada.

La nota vinculante modifica un cobro concreto. La no vinculante acredita o carga al cliente sin documento destino y no hereda contrato ni ciclo. Ninguna representa una transferencia de dinero.

Al inquilino se le factura; al propietario se le gira

Es el reparto que más se confunde, y el formulario ya lo sabe: al elegir el contrato y el mes, lo que propone cambia según quién sea el cliente.

• Factura al inquilino → propone el canon completo del período.
• Factura al propietario → propone el canon por el porcentaje de comisión. Eso es lo único que factura la inmobiliaria como suyo.
• Egreso al propietario → propone el canon como precio y la comisión como descuento de la línea, para que el total sea exactamente lo que se le consigna:

Lo que recibe el propietario = canon del período − comisión

El canon no es ingreso de la inmobiliaria: es un recaudo a favor del dueño. Por eso al inquilino se le factura y al propietario se le gira, y por eso un contrato admite en el mismo mes un ciclo de propietario y uno de inquilino —pero no dos del mismo papel—. Cómo cierra esa plata cada mes está en pagos a propietarios.

La liquidación contractual corresponde al propietario del ciclo. Para un gasto propio o pago por cuenta de alguien, selecciona ese propósito y beneficiario; puede ser un registro sin contrato y con inmueble opcional.

La cuenta de cobro y su límite

La cuenta de cobro cobra igual que la factura: lleva saldo, se le pueden hacer notas, imprime el desprendible. Se diferencia en dos cosas.

La primera: exige «Fecha limite pago», y sin ella no se guarda. Es el documento que se emite cuando hay un plazo que nombrar.

La segunda: la cuenta de cobro no entra en la máquina de mora. «Vencido» es un estado de facturas. Ella va de No pagado a Pago parcial y a Pagado, y ahí termina. Si necesitas que el atraso se vea y se pueda cobrar, el documento es la factura (estados y mora).

El recibo de caja: recibir no es facturar

Un recibo de caja no crea cartera: la salda. Por eso lo importante del formulario no son los ítems, es a qué documento se aplica.

Hay dos caminos, y son excluyentes:

• «Vincular a documento de cobro» — apunta a un documento pendiente de ese contrato y ese ciclo. Un destino.
• «REPARTIR ENTRE VARIAS» — abre «Repartir el pago», donde escribes cuánto va a cada factura ofrecida del cliente, contrato y ciclo. No reparte entre cuentas de cobro ni ofrece buscar otros meses. «APLICAR POR ANTIGÜEDAD» lo reparte solo, de lo más viejo a lo más nuevo. Revisa Valor a aplicar (subtotal), Aplicado y Sin aplicar: el reparto usa el subtotal, no el total con impuestos y retenciones. No deja aplicar más de lo que se recibió.

Elegir un destino único borra el reparto, y aplicar el reparto suelta el destino único. Un pago tiene un destino o varios, nunca las dos cosas.

Cómo se arma una línea del documento

Los cinco documentos comparten la misma tabla de ítems:

Total de la línea = (cantidad × precio − descuento) + IVA sobre lo que queda + interés

Una línea marcada Valor negativo juega distinto: no admite descuento ni interés, su IVA se calcula sobre el bruto y su total entra restando.

Elegir el ítem del catálogo de conceptos trae además sus tarifas propuestas. Escribir a mano sigue permitido, así que el catálogo se adopta de a poco.

Dos cosas aparecen solo donde tienen sentido: las retenciones, que se ofrecen en egresos, recibos de caja y notas de ajuste pero no en facturas ni cuentas de cobro; y el aviso «Cobros del contrato», que con contrato y mes elegidos dice qué cobros faltan en la tabla. No entran solos: los agrega «AGREGAR COBROS».

Un documento por dueño

En facturas, cuentas de cobro y egresos, si el cliente que elegiste es uno de los propietarios de un contrato con varios dueños, el formulario cambia de forma: abre una sección por propietario, cada una con su concepto y su propia tabla de ítems, y avisa que «se generará un documento por cada propietario».

En egresos, cada sección pide además su propio medio de pago y su referencia: no hay uno global del que heredar, porque cada dueño cobra por su lado. Sin eso —y sin al menos un ítem por dueño— el formulario no deja guardar.

Facturarle al inquilino de ese mismo contrato no abre este modo: es un solo documento, con una sola tabla.

Guardar, generar, o generar y enviar

El formulario cierra de tres maneras, y las tres confirman antes nombrando el tipo de documento y el cliente:

Si el registro alcanzó a guardarse pero falló el documento o el envío, el formulario se bloquea a propósito: «No vuelvas a crear este registro: ya existe en el sistema y se duplicaría.» Queda marcado en la tabla y se recupera con «GENERAR DOCUMENTO», no repitiendo el formulario —eso consumiría otro consecutivo.

El medio de pago y su comprobante

Solo lo piden recibos de caja y egresos, y solo se ofrecen los medios que la empresa tenga habilitados en Configuración → Medios de pago.

El rótulo del campo lo dice: «Referencia del pago (obligatoria)» o «(opcional)». La cuenta bancaria, la consignación, el cheque y la plataforma web dejan comprobante, y sin ese número no hay con qué conciliar contra el extracto. El efectivo no deja ninguno, y «Otro» no dice cuál fue el medio.

El documento imprime el medio y, si es cuenta bancaria, el banco —nunca el número de cuenta—: en un egreso esa cuenta es la de la empresa, no la del beneficiario.

Un recibo o un egreso sin medio de pago tipado no entra al cuadre de caja. El campo lo advierte mientras está vacío.

Lo que no se puede

• Editar un documento emitido. No existe la acción. Se corrige con nota o se anula.
• Fechar hacia atrás. La fecha la pone el servidor al emitir.
• Repetir el mes. Facturas y cuentas de cobro comprueban el mismo contrato, ciclo y rol. La liquidación mensual de propietario también revisa secuencia y mes registrado. Recibos, gastos independientes y notas tienen sus propias reglas; no uses otro tipo para eludir un duplicado.
• Elegir el mes sin contexto. Se admite hasta doce meses por adelantado y el ciclo inicial depende del contrato. Fuera del mes actual/anterior puede pedirse confirmación y fuera de vigencia se revisa el alcance. Confirmar no acredita datos históricos ausentes.
• Emitir en cero sin darte cuenta. Un documento cuyo total quede en cero o en negativo pide confirmación explícita: consume su consecutivo igual, y solo se corrige anulándolo.

Anular, cuando toca, ofrece en facturas y cuentas de cobro el interruptor «Emitir nota de ajuste» —marcado por defecto—, que deja el comprobante por el saldo que quedaba pendiente. En egresos y recibos de caja ese interruptor no aparece: se anulan sin nota, porque compensar un pago que ya se hizo no tiene a quién acreditarle nada. El porqué de todo esto está en nada se borra.

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