Vigencias y alertas

Revisar contratos, incrementos y numeraciones que requieren actuación sin asumir que un aviso resuelve la causa.

La regla que hay detrás

Faacil avisa por su cuenta de algunos hechos que puede anticipar, y deja los demás como consultas de trabajo.

Una resolución que se agota, un incremento que empieza a regir, una suscripción que termina: el sistema conoce esos hechos antes que tú. Se anuncian dentro de la pantalla donde se resuelven —sobre la tabla, en la fila, junto al dato—, no en un buzón aparte que nadie abre.

Lo demás —lo que falta por facturar este mes, quién va a entrar en mora, qué contratos terminan en septiembre— se consulta en la pantalla que reúne ese trabajo. Aunque alguno tenga fecha, Faacil no genera por eso un aviso automático. Este artículo dice cuál es cuál.

Qué hace y qué no

Los avisos de este artículo aparecen fuera de la app, para las personas de tu equipo que registres; dentro de la pantalla donde está el asunto; o en la barra superior, cuando lo que cambió es la aplicación misma.

Lo que no hace:

• No le avisa solo al inquilino. Ningún recordatorio de pago sale por su cuenta: se envía uno a uno desde notificaciones al cliente.
• No manda un correo por cada cosa que vence. Fuera de la app solo salen los avisos automáticos habilitados; los vencimientos se ven al entrar a la sección.
• El aviso no sustituye la validación. Puedes seguir consultando, pero una actualización obligatoria bloquea el acceso y una resolución vencida o sin rango disponible puede impedir emitir por la serie que la tiene vinculada.
• No pone contadores en el menú. Ninguna entrada del menú lateral lleva insignia con un número.

Los avisos que le llegan a tu equipo

Se administran en Configuración → Avisos automáticos, y solo los administra el administrador de la cuenta. El subtítulo de la sección resume de qué van: a quién avisa Faacil, por qué canal y a qué hora.

Cada aviso es un escenario con sus propias reglas, y esas reglas las fija el servicio, no la empresa. Los escenarios disponibles son:

Cada bloque muestra sus reglas en la cabecera —la cadencia, los canales admitidos y cuántos destinatarios lleva de los que admite— y un ícono de información que lo dice sin rodeos: estas reglas las fija Faacil para este aviso y no se cambian desde aquí. Si tu empresa todavía no tiene ninguno habilitado, la sección lo dice también.

El resumen diario mira la cartera con el mismo criterio que el Centro de Pagos: un grupo de clientes marcado como No incluido no entra en la cuenta.

A quién le llega, y a qué hora

Se agrega uno por uno. Cada destinatario es un correo completo o un número con el indicativo del país, según el canal que admita el aviso; si solo admite uno, no hay nada que elegir.

En los avisos diarios la hora es del destinatario, no del aviso. Cada fila lo dice tal cual —Le llega por Correo todos los días a partir de las 08:00—, así que la contadora puede recibirlo a las seis y la gerencia a las nueve, del mismo aviso. Es «a partir de», no «a las»: el envío sale una vez al día en cuanto pasa esa hora, y si ese día falla, se reintenta sin perder el resumen.

Cada aviso tiene un tope de destinatarios. Al llegar al tope, el botón de agregar se apaga y aparece la razón: hay que quitar a alguien para poder sumar a otro.

Y sin destinatarios no hay envío. El bloque lo advierte: nadie recibe este aviso todavía, así que Faacil no lo está enviando.

Pausar a alguien sin quitarlo de la lista

Quien sale de vacaciones no tiene por qué salir de la lista. Cada fila lleva un interruptor con cuatro estados posibles:

Los dos últimos existen porque pausar y activar se guardan en tanda, con la barra de guardado del pie. Agregar, editar y quitar un destinatario, en cambio, se aplican de inmediato. Un destinatario también puede nacer pausado: el formulario trae el interruptor Recibe el aviso y dejarlo apagado lo guarda sin enviarle nada.

Lo que se avisa dentro de la pantalla

Estos no salen a buscarte: aparecen al entrar a la sección que los resuelve.

Cuando la numeración se está agotando

Una resolución tiene dos formas de acabarse: por fecha y por números. La tarjeta de cada una muestra las dos —la vigencia y el consumo—, y el consumo es una cuenta simple:

Consumo = números ya usados ÷ números autorizados

Cuando el consumo pasa el umbral, revisa la próxima autorización. Si una resolución vinculada se agotó, venció o se desactivó, la emisión se detiene; no se omite el amparo ni se cambia a otra resolución automáticamente.

Ese segundo aviso tiene un límite que conviene conocer: solo aparece para un tipo de documento que ya tenga al menos una resolución registrada. Si nunca has cargado ninguna para notas crédito, no hay nada de qué avisar. Cómo se registran va en numeración de documentos.

Los incrementos programados

Un incremento del canon se notifica meses antes de regir, así que hay un tramo largo en que ya está decidido pero todavía no se cobra. Faacil lo anuncia sin dar a entender que el canon ya cambió.

Sobre la tabla de contratos aparece un recuadro con cuántos hay y cuál es el más próximo, en lenguaje de calendario: entra en vigencia hoy, mañana, en 12 días, o con la fecha si falta más de un mes. Debajo, la frase que evita la llamada a soporte: el canon cambia el día de su vigencia, y hasta entonces se factura con el canon actual. El botón VER INCREMENTOS PROGRAMADOS los abre todos, cada uno con su CANCELAR PROGRAMACIÓN, y en la fila del contrato un chip marca el inmueble con el día y el mes en que le toca.

El servidor revisa periódicamente los incrementos que ya deben regir. Consulta su estado y resultado: una programación no acredita por sí sola aplicación ni entrega de la notificación.

Cuando uno no se pudo aplicar, el recuadro cambia de tono y pasa a incrementos sin aplicar, en rojo. Ocurre en un caso concreto —el canon del inmueble terminó siendo mayor al notificado, porque alguien lo cambió a mano después—, y ahí el sistema se detiene a propósito: aplicarlo bajaría el canon, y esa decisión es de una persona.

Los contratos que terminan

Aquí no hay aviso, y es deliberado: un contrato que llega a su fecha de fin no es un problema, es el curso normal de las cosas. Lo que hay es dónde mirarlo.

En Contratos, el desplegable Mes fin vigencia filtra por el mes en que termina la vigencia —enero a diciembre, sin importar el año—, y el chip Sin vigencia marca los que ya pasaron su fecha de fin sin haberse terminado formalmente.

Qué pasa el día del vencimiento lo decide un ajuste de la empresa, en Configuración → Reglas de contratos: Renovar los contratos automáticamente. Nace apagado, y con él apagado el contrato queda sin vigencia el día que vence y no se factura más hasta que lo renueves a mano. Encendido, el contrato continúa un año más en vez de caducar. No toca los contratos cuya prórroga ya viene decidida por un incremento programado: esa fecha la fijó el operador al notificarlo.

El panel del ciclo se abre a propósito

Tareas pendientes reúne lo que le falta al ciclo de facturación de toda la empresa. Qué documentos espera cada mes lo decide cada empresa en Reglas de contratos: el recibo del arrendatario, el egreso al propietario —cada mes, solo si hubo recaudo o nunca— y, si los exige, la factura del canon y la de comisión al propietario. Además señala el cobro con saldo por revisar y la mora que ya se puede cobrar.

Es lo más parecido a una bandeja de pendientes que tiene Faacil, y aun así no lleva contador ni insignia en el menú: ese resumen es la consulta más cara del módulo, y un número lo dispararía en cada pantalla, para todos, todo el tiempo. Se entra cuando se va a trabajar en él.

Tampoco se concede solo: tiene permiso propio, aparte del de facturas, porque recorre el ciclo de toda la empresa y eso es más de lo que implica poder facturar. Ni el administrador de la cuenta lo tiene por defecto: se asigna en Configuración → Usuarios y permisos, como todo lo demás en quién ve qué.

Cuando hay una versión nueva

Se avisa en dos capas: un ícono en la barra superior que no se puede descartar y desaparece solo al actualizar, y un aviso flotante —Hay una versión nueva— que se cierra con su botón y vuelve a asomarse cada 30 minutos mientras sigas atrasado.

Actualizar no es lo mismo en todas partes: en el navegador el botón dice RECARGAR y trae la versión nueva de verdad, limpiando la caché que devolvería la vieja; en móvil y escritorio dice ACTUALIZAR y abre la ficha de la tienda, que es quien la instala.

Si la versión está por debajo del mínimo exigido, aparece Actualización obligatoria. Otros límites del dominio también pueden bloquear una operación concreta, como una resolución vinculada no utilizable o un conflicto de contrato; el aviso no elimina esas guardas.

Configurar y comprobar un aviso automático

1. Con el administrador, abre Avisos automáticos y lee escenario, cadencia, canales y tope de destinatarios.
2. Agrega el correo o número con indicativo. Para envío diario, elige la hora civil de Bogotá y revisa el rótulo de la fila.
3. Guarda los cambios de activación/pausa con la barra inferior. Agregar, editar y quitar destinatarios se aplica en su propia operación.
4. Revisa el resultado; no presupongas recepción sólo porque quedó configurado. Si se alcanzó el tope, resuelve destinatarios antes de agregar otro.

Volver al índice del manual · Soporte