Cuadre de caja

El arqueo del efectivo por día y por cajero: esperado, conteo declarado, diferencia, ajustes con su razón, acta del cierre e historial.

Qué es y qué no es

El cuadre de caja es un arqueo del dinero físico: cuánto efectivo debería haber en el cajón de una persona al final del día, y cuánto hay.

No es un resumen del ciclo de facturación ni un listado de documentos. Lo que se causó, lo que está por cobrar y lo que está en tránsito ya lo cuentan el panel de pendientes y el Centro de Pagos. Esto es otra cosa: es el cajón.

Tampoco produce asiento contable ni toca el plan de cuentas. Su producto es la diferencia, y el acta que la explica.

Un día, un cajero

La unidad del arqueo es la pareja día + cajero, y no hay más de una por día y por persona. En el mostrador reciben plata varias personas, y cada una responde por su propia caja al cerrar el día.

Un movimiento cae en la caja de quien hizo el documento. El recibo que elaboró un cajero es de la caja de ese cajero, aunque el dinero sea de un contrato que administra otro.

Quien no es administrador de la cuenta solo cuadra y solo ve su propia caja. Un administrador las ve todas.

La pantalla cuadra siempre tu caja de hoy: no hay selector de fecha ni de cajero. Tampoco hay turnos, ni cajas físicas como entidad aparte, ni arqueo de otros medios de pago.

Qué entra al arqueo

Entran los recibos de caja y los egresos de ese cajero que no estén anulados y cuyo medio de pago sea efectivo en la oficina.

No entran las facturas ni las cuentas de cobro: causan, no mueven plata. Tampoco entra lo que se pagó por otro medio: cuenta bancaria, consignación, plataforma web, cheque u «otro». El cheque llega al mostrador, pero no es billete: se compensa por el banco.

Ahí hay una distinción que conviene tener clara:

• Lo que Faacil no puede ver, lo declara. Los recibos y egresos del día que no tienen medio de pago no entran al cálculo, porque el sistema no puede adivinar si fueron en efectivo. Aparecen contados aparte, en un aviso sobre las cifras, para que nadie los dé por incluidos. Tipifícalos y la caja los cuenta.
• Lo que sí tiene medio, y no es efectivo, no aparece. Un cheque o un «otro» no entra al cálculo ni sale en ese aviso: sencillamente no está en el arqueo.

Lo que quedó sin contar de otro día

Un movimiento queda marcado como contado cuando un arqueo cerrado lo congela. Mientras eso no pase, sigue pendiente, sin importar de qué día sea.

De ahí sale el comportamiento más útil del módulo: nada se pierde por no haber cuadrado ayer. Un recibo o un egreso en efectivo que ningún arqueo alcanzó a contar entra al siguiente arqueo abierto del mismo cajero, y la fila lo marca como arrastrado, con la fecha de la que viene. No hay que reabrir nada ni pedirle a nadie que corrija el día pasado.

Dos consecuencias prácticas:

• El arqueo de hoy puede sumar plata de la semana pasada. Cuando el cajero siente que le sobra, esa marca es lo primero que hay que mirar.
• En el acta cada documento va con su propia fecha, no con la del arqueo que lo contó. Queda dicho de qué día era la plata.

La cuenta

Esperado = base del día anterior + recibos en efectivo − egresos en efectivo ± ajustes

Diferencia = contado − esperado

La base del día anterior es el saldo esperado del último arqueo cerrado de ese mismo cajero, no lo que se contó; si esa persona nunca ha cerrado uno, arranca en cero.

Es una decisión con consecuencia práctica: un faltante no se arrastra. La caja del día siguiente arranca del teórico, y el faltante queda registrado y explicado donde ocurrió, en lugar de diluirse hacia adelante hasta que nadie sepa de qué día venía.

El conteo declarado

Al cerrar hay que decir cuánto se contó. Es un solo monto, es obligatorio y tiene que ser mayor que cero: cerrar sin decir cuánto había en el cajón no es cerrar.

Y hay un orden que el módulo defiende: el saldo esperado está tapado hasta que declaras el conteo. Lo demás se ve siempre —la base, los ingresos, los egresos, los ajustes—, porque son los hechos del día y esconderlos volvería mentirosa la lista de movimientos. El esperado no, porque verlo antes convierte el arqueo en una copia. Si contaste mal puedes corregir, pero al corregir el esperado vuelve a taparse.

La diferencia

Si el conteo es mayor que lo esperado hay sobrante; si es menor, faltante; si coinciden, la caja quedó cuadrada.

No hay tolerancia configurable: cualquier diferencia distinta de cero es una diferencia. Pero no bloquea el cierre, porque bloquearla obligaría al cajero a mentir hasta que las cifras coincidieran. Lo que sí exige es una nota que la explique, y no es un ruego de la pantalla: sin esa nota el cierre se rechaza.

Los ajustes

Un ajuste es un movimiento de caja que ningún registro del sistema explica.

Nace apuntando a que el dinero sale del cajón, que es el caso corriente: el traslado a banco, la caja menor, una devolución. Si lo que estás registrando es plata que entra, hay que cambiarle el sentido a mano. Y pide dos cosas sin las cuales no se agrega: una razón del catálogo y un valor mayor que cero. La nota es opcional, pero es la que después explica el ajuste a quien no estuvo ahí.

El cotidiano es traslado a banco: el recaudo del día que se consigna sale del cajón sin ser un egreso del sistema.

La razón es un catálogo y no un campo de texto a propósito. Un concepto escrito a mano se lee una vez y no se suma nunca: impide para siempre agregar por qué descuadra una caja, que es justamente lo que el arqueo debería poder responder.

Los ajustes solo se agregan o se quitan mientras el arqueo está abierto, y quitar uno pide confirmación con su razón y su valor a la vista.

El cierre

Un arqueo está abierto o cerrado. Al cerrarlo pasan tres cosas:

1. Los totales se congelan. Un arqueo cerrado no se vuelve a calcular: sus cifras y sus movimientos quedan guardados tal como estaban ese día.
2. Queda el acta. El documento del cierre se produce en ese momento, con los movimientos ya congelados.
3. Queda el rastro. El cierre entra a la Línea de Tiempo con su autor y su hora. Las cifras del día no se leen ahí: para eso están el acta y el historial.

Un arqueo cerrado no se reabre. Si aparece un movimiento tarde, no vuelve al día que ya cerró: entra al siguiente arqueo abierto, arrastrado y marcado.

El acta

El acta se genera al cerrar, y la app te la abre ahí mismo. Se arma con los movimientos ya congelados del arqueo, que es lo que la vuelve auditable: dice lo que se contó ese día, no lo que hoy diría un recálculo.

Trae la identificación del arqueo —número, fecha de caja, cajero, estado, quién cerró y cuándo—, los totales, el detalle de movimientos, los ajustes con su razón, el conteo —también escrito en letras—, la diferencia con su etiqueta, las observaciones y el espacio de firma del cajero responsable.

Después se vuelve a abrir desde el arqueo o desde el historial, tantas veces como haga falta. Dos límites que vale la pena conocer:

• Generar el acta exige permiso de edición; verla, no. Un acta publicada la abre cualquiera que alcance el arqueo.
• Si la publicación falla —se cayó la conexión justo ahí—, el arqueo queda cerrado igual: el cierre no depende del PDF. El acta se genera de nuevo desde el mismo arqueo mientras siga siendo el del día; en el historial, la fila de un arqueo sin acta muestra el botón inerte y dice por qué.

El historial

Los arqueos se consultan por rango de fechas y por estado, y la lista carga por páginas a medida que bajas. Debajo, un bloque suma todo el filtro —cuántos arqueos son, el esperado, el contado y la diferencia acumulada—, no solo la página que alcanzaste a ver. Es donde se nota si una caja descuadra siempre en el mismo sentido, que es un dato que ningún arqueo aislado puede dar.

La tabla dice de quién es cada arqueo, pero no se filtra por cajero: un administrador ve la lista completa y busca la columna. Quien no es administrador solo ve los suyos.

En el historial están también los abiertos, y hay que saber leerlos: un arqueo que todavía no ha cerrado dice «Sin declarar» en el contado y en la diferencia. No dice cero. Cero sería una caja contada y vacía; «sin declarar» es una caja que nadie ha contado, y en una revisión del mes son cosas muy distintas.

Por lo mismo, la diferencia acumulada solo se lee limpia filtrando por cerrados: un arqueo abierto aporta su esperado al total, pero no tiene contado que restarle.