Inventarios de entrega

¿Cómo entrego un inmueble sin pelear después? El acta se levanta en el inmueble: momento declarado, un estado por elemento, foto que lo respalda y la firma de las dos partes.

La regla que hay detrás

Un inventario sirve el día de la desocupación o no sirve para nada. Dos años después nadie recuerda si la puerta del closet ya venía rayada, y gana la discusión quien tenga el papel.

Por eso Faacil lo levanta como un acta: con el momento declarado, un estado por cada elemento, una foto que respalda lo que se afirma y la firma de las dos partes tomada en el sitio. Lo que no quedó en el acta no se puede reclamar después.

De ahí sale todo lo demás: se diligencia en el inmueble, con el celular en la mano, y se cierra ahí mismo.

Qué documenta y qué no

El inventario documenta el estado del inmueble en un momento. No tasa daños ni emite cobros: lo que haya que cobrar después se hace con los documentos de facturación, y el acta es la prueba que lo sustenta.

Tampoco es una tarea de oficina. Firmar y capturar la evidencia del inventario solo se puede desde la aplicación móvil, y esas fotos solo con la cámara: no hay galería ni carga desde el computador. Enviar el acta, registrar ajustes —con la foto que cada acta de ajuste exige— y ver las estadísticas sí es de oficina, y solo se hace desde el navegador.

Y un inmueble tiene un solo inventario a la vez: si ya tiene uno finalizado, hay que archivarlo antes de empezar otro.

Los cuatro momentos

Todo inventario se levanta en un hito del arrendamiento, y ese hito es lo primero que se elige: titula el documento, se ve en la tabla y decide a quién se le piden los datos y a quién se le envía.

Si empezaste con el hito equivocado no hay que rehacer nada: al abrir otro sobre el inventario en curso, Faacil avisa del cambio de tipo de inventario y lo convierte sin perder lo diligenciado.

Antes de abrir uno nuevo aparece «Confirma tu identidad» con el nombre de la sesión. No es un trámite: el acta queda a nombre de quien tenga la sesión iniciada en ese dispositivo, y en una tablet que rota entre asesores eso se olvida.

Paso 1 · Contrato: quién entrega y quién recibe

El Código de la Propiedad y la Dirección de inmueble llegan bloqueados desde la ficha del inmueble: si están mal, se corrigen allá.

Se captura la Vigencia del Contrato —que en una desocupación se rotula Fin de Contrato y solo admite fechas entre hoy y un año adelante—, el Tipo de Propiedad y el Número de Personas que ocuparán el inmueble.

Después va la contraparte: nombre, apellidos, documento, celular y correo. El bloque se titula Información del Propietario en una captación —quien está al otro lado es el dueño— e Información del Arrendatario en los demás hitos.

Y hay un interruptor para indicar si entrega o recibe la misma persona que figura en el contrato. Al apagarlo se abre un bloque aparte, con su Relación con el arrendatario —o con el propietario, en una captación—. Es lo que el acta imprime como «INMUEBLE RECIBIDO POR» en una colocación y como «INMUEBLE ENTREGADO POR» en los demás hitos.

Paso 2 · Grupos: los ambientes y el estado de cada elemento

Los ambientes se arman con cuatro botones —Añadir Habitación, Añadir Baño, Añadir Cocina y Otro—; cada uno nace con su plantilla de elementos y se numera solo: «Baño 1», «Baño 2». Cada ambiente tiene su pestaña, su Nombre del Grupo y su Nivel, para que un dúplex quede ordenado por pisos. Si la ficha del inmueble dice que se entrega amoblado, la plantilla suma además el mobiliario; en uno vacío no lo propone.

Cada elemento se califica con Cantidad, Material, Categoría, Estado, Observación y el interruptor Requiere reparación, que alimenta el listado ELEMENTOS POR REPARAR del acta.

La Categoría separa lo que es del inmueble de lo que es del mobiliario, porque a la desocupación el desgaste no se cobra igual: Estructural, Accesorio y Amoblado.

Lo que la plantilla no traiga se agrega con AGREGAR ELEMENTO, que no admite un nombre vacío ni repetido en el mismo ambiente. Ojo con la asimetría: borrar un elemento pide confirmación y avisa que se pierden su estado y su observación (las fotos se conservan), pero borrar un ambiente lo elimina de inmediato con todo lo que tenga dentro.

Las observaciones se pueden dictar por voz desde el micrófono del campo, en el celular. En el navegador el botón no aparece, y en el móvil tampoco si el equipo no soporta el dictado o se le niega el permiso.

Partir del inventario anterior

Cuando el inmueble ya tiene un inventario finalizado con ambientes, la app lo ofrece: «Este inmueble ya tiene un inventario anterior», con USAR LA ESTRUCTURA ANTERIOR o EMPEZAR DE CERO. Le quita a una desocupación el grueso del tiempo.

Conserva ambientes, elementos, cantidades y materiales. Los estados quedan todos en «No aplica» y las observaciones en blanco, a propósito: heredar la calificación de la visita anterior es justo lo que no debe pasar.

La evidencia fotográfica

Cada ambiente y cada elemento tiene su botón Evidencia (o Otra foto si ya hay alguna). Abre la cámara, y la observación que ya escribiste viaja como descripción de la foto: el respaldo llega con el contexto de lo declarado.

Junto al botón aparecen dos chips: «N guardadas», las que el servidor ya confirmó, y «N sin subir», las que esperan señal. Los dos se tocan y abren la galería filtrada a ese elemento o ambiente. Arriba, un resumen del inventario completo muestra el avance y trae REINTENTAR AHORA.

La cola de subida es de cada dispositivo. Si faltan fotos que este equipo no capturó, la app lo dice en vez de ofrecer un reintento inútil: hay que abrir la app en el celular que las tomó.

Todo esto funciona sin conexión: el sótano de un edificio es el sitio normal de trabajo. Detalle en Trabajar sin conexión.

Las dos firmas

Antes de firmar conviene abrir VISTA PREVIA, que regenera el documento con todo el progreso. Solo se genera con el paso Contrato completo y al menos un ambiente creado.

El proceso arranca con «Iniciar proceso de firmas», que pide entregar el dispositivo a quien recibe el inmueble. Y entonces pide dos declaraciones distintas, una por parte, cada una con su foto:

Al final se firma sobre el documento, en dos pads: Firma Asesor y Firma Quien Recibe, y ninguno se acepta vacío. Si el proceso se abandona a mitad, la app avisa «Proceso de firma incompleto»: lo capturado queda guardado, pero el inventario no está firmado.

El botón del último paso dice FINALIZAR cuando hay firmas y GUARDAR PROGRESO cuando no. Si quedan fotos sin subir, advierte cuántas: llegarán solas, pero hasta entonces el acta no se puede enviar con evidencias.

Estados y lo que la oficina puede hacer

La columna ¿Tiene Inventario? gobierna el menú de cada fila.

«Firmado sin cerrar» es el caso que toda inmobiliaria sufre: el asesor firmó en el apartamento y el acta quedó a medio camino. Desde la oficina se cierra con Finalizar inventario, conservando fotos y firmas. Uno en proceso también se cierra, con Finalizar (sin firmas), y la app lo pinta en color de advertencia porque el acta saldrá sin firmar.

Qué se le manda al inquilino y qué al propietario

El envío por correo se hace desde el navegador y solo con el inventario finalizado.

Al inquilino se le manda el documento firmado, tal como lo firmó. Los destinatarios los resuelve el servidor y se eligen de una lista: nunca se escribe un correo a mano. Si el inventario no registró a nadie con correo, el único candidato sale del contrato vigente y el diálogo lo advierte. Una captación no se le envía al inquilino: documenta la recepción del propietario.

Al propietario nunca se le manda el acta firmada tal cual: Faacil regenera el documento omitiendo identidad, contacto, foto y firma del inquilino y de quien recibió. El estado del inmueble es suyo; los datos del inquilino no le corresponden. Es la misma regla que rige todos los documentos: las partes no se conocen entre sí.

El diálogo muestra las evidencias Disponibles y Sin subir; el interruptor Adjuntar las evidencias solo se habilita con el conjunto completo en el servidor, y viajan comprimidas junto al PDF. REVISAR abre exactamente lo que va a salir. Reintentar el mismo envío no duplica el correo.

Después de firmar: las actas de ajuste

Un inventario finalizado no se edita ni admite fotos nuevas. Lo que aparece después —la reparación que se hizo, el daño que salió a la semana— se registra como un acta de ajuste.

Se elige el ambiente y el elemento (o la observación general del ambiente), la app muestra lo vigente, y se pide el estado nuevo, la nueva observación, el Motivo del ajuste y una foto que se adjunta desde el navegador. Los dos últimos son obligatorios: sin ellos el botón no se habilita.

El acta queda inmutable, a nombre de quien la registra y con fecha del servidor. Desde Ajustes del inventario se consulta el antes y el después de cada una, y VISTA PREVIA CON AJUSTES regenera el documento con el estado vigente más un anexo que las documenta. El acta firmada original no se toca nunca.

Archivar, cancelar y el historial

Los inventarios no se borran. Hay dos salidas:

• Archivar, sobre uno finalizado: el inmueble queda sin inventario asignado —listo para el siguiente— y el documento se sigue consultando en Historial de inventarios.
• Cancelar, sobre uno en curso: pide dos confirmaciones y escribir la palabra CANCELAR. El servidor cancela el inventario, borra sus evidencias y desvincula el inmueble. No se puede deshacer.

El Historial de inventarios muestra todos los que ha tenido el inmueble, activos y archivados, con su hito, sus fechas y su documento. Es la memoria del inmueble: a donde se va cuando la discusión es sobre cómo estaba hace tres inquilinos. Encaja con la regla general de Faacil: nada se borra.