Novedades y correcciones de contratos

Cobros, terminación, datos incompletos, historial, cesión de arrendatario, rectificación de propietarios, servicios públicos y proyección.

Un contrato de arrendamiento casi nunca llega al final tal como se firmó. Sube el canon, entra un cobro nuevo, el inquilino cede el arrendamiento, el propietario vende, llega una factura de servicios que hay que repartir. Estas son las novedades que Faacil sabe registrar sin obligarte a rehacer el contrato ni a perder el histórico.

Cobros recurrentes

Además del canon, casi todo contrato arrastra cobros que se repiten: administración, parqueadero, seguro. Se declaran una vez en el contrato y dejan de re-teclearse cada mes.

Lo que no hacen es entrar solos a los documentos. Cuando emites la factura o la cuenta de cobro del ciclo, Faacil te avisa cuáles aplican a ese mes y no están en la tabla, con su valor, y un botón los agrega como ítems. El último paso lo das tú. El aviso solo enumera lo que falta: un cobro que ya está en la tabla —por su concepto o porque escribiste ese mismo nombre— no se vuelve a ofrecer. Y si la consulta falla, el aviso no aparece y el documento sale sin ellos: es una ayuda para no olvidarlos, no un control.

Cada cobro lleva:

A quién se le cobra no se elige: lo decide el concepto. Si en el catálogo está definido para el inquilino, va al inquilino; si vale para las dos partes, se ofrece en el documento de cualquiera, así que vigila no cobrarlo dos veces.

La regla es una sola:

Un cobro entra en el ciclo si su vigencia se cruza con el ciclo.

El recurrente entra en cada ciclo que se cruce; el de una sola vez, solo en el ciclo donde arranca.

Un cobro puede restar. Cuando su concepto está marcado como negativo —un descuento pactado, una devolución—, el cobro baja el total en lugar de subirlo, y así se anuncia: la fila lo marca como Resta y el aviso lo lista con signo menos.

Un cobro parcial no se prorratea solo. Si arranca o termina dentro del ciclo que facturas, llega marcado como parcial y el aviso te pide revisar el valor antes de emitir. Faacil no calcula los días por ti: el valor es el que declaraste, y si ese mes debe ir otro, lo ajustas en la línea.

Un cobro se edita las veces que haga falta: el valor de la administración se cambia ahí, no en cada documento. Y el que ya no aplica no se borra: se retira, porque los documentos que ya salieron con él siguen siendo válidos. También puedes cerrarlo con una fecha de fin.

Dos límites más:

• La comisión descuenta el canon, no lo que lo acompaña: el cobro entra al documento sin descuento.
• El aviso no se ofrece en el modo de emisión por propietarios —factura, cuenta de cobro o egreso dirigido a un dueño— ni en notas de ajuste. La factura del arrendatario sí puede ofrecer los cobros aunque el contrato tenga varios propietarios. El aviso no realiza un reparto automático entre dueños.

Terminación con motivo

Terminar un contrato no es borrarlo ni desactivarlo a secas: es registrar hasta cuándo responde el arrendatario, cuándo entregó el inmueble y por qué.

Abre Terminar contrato desde el menú de la fila, con edición de Contratos. El diálogo tiene dos bloques:

La fecha de terminación es hasta cuándo responde el arrendatario, y no siempre coincide con la entrega física. Hay dos casos:

• «El propietario aceptó terminar el día de la entrega». El contrato termina el día de la entrega y se cobra hasta ese día.
• «El contrato termina en el fin pactado». El propietario no aceptó la entrega anticipada: el contrato termina en su fecha de fin y el arrendatario paga hasta ese día aunque haya entregado antes. La entrega física queda escrita en las notas —el diálogo propone «Entrega física el …; el propietario no aceptó terminar antes del fin pactado.», a la vista y editable— y volver a la primera opción retira esa constancia sin borrar lo demás que escribiste.

Un contrato sin fecha de fin pactada solo tiene el primer caso. Ejemplo sintético: el contrato vence el 30 de noviembre y el arrendatario entrega las llaves el 12 de agosto. Si el propietario acepta, el contrato termina el 12 de agosto. Si no acepta, termina el 30 de noviembre, y los meses hasta esa fecha siguen a cargo del arrendatario.

La fecha tiene límites. No puede ser anterior al inicio ni a la apertura del último período que ya tiene documento: puede caer dentro de ese período, pero una fecha anterior dejaría fuera de la vigencia un período que ya se cobró. Si la fecha cae dentro de un período que ya tiene documento, ese documento conserva su valor: Faacil no lo ajusta solo. La fecha de terminación rige lo que se emita después; si lo ya emitido debe cambiar, se corrige por los caminos de cualquier documento emitido: nota de ajuste o anulación, según el tipo. Tampoco puede quedar antes de la última cesión o corrección de propietarios ni después del fin pactado, aunque sí puede ser futura dentro de él. Sin fecha de fin, el límite superior es hoy. Si el último período con documento empieza después del fin pactado, el diálogo muestra «La facturación supera la vigencia» con las dos fechas y no deja terminar hasta revisar el expediente.

La confirmación resume la fecha, el motivo y, si termina en el fin pactado, el día de la entrega física. Antes de enviar vuelve a comprobar los límites: si cambiaron mientras confirmabas, conserva lo que escribiste y pide revisar la fecha. Nunca cambia por su cuenta la fecha elegida. En un contrato ya terminado, el chip de estado muestra al pasar el cursor la fecha de terminación y el motivo, y el historial del contrato los muestra arriba junto con las notas. Ese dato se rotula Entregado el, pero es la fecha de terminación: si el contrato terminó en el fin pactado, muestra el fin pactado, y la entrega física está en las notas.

Los motivos son estos:

• Mutuo acuerdo
• Incumplimiento del arrendatario
• Solicitud del propietario
• Entrega anticipada
• Vencimiento
• Otro

Al terminar, el contrato queda en estado terminado, se guarda quién lo terminó y cuándo, y la novedad entra a la bitácora con su motivo en letra. Un contrato cuya fecha de fin ya pasó, pero al que nadie ha terminado, se muestra como sin vigencia: es una lectura, no un estado guardado.

La terminación conserva sus efectos y auditoría. Una terminación equivocada sólo puede restaurarse dentro de la corrección de propietarios, con declaración expresa y validaciones de vigencia, identidad física y ausencia de otra ocupación incompatible. No hay un botón general para reactivar cualquier contrato terminado.

Qué hace y qué no hace:

• Sí libera el inmueble: solo admite un contrato activo, y hasta que el anterior no se termine no puedes abrir el nuevo.
• Sí corta la proyección y el prorrateo de servicios en la fecha de terminación.
• Sí cancela los incrementos programados del contrato, y la auditoría dice que se cancelaron por la terminación. Si un documento vigente depende de uno de ellos, por ejemplo un anticipo con el canon nuevo, la terminación no se hace y el mensaje lo indica.
• No anula las facturas pendientes ni toca ningún documento financiero. La cartera del inquilino sigue donde estaba, porque terminar el arrendamiento no perdona lo que se debe.

Un contrato terminado ya no se edita ni cambia de arrendatario. Su ficha completa se sigue consultando desde Ver detalle, porque sostiene certificados y reportes años después. Si le falta la fecha de inicio o la fecha real de entrega, se completa una sola vez desde el aviso de información incompleta.

Contratos con información incompleta

Para ubicar los meses de un contrato, Faacil necesita su fecha de inicio y, si está terminado, la fecha real de entrega. Si falta una de las dos, no puede verificar sus períodos ni sus pendientes. Lo avisa en tres sitios:

• La fila se tiñe de rojo y lleva junto al inmueble un ícono de advertencia. Su texto dice qué falta. Este tinte prevalece sobre el de un contrato sin vigencia.
• Al comienzo de Contratos, un aviso dice cuántos contratos tienen información incompleta, por ejemplo «3 contratos tienen información incompleta», con VER DETALLE. Cuenta todos los contratos de la empresa dentro de tu alcance, también los terminados que la tabla oculta por defecto.
• El panel de pendientes y la guía de períodos te remiten a Contratos cuando falta una de esas fechas.

VER DETALLE abre Contratos con información incompleta: una tarjeta por contrato con dirección, número, código, arrendatario, estado y lo que le falta, sea «Falta la fecha de inicio del contrato» o «Falta la fecha real de entrega del inmueble». Con edición de Contratos cada faltante trae su acción, COMPLETAR FECHA DE INICIO o REGISTRAR FECHA DE ENTREGA. Sin edición, la lista se consulta sin acciones.

1. Abre el detalle y busca el contrato.
2. Si a un contrato terminado le faltan las dos fechas, registra primero la entrega. Sin ella el contrato ocupa el inmueble hasta el fin pactado, y el inicio no se puede validar; por eso la acción del inicio aparece deshabilitada con esa explicación.
3. Elige la fecha dentro del rango que indica el calendario. Faacil no propone una fecha: es un hecho que declaras tú.
4. Para la entrega, elige también con qué fecha termina el contrato, con las mismas dos opciones de la terminación.
5. Escribe el Motivo del registro: de dónde sale la fecha, como el acta de entrega, el contrato firmado o una comunicación de las partes. Es obligatorio.
6. Lee la confirmación. Nombra la fecha y advierte que los meses sin documento aparecerán como pendientes: los meses desde el inicio, si completas el inicio, o los meses hasta la entrega o el fin pactado, si registras la entrega. Confirma con SÍ, REGISTRAR.

En el diálogo, cada fecha se registra una sola vez: queda en el historial del contrato con su motivo y después no se cambia desde la aplicación. Los documentos emitidos no cambian. Si el servidor rechaza la fecha, el mensaje aparece junto al campo afectado o en un aviso del diálogo, y lo que escribiste se conserva.

Los pasos 3 a 6 son los del diálogo, que se usa en un contrato terminado. En un contrato que no está terminado, COMPLETAR FECHA DE INICIO abre el formulario del contrato, igual que Editar: allí el motivo va en Motivo del cambio, que es opcional. Mientras ese contrato no tenga documentos, el inicio se puede volver a corregir desde Editar, como cualquier corrección antes del primer documento; con documentos queda sellado. En los dos casos el calendario no deja elegir un inicio posterior al primer mes documentado, para no dejar meses ya cobrados fuera del contrato.

Incremento de canon

El canon no sube el día que lo calculas: el incremento queda programado y el inmueble sigue con el canon vigente hasta la fecha en que el nuevo empieza a regir. Mientras esa programación esté pendiente, el canon y la fecha de fin del contrato quedan bloqueados, para que lo notificado y lo pactado no se separen. Se puede hacer contrato por contrato o sobre toda la cartera de una vez.

El detalle completo —el cálculo, vivienda contra comercial, el ajuste por lote, la prórroga del contrato y cómo se cancela una programación— está en Incremento de canon.

Cambio de inquilino

Cuando el arrendamiento se cede, el contrato no se cierra ni se vuelve a abrir: conserva su identidad, su inmueble y su vigencia, y cambia de arrendatario titular con fecha de vigencia y motivo. Esa fecha tiene que caer dentro de la vigencia del contrato.

Si el entrante ya figuraba como co-arrendatario, Faacil lo promueve a titular en vez de duplicarlo. Y no acepta como entrante a un fiador del mismo contrato.

Lo que ya pasó no se toca: los documentos emitidos siguen apuntando a quien los recibió, porque cada uno guarda su propio cliente y no lo deduce del contrato.

De ahí sale la regla que más se pregunta: la cartera pendiente del saliente no se mueve. Faacil no bloquea la cesión porque haya deuda, y el cambio tampoco traslada ese saldo al entrante ni lo cancela. Antes de confirmar te lo recuerda, y una vez aplicado, si el saliente dejó saldo abierto, te dice cuánto.

Corregir propietarios por un error

La app no ofrece cesión de propietario. Una venta o un cambio real de propietario no se registra sustituyendo libremente la lista de un contrato con historia. Corregir propietarios sirve para rectificar un error documentado y conserva una fecha efectiva y auditoría propias.

1. En el menú del contrato, abre Corregir propietarios con edición de Contratos.
2. Revisa el reparto actual, documentos existentes y primera fecha efectiva permitida, que comienza en el primer ciclo no documentado.
3. Agrega, quita o corrige participantes. Deben ser únicos, con porcentajes positivos que sumen 100 %.
4. Escribe el motivo y revisa los conjuntos antes y después en la confirmación.
5. Si el contrato está terminado y corresponde continuar, declara expresamente que la terminación fue un error. Si la restauración está bloqueada, resuelve el motivo indicado.
6. Confirma y revisa el resultado e historial. Si otra persona emitió o rectificó mientras tanto, actualiza y vuelve a revisar; el borrador se conserva ante rechazo.

Los documentos anteriores conservan beneficiario, porcentaje, importe, estado, aplicaciones y PDF original. Un pago vinculado conserva el acreedor de su documento origen. Redistribuir un pago requiere una operación financiera independiente.

El historial del contrato permite consultar reparto anterior/nuevo, fecha efectiva, motivo, responsable y fecha de registro. La edición ordinaria muestra los propietarios bloqueados.

Historial del contrato

Historial del contrato, en el menú de la fila, reúne en una sola línea de tiempo todo lo que le pasó al contrato. Lo consulta quien tiene acceso a Contratos y al inmueble.

Cada entrada dice cuándo se registró, quién lo hizo, qué cambió y desde cuándo rige: Fecha efectiva; en documentos, Mes facturado; en omisiones, Período. Si se escribió un motivo, va como Motivo, incluido el Motivo del cambio de un alta o una edición. Las entradas de cambios llevan además su clase; las de documentos y las de identidad archivada no la muestran, porque las produce siempre el sistema:

El autor se lee de cuatro formas distintas:

Una corrección de captura sigue a la vista aunque ya no cambie ninguna cifra: por ejemplo, un inicio corregido del 9 al 4 de marzo antes del primer documento.

Una entrada que cita un documento ofrece VER DOCUMENTO si tienes el módulo de ese tipo. Muestra número, tipo, mes facturado, total y estado, y el PDF cuando existe.

Arriba va el estado actual. En un contrato terminado también van Entregado el, Motivo de la terminación y Notas de la terminación. Entregado el muestra la fecha de terminación: si el propietario no aceptó la entrega anticipada, es el fin pactado, y la entrega física está en las notas. Para recorrer el historial:

1. Elige Todo o uno o varios grupos con los chips.
2. Cambia el orden con el botón de orden: más recientes o más antiguos primero.
3. Avanza con ANTERIOR y SIGUIENTE, de a 20 entradas.

El historial no filtra por fechas. Un vacío distingue un contrato sin movimientos («Sin movimientos registrados») de un filtro sin resultados («Sin movimientos de este tipo»). Si el historial cambió mientras lo leías y la página quedó vacía, vuelve con IR A LA PRIMERA PÁGINA.

Prorrateo de servicios públicos

Llega el recibo del agua y cubre un periodo en el que el inmueble estuvo ocupado solo en parte. Faacil reparte ese valor entre inquilino y propietario por días de ocupación.

La cuenta es directa: se toman los días que factura la empresa de servicios, se cruzan con los días de ocupación del contrato, y a cada parte le corresponde su proporción, redondeada al peso. El sobrante del redondeo va a la parte que tuvo más días, para que las dos sumen exactamente el valor del recibo. Si el contrato ya se terminó, la ocupación se corta en la fecha de terminación.

En una misma liquidación entran varios recibos, y también cargos extra —una reconexión, una multa— que no se prorratean: van completos a la parte que indiques.

El cálculo por sí solo no cobra nada: es una simulación que puedes revisar y exportar. Cuando lo cargas al contrato, cada recibo deja un cobro por cada parte a la que le corresponda algo, y cada cargo extra deja el suyo, todos de una sola vez. Desde ahí siguen el camino normal: aparecen en el aviso del próximo documento y con él van a facturación, anulación y auditoría. Para poder cobrarse, cada línea necesita su concepto del catálogo.

Proyección del contrato

La proyección responde una pregunta concreta: qué va a pasar con este contrato en los próximos meses. Faacil arma, periodo por periodo, lo que se le factura al inquilino y lo que le queda al propietario, y cierra con el total del horizonte.

Cada periodo trae el canon, la comisión, los cobros que aplican, el total del inquilino, el neto del propietario y las notas de lo que cambia: que entra un incremento, que arranca o termina un cobro, que el contrato se acaba. Todo se exporta a Excel.

Con el prorrateo hay una distinción que vale la pena entender:

• El arranque solo se recorta si el contrato se pactó con prorrateo del primer periodo. Sin ese pacto, un contrato que empieza a mitad de mes se proyecta con el canon del mes completo.
• El cierre se recorta siempre: el periodo en que el contrato termina se cobra por los días ocupados. Cuando un periodo sale recortado, la proyección dice cuántos días de cuántos cubre.

Se puede pedir hasta 36 periodos; por defecto trae doce.

La proyección no guarda nada. Se calcula en el momento con el canon vigente, el incremento programado y los cobros del contrato: unos movimientos futuros guardados quedarían desactualizados en cuanto cambie el canon, y habría que salir a borrarlos cuando el contrato termine.

Co-arrendatarios

Dos personas que firman como arrendatarias del mismo inmueble son solidarias, no fiadoras. El contrato conserva un titular principal y una lista de coarrendatarios; revisa esa lista desde su acción en el menú.

La facturación y Zona Clientes corresponden al titular principal; no se conceden a un coarrendatario ni a un fiador por ese solo vínculo. Una cesión puede promover un solidario a principal.

Aplicar una cesión sin trasladar la deuda

Abre Cambio de arrendatario, elige el entrante y una fecha efectiva dentro de la vigencia y hasta hoy en Bogotá, posterior al límite de la última cesión. Escribe motivo, revisa la advertencia de cartera y confirma. Los periodos ya documentados pueden impedir la fecha elegida.

La cesión conserva aniversario, condiciones e incrementos programados. No reparte automáticamente un ciclo iniciado: el cobro usa el titular de apertura del ciclo, y un pago vinculado conserva el del cobro origen. Revisa después saldo del saliente, historial y Centro de Pagos; no reasignes sus recibos al entrante.

Calcular servicios y proyección

Para servicios públicos, abre el cálculo, agrega cada recibo con rango y valor, revisa ocupación y cargos extra y exporta la simulación si la necesitas. Para cargarla al contrato, asigna los conceptos y confirma sólo las líneas revisadas: eso crea cobros de una sola vez, no emite aún la factura.

Para Proyección, elige el horizonte permitido, consulta, revisa los cambios de canon y cobros por periodo y exporta a Excel. Una proyección no es un documento emitido, un pago futuro garantizado ni una promesa de rentabilidad.

Un propietario del contrato no puede ser co-arrendatario, y un fiador tampoco. El titular tampoco entra en la lista: cambiar de titular es una cesión, no una edición de la lista.

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