La imagen de tu empresa en los documentos

Logo, sello, encabezado, firma, medios de pago y conservación de autoría en los PDFs.

La regla que hay detrás

Lo que sale impreso en un documento no se escribe en el documento. Sale de dos sitios que se llenan una sola vez: la configuración de tu empresa y el usuario que lo genera.

Por eso no hay un paso de «diseñar la factura» antes de emitirla: Faacil va a buscar el logo, el sello, el encabezado y tu firma donde están guardados, y arma la hoja con lo que encuentre.

Una imagen que nunca se configuró puede omitirse. Un recurso configurado que no se puede obtener, especialmente una firma, puede detener la generación con un diagnóstico: revisa el mensaje y reintenta, sin emitir otro registro.

Qué se configura y qué no

Son cuatro piezas, y no viven en el mismo sitio:

Las tres primeras las cambia solo el administrador de la cuenta. La firma la cambia cada quien la suya, y nadie firma por otro: si un compañero emite una factura, esa factura lleva la firma de él.

Lo que no existe: no es un editor de plantillas. No se mueve dónde queda cada pieza, ni se cambia el tipo de letra, ni el color, ni el tamaño del papel. Lo único que decides es qué va en cada hueco.

El logo y el sello: PNG y nada más

El selector de archivo solo deja elegir .png. No hay JPG, ni PDF, ni recorte, ni ajuste de tamaño dentro de Faacil: la imagen sale como la subiste.

• PNG con fondo transparente, cuadrado. Con 400 × 400 px basta.
• Se imprimen pequeños. El logo ocupa una esquina del encabezado; el sello, poco más que una estampilla.
• El sello se estampa girado, encima de la firma, salvo en la carta de incremento del canon, que sale con la firma sola. Si lo subes con fondo blanco, tapa la firma que hay debajo.

Los dos quedan guardados apenas los subes, sin botón de guardar. El texto del encabezado no: ese aparece con la barra «Tienes cambios sin guardar» al pie.

La sección abre con una maqueta, ASÍ SALE IMPRESO, que dibuja una factura con lo que tienes cargado hoy —incluido el giro del sello sobre la firma—. Es una referencia de lo que cargaste, no del lugar exacto de cada pieza: el logo, por ejemplo, aparece a la derecha en la maqueta y a la izquierda en la factura. Sí sirve para ver si el sello va a tapar el nombre.

El encabezado impreso no pesa lo mismo en todos los documentos

Es un texto corto, de dos a cuatro líneas, con la razón social, el NIT, la dirección y el teléfono, cada dato en su renglón. Se imprime en letra pequeña.

Aquí hay una diferencia que explica por qué un documento se ve desnudo y otro no:

• En facturas, cuentas de cobro, egresos, recibos de caja y notas de ajuste, el documento ya imprime por su cuenta la razón social, el NIT, la dirección, el teléfono y el correo. Los tres últimos se cambian en Configuración → Datos de la empresa. La razón social y el NIT se ven ahí, pero se corrigen mediante una solicitud a Faacil. El encabezado va debajo, como una línea extra.
• En los certificados, en el extracto de documentos del cliente, en la carta de incremento y en el acta de arqueo, ese texto es lo único que identifica a la empresa arriba de la hoja. Si lo dejas vacío, la hoja arranca sin membrete, y el logo no lo reemplaza.

Tu firma: subirla o dibujarla

Dos caminos, y el resultado es el mismo archivo:

• Subir un PNG con la firma escaneada. Fondo transparente o blanco, nunca de color. Trazo oscuro y grueso: el documento se imprime sobre blanco.
• Dibujarla en un lienzo, con el dedo o con el mouse. En el celular la pantalla se pone horizontal sola para darte espacio, y vuelve a su sitio al cerrar. Se guarda en tinta negra, como sale impresa.

También se quita, con confirmación. Mientras no tengas firma, lo que generes sale sin firmar.

Debajo de la firma va tu nombre, y qué más lo decide el documento. En un certificado o en una carta de incremento va tu cargo: el que te asignó el administrador en Configuración → Usuarios y permisos, o el cargo personalizado si te pusieron uno. En una factura o un recibo va tu nombre con el rótulo Elaboró, y más abajo una línea en blanco con Recibí conforme, para que firme quien recibe el papel.

El desprendible «dónde pagar»

Al pie de las facturas y las cuentas de cobro —lo único que se cobra— va un recuadro titulado DÓNDE PAGAR, armado con dos cosas que tampoco se escriben en el documento:

1. Los medios de pago habilitados de la empresa. Cada cuenta bancaria se nombra con su tipo, su banco, su número y a nombre de quién está. Los demás canales se nombran por lo que son.
2. El texto de Configuración → Puntos de pago: de tres a seis líneas que salen impresas tal cual las escribas.

Si no hay ni medios habilitados ni texto, el recuadro no se imprime. Un recibo de caja o un egreso tampoco lo llevan: ahí el pago ya ocurrió.

Qué número de cuenta se imprime y cuál nunca

La misma cuenta se trata al revés según el documento:

• En el desprendible de una factura, el número de la cuenta sí se imprime. Es la cuenta a la que el inquilino tiene que consignar; sin el número no puede pagar.
• En un recibo de caja o un egreso, junto al número del documento van dos casillas, FORMA DE PAGO y COMPROBANTE N°. Ahí el medio se nombra por su tipo y su banco —«Cuenta Ahorros», con el nombre de la entidad—, y el número de la cuenta no aparece. En un egreso esa cuenta es la de la empresa, no la del beneficiario, y no tiene por qué viajar en un papel que sale a la calle.

El comprobante es el par con el que se concilia contra el extracto: se exige en todo medio que deja uno —cuenta bancaria, plataforma web, cheque y consignación— y no en el efectivo recibido en la oficina, que no deja ninguno, ni en «Otro», que no dice cuál fue el medio. La casilla se imprime aunque quede vacía, para poder anotarlo a mano.

Lo que el pie lleva siempre

Facturas, cuentas de cobro, egresos, recibos de caja, notas de ajuste, certificados, el extracto del cliente y la carta de incremento cierran con una banda que lleva el número de página y un código QR que abre faacil.com. Es la marca del programa que generó el documento: no valida nada ante ninguna autoridad. El acta de arqueo de caja lleva solo el número de página, y el inventario, ni eso.

Los certificados y el extracto de documentos del cliente añaden una nota al pie: que el documento no requiere firma autógrafa conforme a la Ley 527 de 1999 y los Decretos 2364 de 2012 y 806 de 2020. Es lo que sostiene entregarlos con firma escaneada.

Qué pasa si falta una pieza

Cuando una pieza no se configuró, el resultado puede omitirla:

Una imagen configurada pero que no se puede descargar es distinta de una imagen ausente. Sigue el error o reintento de la generación. No supongas que una firma inaccesible se omitió y que el documento quedó listo para enviar.

Desde cuándo rige

El documento se arma cuando lo emites, y el archivo queda guardado tal como salió. Cambiar el logo hoy no reescribe lo de ayer: rige para lo que emitas de aquí en adelante.

VER DOCUMENTO conserva el PDF original cuando está disponible. Si debe generarse a partir de los datos del registro, conserva la autoría y el contexto documental guardados; quien lo consulta no se convierte en su elaborador ni sustituye la firma del autor.

Por eso el orden importa: primero se cargan el logo, el sello, el encabezado y la firma; después se emite. Si un registro quedó sin PDF, usa GENERAR DOCUMENTO sobre ese mismo registro. Los documentos antiguos sin contexto suficiente pueden requerir revisión; no se completan inventando una firma o una identidad histórica.

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