Registros y condiciones históricas

Fechas, ciclos, identidad conservada, guía de períodos, omisión documental, secuencia de egresos y límites de antecedentes no verificables.

Las cuatro fechas que debes separar

Seleccionar septiembre como mes facturado al emitir en noviembre no vuelve septiembre la fecha de emisión. Tampoco convierte una ficha corregida hoy en evidencia de cómo era el inmueble hace dos años.

Qué conserva un documento

La emisión conserva el contexto verificable que le corresponde: destinatario, contrato/inmueble, partes y condiciones económicas, número, autor y fuentes del documento. Una obligación ya emitida tiene precedencia cuando después se paga o ajusta.

Un cambio de nombre actual no debe sustituir la identificación archivada de una factura. Un cambio de dueño no traslada automáticamente la comisión pendiente del dueño anterior. Reutilizar la ficha de un inmueble para otra unidad tampoco cambia la dirección de documentos anteriores.

En documentos antiguos puede faltar parte de ese contexto. Desconocido no equivale a actual. Cuando la aplicación no puede verificarlo, explica el límite y puede bloquear la generación o pedir un procedimiento de soporte en vez de completar con la ficha presente.

Elegir un mes anterior

1. Elige el cliente y el contrato que corresponden al hecho.
2. Selecciona el mes de facturación.
3. En un recibo o un egreso mensual al propietario, resuelve lo que muestre la guía de períodos.
4. Espera la consulta de condiciones históricas.
5. Revisa rango de ciclo, código, dirección, canon, comisión y participantes propuestos.
6. Si la consulta falla, reintenta esa consulta; no interpretes un fallo de red como ausencia de historia.
7. Si declara ausencia de condiciones, revisa los soportes y la ruta disponible para ese tipo de registro.
8. Emite sólo cuando la información propuesta o declarada corresponda al expediente.

La app puede conservar el borrador mientras cambia el mes. Un concepto o una dirección escritos por el operador siguen siendo declarados; conservarlos evita perder trabajo, pero no los convierte en una versión histórica acreditada.

Meses sin documento: la guía de períodos

Al elegir el Mes de Facturación de un recibo de caja o de un egreso mensual al propietario, Faacil revisa los meses del contrato desde su inicio, incluidos los huecos del principio y los intermedios, cada uno con su titular. Mientras consulta muestra «Consultando períodos del contrato» y conserva tus datos como borrador.

Usa la guía quien tiene permiso de edición en Recibos de caja o en Egresos, según el documento, y acceso al inmueble del contrato. Consultar después la trazabilidad de una omisión solo exige acceso al módulo del documento y al inmueble.

La guía solo aplica a contratos mensuales. No aplica a facturas, cuentas de cobro, gastos propios ni pagos por cuenta de otro. En un egreso, cada propietario debe conservar una línea de canon positiva. Si cambias el canon por otro concepto, el giro deja de ser una liquidación mensual: se retira la autorización que hubieras dado y el formulario te lo avisa.

Cada mes queda en uno de estos estados:

La guía revisa la continuidad de los documentos, no la deuda. Un mes sin documento no prueba que el arrendatario deba ni que no haya pagado. Un mes documentado tampoco prueba que esté saldado. Una factura o una cuenta de cobro aparece como referencia y no cuenta como pago del mes.

Si faltan documentos de meses anteriores, se abre Períodos pendientes con cada mes y su titular. Tienes tres salidas:

• COMPLETAR seguido del primer mes pendiente con su año, por ejemplo COMPLETAR MARZO DE 2026. Lleva el formulario a ese mes para registrar primero su movimiento real, y así sigues mes a mes. Con una cesión, cada mes conserva su titular: completar un mes del arrendatario anterior lo selecciona a él.
• AUTORIZAR OMISIÓN, cuando procede. Escribe el Motivo para conservar los períodos sin documentos, que es obligatorio. La confirmación, «¿Conservar estos períodos sin documentos?», repite los meses, sus titulares y el motivo, junto con lo que la autorización no hace. Confirma con AUTORIZAR OMISIÓN DOCUMENTAL o vuelve con VOLVER AL BORRADOR.
• CONSERVAR BORRADOR. Cierra la guía sin decidir. El mes elegido y tus datos se quedan como estaban, GUARDAR queda deshabilitado y un aviso dice qué falta, con REVISAR PERÍODOS para volver a la guía. El aviso es «Faltan documentos de meses anteriores» cuando se puede autorizar la omisión, y «Completa primero los meses anteriores» cuando solo se pueden registrar en orden.

Elegir un mes o cerrar la guía no crea registros. La autorización tampoco se guarda sola: el formulario la muestra como «Omisión documental pendiente de guardar» y solo queda archivada cuando el documento se guarda correctamente.

Autorizar una omisión no prueba pago ni deuda. No declara que no hubo dinero, no acredita saldo cero, no extingue obligaciones y no crea documentos ficticios: solo conserva el vacío documental y su motivo. Úsala cuando de verdad no habrá documento de esos meses; si el dinero se recibió o se giró, registra el movimiento real.

La guía no ofrece autorizar la omisión en dos casos, y entonces pide completar los meses en orden:

• Existe un recibo o egreso sin mes asignado del mismo titular. Ese documento podría pagar alguno de los meses, así que no se pueden conservar vacíos: regístralos en orden o pide a soporte que asigne el mes de ese documento. La guía y el aviso lo citan por su tipo y su identificador interno, por ejemplo «Egreso · ID interno» seguido de un número. Ese identificador no es el número impreso del documento: no lo busques por el consecutivo y compártelo tal cual con soporte.
• El titular de algún mes no se puede verificar. Revisa primero la información histórica de los titulares.

Un mes con información por verificar nunca se ofrece para omitir.

Si hay información por verificar, ninguna contradicción y ningún mes anterior sin documento, la guía asigna el mes sin abrir el diálogo. Si además faltan meses anteriores, primero se abre Períodos pendientes y el aviso de datos por verificar aparece junto con el de esos meses. El aviso «Datos del contrato por verificar» dice que esos datos no impiden registrar el mes y nombra cada causa con su acción, por ejemplo «Completa la fecha de inicio en Contratos.». VER DETALLE abre Períodos por verificar con los meses afectados. Esos datos por sí solos no deshabilitan GUARDAR: completarlos sirve para que el historial quede completo, no es un requisito para registrar.

Solo una contradicción bloquea por sí misma. Si las fuentes señalan titulares o límites distintos para el mes, se abre «Historia del contrato contradictoria». Al cerrarla, el mes y el borrador se conservan, pero GUARDAR queda deshabilitado con el aviso «No se puede guardar…», que nombra cada causa. Corrige la causa y usa REVISAR PERÍODOS. Una contradicción no se resuelve autorizando una omisión ni confirmando el formulario. Los meses sin documento también impiden guardar hasta completarlos o autorizarlos, como se explicó arriba.

Si cambias el contrato, el titular, los propietarios o el mes después de autorizar, la autorización deja de corresponder. El aviso «Revisa los períodos de esta selección» pide revisar de nuevo. En un egreso repartido entre varios propietarios, la guía revisa a cada beneficiario, y la autorización de uno no habilita a los demás.

La decisión queda consultable. En el menú del registro, DETALLES Y TRAZABILIDAD muestra la autorización archivada: contrato, mes del nuevo registro, quién autorizó y cuándo, meses y titulares, motivo y documentos creados con ella. Aparte muestra la situación actual de esos meses. El historial del contrato también la registra en Omisiones. Si después registras el movimiento real de un mes omitido, ese documento reemplaza la omisión y la decisión original sigue consultable. Anular ese documento no revive la omisión.

Secuencia mensual de egresos

Los giros contractuales se verifican por propietario y ciclo. Un mes con egreso emitido cuenta aunque se guardara sin PDF o su neto sea cero. Un archivo faltante se recupera desde la fila; no se sustituye con otro egreso del mismo mes.

Antes de adelantar otro giro, resuelve lo que muestre la guía de períodos. La comprobación de secuencia y la comprobación de historia son distintas: completar meses no resuelve un canon antiguo desconocido.

Faacil no inventa documentos de meses que nunca se registraron. Si nunca hubo giro de esos meses, la guía permite conservarlos sin documento con un motivo. No crees artificialmente una cadena de pagos para hacer pasar un mes sin evidencia. Consulta el expediente y las limitaciones que muestre la operación.

Cada contrato liquida sus propios meses

Un inmueble puede tener varios contratos a lo largo del tiempo, aun con el mismo propietario y el mismo código. Para la guía de períodos, el egreso registrado en un contrato no cuenta como el giro de un mes de otro contrato del mismo inmueble: cada contrato liquida sus propios meses.

Si un mes del contrato nuevo aparece pendiente aunque exista un egreso del contrato anterior, ese egreso no lo resuelve. Revisa a qué contrato y a qué mes corresponde el giro real antes de registrar otro.

Egreso histórico con verificación manual

Cuando el mes elegido es anterior a las condiciones que el contrato tiene registradas, el formulario no propone canon, comisión ni dirección y muestra Condiciones históricas por verificar. Al guardar, abre Verificar condiciones del egreso para que confirmes con el expediente de ese mes el propietario, el código del inmueble y los importes. Esa ruta es acotada; no es una opción general para ignorar un conflicto de identidad.

El respaldo interno es el Egreso de apoyo #: el último egreso emitido a ese propietario en el mismo contrato antes del mes, o el del mes siguiente en ese contrato. Un egreso de otro contrato, aunque sea del mismo inmueble, no sirve de apoyo. Por eso se puede liquidar tarde el último mes, cuyo egreso siguiente todavía no existe.

El recibo del arrendatario es opcional. Al propietario se le paga aunque el arrendatario no haya pagado ese mes. Si existe, activa Añadir recibo de caja del arrendatario y escribe su número en Recibo de caja del mes #; Faacil comprobará el mes, el contrato, el arrendatario y el canon.

Con varios propietarios, el egreso se registra solo a nombre del propietario seleccionado y por su parte: canon, comisión y total son los que le corresponden por su participación. Faacil no conoce las participaciones de ese mes, así que no propone esa parte: tómala del expediente. Los demás propietarios se registran en sus propios egresos. El servidor confirma que el beneficiario era propietario del contrato al abrir ese ciclo.

Si el pago se hizo y se registró fuera de Faacil, puedes declararlo en su lugar:

1. Elige el mes anterior y revisa el aviso de condiciones por verificar.
2. Activa Este pago se realizó y registró fuera de Faacil si ese es el hecho real.
3. Diligencia la Referencia del soporte externo, la Observación del respaldo y la Fecha real del pago externo.
4. Añade los soportes internos opcionales que realmente existan. En este modo el egreso de apoyo es opcional y puede quedar vacío, incluso para el último mes de un contrato terminado.
5. Revisa base de canon, comisión, neto y conceptos adicionales por separado.
6. Marca Confirmo los datos y el respaldo del pago y emite una vez.

El mes tiene que estar dentro de la vigencia conocida del contrato. Para declarar un pago externo, el contrato necesita además su fecha de inicio y, si está terminado, su fecha de entrega o de fin; complétalas antes desde Contratos con información incompleta.

El servidor exige una base de canon positiva inequívoca, además de las demás guardas. Las referencias internas, si se aportan, se cotejan; una contradicción bloquea el guardado. La dirección escrita se conserva como declarada y no reconstruye por sí misma la dirección histórica.

Esta declaración no crea versiones antiguas de inmueble o contrato, no acredita recaudo del arrendatario y no sirve como fuente universal para otros registros. El egreso nuevo mantiene emisión actual y no se aplica automáticamente a una factura de comisión por el solo hecho de ser una declaración externa.

Cobrar y liquidar después de terminar el contrato

Un arrendatario puede entregar el inmueble debiendo meses. Terminar el contrato no borra esa deuda, y los recibos de esos meses se registran después con su mes de facturación: elige el contrato terminado y el mes que se paga. Faacil usa las condiciones y el titular de ese mes, no los de hoy.

El último mes se cobra hasta la fecha de terminación. Ejemplo sintético con canon de COP 1.000.000 y día de pago 1: si el propietario aceptó la entrega del 15 de julio, julio se cobra por 15 de sus 31 días, COP 483.871. Si no la aceptó, el contrato termina en el fin pactado y el arrendatario responde hasta ese día. Un mes posterior a la terminación no se puede registrar. Ver terminación con motivo.

Al propietario también se le liquidan esos meses, aunque el arrendatario no los haya pagado. En Egresos, el selector de contratos del propietario ofrece también sus contratos sin vigencia o terminados, rotulados con su estado, aunque no tengan condiciones archivadas: el servidor respalda el mes con las condiciones registradas de ese ciclo o, si no las hay, con la verificación manual del egreso. Las facturas y las cuentas de cobro no ofrecen un contrato sin vigencia o terminado que no tenga esas condiciones archivadas.

Corregir contrato, ceder y rectificar propietarios

Son tareas diferentes:

No sustituyas una cesión por editar la persona en el formulario. El servidor sella campos sostenidos por documentos y rechaza operaciones contradictorias. Novedades de contrato explica las tareas y auditoría sus rastros.

Autor, firma y archivo original

Un PDF ya conservado se consulta como original. Cambiar el usuario que lo mira no cambia al que lo emitió. Un documento sin original sólo se puede reconstruir con el contexto documental que corresponda; si faltan autor o firma verificables, la app informa el bloqueo.

Una firma actual distinta no reemplaza la fuente de firma archivada. Logo y sello decorativos tienen otro tratamiento. Consulta imagen de documentos y recuperar una emisión.

Qué pedir a soporte

Para un período sin evidencia, identifica tipo/número de documento, código del inmueble, mes y mensaje seguro. Describe el resultado esperado y qué soportes existen. No envíes datos personales de otros clientes ni solicites que se use la ficha actual para rellenar lo desconocido.

El formulario de usuario no permite retrofechar una emisión ni reparar libremente vínculos históricos. Una solicitud es una revisión del caso, no una autorización automática ni garantía de que pueda reconstruirse lo que no quedó registrado.

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