Configuración de empresa y preferencias
Las diecisiete secciones de configuración: datos, usuarios, reglas, catálogos, medios de pago y solicitudes.
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Qué necesitas
Abre Configuración desde el pie del menú. Cualquier usuario con sesión alcanza sus ajustes personales; administrar la empresa requiere ser administrador de la cuenta. Las secciones reservadas no aparecen en el catálogo de los demás.
Antes de modificar una regla de facturación o contabilidad, identifica desde qué operación debe regir. Cambiar configuración no reescribe un PDF original ni completa condiciones históricas que no se capturaron.
Las diecisiete secciones
| Sección | Qué puedes hacer | Acceso |
|---|---|---|
| Mi perfil | Consultar identidad, correo y cargo; pedir corrección al administrador. | Usuario con sesión; lectura. |
| Contraseña | Cambiar con la actual o solicitar recuperación. | Usuario con sesión. |
| Mi firma | Subir PNG, dibujar o quitar la firma del perfil. | Cada usuario sobre su firma. |
| Apariencia | Elegir claro, oscuro o sistema. | Preferencia del dispositivo. |
| Datos de la empresa | Mantener contacto y consultar identificación. | Administrador. |
| Imagen en los documentos | Logo, sello y encabezado. | Administrador. |
| Usuarios y permisos | Personas, módulos, edición, inmuebles, estados y sesiones. | Administrador. |
| Reglas de contratos | Exigencia de contrato por documento, renovación y documentos que se esperan en cada ciclo. | Administrador. |
| Intereses de mora | Cargo general, gracia y tasas del tope. | Administrador. |
| Resoluciones DIAN | Numeración amparada, resoluciones y metadatos fiscales/proveedor. | Administrador. |
| Numeración de documentos | Consultar prefijos y contadores de las seis series. | Administrador. |
| Conceptos de facturación | Consultar y, con permiso, administrar el catálogo. | Escritura con permiso de conceptos. |
| Tarifas de impuestos | Consultar tarifas disponibles y su vigencia. | Lectura. |
| Medios de pago | Habilitar tipos y registrar cuentas bancarias. | Administrador. |
| Puntos de pago | Instrucciones que acompañan el desprendible. | Administrador. |
| Avisos automáticos | Destinatarios, canales y horarios de escenarios disponibles. | Administrador. |
| Solicitudes a Faacil | Pedir cambios no expuestos en la app y seguir su estado. | Administrador. |
Guardar sin perder el contexto
Una barra de cambios pendientes aparece para los formularios que guardan al final. Revisa lo modificado y utiliza su acción de guardar o descartar antes de salir. Algunas acciones guardan inmediatamente: cargar logo o sello, administrar resoluciones, numeración o destinatarios tienen su propio resultado.
No supongas que guardar una sección guarda lo abierto en otra. Tras un rechazo, lee el motivo y conserva el borrador hasta corregirlo. Si la conexión se interrumpió después de enviar, vuelve a consultar el dato antes de repetir una operación que pueda crear otra fila.
Datos de la inmobiliaria y usuarios
Mantén correo, teléfono y dirección de contacto al día. La razón social y el NIT identifican a la empresa y se consultan en la sección; sus correcciones se tramitan por una solicitud. Evita registrar otra empresa para corregir un dato.
En Usuarios y permisos, completa identidad, acceso a módulos, inmuebles que puede ver y estado/cargo. Revisa por separado si la persona necesita consultar, editar o una acción especial. El administrador también necesita módulos asignados; serlo no hace aparecer todos los destinos. Sigue permisos y alcance.
Reglas de contratos
Exigir contrato para facturar gobierna si se exige contrato al emitir. Con ese interruptor apagado, el contrato puede ser opcional aunque una regla particular esté marcada. Con él encendido, el bloque En qué documentos se exige permite exigirlo en Cuentas de cobro, Recibos de caja y Egresos.
La renovación automática nace apagada. Activarla permite que el proceso correspondiente prolongue contratos conforme a sus guardas; no renueva un contrato terminado ni sustituye la revisión de fechas, incrementos programados o posibles ocupaciones incompatibles.
El bloque Documentos que se esperan en cada ciclo decide qué tareas muestra el panel de pendientes por contrato y mes. Es independiente de Exigir contrato para facturar y no impide emitir ningún documento: solo cambia lo que el panel te pide.
| Ajuste | Qué pide el panel | Valor inicial |
|---|---|---|
| Recibo de caja de cada ciclo | El recibo del arrendatario en cada mes del contrato. Apagado, el panel deja de avisar los meses sin recaudo registrado. | Encendido |
| Egreso al propietario | El egreso a cada propietario, según una de tres opciones. | Solo si hubo recaudo |
| Factura al arrendatario de cada ciclo | La factura o la cuenta de cobro del arrendatario cada mes. Actívalo solo si la empresa factura el canon: encendido sin emitir esos documentos, el panel muestra una tarea por cada mes de cada contrato. | Apagado |
| Factura de comisión al propietario de cada ciclo | La factura de comisión a cada propietario cada mes. Actívalo solo si la empresa la emite. | Apagado |
Las tres opciones de Egreso al propietario responden a cómo trabaja tu inmobiliaria con el dueño:
- Cada mes, aunque el inquilino no haya pagado. La inmobiliaria responde ante el propietario y le paga aunque el arrendatario no haya pagado. El panel pide el egreso de cada propietario todos los meses.
- Solo si hubo recaudo. Si el mes tiene recibo del arrendatario, el panel pide el egreso de cada propietario. Es la opción inicial.
- No exigir. El panel no avisa los egresos al propietario que falten.
Elegir una opción no gira dinero ni crea egresos: el giro se registra documento por documento, como explica la liquidación al propietario.
Las condiciones de un contrato que ya sostienen documentos no se sustituyen como si nunca hubieran existido. Historia y correcciones explica la diferencia entre corregir una captura, registrar una cesión y cambiar una regla para operaciones posteriores.
Medios de pago: tipos y cuentas
Hay dos niveles. Primero habilitas tipos —efectivo, cuenta bancaria y los demás canales disponibles—; después administras las instancias que permiten identificar un medio concreto. Las cuentas bancarias se registran manualmente; los otros tipos tienen la instancia mantenida por el servicio.
Para una cuenta bancaria diligencia tipo de cuenta, número, banco y titular. Los datos adicionales de identificación del titular son opcionales cuando el formulario así los marca. Revisa la información con el documento de la cuenta antes de guardarla.
Deshabilitar el tipo bancario deja de ofrecer sus cuentas para operaciones nuevas, pero no las borra. Consulta y actualiza el catálogo antes de emitir documentos que deban mencionar dónde pagar.
En recibos y egresos, el medio del movimiento dice cómo se pagó. En factura o cuenta de cobro, los medios del desprendible dicen cómo se puede pagar. No son la misma selección. Un giro bancario no se convierte en efectivo porque ambas opciones existan en la empresa.
Puntos de pago e imagen
Escribe en Puntos de pago instrucciones claras: oficina, horario u otra indicación aplicable. Es texto del desprendible; no crea una sucursal, una caja ni una integración bancaria.
Carga logo, sello y firma antes de producir documentos. Una firma declarada vacía permite documentos sin firma; una firma configurada cuya descarga falla puede detener la generación. Los documentos emitidos conservan autor y fuentes propias. Consulta imagen en documentos.
Conceptos, impuestos e intereses
El catálogo de conceptos clasifica lo cobrado y propone su perfil fiscal. Las tarifas disponibles se consultan; elegirlas no sustituye revisar si aplican al caso. La línea del documento guarda sus valores de emisión.
Los intereses tienen regla general, posible regla propia del contrato y tope vigente. El atraso de cartera y el cargo monetario son lecturas distintas. Antes de habilitar cobro, consulta intereses de mora y verifica el caso con la persona responsable de la liquidación.
Avisos automáticos
El catálogo del servicio decide escenarios, canales, cadencia y máximo de destinatarios. La empresa elige a quién se entrega cada aviso, si está activo y, cuando aplica, desde qué hora civil Bogotá se debe enviar.
- Abre el escenario disponible.
- Agrega correo o teléfono con indicativo, según el canal admitido.
- Revisa el horario si el aviso es diario.
- Guarda las activaciones/pausas pendientes.
- Comprueba la lista y el número de destinatarios activos.
Sin destinatarios activos no hay envío. No asumas un recordatorio al inquilino porque exista un resumen de cartera para el equipo. Vencimientos y avisos separa avisos de pantalla, programados y manuales.
Solicitar un cambio y seguirlo
Abre Solicitudes a Faacil, indica un título y explica el resultado que necesitas. Para un registro, identifica tipo y número; para un inmueble, código; para un período, mes o rango. Añade el mensaje de error seguro si existe y el paso en que ocurre.
La solicitud se consulta como pendiente, en proceso o resuelta. No se edita ni se cancela desde la app y la respuesta utiliza el correo de la empresa. Una solicitud no modifica por sí misma el registro solicitado: revisa la respuesta y el resultado.
No envíes contraseñas, tokens ni archivos de otros clientes. Las solicitudes de privacidad siguen el canal de la Política de Privacidad, que tiene un propósito distinto del soporte operativo.
Alcance y requisitos
Las opciones visibles dependen del usuario, sus permisos y la disponibilidad de la cuenta. Revisa los requisitos indicados en cada recorrido.