Catálogos, periodos, apertura y cierre

Preparar cuentas y centros, generar meses, cargar apertura, reconstruir, activar y cerrar el ejercicio.

Preparar la contabilidad

La contabilidad empieza desactivada. Los documentos administrativos siguen funcionando y puedes consultar libros, preparar catálogos y reconstruir con el interruptor apagado. Activarla es el último paso del montaje; la contabilización de documentos nuevos también depende de Contabilizar al emitir y no completa por sí sola lo anterior.

Para administrar estas secciones necesitas ser administrador de la cuenta o tener permiso especial de cierre contable, además de los permisos de edición que exija la acción. Quien sólo consulta puede ver el contexto y los avisos sin disponer de los botones de administración.

1. Revisa Plan de cuentas y las cuentas de sistema en Ajustes de contabilidad.
2. Genera los periodos de los años necesarios.
3. Carga los saldos anteriores a Faacil como apertura.
4. Reconstruye los documentos por rangos y resuelve las bandejas pendientes.
5. Cuadra balance de prueba, terceros y auxiliares contra los libros de la empresa.
6. Activa Contabilidad activa y cierra los periodos ya revisados.

En Ajustes de contabilidad, prepara las cuentas que usa el motor cuando otra regla no determina la cuenta:

1. Abre Ajustes con los permisos de administración indicados arriba y espera que cargue la configuración existente.
2. Revisa los cinco selectores con el responsable contable y elige las cuentas del plan que correspondan; no copies códigos de otra empresa.
3. Revisa Contabilidad activa y Contabilizar al emitir. El segundo decide si los documentos se asientan al emitirse; apagado, se asienta lo que reconstruyas manualmente.
4. Define la política para documentos cuya fecha cae en un periodo cerrado: reubicar al primer periodo abierto o dejarlos pendientes, según la opción elegida.
5. Pulsa GUARDAR y lee el resultado antes de salir. Si la configuración no cargó, reintenta su lectura antes de guardar valores como si fueran nuevos.

Cambiar estas cuentas no reemplaza la revisión de clasificaciones, apertura y libros. Son parámetros del motor, no una recomendación normativa sobre las cuentas que tu empresa debe utilizar.

Plan de cuentas y centros de costo

En Plan de cuentas, busca por código o nombre y usa crear o editar según tu permiso. El código define el nivel: 1, 2, 4, 6 u 8 dígitos. La cuenta superior debe existir y sólo una cuenta imputable recibe movimientos.

Revisa nombre, naturaleza débito/crédito y marcas de cuenta imputable, tercero, centro de costo y caja/banco. Crear una hija convierte al padre en agrupación y se rechaza si el padre ya tiene movimiento. El código no se cambia. Las cuentas con movimiento se inhabilitan en lugar de borrar; las cuentas de sistema tienen cambios restringidos.

En Centros de costo puedes crear, buscar, editar e inhabilitar unidades de negocio. Algunos informes permiten filtrarlas y un detalle puede mostrar un centro guardado. El editor manual actual no permite asignarlo y la contabilización automática no lo agrega como elección del operador. No marques una cuenta como obligada a centro de costo sin comprobar cómo se suministrará ese dato en el origen que usarás.

Generar, cerrar y reabrir meses

1. Abre Periodos contables y selecciona el año.
2. Pulsa GENERAR y confirma: se crean los meses del año; no se escriben fechas libres.
3. Revisa por mes sus fechas, comprobantes, débitos, créditos y estado.
4. Para cerrar un mes revisado, usa la acción de cierre y escribe el motivo.
5. Si necesitas corregirlo, usa reabrir con motivo y revisa la bitácora de ese periodo.

La bitácora conserva autor, momento, cambio de estado y motivo. Cerrar un mes no termina contratos ni liquida sus tareas; restringe la contabilización en ese periodo.

Documentos cuya fecha cae en un periodo cerrado

En Ajustes se define si se reubican en el primer periodo abierto o quedan sin contabilizar hasta resolver el periodo. Una reubicación conserva la fecha del documento y deja señalada la fecha contable distinta. Consulta ambas al conciliar.

Cargar y corregir la apertura

1. En Saldos de apertura, establece la fecha de los saldos y el concepto.
2. Agrega las cuentas, sus débitos/créditos y los terceros exigidos, como en el editor de líneas manuales.
3. Revisa que la diferencia sea cero y que no estés incluyendo movimientos que también vas a reconstruir desde documentos de Faacil.
4. Pulsa CARGAR LOS SALDOS y confirma.

Sólo hay una apertura vigente por empresa. Si es incorrecta, consulta el comprobante, revérsalo con motivo y registra la apertura correcta. No se modifica en sitio. Un balance cuadrado tampoco demuestra que los saldos iniciales correspondan a los libros reales: esa conciliación la hace el contador.

Reconstruir los documentos anteriores

1. Abre Qué le falta a la contabilidad.
2. Fija el rango que realmente quieres revisar; la bandeja abre en el mes en curso.
3. Ejecuta Reconstruir y espera el resumen.
4. Revisa cuántos documentos se asentaron, se omitieron, quedaron en cuenta puente o fallaron.
5. Resuelve las causas y vuelve a consultar. Repetir la reconstrucción no debe crear otro comprobante del mismo origen.

La reconstrucción funciona con la contabilización automática apagada. Puede rechazar documentos anteriores sin identidad o contexto histórico verificable; cambiar los datos actuales del cliente no prueba las condiciones de un movimiento antiguo. Conserva el diagnóstico y revisa historia de registros.

Cierre anual del ejercicio

1. En Cierre del ejercicio, selecciona el año y pulsa PREVISUALIZAR.
2. Revisa ingresos, gastos, costos, resultado y cuentas que se cancelarán.
3. Lee Qué impide cerrar. Resuelve periodos ausentes o abiertos, conceptos pendientes, documentos sin contabilizar y los demás bloqueadores indicados.
4. Con la previsualización válida, elige REGISTRAR EL CIERRE y confirma.
5. Revisa los comprobantes del cierre y su historial.

El cierre anual registra la cancelación de cuentas de resultado y el traslado a utilidad o pérdida con fecha de cierre del ejercicio. Para deshacerlo se reversa con motivo; no se sobreescribe. Cierre anual y cierre de un periodo mensual son acciones distintas.

Si no se pudieron leer los ajustes, usa Reintentar antes de guardar. Un formulario sin datos confirmados no es una configuración nueva que debas completar desde cero.

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