Libros, informes y exógena
Consultar siete informes, seguir referencias, interpretar saldos, exportar y preparar agregados de exógena.
Explorar el manual
Elegir el libro
Con acceso al módulo puedes consultar los siete informes. No todos tienen los mismos parámetros ni suman el mismo conjunto de líneas.
| Informe | Uso y parámetros principales |
|---|---|
| Balance de prueba | Saldos anteriores, débitos, créditos y saldos finales por cuenta; rango, nivel, cuentas y centro de costo cuando aplique. |
| Libro diario | Comprobantes en orden del periodo por fechas. |
| Libro auxiliar | Movimiento de una cuenta, detallado o agrupado por mes; admite tercero, contrato y centro de costo según selección. |
| Auxiliar por tercero | Líneas de un número de documento histórico, con filtros complementarios de la consulta. |
| Auxiliar por inmueble | Líneas relacionadas con tercero, inmueble o contrato, según el sujeto elegido. |
| Estado de resultados | Ingresos, gastos, costos y resultado del rango contable. |
| Situación financiera | Saldos de activo, pasivo y patrimonio a una fecha de corte. |
Consultar paso a paso
- En Contabilidad, abre el informe que responde a tu pregunta.
- Define el rango o corte. Usa las fechas contables del asiento al compararlo con otro libro.
- Selecciona los filtros disponibles. Los rangos de cuentas se escriben por código y pueden incluir clases o grupos; no se limitan al selector de cuentas imputables.
- Consulta y espera que termine la carga. Si cambias parámetros, vuelve a consultar antes de exportar o interpretar el resultado.
- Lee el encabezado, los saldos anteriores y los movimientos. Revisa los signos y abre una referencia individual cuando la tabla permita hacerlo.
El saldo anterior acumula lo anterior al rango. Débito y crédito son movimientos; el saldo usa la naturaleza de la cuenta. Un saldo negativo representa un saldo contrario a esa naturaleza. No prueba por sí solo pérdida, deuda, caja disponible o rentabilidad.
Seguir una diferencia hasta su comprobante
En Libro auxiliar, elige cuenta, fechas y agrupación de detalle. Abre la referencia de la línea para ver su comprobante y origen. En agrupación mensual, cada fila es un agregado; cambia a detalle para inspeccionar asientos individuales.
Ejemplo sintético: saldo anterior de $300.000, movimientos débito de $500.000 y crédito de $200.000 en una cuenta de naturaleza débito producen $600.000 de saldo. Un recibo de igual total en Registros no basta para explicar todas esas líneas: revisa contrapartidas, apertura y reversos.
Buscar terceros históricos
Puedes seleccionar un cliente o escribir su número de documento. La búsqueda del auxiliar usa el documento conservado en la línea contable y puede alcanzar un asiento manual sin vínculo a la ficha actual del cliente. Después de seleccionar el cliente, los auxiliares que lo ofrecen permiten acotar por contrato.
El auxiliar por inmueble requiere un sujeto; no ejecuta una consulta sin selección. Revisa la identificación del inmueble y contrato de cada línea cuando la consulta reúne varios. La identidad y el código guardados en el movimiento no se reemplazan por el nombre o dirección actuales.
Exportar Excel o CSV
- Completa la consulta y revisa su alcance.
- Abre Exportar y elige Excel o CSV.
- En diario y auxiliar, espera la carga de todas las páginas para el Excel.
- Si el CSV rechaza un conjunto mayor al límite admitido, reduce el periodo o divide por filtros; no se entrega un archivo recortado como si estuviera completo.
Excel se construye con los datos consultados y CSV se obtiene para el rango y filtros del informe. El CSV tiene un límite de 50.000 filas. Es un archivo tabular; la compatibilidad con el importador de otro programa requiere revisar columnas, separador y reglas de ese programa.
Preparar información exógena
La sección agrupa información por tercero a partir de líneas contables. Administrar formatos y conceptos requiere el permiso de cierre contable o ser administrador; consultar y generar requiere acceso al módulo.
- Abre Información exógena y elige año gravable.
- Si administras los formatos, usa la siembra inicial de los formatos disponibles: 1001, 1003, 1007, 1008, 1009 y 1647. La siembra respeta los existentes.
- Revisa o crea el formato, su versión y cuantía mínima. Revisa cada concepto, columna, rango de cuentas y lado del movimiento.
- Previsualiza el agregado. Resuelve conceptos sin mapeo; Excel y CSV se bloquean si falta ese alcance.
- Revisa la agrupación de cuantías menores y usa el interruptor para ver los terceros individuales.
- Exporta y valida con el contador los requisitos del año antes de preparar la obligación correspondiente.
La identidad fiscal procede del asiento. Los datos ausentes o contradictorios de un periodo pueden impedir generar; editar la ficha actual no reconstruye la identidad histórica. Faacil entrega pantalla, Excel y CSV. No genera XML de presentación, no firma ni transmite la declaración y no entrega número de envío DIAN.
Continúa en asientos y pendientes y periodos, apertura y cierre.
Alcance y requisitos
Los libros dependen de documentos, parametrización, periodos y contexto histórico verificable. Un cuadre no sustituye la revisión contable y una exportación no presenta una obligación ante DIAN.