DestacadoCambiar de software· Paso 8 de 9

Revisar la apertura

Confirma, cuenta por cuenta y tercero por tercero, que Faacil arrancó con los mismos saldos del software anterior antes de seguir contabilizando.

Antes de empezar

Esta revisión confirma que Faacil arrancó con los mismos saldos que el software anterior tenía al cerrar el último día antes del corte, el último día que llevaste allá la contabilidad. Se compara cuenta por cuenta, tercero por tercero y contrato por contrato. El saldo inicial se carga como se explica en Importar el saldo inicial.

En los ejemplos de esta página el día de corte, que es el inicio del libro y el primer día que Faacil lleva tus libros, es el 1 de julio, y el último día antes del corte, el 30 de junio. Las cifras son sintéticas.

Quién puede revisar

Basta tener el módulo Contabilidad, también en «Solo ver»: los informes y las comparaciones de esta página solo consultan. Corregir lo que encuentres pide más:

• ajustar los Roles de cuenta y pulsar RECONSTRUIR, en «Qué le falta a la contabilidad», exigen el permiso especial «Administrar y cerrar la contabilidad»;
• clasificar los conceptos de «Por clasificar» exige el módulo en edición, no en «Solo ver».

Ver Accesos de la contadora y de quien aprueba.

Qué necesitas del software anterior

Ten a mano, todos al último día antes del corte:

• el balance de prueba, el mismo que usaste para cargar el saldo inicial;
• el auxiliar por tercero de caja, bancos y las cuentas que tu empresa lleva por tercero y contrato;
• la cartera de inquilinos, la cartera de propietarios y los pagos pendientes a propietarios.

En Faacil, antes de comparar la cartera, revisa los roles de cuenta que leen esos informes: ver Comparar la cartera y lo que se debe a propietarios.

Cómo muestra Faacil el saldo inicial

El comprobante de saldo inicial lleva la fecha del día de inicio del libro, pero representa lo acumulado hasta el último día antes del corte. Por eso cada informe lo lee de una forma:

Si el rango de un libro empieza antes del inicio del libro, el informe advierte «Antes del inicio del libro»: lo anterior no está en los libros de Faacil.

Cuándo revisar

Revisa dos veces.

1. Justo después de cargar el saldo inicial, antes de importar movimientos, reconstruir o activar. Mientras la contabilidad está apagada, los documentos se emiten igual y no entran solos a los libros. Si además no has importado movimientos ni registrado asientos a mano, en ese momento el libro solo tiene el saldo inicial y la comparación es limpia:

• la cartera con su «Fecha de corte» en el inicio del libro muestra solo el saldo inicial; después también entran los documentos y pagos de ese mismo día, y un abono se aplica primero al saldo inicial;
• corregir es reversar el saldo inicial y cargarlo otra vez, y eso exige que su periodo siga abierto: es más sencillo antes de cerrar cualquier mes.

2. Completa, después de reconstruir y antes de activar. El orden es aprobar la dinámica › encender la contabilización automática › reconstruir › revisar › activar. Con lo pendiente ya reconstruido, el libro tiene el saldo inicial y los documentos desde el inicio del libro: ya tiene sentido conciliar con Registros y dejar en cero las bandejas de «Qué le falta a la contabilidad». El «Saldo anterior» del balance de prueba debe seguir igual que en la primera revisión. La activación no compara nada contra el software anterior: su punto «Saldo inicial» solo avisa, sin impedir activar, si falta el saldo inicial habiendo documentos anteriores al inicio del libro, o si no está fechado en el inicio del libro. Si mientras revisas se emiten documentos, reconstruye otra vez antes de activar. Después de activar, confirma que las bandejas sigan en cero. Ver Aprobar la dinámica y activar la contabilidad.

Comparar el balance de prueba

1. Ve a Contabilidad › Informes financieros › Balance de prueba. Abre en el mes en curso.
2. En «PERIODO Y NIVEL», pon «Desde» y «Hasta» en el día de inicio del libro, por ejemplo el 1 de julio.
3. En «Nivel de detalle», elige «Auxiliar», el máximo detalle, para comparar cuenta por cuenta. Si el balance del software anterior está a otro nivel, usa ese mismo. Si quieres acotar, usa «Rango de cuentas» con «Cuenta desde» y «Cuenta hasta» (códigos de 1, 2, 4, 6 u 8 dígitos) y APLICAR RANGO, o activa «Mostrar cuentas en cero».
4. Compara la columna «Saldo anterior» de cada cuenta con el saldo final del balance del software anterior al último día antes del corte, el 30 de junio en el ejemplo. «Débitos» y «Créditos» muestran solo el movimiento del propio día de inicio.
5. Revisa la tarjeta «Diferencia»: debe decir «La partida doble cuadra». Si los débitos y créditos no cuadran, la tabla lo advierte con «Avísale a soporte: es un defecto, no un dato.»

En una pantalla angosta la columna «Saldo anterior» se oculta. Amplía la ventana o usa Exportar › Excel, que siempre la trae.

Las diferencias que sí se esperan

Solo hay dos diferencias legítimas. Son los ajustes de apertura que el asistente mostró en su paso «Control» con la nota «Incluye un ajuste de apertura de …»:

• El resultado de años anteriores. Faacil carga en las cuentas de ingresos, gastos y costos solo lo del año del último día antes del corte. Si el software anterior no había cerrado los años anteriores, su balance muestra esas cuentas con los años anteriores acumulados; Faacil movió esa parte a la cuenta del patrimonio que elegiste. Por ejemplo, una cuenta de ingresos dice 20.000.000 en el balance del software anterior y 8.000.000 son de años anteriores. En Faacil esa cuenta muestra 12.000.000, y la cuenta del resultado de ejercicios anteriores, 8.000.000 más que allá.
• La cuenta de espera, si la usaste: lo que no tenía soporte quedó en ella y no en su cuenta de caja o bancos.

Cualquier otra diferencia es una diferencia: ver Si algo no cuadra.

Comparar el auxiliar por tercero

1. Ve a Contabilidad › Libros › Auxiliar por tercero.
2. En «PERIODO Y ALCANCE», pon «Desde» y «Hasta» en el día de inicio del libro.
3. En «Rango de cuentas», limita a caja, bancos y las cuentas que tu empresa lleva por tercero y contrato.
4. Si quieres ver un solo tercero, búscalo en «Tercero» por nombre o documento. Si no está en tus clientes, escribe el número y pulsa CONSULTAR DOCUMENTO. Con un tercero elegido puedes escoger «Contrato (opcional)». QUITAR TERCERO vuelve a todos. «Mostrar terceros en cero» incluye a los que quedaron en cero.
5. Compara el «Saldo anterior» de cada tercero con el auxiliar del software anterior al último día antes del corte. Al tocar la fila se abre su desglose por cuenta.

Aquí también la columna «Saldo anterior» se oculta en una pantalla angosta. Exportar › Excel baja una fila por tercero y cuenta, cómoda para cruzar con el auxiliar del software anterior.

Comparar la cartera y lo que se debe a propietarios

Ve a Contabilidad › Informes financieros › Cartera y por pagar. Tiene tres pestañas: «Cartera de inquilinos», «Por pagar a propietarios» y «Conciliación». Cómo se lee cada una en el día a día está en Cartera y por pagar.

La regla que más confunde: en la «Fecha de corte» de Faacil va el día de corte, que es el inicio del libro, no el último día antes del corte. La cartera lee cada línea por su fecha real, y el saldo inicial está fechado el inicio del libro. Con el 30 de junio el saldo inicial no aparece; con el 1 de julio, sí.

Antes de comparar, revisa en Contabilidad › Catálogos y reglas › Roles de cuenta los roles «Cartera de inquilinos», «Comisión por cobrar a propietarios», «Deducciones del propietario» y «Por pagar a propietarios». Estas pestañas y el contraste con las carteras del software anterior solo leen las cuentas de esos roles. Mientras tu empresa no los ajuste, usan las cuentas que Faacil trae de fábrica, que pueden no ser las de tu plan. Si el informe muestra «Confirma las cuentas de este informe» o «Ninguna cuenta coincide con este rol», ajusta el rol a las cuentas que tu empresa usa antes de sacar conclusiones. Si no lo haces, el saldo inicial puede parecer ausente aunque esté en el libro. Ajustar un rol exige el permiso especial «Administrar y cerrar la contabilidad».

Revisar la cartera de inquilinos

1. En «QUÉ SE MIDE», cambia «Fecha de corte» al día de inicio del libro; la pestaña abre con la fecha de hoy. «Cortes de edad (días)» no cambia la comparación.
2. En «A QUIÉN», deja todos los inquilinos, o elige uno y, si hace falta, uno de sus contratos.
3. En «CÓMO SE LEE», elige en «Agrupar» entre por contrato y por inquilino. Activa «Mostrar inquilinos sin saldo» si quieres ver también los que están en cero.
4. Compara la columna «Saldo inicial» de cada contrato y el total «Saldo inicial (sin edad)» con la cartera de inquilinos del software anterior. El saldo inicial no tiene edad: no se reparte en los tramos.

Si ya hay documentos o pagos del mismo día de inicio, también entran, y un abono se aplica primero al saldo inicial. Por eso esta comparación es exacta en la primera revisión.

Revisar lo que se debe a propietarios

En «Por pagar a propietarios» haz lo mismo, con «Propietario» y su contrato en «A QUIÉN», y «Mostrar contratos sin saldo». El total se llama «Por pagar» y el saldo inicial también va aparte, sin edad. «Al lado, sin netear» muestra la «Comisión por cobrar» y las «Deducciones», que no se restan del total.

Compara contrato por contrato con los pagos pendientes a propietarios del software anterior al último día antes del corte. Esta comparación es a mano: el contraste automático de la pestaña «Conciliación» no mide lo que se le debe al propietario.

Conciliar con Registros

La pestaña «Conciliación» compara lo que el libro movió desde el inicio del libro con lo que Registros movió desde esa fecha. «Solo compara: el libro nunca se ajusta desde aquí.»

1. Pon la «Fecha de corte» en el inicio del libro o después. Con una fecha anterior advierte «El corte es anterior al inicio del libro» y no compara.
2. En «CÓMO SE LEE», elige en «Qué se concilia» entre «Cartera de inquilinos» y «Comisión por cobrar», y si quieres activa «Solo diferencias».
3. Lee el estado de cada fila:

El saldo inicial y lo importado van en sus propias columnas y no cuentan como diferencia. Los totales separan el «Saldo inicial», lo importado del software anterior, lo «Manual», lo «Del libro (Registros)» y lo «Según Registros», con las «Filas que concilian» y la «Diferencia». Esta pestaña rinde más en la revisión completa, después de reconstruir, cuando los documentos desde el inicio del libro ya tienen comprobante.

Contrastar con las carteras del software anterior

Debajo de la conciliación está el contraste con las carteras del software anterior. Sube sus archivos y muestra solo dónde difieren del libro. Los archivos no se guardan, y solo se leen las carteras del software que nombra el importador.

1. En el campo de «Inquilinos», pulsa ELEGIR ARCHIVO y elige la cartera de inquilinos (.xlsx, hasta 20 MB). Si quieres, sube en «Propietarios, opcional» la cartera de propietarios. CAMBIAR reemplaza un archivo.
2. En «Fecha de las carteras», pon el día de inicio del libro. El libro se lee hasta esa fecha y el saldo inicial lleva esa fecha: con el último día antes del corte (el 30 de junio en el ejemplo), el saldo inicial queda por fuera y todo sale distinto. Hazlo en la primera revisión, cuando ese día todavía no tiene otros documentos.
3. Activa «Mostrar también las que coinciden» si quieres verlas; por defecto solo salen las diferencias.
4. Pulsa CONTRASTAR.

El resultado sale por secciones: «Inquilinos al» y «Comisión por cobrar a propietarios al», con la fecha. Cada una cuenta cuántas personas coinciden, cuántas difieren, cuántas están solo en el software anterior y cuántas solo en Faacil. Por persona muestra lo que dice el software anterior, «Según el libro» y la diferencia, calculada como libro menos software anterior.

• La cartera de propietarios se compara con la comisión por cobrar a propietarios, no con lo que se les debe.
• La deuda del libro es bruta: el saldo a favor no la reduce. Los saldos a favor salen aparte, en «Solo en el libro: saldos a favor», porque la cartera del software anterior no los trae.
• Una diferencia puede venir del archivo y no del libro: ver Si algo no cuadra.

Contabilidad › Catálogos y reglas › Importar de otro software también ofrece un control del libro contra el balance de prueba del software anterior a una fecha entre el día de corte y el 31 de diciembre de ese año: la tarjeta «CONTROL CONTRA EL BALANCE», seguida del nombre de ese software. No escribe nada y basta el módulo Contabilidad, también en «Solo ver».

1. Pulsa ELEGIR ARCHIVO y elige el balance de prueba del software anterior (.xlsx).
2. En «Fecha de la comparación», pon el último día del rango del balance. Si el nombre del archivo no trae el rango, llena «Desde (opcional)» y «Hasta (opcional)».
3. Pulsa COMPARAR. El resultado dice «CUADRA CON» o «NO CUADRA CON», seguido del nombre del software anterior, con los «AVISOS DEL CONTROL», si los hay, y la tabla «HOJAS», cuenta por cuenta.

El balance debe terminar en la fecha de la comparación; si no, sale «El balance no cubre el periodo esperado». La fecha tampoco puede ser anterior al inicio del libro ni pasar del 31 de diciembre de ese año; si no, sale «La fecha está fuera del año del saldo inicial». Por eso el balance con que cargaste el saldo inicial, que termina el último día antes del corte, no sirve para este control: usa uno cuyo rango termine el día de corte o después.

Revisar qué le falta a la contabilidad

1. Ve a Contabilidad › Libros › Qué le falta a la contabilidad. Abre en el mes en curso.
2. Pon el rango desde el día de inicio del libro hasta hoy.
3. Revisa las bandejas:
   • «Por clasificar»: conceptos de cobro que no saben a qué cuenta van.
   • «Sin comprobante»: documentos del rango que no llegaron al libro.
   • «Pendientes de activación»: solo aparece si hay alguno. Son documentos que esperan una dinámica aprobada y se asientan al reconstruir.
   • «Fallos»: muestra todos los fallos abiertos, de cualquier fecha. El rango no lo filtra.
4. Si queda algo, quien tiene el permiso pulsa RECONSTRUIR y confirma «Reconstruir el histórico del rango». «Repetirlo no duplica nada: lo que ya tiene comprobante se salta.» Lee el resumen: cuántos se contabilizaron, cuántos esperan la dinámica y cuántos fallaron.
5. CARGAR MÁS trae 20 filas más.

En la primera revisión es normal que «Sin comprobante» o «Pendientes de activación» tengan documentos desde el inicio del libro: se resuelven al reconstruir. En la revisión completa, antes de activar, las cuatro bandejas deben quedar en cero. Si «No falta nada en el rango», la pantalla lo dice.

Cada bandeja se vacía de una forma:

• «Sin comprobante»: con RECONSTRUIR.
• «Pendientes de activación»: con RECONSTRUIR, una vez aprobada la dinámica contable.
• «Por clasificar»: RECONSTRUIR no la vacía, porque esos documentos ya tienen comprobante, con la línea en la cuenta puente. En cada fila, toca el lápiz «Elegir el concepto contable» de la columna «Se contabiliza como», o pulsa USAR LAS SUGERENCIAS para tomar las propuestas. Después pulsa CLASIFICAR con el número de elegidos y confirma con CLASIFICAR en «Clasificar los conceptos elegidos»: Faacil vuelve a asentar esos comprobantes. Exige el módulo en edición.
• «Fallos»: lee la columna «Qué dijo el servidor», corrige lo que nombra (la regla, la cuenta o el tercero) y reconstruye un rango que incluya ese documento. Ver Puesta en marcha de Contabilidad.

Exportar lo que revisaste

El balance de prueba, el auxiliar por tercero y cada pestaña de Cartera y por pagar tienen Exportar, con PDF, Excel y CSV. Se habilita cuando el informe cargó sin error.

• PDF abre una vista previa para descargarlo o compartirlo. «Es un informe de los libros, no un libro oficial.»
• Excel baja el informe en una hoja de cálculo. El del balance de prueba siempre incluye «Saldo anterior»; el del auxiliar por tercero trae una fila por tercero y cuenta; el de la cartera incluye el «Saldo inicial (sin edad)».
• CSV es una salida plana para abrirla en otro programa.

«Qué le falta a la contabilidad» y el contraste de carteras no se exportan.

Si algo no cuadra

El resultado esperado es cero diferencias. Solo se admiten los ajustes de apertura del balance de prueba, las causas esperadas de la conciliación y, en el contraste con las carteras del software anterior, las diferencias que vienen del archivo; ninguna fila de la conciliación puede quedar en «Diferencia sin explicar».

Antes de dar por mala una cifra, descarta dos causas que no están en el saldo inicial:

• Los roles de cuenta no son los de tu plan. Si una pestaña de Cartera y por pagar sale vacía o incompleta, revisa los roles como se explica en Comparar la cartera y lo que se debe a propietarios, ajústalos y compara otra vez. No reverses el saldo inicial por esto.
• La diferencia viene del archivo. Las carteras del software anterior no traen rango de fechas y pueden incluir movimientos desde el día de corte. Antes de reversar, confirma en el software anterior si la diferencia corresponde a un documento del día de corte en adelante.

Si encuentras otra diferencia:

1. No sigas contabilizando. No importes movimientos, no actives y no cierres el mes hasta aclararla.
2. Anótala: el informe, la cuenta, el tercero, el contrato, el valor en Faacil y el valor en el software anterior. Exporta el informe en Excel como soporte.
3. Avisa a tu contadora y a quien aprueba la contabilidad.

Según la causa, se corrige así:

• El saldo inicial quedó mal (un archivo equivocado, un contrato mal asignado o un tercero errado): reversa el saldo inicial y cárgalo de nuevo.
• El error está en el software anterior: corrígelo allá, exporta otra vez los archivos, reversa y carga de nuevo.
• El inicio del libro es otro: mientras exista un saldo inicial, el inicio del libro no se mueve. Primero se reversa el saldo inicial; ver Inicio del libro y periodos contables.

Las deudas y saldos del software anterior que siguen vivos en la operación se tratan en Deudas y saldos del software anterior.

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