DestacadoCambiar de software· Paso 6 de 9

Importar movimientos del software anterior

Importa los comprobantes de tu software anterior: el histórico, que queda solo para consulta, y la nómina y las provisiones de cada mes, que entran al libro sin duplicar.

Antes de empezar

Esta página explica cómo traer a Faacil los comprobantes contables de tu software anterior: el histórico del año, que queda guardado para consulta, y los comprobantes que se siguen generando allá desde el día de corte, como la nómina y las provisiones, que entran al libro. El saldo inicial se carga antes, con su propio asistente: ver Importar el saldo inicial.

Qué software lee. Hoy el importador solo lee las exportaciones de un software de administración inmobiliaria concreto: el que nombra el título de este asistente y, para quien administra la contabilidad, el botón IMPORTAR DESDE de la tarjeta del saldo inicial (que después de una carga dice IMPORTAR DE NUEVO). Un archivo de otro programa no se lee; Faacil responde «Al archivo le faltan las columnas: …». Si vienes de otro programa, carga el saldo inicial a mano en Contabilidad › Periodos y cierre › Saldos de apertura, con el permiso especial «Administrar y cerrar la contabilidad» (en los avisos, «permiso de cierre contable»); sin ese permiso, la sección solo se consulta. Lo que siga llegando de ese programa se registra con un asiento manual (ver Comprobantes, asientos y pendientes).

Todo pasa en Contabilidad › Catálogos y reglas › Importar de otro software, en la tarjeta «MOVIMIENTOS», con el botón IMPORTAR MOVIMIENTOS. Elegir los archivos y simular no cambia los libros. Cada decisión de contrato o de cruce se guarda en Faacil cuando la tomas, aunque después pulses CANCELAR: se aplica sola en la próxima carga y queda en «DECISIONES VIGENTES». RETIRAR DOCUMENTO reversa el asiento en ese momento. Los comprobantes del archivo solo se escriben al pulsar CARGAR MOVIMIENTOS. Necesitas los archivos en el equipo desde el que trabajas, así que conviene hacerlo en un computador.

Los ejemplos de esta página son sintéticos.

Quién puede hacer qué

Quien no tiene ese permiso puede subir y simular, pero ve «Decidir un cruce lo hace quien configura la contabilidad.» o «El contrato lo decide quien configura la contabilidad». Como un cruce o un contrato sin decidir impide cargar el archivo, lo práctico es que importe la contadora con ese permiso. Cómo se conceden los permisos está en Accesos de la contadora y de quien aprueba.

Lo que debe estar listo

La vista previa revisa tres requisitos en la tarjeta «REQUISITOS», también cuando todo va solo a consulta:

1. «Fecha de inicio del libro», fijada en Ajustes de contabilidad. Sin ella, la simulación se detiene con «Falta la fecha de inicio del libro. Defínela en los ajustes de contabilidad antes de importar.» Ver Inicio del libro y periodos contables.
2. «Periodo contable creado» para el mes del inicio del libro, en Contabilidad › Periodos y cierre › Periodos contables. Los genera quien tiene el permiso «Administrar y cerrar la contabilidad»; los demás solo los consultan.
3. «Cuentas por contrato confirmadas». Si falta, la tarjeta muestra las cuentas que hoy se llevan por contrato. El asistente de movimientos no las confirma: se confirman con CONFIRMAR CUENTAS en el paso «Cuentas por contrato» del asistente del saldo inicial, que solo ve quien tiene el permiso «Administrar y cerrar la contabilidad» o es el administrador de la empresa (ver Paso 3. Cuentas por contrato: confirmarlas). La confirmación deja de valer si cambian esas cuentas. Para confirmarlas con el saldo inicial ya cargado, pulsa IMPORTAR DE NUEVO (o IMPORTAR DESDE, si el saldo inicial se cargó a mano), sube los archivos del saldo inicial, pulsa SIMULAR, avanza con SIGUIENTE hasta «Cuentas por contrato», pulsa CONFIRMAR CUENTAS y sal con CANCELAR: la confirmación queda guardada y no se carga otro saldo inicial.

Para lo que entra al libro hace falta, además:

• el periodo de cada mes del archivo generado y abierto;
• que cada cuenta exista en tu plan, esté habilitada y reciba movimiento;
• que ninguna cuenta del documento exija centro de costo, porque el archivo no lo trae;
• el tercero en toda línea cuya cuenta lo exija.

No hace falta que la contabilidad esté activada para importar.

Qué entra al libro y qué queda solo para consulta

Faacil decide el destino de cada documento por su fecha:

Lo que entra al libro. Cada documento se asienta en la serie de su tipo, con origen «Importado»: «Nómina importada», «Provisiones importadas», «Factura importada», «Comprobante de egreso importado», etc. Su concepto nombra el software anterior, el tipo, el número y el ID del documento de origen. Se asienta siempre en su fecha: aunque tu empresa reubique en el siguiente mes abierto los documentos de un mes cerrado, un documento importado nunca se mueve de mes. Las series importadas nacen inhabilitadas y la primera importación las habilita. Los comprobantes los encuentras en Contabilidad › Libros › Comprobantes contables con el filtro Importado.

Lo que queda solo para consulta. Las líneas se guardan, pero ninguna pantalla las lista. En «BUSCAR UN DOCUMENTO IMPORTADO» y en el detalle de cada lote ves de cada documento su tipo, su número, su fecha, su ID en el software anterior, «Solo consulta», el total de débitos y cuántas líneas tiene. No alimenta los libros ni ningún informe de Faacil, tampoco la información exógena ni los certificados.

Lo guardado es una copia del detalle contable. No reemplaza los documentos electrónicos que tu empresa emitió con el software anterior, como facturas, notas o documento soporte, que se conservan según la Resolución DIAN 000227 de 2025, art. 1.5.1.11.2, que remite al art. 632 del Estatuto Tributario y al art. 46 de la Ley 962 de 2005, modificado por el art. 304 de la Ley 1819 de 2016. Cómo y por cuánto tiempo los conservas lo define tu empresa con su contadora.

Preparar los archivos

• Columnas. El detalle debe traer estas columnas con su nombre exacto, en cualquier orden: ID. Doc, ID. Det, Cod. Cuenta, Nro. Comprobante, Tipo de Comprobante, Fecha, Documento Tercero, Nombre Tercero, Anulado, Detalle, Débito, Crédito, Descuadrado y Tipo de Tercero.
• Anulados. Exporta también los anulados: así Faacil reversa lo que se anuló en el origen.
• Rango en el nombre. Faacil lee el rango del nombre del archivo, que debe terminar en aaaa-mm-dd_a_aaaa-mm-dd antes de la extensión, por ejemplo detalle_2026-07-01_a_2026-07-15.csv. Si exportas el mismo rango otra vez, puedes añadir _r2 antes de la extensión. Si el nombre no trae el rango, llena Desde (opcional) y Hasta (opcional); la vista previa avisará «Las fechas del archivo las declaraste tú». Con el rango, Faacil sabe qué documentos ya cargados dejaron de venir.
• Topes. Cada archivo pesa hasta 20 MB y tiene hasta 200.000 filas, y lo que envías junto no puede pasar de 50 MB. Si te pasas, divide el rango o sube menos informes de contratos.
• Auxiliar desde la primera carga. Sin él, las retenciones se cargan sin base y sale el aviso «Falta el auxiliar con las bases». Si lo agregas después, cada documento con retención sale como «Reemplaza al anterior» con el aviso «Solo cambió la base de un documento». Si el documento va al libro, el reemplazo reversa su asiento y lo vuelve a asentar, así que su mes debe estar abierto: con el mes cerrado, el documento sale «Periodo cerrado» y no se carga el archivo.

Importar paso a paso

Abre IMPORTAR MOVIMIENTOS. El asistente tiene cuatro pasos: «Archivos», «Vista previa», «Cruces con Faacil» y «Confirmar». Te mueves con SIGUIENTE y ATRÁS. CANCELAR sale sin cargar el archivo; las decisiones y los retiros que ya hiciste se conservan.

1. Archivos

1. En «MOVIMIENTOS», pulsa ELEGIR ARCHIVO y elige el detalle. Para cambiarlo, ELEGIR OTRO ARCHIVO.
2. Si el nombre no trae el rango, llena Desde (opcional) y Hasta (opcional).
3. Si vas a guardar histórico, revisa Guardar para consulta desde (opcional): «Antes del inicio del libro solo se guarda; por defecto, desde el 1 de enero de ese año». No puede ser posterior al inicio del libro.
4. En «AUXILIAR GENERAL», pulsa ELEGIR ARCHIVO (OPCIONAL). En «INFORMES DE CONTRATOS», AGREGAR INFORME por cada informe, hasta cuatro.
5. Pulsa SIMULAR. Mientras corre verás «Simulando: todavía no se escribe nada.»

Antes de simular, la app revisa el formato y avisa, por ejemplo, «Movimientos: el archivo debe ser .csv.», «Movimientos: el archivo está vacío.» o «Movimientos: el archivo pesa más de 20 MB, que es lo máximo que admite la importación.»

2. Vista previa

La tarjeta «LO QUE HARÍA EL ARCHIVO» («los libros todavía no cambian») cuenta los documentos por resultado:

No hay un conteo por tipo de documento. Para saber qué tipos entran, revisa la lista «DOCUMENTOS»: cada tarjeta empieza por el tipo y el número («Nómina 245 · …»), dice su ID y si va al «Libro» o es «Solo consulta», y muestra su resultado. Tiene los filtros «Todos», «Se cargan», «Rechazados» y «Por decidir». No lista los documentos sin cambios ni los anteriores al periodo, y muestra hasta 100; el resto se cuenta al final.

Entre la tarjeta «LO QUE HARÍA EL ARCHIVO» y «DOCUMENTOS» pueden aparecer:

• «REQUISITOS», si falta alguno de los tres de arriba.
• «PROBLEMAS POR RESOLVER»: «Impiden aplicar; cada uno dice qué hacer».

Debajo de «DOCUMENTOS» pueden aparecer:

• «CONTRATOS POR DECIDIR», si una línea con importe de una cuenta por contrato no tiene un contrato decidido, aunque el detalle cite uno. Ver Decidir el contrato de una línea.
• «DOCUMENTOS QUE EL ARCHIVO YA NO TRAE»: siguen vigentes en los libros y no se reversan solos. Ver Retirar un documento importado.
• «AVISOS»: «No impiden aplicar; léelos antes de continuar». Por ejemplo, «Un tercero no está en tus clientes»: el documento se guarda con el nombre que trae el archivo, sin tipo ni dirección, y no se crea ningún cliente. Es normal con los empleados de la nómina.

Un documento con cambios trae el botón VER QUÉ CAMBIÓ, con «Antes», «Ahora» y las líneas que cambian: cuenta, débito, crédito y base. Del tercero y del detalle solo dice que cambiaron.

3. Cruces con Faacil

Aquí aparecen los documentos del archivo que parecen repetir uno que Faacil ya emitió. Faacil los compara por contrato, mes del ciclo y clase —cobro al inquilino, cobro al propietario, recibo de caja o pago al propietario—, no por número. Solo pueden cruzar las facturas, los comprobantes de ingreso y los egresos que pagan al propietario, con contrato y con fecha desde el inicio del libro; la nómina, las provisiones, los anulados y lo que va a consulta nunca cruzan.

Cada cruce dice «En Faacil:» y el documento con que coincide, con el chip «Por decidir» o «Decidido». Quien configura la contabilidad elige:

• DEJAR EN FAACIL: no se carga, porque el documento vive en Faacil. Sale en el contador «Se quedan en Faacil».
• CARGAR TAMBIÉN: se carga aunque Faacil tenga uno parecido.

Las dos opciones piden una Nota obligatoria de hasta 500 caracteres: «Escribe el motivo: queda en la bitácora». La decisión queda guardada y se aplica sola cada vez que vuelvas a subir el archivo. Si no hay cruces, el paso dice «Ningún documento se repite».

4. Confirmar y cargar

El paso «Confirmar» muestra el «RESUMEN»: «Periodo del archivo», «Documentos nuevos», «Reemplazan al anterior», «Anulados», «Se quedan en Faacil», «Líneas al libro», «Líneas de consulta» y «Rechazados». Pulsa CARGAR MOVIMIENTOS.

El resultado dice «Movimientos cargados», con el número del Lote de importación y cuántos documentos y líneas se escribieron. Pulsa CERRAR. El aviso dice que los comprobantes ya están en el libro aunque todo haya ido a consulta: para saber si el libro cambió, mira Líneas al libro.

Si CARGAR MOVIMIENTOS queda inactivo

La nota bajo el resumen dice por qué:

Cómo volver a simular. Las decisiones de contrato y de cruce, y el retiro de un documento, se hacen dentro del asistente y vuelven a simular solas. Lo que se corrige fuera del asistente —generar o abrir un periodo, crear o habilitar una cuenta, revisar un inmueble— no se refleja hasta simular otra vez. Si el asistente sigue abierto mientras alguien lo corrige, vuelve con ATRÁS a «Archivos» y pulsa SIMULAR. Si tienes que salir para corregirlo, sal con CANCELAR: tus decisiones se conservan, pero los archivos y las fechas que escribiste en Desde (opcional), Hasta (opcional) y Guardar para consulta desde (opcional) no. Después de corregir, abre de nuevo IMPORTAR MOVIMIENTOS, elige otra vez los archivos y las fechas y pulsa SIMULAR.

Un solo problema detiene el archivo completo. Con un documento rechazado, un contrato por decidir o un cruce por decidir, CARGAR MOVIMIENTOS queda inactivo y no se carga ningún documento del archivo, tampoco los que están bien. Eso incluye:

• un documento descuadrado, aunque vaya solo a consulta;
• un documento nuevo, anulado o corregido cuyo mes está cerrado, o cuya versión anterior cae en un mes cerrado;
• un contrato ya decidido cuyo inmueble no tiene código: el documento sale «Falta el contrato», no aparece en «CONTRATOS POR DECIDIR» y «PROBLEMAS POR RESOLVER» dice «El inmueble del contrato no tiene código». Complétalo en el inmueble.

Aviso: la pantalla dice otra cosa. En el paso «Confirmar», el aviso «N documentos quedan sin cargar» dice que se puede aplicar igual y que esos documentos esperan una decisión. No es así: mientras quede un documento rechazado, un contrato por decidir o un cruce con Faacil por decidir, y la nota diga «Hay problemas que impiden aplicar.», CARGAR MOVIMIENTOS sigue inactivo. Para que se active, quien tiene el permiso «Administrar y cerrar la contabilidad», o es el administrador de la empresa, decide cada contrato en «CONTRATOS POR DECIDIR» y cada cruce en «Cruces con Faacil». Un documento «Falta el contrato» que no aparece en «CONTRATOS POR DECIDIR» no se resuelve decidiendo: es el contrato ya decidido cuyo inmueble no tiene código, de la lista de arriba. Corrige en el software anterior o en Faacil cada rechazado (un documento descuadrado, una cuenta que no existe, un mes cerrado), o sácalo del archivo si no tiene arreglo, como un «Tipo sin serie». Luego vuelve a simular como se explica arriba. Si después queda otra nota bajo el resumen, resuélvela con la tabla de arriba.

Si cambió algo mientras revisabas —otra persona decidió, se cerró un periodo o se cargó otro documento—, sale «Algo cambió mientras revisabas»: no se guardó nada, la app simuló otra vez con tus decisiones y te devuelve a «Vista previa». Revisa el resultado, avanza con SIGUIENTE hasta «Confirmar» y vuelve a pulsar CARGAR MOVIMIENTOS. Si una decisión no alcanzó a simularse, sale «Este resultado no incluye tu última decisión» con el botón VOLVER A SIMULAR.

Decidir el contrato de una línea

Las cuentas que tu empresa lleva por tercero y contrato exigen saber a qué contrato pertenece cada línea con importe. Toda línea con importe en esas cuentas necesita una decisión: un contrato o SIN CONTRATO. Aunque el detalle cite el contrato y Faacil proponga uno, la propuesta no se aplica sola. Mientras falte la decisión, la tarjeta «CONTRATOS POR DECIDIR» cuenta las líneas y los documentos pendientes: «Mientras no se decida, el documento no se carga». Si ya decidiste ese contrato con TODO EL CONTRATO N, en esta carga o en una anterior, la línea no se vuelve a pedir.

Cada línea muestra su cuenta y su importe, el contrato que cita en el software anterior —o que no cita ninguno— y, si la hay, la propuesta de Faacil: «Propuesta: contrato N (coincide el inmueble)» o «(coinciden las partes)». Quien configura la contabilidad elige por línea:

• USAR CONTRATO N: el contrato que propone Faacil, con cualquiera de las dos propuestas.
• OTRO CONTRATO: buscar otro contrato.
• SIN CONTRATO: la línea no pertenece a ningún contrato.
• TODO EL CONTRATO N: el mismo contrato para todas las líneas que citan esa referencia.
• ACEPTAR N COINCIDENCIAS: acepta de una vez las propuestas en las que coincide el inmueble.

Faacil solo propone un contrato con los informes de contratos del primer paso, y solo para las líneas que citan un contrato del software anterior. Sin esos informes no hay propuestas: no aparecen USAR CONTRATO N ni ACEPTAR N COINCIDENCIAS, y cada línea se decide con OTRO CONTRATO, SIN CONTRATO o, si cita un contrato, TODO EL CONTRATO N. Súbelos en cada carga, también en las de cada mes, cuando los documentos toquen cuentas por contrato. Si la nómina o las provisiones caen en una cuenta por contrato, cada línea pedirá esta decisión: revisa con tu contadora qué cuentas se llevan por contrato.

Cargar el histórico anterior al inicio del libro

Sirve para guardar en Faacil una copia del detalle contable del año del día de corte, desde el 1 de enero hasta el último día antes del corte, y, si quieres, también de años anteriores. No entra al libro: el saldo inicial ya lo resume.

Hazlo después de fijar el inicio del libro, generar los periodos, cargar el saldo inicial y hacer la primera revisión de la apertura (ver Revisar la apertura). Un ejemplo con día de corte el 1 de julio de 2026; el último día antes del corte es el 30 de junio:

1. Usa la misma exportación del detalle que subiste para el saldo inicial: toda la historia hasta el último día antes del corte, por ejemplo detalle_movimientos_2025-01-01_a_2026-06-30.csv. Exporta también el auxiliar general del mismo rango. Con otra exportación puede salir el aviso «Cambió algo anterior al saldo inicial».
2. Abre IMPORTAR MOVIMIENTOS y sube los dos archivos. Los informes de contratos no hacen falta: lo que va a consulta no se asocia a contratos.
3. Decide desde cuándo guardar:
   • Por defecto se guarda desde el 1 de enero del año del inicio del libro; lo anterior solo se cuenta en «Antes del periodo».
   • Para guardar también el año anterior, escribe esa fecha en Guardar para consulta desde (opcional).
   • Si tu inicio del libro es un 1 de enero, el valor por defecto no guarda nada: escribe una fecha anterior.
4. Pulsa SIMULAR. Cada documento debe decir «Solo consulta» y Líneas al libro debe estar en 0. Un descuadrado bloquea la carga aunque vaya a consulta: corrígelo en el software anterior y exporta de nuevo. Los anulados no se rechazan por descuadre.
5. En «Cruces con Faacil» debe decir «Ningún documento se repite».
6. En «Confirmar», pulsa CARGAR MOVIMIENTOS. Líneas al libro queda en 0 y Líneas de consulta muestra lo guardado.

Si el saldo inicial ya está cargado y un documento anterior cambió en el software anterior, sale el aviso «Cambió algo anterior al saldo inicial». El saldo inicial no se recalcula solo: si la diferencia importa, revérsalo y cárgalo de nuevo (ver Importar el saldo inicial). Si cargaste el saldo inicial a mano en «Saldos de apertura», el aviso sale en cada documento nuevo o cambiado que va a consulta, porque Faacil no sabe de qué documentos salió ese saldo: no indica un cambio y no hace falta reversar el saldo inicial.

Importar la nómina y las provisiones cada mes

Faacil no tiene módulo de nómina. Si tu empresa sigue liquidando la nómina y sus provisiones en el software anterior desde el día de corte, sus comprobantes tienen que llegar al libro de Faacil para que los libros queden completos y en orden cronológico (Código de Comercio, arts. 50 y 53). Impórtalos cada quincena o cada mes:

1. En el software anterior, liquida como siempre.
2. Exporta el detalle de movimientos contables desde el día 1 del mes hasta la fecha de la liquidación, con todas las columnas y con los anulados, en CSV y con el rango en el nombre: por ejemplo detalle_2026-07-01_a_2026-07-15.csv y, en la segunda quincena, detalle_2026-07-01_a_2026-07-31.csv. Si quieres la base de las retenciones, exporta también el auxiliar general del mismo rango.
3. En Faacil, abre IMPORTAR MOVIMIENTOS, sube los archivos y pulsa SIMULAR. Si algún documento toca cuentas por contrato, sube también los informes de contratos: sin ellos Faacil no propone contratos (ver Decidir el contrato de una línea).
4. En la vista previa, revisa los tipos en «DOCUMENTOS» con el filtro «Todos»: «Se cargan» no muestra los documentos que esperan un contrato o un cruce ni los rechazados. Desde el día de corte deberían aparecer solo «Nómina» y «Provisiones» y, si tu empresa sigue cobrando o pagando en el software anterior las facturas y lo que se debía a propietarios que quedaron pendientes allá, los comprobantes de ingreso y de egreso de esos cobros y pagos (ver Llevar esos cobros y pagos al libro de Faacil). Cualquier otro tipo —factura, nota, o un recibo o egreso que no corresponda a esos saldos— indica que alguien emitió en el software anterior: averígualo antes de cargar.
5. En «Cruces con Faacil», lo normal es «Ningún documento se repite».
6. En «Confirmar», pulsa CARGAR MOVIMIENTOS.

Con el mes acumulado, lo que ya cargaste en la primera quincena sale «Sin cambios» y solo entra lo nuevo. Cada comprobante entra en su fecha, en las series «Nómina importada» y «Provisiones importadas».

Faacil acepta doce tipos de comprobante, cada uno con su serie: Factura, Comprobante de Egreso, Comprobante de Ingreso, Nota crédito, Nota débito, Documento Soporte, Nota Ajuste Para Documento Soporte, Gastos Causados, Nómina, Provisiones, Comprobante de Contabilidad y Notas Bancarias. Otro tipo que vaya al libro sale «Tipo sin serie»: «Faacil no tiene serie para este tipo de comprobante. Se rechaza completo.»

Que las provisiones no se causen dos veces

Si las provisiones llegan del software anterior, no las causes también con una plantilla de causación de Faacil. Faacil lo vigila solo en las líneas de plantilla que tengan encendido el interruptor «Evitar duplicar lo que trae…», seguido del nombre del software anterior: «Si la importación … ya trae este movimiento en el mes, el borrador no se genera». Esas líneas muestran un chip con el mismo sentido.

• Para encenderlo en una plantilla aprobada, crea una versión nueva con NUEVA VERSIÓN, pulsa EDITAR, enciende el interruptor en cada línea de provisión y pulsa ENVIAR A APROBAR. La aprueba otra persona. La versión nueva rige por defecto desde el día 1 del mes en curso; si debe valer desde otro mes, ajústalo en «Rige desde el mes» y «Del año». Los meses anteriores siguen con la versión anterior, sin el interruptor.
• Faacil compara la cuenta y el lado (débito o crédito) de la línea en todo el mes, no el valor.
• Importa las provisiones del mes antes de generar los borradores. Si una línea con el interruptor ya tiene su movimiento importado, el borrador de toda la plantilla para ese mes no se genera.
• Si una plantilla mezcla líneas que llegan del software anterior con otras que no, cuando llega el movimiento importado de una línea con el interruptor no se causa ninguna de sus líneas ese mes. Decide con tu contadora si conviene separarlas en plantillas distintas.
• Si el borrador ya existía, contabilizarlo falla porque la importación ya trae ese movimiento: descártalo.
• Si la plantilla ya se había contabilizado, el cierre del mes avisa que un asiento de una plantilla y otro importado causan la misma cuenta, el mismo lado y el mismo mes: reversa uno de los dos.
• Sin el interruptor no hay ningún control y la provisión quedaría dos veces.

Las plantillas y el cierre se explican en Cierre del mes. El cierre también revisa el punto «Importaciones del mes aplicadas»: «La importación de movimientos del mes no tiene incidencias abiertas.»

La nómina sigue en el software anterior

Faacil no liquida nómina ni genera ni transmite nómina electrónica. Mientras la nómina se lleve en el software anterior, la liquidación, la nómina electrónica y los certificados de ingresos y retenciones de los empleados siguen saliendo de allá: conserva ese software y su acceso mientras los necesites. Los plazos y la forma de cumplir esas obligaciones los define tu contadora. En Faacil solo se importan sus comprobantes contables.

Volver a subir un archivo, corregir y anular

• El mismo archivo otra vez no cambia nada: sus documentos salen «Sin cambios» y el botón queda inactivo con «No hay nada que escribir: el archivo ya está al día.» Faacil reconoce cada documento por su ID en el origen.
• Un documento cuyo ID cambió en el origen: Faacil lo reconoce por tipo, número, fecha y cuentas, avisa «Se reconoció un documento por sus datos» y lo carga como «Reemplaza al anterior» con el ID nuevo. Si va al libro, se reversa y se vuelve a asentar, así que su mes debe estar abierto.
• Un documento corregido en el origen sale «Reemplaza al anterior»: se reversa la versión vigente y se carga la nueva. La versión anterior queda «Reemplazado» y su reverso se fecha en su propio mes. Cada tarjeta dice si cambió el documento en el origen, si cambió una decisión de la empresa o si cambió el identificador en el origen. Hace falta que estén abiertos el mes del documento nuevo y el del anterior.
• Un documento anulado en el origen: si ya estaba cargado, sale «Anulado» y se reversa lo cargado; si llega anulado y nunca se cargó, sale «Anulado en origen» y queda registrado sin asiento. El reverso exige el mes abierto.
• Un mes cerrado: el documento sale «Periodo cerrado»: «El mes del documento está cerrado. Ábrelo o deja el documento fuera.» Ver Periodos contables. Después de reabrir el mes, simula de nuevo como se explica en Si CARGAR MOVIMIENTOS queda inactivo.
• Un documento que se borró en el origen no se reversa solo: aparece en «DOCUMENTOS QUE EL ARCHIVO YA NO TRAE» si su fecha está dentro del rango del archivo. Retíralo como se explica abajo.

Bitácora, reverso de un lote y retiro de un documento

En la misma sección, debajo de «MOVIMIENTOS», están las tarjetas que muestran lo que ya se importó.

Consultar la bitácora de importaciones

«BITÁCORA DE IMPORTACIONES» lista cada saldo inicial y cada carga de movimientos, la última primero, con los filtros «Todos», «Saldo inicial» y «Movimientos». Cada fila dice «Movimientos · lote N», «Aplicado» o «Reversado» y «Cargado el … por …». VER DETALLE muestra «ARCHIVOS», «AVISOS Y RECHAZOS» y «DOCUMENTOS DEL LOTE», con las versiones que trajo el lote aunque otro lote ya las haya reemplazado.

Reversar un lote

REVERSAR LOTE solo aparece en el último lote de movimientos aplicado y para quien configura la contabilidad:

1. Pulsa REVERSAR LOTE.
2. Lee el diálogo: «Se reversan los comprobantes vigentes que trajo el lote y el lote queda reversado. Todos los periodos que toca deben estar abiertos; si alguno está cerrado no se reversa nada.»
3. Escribe el motivo y pulsa REVERSAR.

Lo que el lote había reemplazado vuelve a quedar vigente. Si sale «Un periodo que toca ese lote está cerrado. No se reversó nada: reábrelo y vuelve a intentar.», reabre el mes y repite. Para deshacer un lote anterior, reversa primero los más recientes.

Retirar un documento importado

Retira un documento que se borró o se repitió en el origen:

1. Búscalo en «BUSCAR UN DOCUMENTO IMPORTADO»: escribe su ID en el software anterior o el número del comprobante y pulsa BUSCAR. Muestra su última versión, con su estado, su destino y su comprobante; si otro lote la reemplazó, dice «Cerrado por el lote N». También puedes retirarlo desde «DOCUMENTOS QUE EL ARCHIVO YA NO TRAE», en la vista previa.
2. En la versión vigente, pulsa RETIRAR DOCUMENTO.
3. Lee el diálogo: «El documento deja de estar vigente y se reversa su asiento. Aunque el archivo lo traiga igual, no vuelve a entrar. Su periodo debe estar abierto.» Escribe el motivo y pulsa RETIRAR.

Si el documento vuelve después con otro contenido, entra como reemplazo con el aviso «Volvió un documento que habías retirado». Usa también este retiro cuando la vista previa avise que un documento anterior al periodo sigue vigente en el libro: no se reversa solo.

Revisar cruces y decisiones

• «CRUCES DE LO YA IMPORTADO»: elige Desde y Hasta, hasta un año, y pulsa CONSULTAR CRUCES. Muestra documentos cargados al libro que hoy parecen repetir uno que Faacil emitió después. Aquí solo se consulta: se decide al volver a subir el archivo.
• «DECISIONES VIGENTES»: lo que decidiste al importar —contratos, terceros y cruces— «Se aplica solo cada vez que subes el archivo otra vez». RETIRAR DECISIÓN pide motivo: lo que dependía de ella vuelve a quedar por decidir en la próxima carga y lo ya cargado no cambia.

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