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Accesos de la contadora y de quien aprueba

Qué acceso necesita cada papel del cambio de software y cómo concederlo en Usuarios y permisos sin quitar ni sobrar permisos.

Antes de empezar

Un cambio de software necesita dos papeles distintos en la contabilidad: la contadora, que prepara todo en Faacil, y quien aprueba la dinámica contable, que revisa y firma lo que la contadora preparó. Este capítulo explica qué acceso lleva cada papel, cómo concederlo y qué puede hacer cada uno durante el cambio de software.

• Quién lo hace: solo el administrador de la empresa. La sección Configuración › La empresa › Usuarios y permisos no aparece a los demás usuarios, y Faacil rechaza que otra persona cree o edite usuarios.
• Cuándo: antes del día de corte. Sin este acceso, la contadora no puede preparar la dinámica contable ni fijar el inicio del libro (paso 4).
• Qué preparar: el correo con el que entrará cada persona y su documento de identidad. Si quieres que Faacil proponga el cargo, la lista de cargos debe tener uno solo que se llame «Contador/a», «Contador» o «Contadora».
• El menú del administrador también se reparte: para ver Contabilidad en su propio menú, el administrador debe tener asignado ese módulo. Los módulos nuevos no le llegan solos.

Estas pantallas no dependen de la plataforma, pero Usuarios y permisos y Contabilidad son tablas anchas: trabájalas en una pantalla grande. El funcionamiento general de módulos, niveles y alcance de inmuebles está en Permisos y alcance del equipo.

Los dos permisos especiales de la contabilidad

En el paso «Acceso a módulos» del usuario, el bloque PERMISOS ESPECIALES reúne «Acciones delicadas que se conceden aparte del acceso al módulo». Dos de ellas son de la contabilidad:

Debajo de cada interruptor aparece su explicación. La del primero dice: «Administra los maestros de la contabilidad —plan de cuentas, centros de costo, periodos y saldos de apertura— y cierra periodos y ejercicios. De ellos dependen todos los asientos ya emitidos.» La del segundo: «Aprueba, rechaza y retira las versiones de la dinámica contable: las reglas con que cada documento se convierte en asiento. Quien creó, editó o envió una versión no la aprueba.» Si en tu empresa el rótulo de un permiso se lee distinto, búscalo por esa explicación. En los avisos de la app el primero se llama también «permiso de cierre contable».

Los dos exigen tener el módulo Contabilidad en «Ver y editar». Con Contabilidad en «Solo ver», ninguno sirve: la app esconde los botones y Faacil rechaza la acción aunque se intente por otra vía.

El administrador tiene los dos siempre. En su usuario aparecen encendidos y sin poder cambiarse, con el texto «Es el administrador de la empresa: siempre lo tiene.»

Dar acceso a la contadora con la plantilla Contador/a

1. Abre Configuración › La empresa › Usuarios y permisos. La tabla se titula «Usuarios de la empresa», con el número de usuarios.
   • Si la contadora no tiene usuario, pulsa NUEVO USUARIO.
   • Si ya lo tiene, haz doble clic en su fila, o abre el menú de la fila («Acciones del usuario») y elige «Editar usuario y permisos».
2. El diálogo se titula «Nuevo usuario» o «Edición de usuario» y tiene cuatro pasos: «Identidad», «Acceso a módulos», «Inmuebles que puede ver» y «Estado y cargo». En Identidad, revisa nombre, apellido, correo, tipo y número de documento, y pulsa SIGUIENTE. Si falta un dato, Faacil no avanza y muestra «Completa los datos de la persona para continuar.»
3. En Acceso a módulos, busca la tarjeta «PLANTILLAS DE ACCESO». En la fila «Contador/a», pulsa APLICAR PLANTILLA CONTADOR/A.
4. Si el usuario ya tenía acceso, Faacil te pide confirmar y te dice qué se quita (ver Cuándo pide confirmación). Léelo y pulsa APLICAR.
5. Aparece el aviso «Quedó el acceso de la plantilla. Revísalo en el resumen de abajo y ajusta lo que haga falta.» Si el alcance de inmuebles cambió, añade «El alcance de inmuebles pasó a todos los inmuebles, para que pueda ver todos los libros.»
6. Revisa el panel RESUMEN DEL ACCESO, al final del paso. Con la plantilla debe decir:
   • Ver y editar: Contabilidad, Documentos.
   • Solo ver: Indicadores de gestión.
   • Sin acceso: el número de módulos restantes.
   • Permisos especiales: Administrar y cerrar la contabilidad, y los permisos de facturación electrónica que la persona ya tuviera.
7. Si la contadora necesita otro módulo, ajústalo ahora en su fila: la plantilla solo llenó el formulario.
8. Pulsa SIGUIENTE. En Inmuebles que puede ver queda «Todos los inmuebles». Pulsa SIGUIENTE otra vez.
9. En Estado y cargo, revisa el Cargo representativo. Es obligatorio. Si la persona no tenía cargo, la plantilla propone «Contador/a» cuando la lista tiene un único cargo con ese nombre; si no, elígelo tú.
10. Pulsa GUARDAR CAMBIOS, o CREAR USUARIO si es nueva. Faacil responde «Usuario actualizado correctamente.» o «Usuario creado correctamente.»

Nada queda guardado hasta el paso 10: aplicar la plantilla no guarda. Si cierras el diálogo antes, Faacil pregunta «¿Descartar los cambios?» y puedes elegir SEGUIR EDITANDO.

Si creaste el usuario, su cuenta nace inactiva aunque el paso «Estado y cargo» marque «Cuenta activa». Faacil le envía un correo de verificación: mientras no confirme su correo con ese enlace, no entra, y cada intento le reenvía el enlace. Después entra con su correo y, la primera vez, con su número de documento como contraseña; Faacil le pide cambiarla antes de trabajar y, al cambiarla, la cuenta queda activa. Díselo junto con el correo con que entra.

Qué deja la plantilla

La fila de la plantilla la describe así: «Libros, informes y certificados. Entra a Contabilidad y a Documentos para trabajar, mira los Indicadores y puede cerrar periodos. No factura ni toca clientes, contratos o inmuebles.»

La plantilla reemplaza lo que había: deja exactamente esos módulos y esos permisos. Si la persona también factura, atiende clientes o tiene otro permiso especial, vuelve a encenderlo antes de guardar.

Cuándo pide confirmación

Si el formulario ya tenía módulos o permisos y la plantilla los cambia, o si el usuario no veía todos los inmuebles, Faacil abre el diálogo «Aplicar la plantilla Contador/a» antes de tocar nada:

• «La plantilla reemplaza lo que elegiste en módulos y permisos. Dejarán de tener acceso: …», con la lista de lo que se quita. Si no se quita nada, dice «Los módulos y permisos que elegiste quedan como los define la plantilla.»
• «El alcance de inmuebles pasa a todos los inmuebles.», cuando el alcance se amplía. Ampliarlo también es dar acceso a más datos, por eso se confirma.

Pulsa APLICAR para seguir. Si cierras el diálogo, el formulario queda como estaba. Con un formulario vacío y el alcance en «Todos los inmuebles», la plantilla se aplica sin preguntar.

Lo que la plantilla no hace

• No se guarda como perfil. La tarjeta lo dice: «Llenan el formulario con el acceso habitual de un cargo. La plantilla no queda guardada: después puedes ajustar cada módulo.» Lo que se guarda son los módulos y permisos que quedan en el usuario. Si después los cambias a mano, no hay plantilla que los restaure.
• No concede aprobar. Tampoco descartar un borrador de la dinámica ni retirar una versión, porque esas acciones exigen «Aprobar la dinámica contable». Si la contadora deja un borrador que no sirve, lo descarta quien aprueba.
• No se ofrece en todas las empresas. Si el catálogo de tu empresa no trae el módulo Contabilidad, la tarjeta no aparece.
• No reparte lo que tu empresa no tiene. Si al catálogo le falta un módulo o el permiso, Faacil lo avisa bajo la plantilla, por ejemplo «Tu empresa no tiene el permiso “Cerrar periodos y cargar saldos de apertura” en su catálogo, así que no se pudo conceder.». Ese aviso nombra «Administrar y cerrar la contabilidad» con otro rótulo. Si no hay un único cargo «Contador/a», avisa «No hay un único cargo “Contador/a” en la lista de cargos: elige el cargo en el último paso.»
• No es para la cuenta del administrador. Aplicada al administrador, le deja solo esos tres módulos en el menú. Sus permisos especiales no cambian, porque los tiene por ser administrador.

Qué puede hacer la contadora con este acceso

Con el módulo Contabilidad en «Ver y editar» y el permiso «Administrar y cerrar la contabilidad» puede:

• fijar o mover el inicio del libro y generar los periodos (Inicio del libro y periodos contables);
• cargar o reversar el saldo inicial y decidir los cruces de la importación de movimientos;
• administrar el plan de cuentas, los centros de costo y los ajustes de contabilidad;
• crear, editar y enviar a aprobación la dinámica contable y las plantillas de causación;
• reconstruir lo que le falta a la contabilidad, y activarla o apagarla;
• cerrar y reabrir meses y el ejercicio.

Cerrar un mes saltándose un punto del checklist que bloquea, o dejar de bloquear un punto, exige además «Aprobar la dinámica contable». Ver Cierre del mes.

Dar acceso a quien aprueba

Quien aprueba no necesita la plantilla ni «Administrar y cerrar la contabilidad»: necesita el módulo Contabilidad en «Ver y editar» y el permiso «Aprobar la dinámica contable».

1. Abre su usuario en Configuración › La empresa › Usuarios y permisos, como en el paso 1 de la contadora.

2. En Acceso a módulos, deja Contabilidad en «Ver y editar». Con «Solo ver» no puede aprobar: la app no muestra el botón y Faacil lo rechaza.

   Ten en cuenta que «Ver y editar» en Contabilidad también le permite registrar comprobantes manuales, reversar comprobantes, clasificar conceptos e importar movimientos. Sin «Administrar y cerrar la contabilidad» no administra los maestros ni cierra meses.

3. En PERMISOS ESPECIALES, enciende «Aprobar la dinámica contable».

4. Revisa que RESUMEN DEL ACCESO incluya «Aprobar la dinámica contable» en «Permisos especiales».

5. Pulsa SIGUIENTE hasta Estado y cargo, revisa el cargo y pulsa GUARDAR CAMBIOS, o CREAR USUARIO si es nuevo. Un usuario nuevo entra la primera vez como se explica en Dar acceso a la contadora, después del paso 10.

No le apliques la plantilla Contador/a a quien aprueba, salvo que también vaya a preparar: la plantilla apaga «Aprobar la dinámica contable». Si una misma persona prepara y aprueba, aplica la plantilla y después vuelve a encender «Aprobar la dinámica contable» antes de guardar. Esa persona podrá aprobar lo que preparen otros, nunca lo suyo.

Con este permiso, quien aprueba también puede:

• rechazar una versión con una nota, para que vuelva a borrador;
• descartar un borrador de la dinámica;
• retirar una versión aprobada, cuando ningún asiento la usa y otra aprobada rige desde la misma fecha o antes;
• aprobar, rechazar y retirar las versiones de las plantillas de causación.

Cómo se revisa y se aprueba una versión está en Dinámicas contables y en Aprobar la dinámica y activar la contabilidad.

Nadie aprueba lo que preparó

Quien creó una versión de la dinámica contable, la editó —nombre, vigencia, reglas, caja y bancos o series— o la envió a aprobación no la aprueba. Lo hace otra persona con el permiso «Aprobar la dinámica contable».

• Para quien participó, el botón APROBAR no aparece. La versión dice «Espera la aprobación de otra persona: quien la creó, editó o envió no la aprueba.»
• Si lo intenta por otra vía, Faacil lo rechaza con el diálogo «La aprueba otra persona»: «Creaste, editaste o enviaste esta dinámica: la aprueba otra persona.» Debajo explica: «Quien creó, editó o envió la versión no la aprueba. Pídele a otra persona con permiso para aprobar la dinámica que la revise.»
• Rechazar una versión no cuenta como participar: quien la devolvió con una nota puede aprobarla cuando vuelva corregida, si no la editó.

La excepción es el administrador de la empresa. Faacil le permite aprobar una versión que él mismo creó, editó o envió. Si tu empresa tiene a otra persona que pueda revisar, conviene que apruebe ella: así las reglas pasan por dos pares de ojos.

Plantillas de causación

En Contabilidad › Catálogos y reglas › Plantillas de causación rige la misma regla, con una diferencia en pantalla: el botón APROBAR sí aparece, y antes la versión muestra la tarjeta «Participaste en esta versión», que avisa que la aprueba otra persona y que solo el administrador puede aprobar su propio trabajo. Si quien participó pulsa APROBAR, Faacil responde «No puedes aprobar una versión que tú creaste, editaste o enviaste. Debe aprobarla otra persona.»

Quién hace qué en el cambio de software

Los dos permisos especiales exigen además el módulo Contabilidad en «Ver y editar». El administrador puede hacer todas las tareas.

Quien tiene el módulo Contabilidad lee los libros de toda la empresa, aunque su alcance de inmuebles sea limitado: el alcance recorta inmuebles, clientes y contratos, no la contabilidad.

Lo que ve quien no tiene el permiso

Las secciones que exigen «Administrar y cerrar la contabilidad» no se esconden. En el catálogo de Contabilidad, sus tarjetas llevan el distintivo «Solo con permiso de cierre»; al abrirlas se pueden consultar y no muestran sus botones:

• En las secciones como Periodos contables, Saldos de apertura o Plan de cuentas aparece «Esta sección la administra quien tenga el permiso de cierre contable, que concede un administrador en Configuración → Usuarios. Puedes consultarla.»
• En Ajustes de contabilidad aparece, además del aviso anterior, «Puedes ver cómo está configurada la contabilidad. Cambiarla exige el permiso de cierre contable.»

Dinámicas contables no lleva el distintivo: la abre cualquiera con el módulo y muestra «Puedes consultar las versiones y sus reglas. Crearlas y editarlas exige el permiso de cierre contable; aprobarlas, el permiso para aprobar la dinámica contable. Los concede un administrador en Configuración → Usuarios.»

Si alguien llega a la acción por otra vía, Faacil responde «No tiene permiso para configurar la contabilidad ni para cerrar periodos y ejercicios.» o «No tiene permiso para aprobar la dinámica contable.» No se cambia nada.

Si el acceso no aparece

Avísale a cada persona qué le cambiaste. Para el resto de casos de acceso, ver Resolver problemas de acceso.

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