Contabilidad

Cartera y por pagar

Saber qué debe cada inquilino y qué se le debe a cada propietario según el libro, y entender por qué difiere de Registros o del software anterior.

Antes de empezar

Contabilidad e informes › Contabilidad › Informes financieros › Cartera y por pagar responde dos preguntas desde el libro: qué debe cada inquilino y qué se le debe a cada propietario. Además compara esas cifras con Registros y, si vienes del software anterior que Faacil sabe importar, con sus carteras.

• Quién puede verlo: cualquier persona con Contabilidad asignada; «Solo ver» basta. Ve todos los inmuebles, clientes y contratos de la empresa, aunque su alcance de inmuebles sea limitado.
• Solo lectura. Ninguna pestaña tiene un campo para digitar un saldo ni una acción que ajuste el libro. Si una cifra está mal, se corrige el documento o el asiento que la produjo.
• Qué cuentas lee. Cada informe toma las cuentas que tu empresa asignó en Contabilidad › Catálogos y reglas › Roles de cuenta: la cartera de inquilinos, lo que se debe a los propietarios, la comisión por cobrar a los propietarios y las deducciones. Si un rol está sin confirmar o mal armado, aparece un aviso (ver Si aparece un aviso).

Esta lectura es contable. El Centro de Pagos y el estado de cuenta del cliente calculan sus saldos aparte, desde los documentos; ver Dónde encontrar cada cifra.

Elegir qué ver

La sección tiene tres pestañas: Cartera de inquilinos, Por pagar a propietarios y Conciliación. En pantallas angostas se eligen en el campo Qué ver, y las filas se muestran como tarjetas.

Cada pestaña conserva sus filtros mientras cambias de una a otra. La recarga y el menú Exportar de arriba son los de la pestaña abierta. No hay botón para consultar: cada cambio de un filtro vuelve a cargar la pestaña.

Consultar la cartera de inquilinos

1. Abre la pestaña Cartera de inquilinos.

2. En QUÉ SE MIDE, define:

   • Fecha de corte. Abre en el día de hoy.
   • Cortes de edad (días): días positivos y crecientes, separados por coma, hasta ocho. Vacío usa 30, 60, 90. Si escribes algo que no cumple la regla, el campo dice «Escribe días positivos y crecientes, hasta 8, separados por coma. Por ejemplo: 30, 60, 90.» y no consulta.

3. En A QUIÉN, deja Inquilino vacío para traer toda la cartera, o busca uno por nombre o documento. Si no está en Clientes, escribe el número y pulsa CONSULTAR DOCUMENTO. Si lo eliges de la lista, aparece Contrato (opcional) con sus contratos.

4. En CÓMO SE LEE, elige Agrupar:

   • Por contrato: una fila por contrato.
   • Por inquilino: una fila por inquilino con todos sus contratos; la columna de contrato dice «Todos sus contratos».

   Mostrar inquilinos sin saldo incluye a los que están en cero al corte.

5. Lee la tabla: Inquilino, Contrato, una columna por tramo de edad (con los cortes de siempre: 0-30 días, 31-60 días, 61-90 días y Más de 90 días), Saldo inicial, Saldo a favor y Saldo. Si hay más filas, usa ANTERIOR y SIGUIENTE.

6. Debajo, el resumen suma cada tramo, «Saldo inicial (sin edad)», «Saldo a favor (resta)» y Cartera total.

Leer las edades, el saldo inicial y el saldo a favor

La cuenta siempre es la misma: tramos de edad + saldo inicial − saldo a favor = saldo. Faacil la comprueba antes de mostrar las cifras; si no cuadra, no muestra ninguna (ver Si aparece un aviso).

• La edad son los días entre la fecha de corte y la fecha contable del cargo. Si el asiento se reubicó porque su mes estaba cerrado, cuenta la fecha original del documento.
• El pago consume el cargo más antiguo. El libro no guarda a qué factura se aplicó cada recibo, así que un abono reduce primero lo más viejo. El saldo es exacto; la edad puede no serlo. Registros sí sabe a qué factura se aplicó cada pago: compáralo en las partidas abiertas.
• El saldo inicial no tiene edad. Es lo que el inquilino traía el día que empezó el libro y viene sin la fecha de cada factura. Va en su propia columna y los pagos lo consumen primero. Si el saldo inicial era a favor del inquilino, aparece como saldo a favor.
• El saldo a favor es lo que el inquilino pagó de más. Va aparte, no se resta de los tramos de edad y un cargo posterior lo consume primero.
• Por inquilino se suman sus contratos sin cruzarlos: el saldo a favor de un contrato no paga la deuda de otro. Los tramos de cada contrato se suman tal como están y el saldo a favor queda en su columna.

Ejemplo sintético: un contrato abre el libro con $1.000.000 de saldo inicial. Después se facturan dos cánones de $1.200.000, hace 50 y 20 días, y llega un pago de $1.500.000. El pago consume primero el saldo inicial ($1.000.000) y después $500.000 del canon más antiguo. Al corte quedan $700.000 en 31-60 días, $1.200.000 en 0-30 días, saldo inicial en cero y un saldo de $1.900.000.

Ver las partidas abiertas de un contrato

Pulsa una fila para abrir Partidas abiertas. Se abre cuando la fila tiene contrato, cliente o documento del tercero. El diálogo muestra:

• el contrato con el código de su inmueble, su saldo, «Saldo inicial (sin edad)» y «Saldo a favor»;
• Según el libro: cada cargo abierto con su comprobante, su fecha, sus días y lo pendiente. VER COMPROBANTE abre el asiento;
• Según Registros: los documentos que Registros tiene abiertos en ese contrato, con tipo, número, fecha, vencimiento, días y saldo. Si Registros no puede afirmar el saldo de un documento, dice «Saldo sin confirmar»; no lo muestra como cero.

Si las dos lecturas difieren en la fecha del cargo más antiguo, verás el aviso «La edad no coincide con Registros». Es informativo: el saldo no cambia, y el aviso solo se da en contratos sin saldo inicial ni documentos importados: cuando los tienen, la fecha del libro no existe o viene de otro programa.

Consultar lo que se debe a los propietarios

La pestaña Por pagar a propietarios tiene los mismos campos que la cartera de inquilinos, con Propietario en lugar de inquilino («Sin propietario, el informe trae todos los contratos.») y Mostrar contratos sin saldo.

• Por contrato siempre funciona.
• Por propietario solo agrupa cuando se puede saber de qué propietario es cada línea. Si no se puede, el contrato queda entero en su fila y aparece «No se sabe de qué propietario es el saldo». Los pagos que no se pueden atribuir a un propietario salen en una fila «Sin atribuir a un propietario» (en tarjetas, con la marca «Sin atribuir»), que sigue contando en el saldo del contrato.

La tabla trae Propietario, Contrato, los tramos de edad, Saldo inicial, Saldo a favor, Por pagar, Comisión por cobrar y Deducciones.

• Por pagar es lo que la empresa le debe al propietario. El saldo a favor es lo que se le giró de más.
• Comisión por cobrar y Deducciones van «Al lado, sin netear»: son otras cuentas del propietario y no se restan de lo que se le debe. No tienen edad.

Pulsa una fila para abrir Desglose por cuenta: lo que se debe en cada cuenta del rol y, al lado, la comisión por cobrar y las deducciones. Si tu empresa incluyó en las cuentas por pagar a propietarios otras cuentas, como impuestos que se le trasladan, el desglose muestra qué parte es de cada una.

Conciliar la cartera con Registros

La pestaña Conciliación compara lo que el libro movió con lo que Registros movió desde el inicio del libro, hasta una fecha de corte. Arriba lo dice: «Compara lo que el libro movió desde … con lo que Registros movió desde esa fecha. Solo compara: el libro nunca se ajusta desde aquí.»

1. En QUÉ SE MIDE, elige la Fecha de corte.
2. En A QUIÉN, deja el campo vacío para traer todos los titulares, o busca un inquilino o propietario por nombre o documento.
3. En CÓMO SE LEE, elige Qué se concilia: Cartera de inquilinos o Comisión por cobrar (lo que los propietarios le deben a la empresa por comisión). Solo diferencias oculta las filas que concilian.
4. Lee la tabla: Titular, Contrato, Saldo inicial, Importado, Del libro, Manual, Según Registros, Diferencia y Estado.
5. Pulsa una fila para abrir Conciliación con Registros, con sus cifras y, en Por qué, cada causa de la diferencia dicha en palabras.

El resumen de abajo suma las columnas, muestra «Filas que concilian» (por ejemplo, «12 de 15») y cierra con la Diferencia total.

Cada fila queda en uno de estos estados:

Leer una diferencia de la conciliación

Diferencia = Del libro − Según Registros. Solo esas dos columnas entran en la resta:

• Del libro es lo que el libro movió por los documentos de Registros desde que empezó.
• Según Registros es lo que Registros movió desde el inicio del libro: su posición a la fecha de corte menos su posición el día anterior al inicio.
• Saldo inicial, Importado y Manual nunca entran en la diferencia. Son cosas que Registros no conoce: lo que venía del software anterior, los documentos traídos de ese software y los comprobantes escritos a mano.

Las causas que pueden aparecer en Por qué:

Cada causa explica su parte del importe, no la fila entera. Si queda un saldo que ninguna explica, la fila suma «Diferencia sin explicar» aunque tenga otras causas.

Ejemplo sintético: un contrato abre con $1.200.000 de saldo inicial. En Faacil se emiten dos facturas de $1.200.000 y un recibo de $1.200.000, pero el recibo todavía no tiene comprobante. Del libro muestra $2.400.000, Según Registros $1.200.000 y la Diferencia $1.200.000, con «Un documento no tiene comprobante»: la fila queda Por revisar. El saldo inicial de $1.200.000 aparece en su columna y no entra en la cuenta. Cuando el recibo se asienta, la fila queda Conciliada.

Sin fecha de inicio del libro, la conciliación no compara y muestra «La contabilidad no tiene fecha de inicio». Con una fecha de corte anterior al inicio, muestra «El corte es anterior al inicio del libro». Ver Inicio del libro y periodos contables.

Contrastar con las carteras del software anterior

Debajo de la conciliación está el contraste con las carteras del software anterior: el informe de cartera de inquilinos y, si quieres, el de cartera de propietarios, que el importador de Faacil sabe leer. Hoy son los informes del único software de administración inmobiliaria cuyas exportaciones lee Faacil. Si vienes de otro programa, compara a mano su cartera con la pestaña Cartera de inquilinos.

1. En Inquilinos, pulsa ELEGIR ARCHIVO y sube la cartera de inquilinos del software anterior.
2. Si quieres, en Propietarios, opcional, sube la cartera de propietarios. Esa cartera es lo que los propietarios le deben a la empresa, así que se compara con la comisión por cobrar a propietarios del libro, no con lo que se les debe. La X «Quitar el archivo» la retira.
3. En Fecha de las carteras, indica el día al que corresponden: los archivos no traen la fecha. No puede ser un día futuro.
4. Mostrar también las que coinciden trae las personas sin diferencia; de entrada solo ves las diferencias.
5. Pulsa CONTRASTAR. Se habilita con el archivo de inquilinos y la fecha.

Los archivos deben ser libros de Excel (.xlsx) de hasta 20 MB, descargados del software anterior sin abrirlos ni modificarlos. No se guardan: viajan con la consulta y se descartan. Cambiar un archivo, la fecha o el interruptor borra el resultado anterior.

El resultado trae una sección «Inquilinos al …» y, si subiste el segundo archivo, «Comisión por cobrar a propietarios al …». Cada una muestra:

• los conteos «Coinciden», «Difieren», «Solo en» el software anterior y «Solo en Faacil»;
• el total según el software anterior, el total «Según el libro» y la diferencia, calculada como libro menos software anterior;
• una tarjeta por persona, comparada por número de documento, con su estado, sus dos cifras y la Diferencia. Si la persona tiene saldo en otras cuentas por cobrar del libro, aparece «Otras cuentas por cobrar del libro»: puede explicar la diferencia sin ser la cuenta comparada;
• «Solo en el libro: saldos a favor», porque la cartera del software anterior no trae saldos a favor y no se comparan.

La deuda del libro se compara bruta: el saldo a favor no la reduce. Una persona en cero en una fuente cuenta como una persona que esa fuente no tiene. El resultado se muestra de a 50 personas y no se exporta.

La fecha cuenta. El saldo inicial está fechado el día de inicio del libro, y el contraste lee el libro en la fecha que indicas. Si indicas el último día antes del corte, el saldo inicial todavía no está y las personas cuyo saldo viene del saldo inicial salen como «Solo en» el software anterior. Para contrastar la apertura, indica como Fecha de las carteras el día de inicio del libro y ten en cuenta lo que Faacil haya registrado ese mismo día.

Revisar la cartera después del corte

Después de cargar el saldo inicial (Importar el saldo inicial), comprueba la cartera:

1. En Cartera de inquilinos, pon como Fecha de corte el día de inicio del libro. Una fecha anterior no incluye el saldo inicial, porque está fechado ese día.
2. Revisa que cada saldo esté en «Saldo inicial (sin edad)» y en su contrato. Un saldo que la carga no asignó a un contrato sale en una fila «Sin contrato», con el aviso «Hay saldo sin contrato».
3. Haz lo mismo en Por pagar a propietarios.
4. Contrasta con las carteras del software anterior como se explicó arriba.
5. Más adelante, usa la Conciliación para vigilar que lo emitido en Faacil llegue al libro. El saldo inicial aparece en su columna y no entra en la diferencia.

El saldo inicial no tiene edad. Para saber desde cuándo se debe cada factura anterior al corte, consulta la cartera del software anterior. Cómo se cobran o se pagan hoy esas deudas y saldos se explica en Deudas y saldos del software anterior. La revisión completa de la apertura está en Revisar la apertura.

Exportar la cartera

Abre Exportar y elige PDF, Excel o CSV. Se exporta la pestaña abierta, con sus filtros.

• Cartera de inquilinos y Por pagar a propietarios. El PDF y el Excel reúnen todas las páginas, no solo la que ves, y cierran con la fila de totales. El CSV lo arma el servidor con el informe completo, separado por punto y coma; si no cabe en el tope de filas, se rechaza y nunca sale partido.
• Conciliación. El PDF y el Excel llevan las filas que ves. Una comparación que no se pudo hacer queda en blanco, nunca en cero; en el CSV, igual.
• Los avisos no van dentro del archivo: léelos en pantalla.
• El contraste con las carteras del software anterior no se exporta.

El PDF es un informe sacado de los libros, con las firmas vacías Elaboró y Revisó, y admite hasta 20.000 filas.

Si aparece un aviso

Los avisos salen arriba de la pestaña. Los que se corrigen en Roles de cuenta traen el botón ROLES DE CUENTA, que solo ve quien administra la contabilidad: Contabilidad en «Ver y editar», y ser el administrador de la cuenta o tener el permiso Administrar y cerrar la contabilidad.

Mensajes de error frecuentes:

• «Las cifras de este informe no cuadran con el libro y por eso no se muestran. No es un problema de tus datos…»: copia el código y la referencia que trae el aviso y avisa a soporte.
• «El informe tiene demasiadas filas para entregarse completo. Acótalo por contrato, cliente o documento y vuelve a intentarlo.»
• «Elige un contrato o un cliente para ver sus partidas abiertas.»
• En el contraste: «El archivo … está vacío.», «El archivo … pesa más de 20 MB.», o que el archivo no es un libro de Excel (.xlsx). Si el archivo no se pudo leer o no tiene las columnas de una cartera, descárgalo de nuevo del software anterior sin abrirlo y revisa que la cartera de inquilinos y la de propietarios estén cada una en su lugar. Si falta la fecha, el aviso pide indicar la fecha de las carteras.

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