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Inicio del libro y periodos contables

Cómo fijar o mover el inicio del libro y generar los periodos contables, en el orden que evita asientos con la dinámica inicial.

Qué es el inicio del libro

El inicio del libro es la fecha desde la que Faacil lleva los libros contables de tu empresa. En un cambio de software es el día de corte: lo anterior quedó en el software anterior y llega a Faacil como saldo inicial.

Un documento con fecha anterior al inicio del libro:

• no se asienta;
• no queda pendiente en la bandeja de contabilización;
• no genera fallo.

Sin fecha, la ayuda del campo lo dice: «Sin fecha, el libro recibe documentos de cualquier fecha.» Y la tarjeta de activación lo advierte: «Falta la fecha de inicio del libro: sin ella se contabiliza toda la historia.»

Ejemplo con fechas de muestra. Tu empresa cerró junio en el software anterior y lleva la contabilidad en Faacil desde el 1 de julio. El día de corte y el inicio del libro son el 1 de julio, y el último día antes del corte, el 30 de junio. El saldo inicial son los saldos con que cerraste el 30 de junio, y se carga con fecha 1 de julio.

Faacil acepta cualquier día como inicio del libro. Lo usual es el primer día de un mes, para que el mes anterior quede completo en el software anterior. Ver El último mes en el software anterior.

La fecha que cuenta para cada documento es su fecha efectiva: la de emisión o, en un egreso con pago programado para un día posterior, la fecha de ese pago.

Quién lo hace y en qué orden

Fijar el inicio del libro y generar los periodos exige el módulo Contabilidad en «Ver y editar» y el permiso especial «Administrar y cerrar la contabilidad», o ser el administrador de la empresa. Con Contabilidad en «Solo ver», el permiso no sirve. Cómo se concede está en Accesos de la contadora y de quien aprueba.

Quien no tiene el permiso ve Ajustes de contabilidad con el campo deshabilitado y dos avisos: el general de la sección, «Esta sección la administra quien tenga el permiso de cierre contable…», y «Puedes ver cómo está configurada la contabilidad. Cambiarla exige el permiso de cierre contable.»

El orden del corte en Faacil empieza así:

1. Fija el inicio del libro.
2. Genera los periodos del año del inicio del libro y, si ese año ya pasó, también los de cada año hasta el actual.
3. Carga el saldo inicial. Ver Importar el saldo inicial.
4. Revisa la apertura y sigue con los movimientos, la aprobación de la dinámica y la activación, en el orden de Cambiar de software.

No pulses RECONSTRUIR antes de fijar el inicio del libro.

Por qué la fecha va antes que los periodos

Sin inicio del libro, Faacil contabiliza con la dinámica inicial —las reglas de fábrica, que nadie de tu empresa aprobó— todo lo que se asiente, de cualquier fecha:

• Mientras no haya periodos, nada se asienta: lo que llegue queda en la bandeja hasta que exista su periodo.
• En cuanto generas los periodos, ya hay dónde asentar. Basta un RECONSTRUIR en «Qué le falta a la contabilidad», que funciona aunque la contabilidad esté apagada, para que los documentos queden asentados con esas reglas. Lo mismo pasa al emitir, si la contabilidad ya estaba encendida con «Contabilizar al emitir».
• Después, esos asientos impiden fijar la fecha. Los que quedan antes del día elegido hay que reversarlos. Los de ese día en adelante, hechos con la dinámica inicial, no se corrigen desde la app: aprobar la dinámica de tu empresa no los cambia y RECONSTRUIR salta lo que ya tiene comprobante. Hay que pedirlo a soporte. La activación tampoco avanza mientras exista alguno: exige «Ningún asiento del libro se hizo con la dinámica inicial».

Con el inicio del libro fijado primero, nada anterior se asienta y nada posterior se asienta con la dinámica inicial: espera a que se apruebe la de tu empresa. Generar los periodos, por sí solo, no contabiliza nada.

Fijar el inicio del libro

1. Ve a Contabilidad › Catálogos y reglas › Ajustes de contabilidad.
2. Baja hasta el bloque INICIO DEL LIBRO: «Los documentos anteriores a esta fecha no se asientan ni quedan pendientes.» Está después de ACTIVACIÓN, CÓMO CONTABILIZA y CUENTAS DE SISTEMA.
3. En Fecha de inicio del libro, elige en el calendario el día de corte: el primer día que Faacil lleva tus libros (el 1 de julio en el ejemplo), no el último día antes del corte. La ayuda cambia a «Un documento con fecha efectiva anterior al dd/mm/aaaa no se asienta, no queda pendiente y no genera fallo.»
4. Al final de la página aparece el botón GUARDAR. Solo se ve cuando hay cambios sin guardar. Púlsalo.
5. Se abre el diálogo «Fijar el inicio del libro»: «La empresa llevará libros propios desde el dd/mm/aaaa: lo anterior no se contabiliza. Después la fecha no se podrá quitar, solo moverla.» Pulsa GUARDAR LA FECHA.
6. Aparece el aviso «Se guardaron los ajustes de contabilidad.» Debajo del campo, el texto cambia a «La fecha ya está fijada y no se puede quitar: solo moverla.»

GUARDAR guarda todos los cambios pendientes de la página, no solo la fecha: cómo contabiliza, las cuentas de sistema y las de devoluciones al arrendatario. Cambia solo la fecha y revisa que no haya otro cambio antes de pulsarlo. NIVELES DEL CIERRE tiene su propio botón, GUARDAR NIVELES, y no entra en este guardado.

Si un rechazo detiene el guardado, no se guarda nada de la página y la fecha que elegiste sigue en pantalla para que la corrijas. Ver Cuando la fecha no se guarda.

Qué pasa con los documentos

Al guardar la fecha, Faacil ordena los documentos según su fecha efectiva. Nada se borra ni se anula.

Los anteriores al inicio del libro

• Salen de la bandeja Contabilidad › Libros › Qué le falta a la contabilidad y los fallos de contabilización que tenían se dan por resueltos.
• RECONSTRUIR los salta: no se asientan nunca. Su efecto en los libros llega con el saldo inicial.
• En el detalle del documento, el panel CONTABILIZACIÓN dice «Contabilidad no activa» mientras la contabilidad esté apagada. Con la contabilidad encendida dice «Anterior al inicio del libro»: «El documento es anterior al inicio del libro contable de la empresa y no se contabiliza.»

Los del inicio del libro en adelante

• Mientras no rija para su fecha una dinámica aprobada por una persona, no se asientan. En Qué le falta a la contabilidad aparecen en el filtro «Pendientes de activación», que solo se muestra cuando hay alguno, con el aviso «No son fallos»: «La empresa lleva libros propios y todavía no rige una dinámica aprobada por una persona para estas fechas. Estos documentos se asientan al reconstruir, una vez aprobada.»
• La bandeja abre en el mes en curso. Ajusta el rango de fechas desde el inicio del libro para verlos todos.
• Cuando se aprueba la dinámica de tu empresa con «Rige desde» en el inicio del libro, pasan a «Sin comprobante» y se asientan con RECONSTRUIR. Activar la contabilidad no los asienta: si quedan sin contabilizar, la activación se bloquea. Ver Aprobar la dinámica y activar la contabilidad.
• En el detalle del documento, mientras la contabilidad esté apagada, el panel CONTABILIZACIÓN también dice «Contabilidad no activa». Con la contabilidad encendida y sin dinámica aprobada para su fecha, dice «Pendiente de activación»: «La empresa lleva su libro desde una fecha propia y todavía no rige una dinámica aprobada para el día de este documento. Se contabiliza cuando se active la contabilidad.» Aunque el panel lo diga así, activar no lo asienta: se asienta con RECONSTRUIR cuando rija la dinámica aprobada, y la activación exige que ya esté asentado.

Mover la fecha

Si te equivocaste de día, la fecha se mueve; no se quita.

1. En el mismo bloque INICIO DEL LIBRO, elige la fecha correcta en Fecha de inicio del libro.
2. Pulsa GUARDAR, al final de la página.
3. El diálogo ahora se llama «Mover el inicio del libro»: «El libro empezará el … y no el …. La fecha no se puede quitar, solo moverla. Si hay asientos que quedarían fuera o hechos con la dinámica inicial, no se guarda.» Pulsa GUARDAR LA FECHA.

Ten en cuenta:

• Una fecha ya guardada no se puede borrar: el campo no ofrece vaciarla. Sin fecha, la empresa volvería a contabilizar con la dinámica inicial.
• Elegir la misma fecha que ya está guardada no abre el diálogo.
• Si ya cargaste el saldo inicial, primero revérsalo, después mueve la fecha y vuelve a cargarlo con la fecha nueva. Ver Importar el saldo inicial.
• Si la dinámica de tu empresa ya está aprobada, revisa su «Rige desde»: para activar, una versión aprobada por una persona tiene que regir el día del inicio del libro. Si mueves la fecha a un día anterior a esa vigencia, necesitarás una versión nueva que rija desde el nuevo inicio. Ver Dinámicas contables.

Cuando la fecha no se guarda

Cada rechazo se muestra en un diálogo con su título, el motivo, qué hacer y una referencia para soporte. No se guarda nada de la página.

Si quien guarda no tiene el permiso, Faacil responde «No tiene permiso para configurar la contabilidad ni para cerrar periodos y ejercicios.»

El saldo inicial va fechado en el inicio del libro

El saldo inicial y el inicio del libro van juntos:

• Importar el saldo inicial exige la fecha. Sin ella, la importación se detiene con el aviso «Falta la fecha de inicio del libro»: «Falta la fecha de inicio del libro. Defínela en los ajustes de contabilidad antes de importar.» Hoy la importación, en Contabilidad › Catálogos y reglas › Importar de otro software, solo lee las exportaciones de un software de administración inmobiliaria concreto: el que nombra el botón IMPORTAR DESDE.
• La carga manual no exige la fecha: fíjala antes. Si vienes de otro programa, carga el saldo inicial a mano en Contabilidad › Periodos y cierre › Saldos de apertura, con CARGAR LOS SALDOS. En Fecha de los saldos, que viene con la fecha de hoy, elige el día del inicio del libro; con otra fecha Faacil rechaza la carga. Si cargas sin fecha de inicio, el inicio del libro tendrá que ser después el mismo día del saldo inicial.
• Con el inicio del libro fijado, lleva exactamente esa fecha. Si se intenta cargar con otra, Faacil responde que el saldo inicial va fechado el día del inicio del libro.
• El mes del inicio del libro debe estar abierto. Si está cerrado, el saldo inicial no se carga: hay que reabrir ese mes. Por eso no cierres el mes del inicio del libro antes de cargar el saldo inicial.
• Solo hay un saldo inicial vigente. Para cambiarlo se reversa y se carga de nuevo. Mientras exista, el inicio del libro no se mueve a otra fecha.

En el balance de prueba, el libro mayor y balances y los auxiliares, el saldo inicial aparece en la columna Saldo anterior de un rango que empieza el día del inicio del libro; los estados financieros también lo toman como lo acumulado antes de ese día. En el Libro diario, su versión resumida y el Detalle de movimientos aparece como un comprobante más de ese día. Ver Revisar la apertura.

No es la fecha de inicio de operaciones

En Configuración › Facturación y contratos › Reglas de contratos está otro bloque, «FECHA DE INICIO DE OPERACIONES EN FAACIL». Son dos fechas independientes: Faacil no las sincroniza y cambiar una no cambia la otra.

Pueden coincidir o no. Si Faacil ya facturaba antes del día de corte, el inicio de operaciones puede ser anterior al inicio del libro. Decide cada fecha por lo que controla. Ver Configuración de empresa y preferencias.

Generar los periodos contables

Sin periodos no se puede asentar nada de ese año: ni el saldo inicial, ni los movimientos importados, ni los documentos. Sin el periodo, Faacil responde que no hay un periodo contable que contenga esa fecha y pide generar los periodos del año.

1. Ve a Contabilidad › Periodos y cierre › Periodos contables.
2. En el selector Año, elige el año del inicio del libro. El selector abre en el año actual y ofrece desde el año siguiente hasta cinco años atrás. Si el inicio del libro cae en un año que ya pasó, repite estos pasos con cada año hasta el actual: sin el periodo de este mes, lo emitido queda en la bandeja y la activación avisa «Falta generar el periodo de este mes: lo emitido irá a la bandeja hasta generarlo.»
3. Pulsa GENERAR con el año elegido, por ejemplo GENERAR 2026. El rótulo cambia con el año. Si el año no tiene periodos, el mismo botón aparece en el centro, bajo «… todavía no tiene periodos»: «Sin periodos no se puede asentar nada de ese año. Se generan los doce meses de una vez; repetirlo no duplica ni reabre lo que ya existe.»
4. Confirma el diálogo «Generar los periodos de …»: «Se crean los doce meses del año, abiertos. Repetirlo no duplica ninguno ni reabre los que ya se cerraron.» Pulsa GENERAR.
5. Aparece el aviso «Se generaron los periodos de ….»

Quien no tiene el permiso de cierre ve la sección sin el botón y con el aviso «Esta sección la administra quien tenga el permiso de cierre contable, que concede un administrador en Configuración → Usuarios. Puedes consultarla.»

Qué crea y qué no

• Crea los doce meses del año, cada uno del primero al último día del mes, todos en estado «Abierto». No solo el mes del inicio del libro.
• Repetirlo no duplica meses ni reabre los que ya se cerraron.
• No contabiliza nada. Los asientos salen al emitir, con la contabilidad activa y «Contabilizar al emitir» encendido, o al pulsar RECONSTRUIR.
• La tabla muestra por mes: Periodo, «Del … al», Comprobantes, Débitos, Créditos, Estado y Acciones. En pantallas angostas se ocultan algunas columnas.
• Los meses anteriores al inicio del libro pueden quedar abiertos: no tienen movimiento en Faacil y el punto «Meses anteriores cerrados» del cierre no los cuenta.

Si aparece el aviso de dinámica sin aprobar

Si generas un año que todavía no tiene periodos, con la contabilidad activa y sin una dinámica aprobada por una persona que rija hoy, el diálogo añade: «Todavía no rige una dinámica aprobada por una persona. Hasta que se apruebe una, los documentos de esos meses se contabilizan con la dinámica inicial o, si la empresa tiene fecha de inicio del libro, quedan pendientes de activación. Es solo un aviso: puedes generarlos.»

En un cambio de software normal la contabilidad está apagada mientras se generan los periodos, así que este aviso no aparece. Si aparece, revisa que el inicio del libro ya esté fijado antes de seguir.

Generar el año siguiente

El selector Año siempre ofrece el año siguiente, así que puedes generarlo con anticipación. Hazlo a más tardar en diciembre, antes del primer día del año nuevo.

• La tarjeta ACTIVACIÓN de Ajustes de contabilidad lo revisa en «Periodos del mes actual y del siguiente»: «Falta generar el periodo del mes siguiente.»
• Lo que se emita en un mes sin periodo no se pierde: va a la bandeja hasta que generes el periodo.

Cerrar y reabrir un mes

Cada fila de Periodos contables tiene sus acciones:

• «Ver la bitácora del periodo»: cada cierre y reapertura, con su motivo, su autor y su momento.
• «Revisar y cerrar el periodo» (candado cerrado), en un mes abierto. Abre «Cerrar …» con el checklist del mes y el motivo del cierre, que viene sugerido. Se confirma con CERRAR MES. Un mes cerrado deja de recibir asientos manuales y reversos con fecha dentro de él.
• «Reabrir el periodo» (candado abierto), en un mes cerrado. Pide un motivo obligatorio y se confirma con REABRIR: «Reabrir un mes ya declarado permite cambiar cifras que alguien reportó. Queda en la bitácora con tu nombre.» No se reabre un mes de un ejercicio cerrado: «El ejercicio … está cerrado: reversa el cierre antes de reabrir un periodo.»

Solo quien tiene el permiso de cierre ve los candados. El checklist, sus niveles y la excepción con motivo están en Cierre del mes.

Durante el corte, deja abierto el mes del inicio del libro hasta cargar el saldo inicial, importar los movimientos y revisar la apertura.

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